Jeśli zarządzanie projektami w Twojej agencji stanowi dla Ciebie spore wyzwanie, to doskonałe oprogramowanie do zarządzania projektami może okazać się Twoim ratunkiem.
Marketing cyfrowy stał się kluczowym standardem dla promocji wszelkich produktów i usług. Wiele firm potrzebujących działań marketingowych online nie jest w stanie efektywnie zarządzać tym obszarem, ponieważ brakuje im specjalistycznego zespołu.
Aby sprostać tej potrzebie, powstało wiele agencji marketingu cyfrowego. W konsekwencji, narzędzia do zarządzania projektami stały się dla nich wręcz niezbędne.
W niniejszym artykule przedstawimy najlepsze i jednocześnie przystępne cenowo programy do zarządzania agencjami, z których Twój zespół marketingowy może z powodzeniem korzystać.
Typowe trudności, z jakimi borykają się agencje marketingowe
#1. Obsługa klienta
Większość agencji marketingowych przyznaje, że kluczowym wyzwaniem jest bieżące zarządzanie relacjami z klientami. W miarę rozwoju agencji, konieczne staje się prowadzenie od 5 do nawet 10 klientów jednocześnie. Jest to niezbędne dla generowania przychodów i utrzymania rentowności. Niemniej jednak, codzienne nadzorowanie wszystkich projektów i raportowanie postępów może być przytłaczające.
#2. Zarządzanie projektami
Wraz ze wzrostem liczby klientów, wzrasta też ilość równolegle realizowanych projektów. Zarządzanie nimi za pomocą arkusza kalkulacyjnego staje się niewystarczające. Błędy ludzkie, przypadkowe usuwanie zadań, długo zalegające zadania, niedobór zasobów – to tylko niektóre z problemów, które mogą zamienić zarządzanie agencją w koszmar.
#3. Współpraca
Po założeniu agencji marketingu cyfrowego i przyjęciu pierwszych zleceń szybko okazuje się, że zespół projektowy pracuje w oderwaniu od siebie.
Właściciele agencji często zauważają, że zespół skupia się na zadaniach, które lubi, zwykle tych łatwiejszych. Komunikacja z całym zespołem w kwestii realizacji zadań i tworzenia treści również nie należy do najłatwiejszych.
#4. Zarządzanie zasobami marketingowymi
Obsługa wielu klientów wiąże się z ryzykiem pomylenia treści jednego klienta z treściami innego. Ponadto, przechowywanie wszystkich materiałów na komputerach poszczególnych twórców treści utrudnia dostęp do zasobów, gdy zespół mediów społecznościowych lub PPC potrzebuje opublikować dany materiał.
#5. Terminowe dostarczanie rezultatów projektów
Członkowie Twojego zespołu mogą opóźniać dostarczanie efektów projektów z powodu braku przejrzystego nadzoru.
Może też być tak, że zasoby multimedialne, treści, posty na social media czy reklamy PPC są gotowe, ale z różnych powodów zespół nie realizuje swoich zadań.
Nie wspominając o sytuacjach, gdy okazuje się, że zamówiona treść została utworzona, ale nikt nie zadbał o przesłanie jej klientowi.
Bez względu na przyczynę, jeśli prowadzisz agencję marketingu cyfrowego, prędzej czy później doświadczysz opóźnień w realizacji projektów.
Czym jest oprogramowanie do zarządzania projektami agencji?
Narzędzia do zarządzania projektami agencji to specjalistyczne aplikacje dedykowane agencjom marketingu cyfrowego, ułatwiające im codzienną pracę.
Oprogramowanie tego typu zazwyczaj oferuje następujące funkcje:
- Centralny panel zarządzania, zapewniający przegląd wszystkich projektów na jednym ekranie
- Automatyczne rejestrowanie czasu pracy przy projektach rozliczanych godzinowo
- Bezpieczne i centralne repozytorium wszelkich materiałów kreatywnych
- Cyfrowe tablice do sesji burzy mózgów
- Narzędzia do analizy danych, umożliwiające tworzenie raportów projektowych
- Dostęp do narzędzi oparty na rolach, usprawniający współpracę zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz firmy
- Dostęp do aplikacji firmowych z dowolnego miejsca i urządzenia, z zachowaniem zasad bezpieczeństwa
- Narzędzia do zarządzania projektami, takie jak wykresy Gantta, zarządzanie zależnościami i matryce priorytetów
Przeniesienie projektów agencji do dedykowanej aplikacji i wdrożenie jej w codziennej pracy zespołów pozwala zlikwidować większość problemów związanych z zarządzaniem projektami.
Jak oprogramowanie do zarządzania projektami agencji pomaga w pracy?
- Zyskujesz pełną kontrolę nad wszystkimi projektami dzięki widokowi bieżących projektów na pulpicie.
- Monitorujesz wykorzystanie zasobów w ciągu dnia i efektywnie przydzielasz zadania.
- Tworzysz bazę umiejętności zespołu, by nie angażować go w projekty, do których brakuje odpowiednich kompetencji.
- Zapewniasz zespołowi łatwy dostęp do wszystkich aplikacji biznesowych, zasobów multimedialnych i treści z jednego, centralnego miejsca.
- Rejestrujesz aktywność wszystkich zasobów projektu w celach audytowych i oceny wydajności.
- Masz pewność, że żadna rozliczana godzina ani żadna treść z projektu nie zostanie pominięta.
- Zapewniasz zespołowi przestrzeń roboczą do łatwej współpracy przy pomysłach, zasobach kreatywnych, treściach i kodach.
Zapoznałeś się już z podstawami oprogramowania do zarządzania projektami agencji. Poniżej przedstawiamy kilka wyjątkowych aplikacji, z których z sukcesem korzystają agencje marketingu cyfrowego na całym świecie:
Poniedziałek
Jeśli jesteś agencją kreatywną, monday.com pozwoli Ci zarządzać wszystkim – projektami, kampaniami marketingowymi, lejkami sprzedaży, kalendarzami wydarzeń i wieloma innymi aspektami. Agencje mogą śledzić postępy projektów klientów, zarządzać historią klienta, planować zadania wewnętrzne, współpracować przy projektach oraz administrować fakturami i płatnościami.
W monday.com firmy mogą łatwo przydzielać zadania członkom zespołu i monitorować ich wykonanie. Po przydzieleniu zadania osoba odpowiedzialna otrzymuje powiadomienie, co zwiększa jej zaangażowanie i poczucie odpowiedzialności. Wszystkie projekty i zadania można przeglądać w widoku osi czasu lub kalendarza.
monday.com pomaga dotrzymywać terminów poprzez bieżące prezentowanie statusu projektu i zbliżającego się terminu. Dzięki temu zespoły mają stały wgląd w to, które projekty są na właściwej drodze, a które wymagają natychmiastowej interwencji. Dostępna jest również tablica do wspólnego korzystania oraz różnorodne szablony.
Platforma oferuje też funkcję śledzenia czasu pracy, co pozwala na monitorowanie czasu poświęconego na każde zadanie i projekt. Jeśli rozliczasz się z klientem godzinowo, możesz wykorzystać to narzędzie do rejestrowania łącznego czasu zainwestowanego w projekt na potrzeby rozliczeniowe.
Wrike
Wrike to efektywne oprogramowanie do zarządzania projektami, które umożliwia realizację większej liczby projektów w krótszym czasie. Oferuje pełny wgląd w każde zadanie i projekt, co pozwala na maksymalizację zysków.
Platforma ta stanowi ujednoliconą przestrzeń roboczą, gdzie przechowywane są wszystkie zasoby, co zwiększa wydajność i usprawnia komunikację w zespole. Dzięki swobodnej współpracy, nie ma przeszkód na drodze do podniesienia produktywności.
Ponadto, to narzędzie pomaga zachować przejrzystość i widoczność, co z kolei sprzyja budowaniu lojalności wszystkich interesariuszy. Inne przydatne funkcje to:
- Narzędzie do oznaczania wizualnego w czasie rzeczywistym
- Widok zadań
- Udostępnione kalendarze zespołu
- Wykres Gantta generowany jednym kliknięciem
- Śledzenie czasu
- Personalizacja przepływu pracy
Korzystając z Wrike, nie musisz przełączać się pomiędzy wieloma różnymi aplikacjami. Oferuje ono integrację z takimi narzędziami jak Salesforce, Tableau, Google Drive, SharePoint, OneDrive, Jira, MS Excel, Slack, Dropbox czy HubSpot.
Analityka Agencji
AgencyAnalytics to solidne narzędzie dla agencji marketingowych, które umożliwia skalowanie biznesu dzięki funkcjom takim jak automatyczne raportowanie dla klientów i konfigurowalne pulpity nawigacyjne. Narzędzie oferuje również:
- Konfigurowalne szablony raportów marketingowych
- Narzędzie do tworzenia raportów metodą „przeciągnij i upuść” automatyzujące cały proces
- Personalizowane pulpity nawigacyjne z indywidualnymi wskaźnikami, celami, widgetami i treściami do wstawienia
- Funkcję śledzenia postępów w realizacji celów
- Pakiet narzędzi SEO do audytów stron, monitorowania pozycji słów kluczowych i linków zwrotnych
Ponadto, AgencyAnalytics umożliwia połączenie z ponad 70 kanałami marketingowymi, w tym Ahrefs, Amazon Ads, BrightLocal, Campaign Monitor, Drip, Facebook Ads, Google Ads, Google Analytics, HubSpot, Instagram, LinkedIn, Mailchimp, Moz, Semrush, Shopify, Stripe, YouTube, Vimeo, WooCommerce.
Produktywny
Productive to idealne rozwiązanie dla wszystkich agencji, które poszukują rentowności i chcą mieć silną kontrolę nad swoimi działaniami. Ta skalowalna platforma może służyć do konsolidacji danych, planowania zasobów, budżetowania i wielu innych zadań.
Firmy marketingowe mogą również korzystać z niej do przechowywania danych finansowych, zarządzania leadami, tworzenia budżetów i komunikacji w zespole. Jeśli chcesz szybciej realizować swoje projekty, ta platforma pomoże Ci utrzymać cały zespół w skupieniu na priorytetach i usprawnić pracę nad projektem.
Productive umożliwia również monitorowanie czasu rozliczanego z klientem, oszczędzając czas dzięki automatycznemu generowaniu faktur. Dodatkowo, na bieżąco monitorujesz budżet i marże.
Whatagraph
Każda agencja marketingowa musi przygotowywać szereg raportów dla zespołów i klientów. Whatagraph upraszcza to zadanie poprzez automatyzację procesu tworzenia i przesyłania raportów. Platforma jest przyjazna dla użytkownika, skalowalna i zdolna do pozyskiwania danych z ponad 40 różnych źródeł w celu przejrzystej ich prezentacji.
Agencje mogą korzystać z gotowych szablonów lub tworzyć raporty od podstaw. Dostępne widżety „przeciągnij i upuść” dają użytkownikom dużą elastyczność. W Whatagraph można także łączyć dane za pomocą niestandardowych formuł.
Co więcej, platforma pozwala na udostępnianie raportów na żywo za pomocą linków oraz automatyczne wysyłanie zaplanowanych raportów. Zapewnia również przegląd wyników w podziale na zespoły, konta lub regiony.
Ul
Hive oferuje wszystkie narzędzia, jakich potrzebuje agencja marketingowa, aby skutecznie zarządzać projektami. Umożliwia planowanie i organizowanie wielu złożonych projektów i zadań. Nadaje się także do wyznaczania bazowych linii projektów i przydzielania zadań różnym członkom zespołu.
Możesz oznaczać i kategoryzować zadania, aby mieć pełny wgląd w bieżącą sytuację. Platformę można także wykorzystać do rejestrowania czasu i rozliczanych godzin. Hive umożliwia również scentralizowanie procesu akceptacji, opinii i próśb klientów.
Gainapp
Gainapp jest szczególnie przydatny dla agencji marketingu cyfrowego, które kładą nacisk na zaangażowanie w mediach społecznościowych. W kampaniach social media niezbędna jest współpraca pomiędzy Twoją agencją, zespołem klienta i twórcami treści w czasie rzeczywistym.
Materiały projektowe i teksty muszą być przesyłane od twórcy treści do klienta i z powrotem w celu uzyskania informacji zwrotnej, sugestii i akceptacji. W Gainapp wszystko to odbywa się bezproblemowo.
Gainapp tworzy następujący, łatwy w użyciu przepływ pracy dla agencji prowadzącej marketing w mediach społecznościowych:
- Twórz, importuj i przesyłaj treści i teksty kreatywne
- Przechowuj wszystkie materiały w bezpiecznym magazynie w chmurze
- Udostępniaj klientowi odpowiedni folder, aby uzyskać opinie i sugestie
- Menedżerowie klienta i agencji mogą automatycznie akceptować treści
- Publikuj treści w mediach społecznościowych
Możesz rozpocząć bezpłatny okres próbny, aby zapoznać się z interfejsem platformy, zanim zdecydujesz się na zakup jednego z płatnych planów.
Praca zespołowa
Możesz użyć platformy Teamwork, aby podzielić złożone projekty na wiele zadań i podzadań. Następnie ułóż je na osi czasu, uwzględniając ich planowany czas realizacji, terminy i zależności.
Nie dotyczy to tylko jednego projektu. Możesz to zrobić dla dowolnej liczby projektów, zarówno cyklicznych, rozliczanych godzinowo, jak i jednorazowych.
Kluczowe funkcje tego oprogramowania do zarządzania projektami agencji obejmują:
- Zarządzanie nieograniczoną liczbą prostych i złożonych projektów klientów
- Śledzenie i monitorowanie wszystkich płatnych godzin
- Klienci mają również dostęp do własnej wersji aplikacji
- Możliwość skalowania w górę lub w dół w zależności od liczby projektów klientów
W chwili pisania tego tekstu ponad 6000 agencji na całym świecie używa Teamwork do wydajnego i przystępnego cenowo zarządzania projektami dla zespołów pracujących zdalnie, stacjonarnie i hybrydowo.
Accelo
Accelo stało się wiodącym producentem oprogramowania do automatyzacji biznesu, w szczególności w branży agencji cyfrowych. Dzięki swojemu doświadczeniu rozumie wyzwania związane z zarządzaniem agencjami marketingu cyfrowego.
Na podstawie doświadczeń w branży, Accelo stworzyło narzędzie do zarządzania agencjami, które przynosi korzyści w następujących aspektach:
- Łączy pracowników, rozliczenia i klientów w jednej, centralnej aplikacji
- Umożliwia dokładną rejestrację wszystkich płatnych godzin
- Synchronizuje harmonogramy wszystkich pracowników agencji, aby efektywnie wykorzystać ich czas pracy
- Tworzy wygodny kanał komunikacji z klientem, zwiększając jego zadowolenie
- Pomaga utrzymać budżety projektów
- Umożliwia zarządzanie projektami online, zarówno jednorazowymi, godzinowymi, jak i cyklicznymi
- Sprawia, że Twoja agencja jest rentowna od pierwszego dnia, minimalizując straty czasu i naliczone rachunki
Improwizacja
Improvado stosuje technikę Extract, Transform i Load (ETL) do integracji danych. Za pomocą ETL narzędzie agreguje dane marketingowe agencji z różnych projektów, zespołów, poszczególnych pracowników i aplikacji biznesowych, zapewniając przejrzysty wgląd w status agencji.
Narzędzie umożliwia łączenie zewnętrznych źródeł danych z różnych platform kampanii, takich jak Google Ads, Instagram, Twitter, Shopify, Bing Ads, LinkedIn, YouTube, Facebook Ads i wiele innych.
Po zebraniu danych z powyższych źródeł, możesz tworzyć wizualizacje danych na platformach takich jak Google Data Studio, Tableau, Power BI i Looker bezpośrednio z aplikacji Improvado.
Możesz również przechowywać dane swojej agencji marketingu cyfrowego w solidnych bazach danych, takich jak PostgreSQL, Google Big Query, ClickHouse, MariaDB, Snowflake i innych.
Podsumowanie
Zgodnie z niedawnymi badaniami globalnego biznesu marketingu cyfrowego, Expert Market Research (EMR) poinformowało, że marketing cyfrowy wygenerował ogromny rynek o wartości około 305 miliardów dolarów w 2020 roku.
Raport przewiduje również, że branża osiągnie łączną roczną stopę wzrostu (CAGR) na poziomie 17,6% w latach 2021-2026 i do końca 2026 roku zgromadzi około 807 miliardów dolarów przychodów.
Krótko mówiąc, agencje marketingu cyfrowego mają przed sobą świetlaną przyszłość. Muszą jednak wdrożyć odpowiednie oprogramowanie do zarządzania projektami, aby ułatwić sobie codzienną pracę.
Następnie, możesz przetestować narzędzia marketingu cyfrowego, które pomogą Ci zwiększyć przychody i zaangażowanie.