Nie możesz nie zgodzić się, że komunikacja jest podstawą każdej firmy. W erze scenariusza pracy zdalnej, w której członkowie zespołu są daleko od siebie, komunikacji należy poświęcić więcej uwagi niż wcześniej.
Poza zespołami pracującymi zdalnie, firmy, które wracają do przestrzeni biurowej, polegają również na aplikacjach czatowych do lepszej komunikacji dzięki oferowanym przez nie korzyściom i funkcjom. Właśnie tam pojawiają się aplikacje do czatu w miejscu pracy. Te aplikacje do czatu upraszczają komunikację i pomagają wprowadzić zdrową kulturę pracy wśród członków zespołu.
Co to jest oprogramowanie do czatu w miejscu pracy?
Aplikacje do czatu w miejscu pracy to narzędzia komunikacyjne, które przejęły pocztę e-mail, która kiedyś była podstawowym sposobem komunikacji w obszarze roboczym. Te aplikacje wykraczają poza możliwości poczty e-mail i pozwalają członkom zespołu komunikować się ze sobą, dyskutować o pracy i wymyślać unikalne pomysły na realizację zadań. Narzędzia do komunikacji w miejscu pracy oferują wiele funkcji, takich jak prywatne czaty, rozmowy grupowe, rozmowy głosowe i wideo, oprócz innych narzędzi zwiększających produktywność.
Przyjrzyjmy się głównym zaletom korzystania z oprogramowania do czatu w Twojej firmie:
Źródło obrazu: Unsplash
Udoskonalona komunikacja
Jedną z najważniejszych korzyści, jakie uzyskasz po zastosowaniu oprogramowania do czatu, jest bezbłędna komunikacja między członkami zespołu pomimo obecności w różnych lokalizacjach. Pozwala im wymieniać wiadomości, dyskutować o pomysłach, uczestniczyć w rozmowach wideo, będąc daleko od siebie.
Usprawniony przepływ pracy
Narzędzia komunikacji w miejscu pracy pomagają zespołowi w organizacji pracy i usprawnieniu przepływu pracy w organizacji. Pracownicy mogą organizować codzienne spotkania, aby zaplanować swoją pracę, przydzielić zadania i natychmiast uzyskać informację zwrotną.
Udział pracowników
Oprócz usprawnienia przepływu pracy i ułatwienia komunikacji, oprogramowanie czatu zachęca również pracowników do angażowania się w działania zespołowe, poprawiając w ten sposób produktywność.
Bądź zorganizowany
Nieświadomość tego, co się dzieje i zapominanie o zadaniach, które należy wykonać, to powszechny scenariusz w biurze, ale już nie w przypadku aplikacji do czatu. Platformy komunikacji zespołowej utrzymują wszystko w porządku, dzięki czemu masz świadomość tego, co się dzieje i zadań, które musisz wykonać.
Oszczędza czas ⏳
Niezbędne jest śledzenie czasu, kiedy współpracujesz z innymi członkami zespołu, aby zakończyć zadanie. Aplikacje do komunikacji w miejscu pracy oszczędzają czas, który musiałbyś poświęcić na odejście od biurka i pójście do rozmówcy w celu omówienia różnych spraw. W ten sposób zmniejsza się wysiłki i zasoby, aby zmniejszyć nieznaczne wydatki.
Buduj relacje zespołowe 👨💻
Wśród pracowników, którzy pracują razem jako zespół, musi panować zdrowa relacja w pracy. Używanie oprogramowania komunikacyjnego do współpracy przy projektach i zadaniach pomaga wzmocnić relacje i generować nowe pomysły.
W tym przewodniku opisaliśmy najlepsze dostępne oprogramowanie do czatu w przestrzeni roboczej, które może usprawnić komunikację w Twojej firmie. Interesujące w tych platformach komunikacyjnych jest to, że oferują bezpłatne plany dla małych zespołów.
Miejsce pracy
Czat w miejscu pracy to platforma komunikacyjna dla firm, która pomaga łączyć członków zespołu pracujących zdalnie w prosty, ale bezpieczny sposób. Jest własnością firmy Meta i zawiera funkcje takie jak czat, rozmowy wideo, posty, kanał aktualności i grupy, które pomagają rozpowszechniać wszystkie informacje związane z biznesem.
Workplace Chat można łatwo zintegrować z narzędziami biznesowymi organizacji, aby stworzyć bezpieczny i produktywny sposób dzielenia się wiedzą i budowania społeczności roboczych. To oprogramowanie czatu umożliwia zespołowi interakcję, podając sugestie w czasie rzeczywistym za pomocą komentarzy, reakcji i wiadomości błyskawicznych. Wzmocnienie kultury pracy i nawiązanie kontaktu z kolegami z zespołu z dowolnej części świata staje się dość łatwe.
Workplace by Meta pozwala tworzyć przestrzenie współpracy zwane grupami. Grupy te pomagają zarządzać projektami i przydzielać zadania członkom zespołu, przekazywać opinie, udostępniać aktualizacje, wspominać o współpracownikach i bezpiecznie udostępniać pliki bez limitów miejsca. Możesz ustawić te grupy jako prywatne, publiczne lub tajne, a nawet możesz tworzyć grupy z członkami z wielu firm. Administratorzy grupy mogą ograniczyć dostęp członków zespołu, aby mieć do niego dostęp tylko upoważnionym osobom.
Aplikacja Workplace Chat może zintegrować się z ponad 50 narzędziami biznesowymi, z których najważniejsze to Office 365, Google Workspace i ServiceNow. Możliwe jest również zaprojektowanie niestandardowych integracji, aby połączyć czat w miejscu pracy z dowolnym innym narzędziem Twojej firmy. Firma zapewnia, że poufne informacje użytkowników pozostają poufne.
Kluczowe cechy Workplace Chat od Meta są następujące:
- Funkcje połączeń wideo i głosowych na żywo działają jako medium komunikacyjne do transmisji wydarzeń i informacji w Twojej firmie, aby wzmocnić ducha zespołu.
- Biblioteka wiedzy przydaje się do tworzenia, przechowywania i udostępniania dokumentów biznesowych w aplikacji czatu. W ten sposób wszystkie informacje są lepiej zorganizowane i dostępne do oceny na komputerze i smartfonie.
- Grupy w miejscu pracy pomagają skutecznie komunikować się i współpracować z zespołem w celu rozwijania kultury pracy.
- Kanał aktualności oparty na ML wyświetla spersonalizowane, istotne i priorytetowe informacje, aby pomóc Ci zachować koncentrację i produktywność.
Workplace by Meta jest niezależny od platformy i można go używać na komputerach stacjonarnych i urządzeniach mobilnych, aby otrzymywać informacje z dowolnego miejsca. Ceny czatu Workplace zaczynają się od 4,00 USD miesięcznie; otrzymasz również 30-dniowy okres próbny na przetestowanie oprogramowania przed jego zakupem.
Czat
Czat zapewnia zespołom nowy, usprawniony sposób pracy. Dla każdego projektu zespołowego istnieją pokoje rozmów, więc rozmowy na temat każdego projektu pozostają zorganizowane w osobnych pokojach. Wszyscy członkowie zespołu mogą zobaczyć postępy, szczegóły i decyzje oraz uczestniczyć w czasie rzeczywistym.
Chatwork oferuje następujące funkcje umożliwiające członkom zespołu synchronizację pracy i łączenie się ze sobą:
Zarządzanie czatem
- Sekcja Mój czat pozwala notować ważne informacje
- Porozmawiaj bezpośrednio z dowolnym członkiem zespołu
- Utwórz osobną grupę dla każdego projektu w pokoju czatu grupowego
- Szukaj starych wiadomości za pomocą słów kluczowych
Zarządzanie zadaniami
- Twórz i przydzielaj zadania swoim kolegom z zespołu, aby wszyscy byli świadomi swoich obowiązków
- Śledź postęp swojego zadania w zakresie terminu
- Oznacz zadanie jako ukończone, a menedżer zostanie automatycznie powiadomiony
Udostępnianie plików
- Udostępniaj pliki w różnych formatach, takich jak Word, Excel i Obrazy.
- Wyświetl podgląd przesłanych plików w przeglądarce przed ich przesłaniem.
- Pobierz pliki udostępnione przez Twoich rówieśników
Wideo rozmowa
- Skonfiguruj spotkanie wideo na spotkaniu z członkami grupy
- Rozmawiaj z członkami grupy twarzą w twarz
- Łatwo udostępniaj swój ekran innym uczestnikom rozmowy wideo
- Udostępniaj obrazy w rozmowach wideo za pośrednictwem smartfonów
Zarządzanie kontaktami
- Zaproś członków zespołu do przyłączenia się do czatu Twojej organizacji.
- Zaakceptuj lub odrzuć prośby o dołączenie.
- Wprowadź identyfikator lub adres e-mail Chatwork, aby wyszukać kolegów z drużyny
Zarządzanie powiadomieniami
- Zezwól przeglądarce na powiadamianie Cię o aktywności w Chatwork
- Włącz lub wyłącz dźwięki powiadomień
- Skonfiguruj Chatwork, aby powiadamiał Cię o otrzymywaniu wiadomości e-mail w skrzynce odbiorczej
Zarządzanie użytkownikami
- Dodaj nowych członków do grupy (Limit użytkowników zależy od abonamentu)
- Kategoryzuj i przeglądaj członków
- Zaktualizuj dane użytkownika, takie jak hasło
Zarządzanie profilem
- Dodaj awatar lub swój obraz jako zdjęcie profilowe
- Dodaj zdjęcie na okładkę, które pojawi się w profilu
Dostosuj swój identyfikator Chatwork
- Dodaj swoje dane kontaktowe, takie jak adres e-mail i numer telefonu.
Dostępna jest bezpłatna wersja Chatwork, ale z ograniczonymi funkcjami. Jeśli Twoja firma chce uaktualnić do wersji premium, będzie to kosztować 5 USD za użytkownika miesięcznie, rozliczane rocznie.
Zespoły Microsoft
Aplikacja Teams to popularna przestrzeń robocza do współpracy firmy Microsoft w ramach pakietu roboczego Office 365. Organizacje chwalą Microsoft Teams za kluczową rolę w ułatwianiu rozmów w miejscu pracy, współpracy między członkami zespołu, czatów wideo i udostępniania dokumentów w celu poprawy komunikacji i produktywności pracowników.
Chociaż Microsoft Teams jest powszechnie znany ze swoich możliwości prowadzenia wideokonferencji, jego Rozmowa grupowa segment nie pozostaje w tyle. Z powodzeniem zastąpili e-mail jako środek konwersacji, szczególnie w przypadku członków zespołu pracujących zdalnie.
Oprócz interakcji ze sobą, czat grupowy Microsoft Teams umożliwia również integrację z innymi aplikacjami biznesowymi. Krótko mówiąc, pracownicy czują się tak, jakby pracowali w biurze wirtualnie. Teams Group Chat jest dostępny jako część podstawowego klienta komputerowego Microsoft Teams, klienta internetowego i aplikacji mobilnej. Możesz uzyskać dostęp do Microsoft Teams z dowolnego systemu operacyjnego, iOS, macOS, Windows lub Android. Co więcej, Microsoft Teams jest również dostępny jako rozszerzenie przeglądarki, które można dodać do preferowanej przeglądarki.
Czat grupowy Teams jest bogaty w funkcje i zawiera wszystkie narzędzia obecne w dowolnej aplikacji do czatu biznesowego. Czy to emotikony, GIF-y, edycja tekstu sformatowanego, wzmianki, odpowiedzi na wątki i udostępnianie plików. Użytkownicy mogą bez wysiłku przełączyć się z wiadomości błyskawicznych na rozmowy wideo, klikając ikonę. Poza tym możesz wyciszyć dyskusje, aby przestać otrzymywać powiadomienia, a nawet przypiąć ważne rozmowy.
Inne funkcje są następujące:
- Otrzymuj powiadomienia, gdy ktoś oznaczy Cię tagiem lub powiadomi Cię.
- Udostępniaj pliki członkom zespołu i uzyskuj dostęp do przesłanych przez nich plików.
- Funkcja wyszukiwania wiadomości umożliwia wyszukiwanie wiadomości poprzez wpisywanie słów kluczowych.
- Oprócz wiadomości błyskawicznych możesz skonfigurować połączenie audio, aby komunikować się z członkami zespołu.
- Microsoft Teams może integrować się z innymi narzędziami biznesowymi używanymi w Twojej firmie.
- Umożliwia użytkownikom pobranie narzędzia jako dodatku do subskrypcji lub określonych usług, takich jak Outlook 365.
Jak wspomniano, Microsoft Teams jest dostępny jako część pakietu Office 365. Darmowa wersja Teams oferuje ograniczoną przestrzeń dyskową i stwarza inne ograniczenia. Z drugiej strony Microsoft Teams Essentials zapewnia kilka dodatków i kosztuje 4,00 USD za każdego użytkownika miesięcznie. Microsoft 365 Business Basic zaczyna się od 5,00 USD za użytkownika miesięcznie.
Czat Google
Czat Google to oprogramowanie do komunikacji biznesowej, które jest integralną częścią Google Workspace. Zapewnia członkom zespołów firm i organizacji możliwość współpracy i komunikowania się przy projektach i zadaniach. Google Chat działa jak scentralizowane centrum, w którym członkowie zespołu i menedżerowie mogą tworzyć wirtualne pokoje rozmów, konfigurować wątki czatu, monitorować postępy zadań i podejmować dalsze działania.
Każdy pokój rozmów ma osobne opcje czatowania, udostępniania plików oraz przydzielania i wykonywania zadań. Umożliwia to łatwy dostęp do plików udostępnionych przez Ciebie i członków Twojego zespołu w pokoju. Poza tym możesz także przydzielać zadania innym i przeglądać zadania przydzielone Tobie w pokoju. Oprócz tego masz kilka przycisków do wykonywania różnych zadań, takich jak przesyłanie załączników, wstawianie emotikonów i animowanych GIF-ów, a nawet konfigurowanie rozmowy wideo w Google Meet.
Czat Google obsługuje zarówno bezpośrednie wiadomości, jak i rozmowy grupowe; pracownicy mogą włączyć powiadomienia, aby otrzymywać powiadomienia, gdy ich współpracownicy udostępniają pliki, linki i komentarze w Dokumentach, Arkuszach lub Prezentacjach Google. Firmy mogą bez wysiłku synchronizować aplikację do obsługi wiadomości z Kalendarzem Google, co ułatwia planowanie spotkań w zależności od dostępności członków zespołu. Google Chat jest zgodny z przepisami i zasadami RODO, HIPAA, ISO i AICPA oraz umożliwia skonfigurowanie metody logowania lub uwierzytelniania dwuskładnikowego w celu zwiększenia bezpieczeństwa.
Google Chat posiada obsługę API, dzięki czemu integruje się z aplikacjami GSuite oraz innymi narzędziami i aplikacjami innych firm. Platforma czatu obsługuje również szeroko pożądaną funkcję wyszukiwania w skrzynce odbiorczej, która umożliwia użytkownikom szybkie wyszukiwanie starych wiadomości i udostępnionych plików w rozmowach.
Google Chat jest niezależny od platformy i można uzyskać do niego dostęp na smartfonach z systemem Windows, Mac, Android i iPhone za pośrednictwem klienta internetowego i samodzielnej aplikacji. Aby uzyskać dostęp do Google Chat, musisz mieć konto Google Workspace.
Konto obszaru roboczego jest już dostępne dla użytkowników posiadających konto Gmail. Czat Google jest częścią Google Workspace i możesz korzystać z Czatu Google z bezpłatnego konta Google Workspace. Możesz jednak przejść na wersję premium Google Workspace, która kosztuje 6 USD za osobę miesięcznie, aby uzyskać dostęp do dodatkowych funkcji.
Luźny
Luźny to popularna aplikacja do przesyłania wiadomości i komunikacji w przestrzeni roboczej, która pomaga firmom usprawnić komunikację i współpracę między członkami zespołu oraz zapewnia im dostęp do narzędzi biznesowych niezależnie od ich aktualnej lokalizacji i trybu pracy. Obsługuje kanały, które grupują członków zespołu na podstawie projektu, działu, lokalizacji biura i innych rzeczy. W ten sposób użytkownicy mogą łatwo pozostać świadomym rzeczy, które ich interesują.
Każdy ma dostęp do kanałów publicznych, dzięki czemu wszystkie zespoły są świadome tego, nad czym pracuje drugi zespół. Na przykład nowi stolarze mogą szybko wejść na tor, zamiast czekać, aż ktoś poprowadzi ich od zera.
Slack obsługuje również otwarte dyskusje, grupy prywatne, wiadomości bezpośrednie, archiwizację wiadomości, udostępnianie plików i dogłębne wyszukiwanie kontekstowe. Może synchronizować się z innymi narzędziami i usługami używanymi przez firmę, aby pomóc scentralizować powiadomienia, pliki i inne dane w jednym miejscu. W ten sposób eliminuje potrzebę ciągłego przełączania się z kart na pulpity nawigacyjne, zapamiętywania danych logowania do różnych platform i żonglowania narzędziami pracy.
Slack został zaprojektowany do integracji z narzędziami, takimi jak MailChimp, Dropbox i Google Drive, które pomagają w inteligentnej pracy i podejmowaniu skutecznych decyzji. Automatycznie indeksuje i archiwizuje wszystko, pomagając firmie bez wysiłku zbudować obszerną bazę wiedzy. Oprócz tych cech, które są wspólne dla wszystkich platform komunikacyjnych w miejscu pracy, Slack wyróżnia się trzema unikalnymi cechami:
- Zaplanuj wysyłanie: Slack umożliwia zaplanowanie wysyłania wiadomości w określonym czasie w przyszłości zamiast wysyłania ich w tej chwili.
- Slack Huddles: Ta funkcja umożliwia każdemu członkowi zespołu szybkie zapraszanie innych osób należących do kanału lub grupy do dołączenia do rozmowy audio lub wideo. Przydaje się, gdy chcesz zorganizować szybką komunikację werbalną.
- Slack Connect DMs: Slack Connect DMs to tylko część kont premium i pozwala zapraszać innych użytkowników, którzy nie są częścią grupy, do bezpośredniej rozmowy z Tobą.
Darmowa wersja umożliwia dostęp tylko do podstawowych funkcji. Wersja pro, kosztująca 2,67 USD na użytkownika, zapewnia zaawansowane funkcje dla małych zespołów, a wersja business+ kosztuje 5 USD na użytkownika i pomaga skalować firmę. Slack ma również wersję Enterprise odpowiednią dla dużych firm, które wymagają bardziej zaawansowanych funkcji.
Najważniejszy
Najważniejszy to potężne rozwiązanie komunikacyjne typu „wszystko w jednym”, które umożliwia programistom współpracę bez narażania bezpieczeństwa. Obejmuje trzy kluczowe platformy:
- Kanały — pomaga Twojemu zespołowi komunikować się i pozostawać w kontakcie na zasadzie jeden-do-jednego oraz za pośrednictwem wiadomości w grupie.
- Playbooks – umożliwia firmom łączenie i konfigurowanie procesów oraz osiąganie oczekiwanych wyników
- Tablice — Mattermost zawiera struktury tablic Kanban, które ułatwiają zarządzanie projektami i zadaniami, aby pomóc w osiągnięciu kluczowych kamieni milowych.
Perspektywa współpracy oparta na kanale w Mattermost pomaga połączyć pracowników, procesy i wszystkie narzędzia firmy w jednym miejscu. Ta wyjątkowa i otwarta aplikacja do przesyłania wiadomości w obszarze roboczym jest niezależna od platformy i jest dostępna jako aplikacja oparta na przeglądarce, klient komputerowy i aplikacja mobilna.
Platforma kanałów Mattermost zawiera rozbudowane funkcje, takie jak raportowanie zgodności, archiwizacja czatów i wyszukiwanie wiadomości. Oprócz tego Mattermost zawiera również inne funkcje, takie jak czaty prywatne / grupowe, udostępnianie plików i linków, niestandardowe emotikony, obsługa wielu języków, polecenia ukośnika, historia wiadomości z możliwością przeszukiwania, webhooki i wiele innych.
Wszystkie te funkcje pomagają firmie Mattermost stać się ważną platformą komunikacji w miejscu pracy, umożliwiającą firmom prowadzenie bezproblemowej komunikacji między członkami zespołu bez żadnych pułapek i nieporozumień.
Oprócz tych funkcji, wersja Enterprise tej platformy komunikacyjnej zawiera kilka dodatków, takich jak jednokrotne logowanie (SSO), zaawansowane uprawnienia i uwierzytelnianie wieloskładnikowe (MFA), funkcje monitorowania wydajności, raporty zgodności, niestandardowe znakowanie i funkcje wyszukiwania korporacyjnego.
Inne zalety tego kanału komunikacji produkcyjnej są następujące:
- Matttermost spełnia wszystkie wymagania bezpieczeństwa organizacji, zapewniając maksymalną możliwą kontrolę nad wrażliwymi danymi firmy.
- Jest wysoce rozszerzalny i jest kompatybilny z szeroką gamą aplikacji i integracji innych firm.
- Obsługuje bogate formatowanie tekstu i podświetlanie składni kodu, aby ułatwić łatwą komunikację między programistami
- Zintegrowane konferencje głosowe/wideo umożliwiają natychmiastowe przełączenie się w tryb połączeń twarzą w twarz jednym kliknięciem przycisku.
Wersja Starter Mattermost jest dostępna bezpłatnie i jest odpowiednia dla małych zespołów wymagających ograniczonych funkcji. Jeśli potrzebujesz dodatkowych funkcji, możesz skorzystać z wersji profesjonalnej, która kosztuje 10 USD za użytkownika miesięcznie. Jeśli chcesz skorzystać z wersji Enterprise, musisz poprosić o wycenę.
Mattermost jest również dostępny jako samoobsługowe rozwiązanie, co oznacza, że możesz go wdrożyć na swoim ulubionym serwerze w chmurze lub przygotować go do pracy Kamatera już za 6 USD miesięcznie.
Zawijanie
Mamy nadzieję, że poznałeś najlepsze oprogramowanie do czatu, które może poprawić komunikację i współpracę między członkami zespołu Twojej firmy, zwłaszcza tymi pracującymi zdalnie. Niezależnie od używanego oprogramowania do czatu, współpraca w miejscu pracy między członkami zespołu z pewnością poprawi się w środowisku pracy zdalnej.