Wykorzystanie specjalistycznego oprogramowania do zarządzania zespołami znacznie usprawnia przepływ informacji oraz koordynację poszczególnych zadań. W konsekwencji prowadzi to do podniesienia efektywności pracy i jej finalnej jakości.
Nawet podstawowe narzędzia, takie jak aplikacje do rejestrowania czasu pracy lub wirtualne tablice zadań, mogą znacząco wspomóc organizację. Jednak w niektórych sytuacjach konieczne jest wdrożenie bardziej kompleksowego rozwiązania, aby zyskać pełną kontrolę nad zarządzaniem zespołem.
Planowanie spotkań i tworzenie list zadań to tylko niektóre z aspektów skutecznego kierowania zespołem. Integracja różnorodnych funkcji oprogramowania pozwala na optymalizację współpracy oraz gromadzenie istotnych informacji dotyczących projektów, klientów, zadań, a także innych działań i zasobów.
Liczba połączonych funkcji oprogramowania powinna być dostosowana do wielkości zespołu i specyfiki wykonywanej pracy.
Oto kluczowe funkcjonalności, które mogą pomóc Twojej grupie w osiągnięciu pełnego potencjału:
- Planowanie pracy, obejmujące delegowanie zadań, ustalanie ich priorytetów oraz korzystanie ze wspólnego kalendarza.
- Komunikacja i współpraca poprzez czaty, udostępnianie plików i inne kanały.
- Zarządzanie projektami, umożliwiające przypisywanie zadań i odpowiedzialności do konkretnych przedsięwzięć oraz monitorowanie ich realizacji.
- Centralne przechowywanie danych, zapewniające łatwy dostęp do informacji o klientach, kontaktach, zespole, firmie i innych kluczowych aspektach.
- Raportowanie i analizy, w tym generowanie raportów z postępu prac i projektów, monitorowanie czasu oraz tworzenie intuicyjnych pulpitów nawigacyjnych.
Zazwyczaj dostępne są dwie główne opcje:
Jaki jest problem? Na rynku dostępnych są setki wyspecjalizowanych narzędzi, z których każde ma ograniczoną funkcjonalność. Natomiast o wiele mniej jest kompleksowych platform. Poniżej prezentujemy przegląd oprogramowania, które wyróżnia się na rynku rozwiązań do zarządzania zespołem – „Teamwork”.
Przegląd platformy Teamwork
Teamwork to internetowa firma programistyczna z siedzibą w Cork w Irlandii, należąca do prywatnej grupy inwestorów. Specjalizuje się w tworzeniu oprogramowania, które usprawnia zarządzanie zadaniami i współpracę w zespołach.
Firma podaje, że od 2016 roku jej rozwiązania są wykorzystywane przez ponad 370 000 organizacji (w tym Disney, Spotify i HP), a liczba użytkowników przekroczyła 2,4 miliona. Historia firmy sięga 2007 roku.
Teamwork pozwala na szacowanie czasu potrzebnego na realizację zadań, a następnie śledzenie faktycznego czasu poświęconego na pracę nad danym projektem.
Z biegiem czasu użytkownicy stają się coraz lepsi w szacowaniu czasu, co pozwala im z dużą precyzją określać, ile czasu zajmuje wykonanie określonych zadań.
Teamwork to coś więcej niż tylko narzędzie do rejestrowania czasu pracy. Umożliwia również zarządzanie projektami, a obecnie testuje nowe funkcje komunikacji zespołowej, takie jak Teamwork Chat. Jest to kompleksowe rozwiązanie do zarządzania czasem i projektami w zespołach.
Firma oferuje różnorodne usługi w chmurze, w tym Teamwork, Teamwork Desk, Teamwork Spaces, Teamwork CRM oraz Teamwork Chat.
Teamwork został po raz pierwszy udostępniony publicznie 4 października 2007 roku i już wtedy oferował funkcje zarządzania czasem, zarządzania kamieniami milowymi, udostępniania plików, śledzenia czasu i czatu.
Platforma Teamwork integruje się z różnymi aplikacjami do automatyzacji marketingu, takimi jak HubSpot, oraz narzędziami zwiększającymi produktywność, jak Slack, Microsoft Teams, Zapier, Dropbox i QuickBooks.
Funkcjonalności platformy Teamwork
Liczne funkcje platformy Teamwork, które oszczędzają czas i usprawniają współpracę, sprawiają, że zarządzanie projektami staje się znacznie bardziej wydajne i praktyczne.
#1. Teczka projektów
Narzędzie Teamwork do zarządzania portfelem projektów umożliwia szybki przegląd wielu projektów jednocześnie. Jest to szczególnie przydatne, gdy potrzebny jest łatwy dostęp do kluczowych informacji lub aktualizacji ogólnego stanu projektu.
#2. Zarządzanie zasobami
Efektywne zarządzanie zasobami zespołu jest kluczowe, aby realizować projekty na czas i w ramach budżetu. Obejmuje to zarówno długoterminowe planowanie, jak i bieżącą alokację zasobów.
Teamwork wspiera zarządzanie pracą zespołu w czasie rzeczywistym. Dzięki temu uzyskasz przejrzysty widok na wszystkie projekty, co ułatwia zmianę przydziału pracy i eliminowanie potencjalnych wąskich gardeł.
#3. Automatyzacja
Wykorzystanie automatyzacji w zarządzaniu projektami pozwala na zaoszczędzenie czasu, który można przeznaczyć na bardziej strategiczne i kreatywne działania.
#4. Aplikacje mobilne
Dzięki aplikacjom Teamwork dla systemów iOS i Android możesz pracować efektywnie nawet poza biurem.
Aplikacje mobilne oferują wszystkie kluczowe funkcje, które umożliwiają sprawne zarządzanie projektami, niezależnie od lokalizacji.
#5. Śledzenie czasu
Aby skutecznie zarządzać czasem pracy, rozliczeniami i projektami, niezbędne jest zrozumienie, jak i gdzie jest wykorzystywany czas.
Teamwork oferuje zintegrowane narzędzie do śledzenia czasu, które pomaga użytkownikom zachować koncentrację, realizować zadania na czas oraz uzyskać głębszy wgląd w swoją efektywność.
#6. Wykres Gantta
Teamwork umożliwia tworzenie wykresów Gantta, które pomagają w monitorowaniu postępów projektów zgodnie z ustalonym harmonogramem. Narzędzie to ułatwia zarządzanie ramami czasowymi i dostarczanie wysokiej jakości pracy.
#7. Współpraca
Oprogramowanie do zarządzania projektami powinno w znacznym stopniu odciążać użytkownika. Teamwork dba o szczegóły, oferując wszystkie niezbędne narzędzia do zarządzania pracą, komunikacji z zespołem i efektywnej współpracy.
Dzięki temu Twój zespół może skupić się na tym, co robi najlepiej, co z kolei daje Ci więcej czasu na Twoje kluczowe zadania.
#8. Zespoły
Usprawnij planowanie i konfigurację projektów poprzez delegowanie zadań do różnych zespołów i podzespołów. Pozwala to zaoszczędzić czas na zadania administracyjne oraz zapewnia kompleksowy przegląd odpowiedzialności i obciążenia każdego zespołu.
#9. Widok tablicy Kanban
Tablice Kanban w Teamwork umożliwiają wizualizację przepływu pracy, szybki przegląd statusu działań oraz automatyzację procesów.
Możesz również monitorować postępy zadań w czasie rzeczywistym i zyskać pełny wgląd w logistykę projektu.
#10. Nieograniczona liczba bezpłatnych klientów
Twoi klienci zyskują dzięki lepszej współpracy i widoczności projektu, a Ty możesz zapewnić im pełny dostęp do funkcjonalności Teamwork bez dodatkowych kosztów.
Dzięki opcji bezpłatnych klientów możesz włączyć swoich klientów do projektu bez dodatkowych opłat, co czyni to rozwiązanie idealnym dla agencji reklamowych i innych usługodawców.
Funkcjonalności Teamwork są podzielone na pięć kluczowych kroków w każdym projekcie zarządzania, a następnie dodatkowo pogrupowane w podkategorie.
Przyjrzyjmy się im bliżej.
#1. Planowanie
- Kalendarz
- Właściciel projektu
- Kamienie milowe
- Szablony list zadań
- Zadania i podzadania
#2. Współpraca
- Notatniki
- Pliki i wersjonowanie
- Obserwujący
- Wiadomości
- Prywatność
- Uprawnienia
#3. Realizacja
- Wydatki budżetowe
- Budżety list zadań
- Budżet projektu
- Dane do faktury
- Rejestr ryzyka
- Rejestrowanie czasu
#4. Raportowanie
- Rentowność projektu
- Filtry
- Panel
- Aktualizacje projektu
- Historia zadań
#5. Integracja
- Teamwork Spaces
- Teamwork Desk
- Teamwork CRM
- Teamwork Chat
W jaki sposób funkcje Teamwork wspierają zarządzanie zespołem?
Jak już wspomniano, funkcje Teamwork, takie jak tworzenie list zadań, są niezwykle przydatne w zarządzaniu zespołem, umożliwiając nadawanie priorytetów poszczególnym zadaniom.
Dodatkowo, każdą pracę można podzielić na podzadania, co pozwala na uzyskanie głębszego wglądu w jej poszczególne elementy. Monitorowanie postępu zadania w czasie rzeczywistym zapewnia dostęp do aktualnych informacji.
Teamwork powiadomi Cię o ewentualnych problemach, zakończeniu zadań, pojawieniu się blokad, itd. Funkcja ta jest niezwykle pomocna w roli kierownika zespołu, ponieważ ułatwia nadzorowanie pracy całego zespołu.
Czy Twój zespół ma opóźnienia, czy realizuje projekt zgodnie z harmonogramem? Odpowiedź na to pytanie można uzyskać dzięki funkcji kamieni milowych w Teamwork, która umożliwia monitorowanie pulpitów nawigacyjnych, porównujących terminy realizacji z osiągniętymi wynikami.
Kamienie milowe pomagają zespołowi w realizacji wszystkich niezbędnych zadań, umożliwiając tworzenie jasnych celów, dołączanie list zadań i śledzenie postępów.
Nie ma sensu tracić czasu na poszukiwanie istotnych plików projektowych, które mogą być nieprawidłowo skatalogowane. Dzięki Teamwork możesz przechowywać wszystkie niezbędne pliki w jednym miejscu, a także łatwo przesyłać nowe wersje, gdy zachodzi taka potrzeba.
Funkcja Follower w Teamwork umożliwia klientom monitorowanie postępów projektu w czasie rzeczywistym, co jest szczególnie przydatne, gdy Twoi klienci są zainteresowani monitorowaniem postępów prac.
Cennik platformy Teamwork
Ceny oprogramowania do zarządzania zespołem Teamwork są podzielone na cztery kategorie: Free Forever, Deliver, Grow i Scale, dostosowane do potrzeb i możliwości różnych firm.
Teamwork oferuje dwie opcje częstotliwości płatności: miesięczną i roczną, przy czym plan roczny jest korzystniejszy cenowo niż miesięczny.
Abonament miesięczny/użytkownik Plan roczny/użytkownik Bezpłatny na zawsze $0 $0 Deliver $13.99 $119.8 Grow $24.99 $215.8 Scale Kontakt z Teamwork Kontakt z Teamwork
Alternatywy dla platformy Teamwork
Wrike
Wrike to solidne narzędzie, które sprawdza się jako oprogramowanie do komunikacji i zarządzania projektami, zaprojektowane specjalnie z myślą o pracy w zespołach. Jest to internetowa platforma do komunikacji zespołowej, zarządzania zadaniami i projektami.
Firma, której właścicielem jest obecnie Citrix, stale rozszerza swoje możliwości w tych obszarach, wprowadzając równocześnie powiązane z nimi funkcje.
Aplikacja została rozbudowana o dodatkowe funkcje analizy pracy, takie jak prognozowanie ryzyka opóźnień w projektach i identyfikacja ich potencjalnych przyczyn.
Wrike jest prostszy w instalacji i konfiguracji niż wiele innych aplikacji do zarządzania projektami, choć jego cena jest nieco wyższa.
SmartSuite
SmartSuite to platforma do współpracy, która umożliwia zespołom planowanie, pomiar i zarządzanie każdym przepływem pracy, niezależnie od tego, czy dotyczy on projektu, trwającego procesu, czy rutynowych zadań. Cena za użytkownika zaczyna się od 10 USD miesięcznie i dostępna jest w 15 wersjach językowych.
Platforma SmartSuite zapewnia dostęp do wszystkich narzędzi niezbędnych do utworzenia jednolitego systemu zarządzania projektami, umożliwiającego śledzenie aktualnego stanu każdego projektu, zarządzanie jego zadaniami, kamieniami milowymi i zasobami. Elastyczne raporty i widoki osi czasu pozwalają na monitorowanie postępów prac.
Opinia autora o Teamwork
Teamwork jest intuicyjny w obsłudze i oferuje wiele możliwości, w tym rozliczanie i fakturowanie, dzięki czemu jest odpowiedni dla zespołów, które pracują z klientami i potrzebują zarówno funkcji rozliczeniowych, jak i fakturowania.
Mimo że jego cena stopniowo wzrasta, nadal jest to dobra inwestycja. Teamwork ma aplikację mobilną dla urządzeń z systemem iOS i Android, dzięki czemu wszyscy członkowie zespołu mogą być na bieżąco z projektami i zadaniami, niezależnie od tego, gdzie się znajdują.
Jest to szczególnie przydatne, jeśli często pracujesz z kolegami w podróży. Aplikacja mobilna Teamwork umożliwia przegląd aktualnego statusu pracy i związanych z nią terminów.
Należy jednak pamiętać, że aplikacja mobilna nie oferuje wszystkich funkcji dostępnych w aplikacji internetowej. Dlatego warto korzystać z niej do utrzymywania kontaktu z zespołem i aktualizowania statusu lub czasu pracy, ale nie zastąpi ona w pełni aplikacji online.
Podsumowanie
Teamwork to platforma, która w prosty i przyjazny dla użytkownika sposób umożliwia tworzenie raportów, wizualizację pracy za pomocą tablic Kanban, przydzielanie zadań, tworzenie list, zarządzanie czasem, komunikację z innymi użytkownikami i wiele innych.
Teamwork może pomóc Tobie i Twojemu zespołowi w osiągnięciu zamierzonych celów, niezależnie od poziomu doświadczenia w zarządzaniu projektami. Najlepsze jest to, że możesz rozpocząć korzystanie z Teamwork bez ponoszenia kosztów.