Jak napisać profesjonalny podpis e-mail: szablony i przykłady

Zrozumienie znaczenia sygnatur e-mail umieszczanych w stopce wiadomości jest kluczowe. Poznaj metody tworzenia profesjonalnej sygnatury, która wyróżni Twoją komunikację.

Niezależnie od poziomu doświadczenia zawodowego, sygnatura e-mail stanowi fundament skutecznej komunikacji. Nie traktuj jej jedynie jako formalności, ale jako szansę na zaprezentowanie swojego profesjonalizmu i zrobienie pozytywnego wrażenia.

W niniejszym artykule przedstawimy, jak stworzyć sygnaturę e-mail, która będzie zarówno przyciągająca uwagę, jak i informatywna. Dodatkowo, udostępnimy listę zasobów, dzięki którym możesz stworzyć własną sygnaturę lub skorzystać z gotowych szablonów.

Czym jest sygnatura e-mail?

Z pewnością spotkałeś się z blokiem tekstu, obrazów i odnośników na końcu niektórych wiadomości e-mail. To właśnie jest sygnatura e-mail. Zazwyczaj zawiera ona imię i nazwisko nadawcy oraz jego dane kontaktowe. Może również zawierać informacje o stanowisku, adres strony internetowej, zdjęcie, czy klauzulę informacyjną.

Głównym celem sygnatury jest zapewnienie odbiorcy, że komunikuje się z prawdziwą osobą, a nie z automatycznym systemem. Profesjonalnie zaprojektowana sygnatura e-mail pomaga w budowaniu tożsamości Twojej i Twojej firmy. Można ją także traktować jako cyfrową wizytówkę.

Dlaczego warto mieć dobrze zaprojektowaną sygnaturę e-mail?

Jeśli zastanawiasz się nad zasadnością posiadania dobrej sygnatury e-mail, poniżej przedstawiamy kilka argumentów.

Powody osobiste

# 1. Gwarancja pozytywnego pierwszego wrażenia

Pierwsze wrażenie ma fundamentalne znaczenie w każdej profesjonalnej interakcji. Estetyczna i przemyślana sygnatura e-mail z pewnością pozytywnie wpłynie na odbiór Twojej osoby przez adresata.

#2. Oszczędność cennego czasu

Po ustawieniu sygnatury e-mail dla wszystkich wysyłanych wiadomości, nie musisz za każdym razem dodawać formułek grzecznościowych i podpisu. To efektywny sposób na zaoszczędzenie czasu.

#3. Promocja marki osobistej

Dodanie logo i sloganu do sygnatury e-mail umożliwia promowanie marki osobistej. Jeżeli działasz jako freelancer lub niedawno założyłeś małą firmę, zawarcie informacji o marce w podpisie, pozwoli na jej spopularyzowanie wśród Twoich kontaktów.

#4. Łatwość zapamiętania

Chcesz, aby ludzie Cię zapamiętali? Wykorzystaj sygnaturę, która będzie unikatowa i łatwo zapadająca w pamięć. Dobrze zaprojektowana sygnatura na końcu wiadomości e-mail sprawi, że odbiorcy nie zapomną o Tobie.

#5. Wyraz Twojej osobowości

Czasami treść e-maila może nie oddawać Twojej osobowości. Sygnatura e-mail pozwala na dodanie elementu, który pokaże Twoje indywidualne podejście. Wybór stylu, kolorów i czcionki, które są zgodne z Twoją osobowością, jest w tym przypadku bardzo istotny.

Powody zawodowe

# 1. Potwierdzenie Twojego profesjonalizmu

Podczas interakcji w kontekście zawodowym, każdy aspekt Twojej wiadomości, włącznie z sygnaturą, powinien świadczyć o Twoim profesjonalizmie. Elegancka sygnatura wzbudzi zaufanie odbiorców i zachęci do współpracy.

#2. Budowanie wiarygodności

Dobrze skomponowana sygnatura e-mail ma niebagatelny wpływ na budowanie Twojej wiarygodności. Profesjonalna sygnatura jest niezbędna w komunikacji z klientami, współpracownikami czy potencjalnymi pracodawcami.

#3. Ułatwienie kontaktu z Tobą

Sygnatury e-mail zawierają Twoje dane kontaktowe, takie jak numer telefonu i adres e-mail. Ułatwiają one odbiorcom kontakt z Tobą w razie potrzeby.

#4. Pozyskiwanie nowych obserwujących w mediach społecznościowych

Możesz także dodać odnośniki do profili swojej firmy w mediach społecznościowych, takich jak Facebook, LinkedIn, Twitter czy Instagram. Dzięki temu zwiększysz świadomość Twojej obecności w sieci i zdobędziesz nowych obserwujących.

#5. Promowanie spójności marki

Sygnatura e-mail wzmacnia identyfikację wizualną i spójność marki. Ujednolicenie sygnatur w całej firmie sprzyja budowaniu rozpoznawalności.

Krok po kroku: jak stworzyć sygnaturę e-mail?

W Gmailu

Użytkownicy Gmaila mogą dodać sygnaturę e-mail w następujący sposób:

• Otwórz skrzynkę odbiorczą Gmail.
• Kliknij ikonę Ustawień (koło zębate) w prawym górnym rogu i wybierz „Zobacz wszystkie ustawienia”.
• W zakładce „Ogólne” przewiń w dół do sekcji „Podpis”.

• Kliknij przycisk „Utwórz nowy”.
• Wpisz nazwę podpisu i kliknij „Utwórz”.
• Kursor pojawi się w polu, w którym możesz dodać swój podpis.
• W tym miejscu możesz wybrać styl czcionki, rozmiar, kolor tekstu, pogrubienie, kursywę, podkreślenie, wyrównanie i wypunktowanie.
• Podpis Gmail obsługuje również hiperłącza i obrazy.
• Możesz także dostosować ustawienia podpisu.
• Przewiń na dół i kliknij „Zapisz zmiany”.
• Sygnatura jest gotowa do użycia.

W Outlooku

Aby dodać sygnaturę do wiadomości e-mail w programie Outlook, postępuj zgodnie z poniższymi instrukcjami:

• Otwórz program Outlook i kliknij menu „Plik”.
• Wybierz opcję „Opcje” z lewej strony.
• W oknie „Opcje programu Outlook” wybierz zakładkę „Poczta”.
• W prawym panelu kliknij przycisk „Podpisy…”.

• Pojawi się okno „Podpis i papeteria” z zakładką „Podpis e-mail”.
• Wybierz swój adres e-mail z rozwijanej listy dla konta pocztowego Outlook.
• Kliknij przycisk „Nowy”. Po podaniu nazwy podpisu kliknij „OK”.
• W polu „Edytuj podpis” wprowadź i dostosuj treść sygnatury.
• Możesz wybrać styl czcionki, rozmiar, pogrubienie, kursywę, podkreślenie, styl wyrównania, a także dodać odnośniki.
• Możesz także importować informacje z wizytówki.
• Kliknij przycisk „Zapisz”.
• Wybierz sygnaturę, której chcesz używać w nowych wiadomościach oraz w odpowiedziach i wiadomościach przekazywanych dalej.
• Kliknij „OK”. Sygnatura jest gotowa.

Na poczcie Yahoo

Jeśli chcesz utworzyć sygnaturę e-mail na swoim koncie Yahoo Mail, wykonaj następujące kroki:

• Zaloguj się na konto Yahoo Mail.
• W skrzynce odbiorczej kliknij „Ustawienia” w prawym górnym rogu, a następnie wybierz „Więcej ustawień”.
• Z lewej strony wybierz „Pisanie wiadomości e-mail”.
• W sekcji „Podpis” kliknij przycisk suwaka obok adresu e-mail, do którego chcesz dodać podpis.

• Po włączeniu opcji, pojawi się pole, w którym możesz dodać swój podpis.
• Możesz dostosować go za pomocą emotikonów, pogrubienia, kursywy, wyrównania, wcięcia, punktorów i przekreśleń.
• Możesz również wybrać styl i rozmiar czcionki oraz dodawać hiperłącza.
• Po zakończeniu ustawień, wyjdź z nich. Kolejna wiadomość e-mail będzie zawierała utworzoną sygnaturę.

Najlepsze praktyki w tworzeniu sygnatury e-mail

✅ Podstawowa zasada: sygnatura e-mail powinna być krótka i zawierać tylko najpotrzebniejsze informacje.

✅ W profesjonalnej sygnaturze użyj czytelnej czcionki, takiej jak Arial lub Times New Roman. Unikaj stylizowanych czcionek w celach zawodowych, stosuj je jedynie w wiadomościach o charakterze osobistym.

✅ Jeśli używasz tego samego adresu e-mail do celów prywatnych i zawodowych, warto używać różnych sygnatur. Dzięki temu dostosujesz podpis do konkretnego odbiorcy.

✅ Zadbaj o atrakcyjność wizualną sygnatury, stosując odpowiednie czcionki, formatowanie, odstępy i elementy graficzne.

✅ Nawet jeśli sygnatura ma być efektowna, ogranicz się do jednego lub dwóch kolorów. Zbyt duża liczba kolorów może rozpraszać uwagę.

✅ W sygnaturze warto umieścić zdjęcie portretowe, logo firmy, adres strony internetowej i odnośniki do profili w mediach społecznościowych.

✅ Utwórz sygnaturę, która będzie czytelna na wszystkich urządzeniach, w tym na smartfonach i tabletach.

✅ Przed rozpoczęciem korzystania z nowej sygnatury przetestuj ją na różnych urządzeniach i klientach pocztowych, aby upewnić się, że wszystkie elementy wyświetlają się prawidłowo.

✅ Jeśli wszyscy pracownicy firmy mają korzystać z sygnatur, upewnij się, że używają jednolitego formatu, zgodnego z identyfikacją wizualną marki.

✅ Zawsze używaj aktualnych danych w sygnaturze, takich jak adres e-mail, numer telefonu i adres URL.

✅ Nigdy nie ujawniaj wrażliwych danych, takich jak adres domowy czy prywatny numer telefonu, aby uniknąć potencjalnych zagrożeń.

✅ W zależności od branży i lokalizacji, mogą istnieć ograniczenia dotyczące informacji, które możesz umieścić w podpisie. Skonsultuj się z działem prawnym, aby upewnić się, że działasz zgodnie z przepisami.

# 1. HubSpot

HubSpot udostępnia bezpłatny generator podpisów e-mail. Oferuje sześć szablonów, które można dostosować do swojej profesji i tożsamości marki.

Możesz dodać swoje imię i nazwisko, stanowisko, nazwę firmy, dane kontaktowe i wiele innych informacji. Możliwe jest także dołączenie odnośników do kont w mediach społecznościowych, takich jak LinkedIn, Facebook, Twitter czy Instagram. W razie potrzeby, możesz również dodać dodatkowe, niestandardowe pola do sygnatury.

HubSpot oferuje opcje dostosowania koloru motywu, koloru tekstu, koloru odnośników, a także typu i rozmiaru czcionki. Dodatkowo, możesz przesłać zdjęcie profilowe, logo firmy i utworzyć niestandardowe wezwanie do działania.

#2. Newoldstamp

Newoldstamp to platforma do generowania niestandardowych sygnatur. To narzędzie internetowe jest idealne dla Ciebie i Twojego zespołu, jeśli zależy Ci na sygnaturach dopasowanych do wymagań Twojej marki.

W ramach tego rozwiązania otrzymujesz w pełni brandowany generator sygnatur z konfigurowalnymi szablonami. Masz możliwość dodania własnego projektu, wyboru kolorów i czcionek.

Newoldstamp oferuje również scentralizowany panel sterowania dla firm oraz system analizy i zarządzania banerami. Podpisy można zintegrować z Google Workspace, MS Exchange i Microsoft 365.

#3. WiseStamp

Jeśli szukasz platformy do tworzenia sygnatur dla osób indywidualnych lub organizacji, WiseStamp może być dobrym wyborem. To narzędzie pozwala projektować profesjonalne podpisy, które mogą przekształcić Twoją wiadomość e-mail w atrakcyjne narzędzie marketingowe.

Sygnatury generowane przez to rozwiązanie są kompatybilne z Gmail (indywidualnym i Workspace), Outlook (desktop i web), Apple Mail i Yahoo. Ten intuicyjny kreator podpisów umożliwia wybór odpowiedniej czcionki, koloru, układu i innych elementów.

Dodatkowo, masz możliwość wzbogacenia sygnatury o elementy, takie jak zastrzeżenia prawne, wideo, przyciski czy banery. Jeżeli tworzysz sygnatury dla swojej firmy, wykorzystaj je, aby zapewnić spójność podpisu w całej organizacji.

Popularne zasoby szablonów podpisów e-mail

# 1. Biblioteka szablonów podpisów e-mail platformy Microsoft 365

Osoby poszukujące profesjonalnych sygnatur do programu Outlook, powinny skorzystać z Galerii podpisów e-mail Microsoft 365. Ta biblioteka oferuje 20 szablonów sygnatur, które można łatwo spersonalizować, dodając zdjęcia, odnośniki do stron internetowych, logo firmy oraz profile w mediach społecznościowych.

Dzięki tym w pełni konfigurowalnym szablonom, możesz nadać swoim wiadomościom profesjonalnego wyglądu. Platforma umożliwia kreatywne wykorzystanie czcionek, grafiki, zdjęć, filmów, animacji i przejść.

Szablony są dostępne w formacie MS Word, co ułatwia ich edycję. Po utworzeniu sygnatury e-mail, możesz ją szybko udostępnić i opublikować w dowolnym miejscu.

#2. Mail Signatures

Jeśli potrzebujesz bezpłatnych szablonów podpisów e-mail, które są kompatybilne z trybem ciemnym, Mail Signatures to właściwe miejsce. Ta strona umożliwia pobranie gotowych szablonów podpisów do użytku biznesowego i osobistego. Nie musisz znać języka HTML, aby tworzyć lub edytować podpisy.

Wbudowany generator podpisów umożliwia również dostosowywanie szablonów. Wygenerowane sygnatury można wykorzystywać w programach takich jak Outlook, Office 365, Apple Mail, Thunderbird, Gmail, Exchange Server i wielu innych. Dostępne są także opcje modyfikacji stylu i kolorów czcionki.

Popularne przykłady podpisów e-mail

Sygnatura e-mail dla firmy z branży zielonej energii

Źródło obrazu: Mail Signatures

Ten przykład doskonale pasuje do osób pracujących w firmach dbających o środowisko. Baner zawiera pytanie retoryczne, które zachęca odbiorców do oszczędzania papieru poprzez rezygnację z drukowania wiadomości. Kolorystyka sygnatury opiera się na zieleni, która symbolizuje naturę i las.

Sygnatura e-mail dla firmy motoryzacyjnej

Źródło obrazu: Mail Signatures

W tym podpisie na pierwszy plan wysuwa się baner z wyróżnieniem nagrody, którą zdobyła firma. Zdjęcie nadawcy zapewnia, że dane kontaktowe nie zostaną pominięte ze względu na baner. Kolorystyka opiera się na bordowym, ale może być dostosowana do barw firmowych.

Podsumowanie

Sygnatura e-mail jest istotnym elementem w profesjonalnej komunikacji. Ułatwia odbiorcom kontakt z Tobą i pozwala na budowanie pozytywnego wizerunku. Mając wiedzę, jak stworzyć profesjonalny podpis e-mail, możesz go wdrożyć w swoim ulubionym kliencie pocztowym, korzystając z przedstawionych instrukcji.

Zachęcamy także do zapoznania się z rozwiązaniami podpisu elektronicznego i interfejsami API podpisu elektronicznego.