Analiza procesów biznesowych za pomocą metod eksploracji przypomina dokładne badanie MRI, umożliwiające identyfikację ukrytych możliwości i zrozumienie kluczowych działań Twojej firmy.
Firmy funkcjonują w oparciu o liczne procedury, dlatego optymalizacja wymaga precyzyjnego rozłożenia każdego z nich na czynniki pierwsze i dogłębnej analizy.
Jednakże, ręczne analizowanie procesów to jak próba podgrzania oceanu – nieefektywne i czasochłonne. Potrzebne jest zautomatyzowane rozwiązanie, które przyspieszy ten proces i umożliwi błyskawiczne pozyskanie wartościowych danych.
I tu właśnie z pomocą przychodzą techniki eksploracji procesów.
Eksploracja procesów pozwala na identyfikację wąskich gardeł i uzyskanie szczegółowych informacji o przebiegu operacji, co skutkuje usprawnieniem działalności biznesowej.
Z tego powodu, zarówno przedsiębiorcy, jak i analitycy powinni zapoznać się z metodami eksploracji procesów i ich praktycznym zastosowaniem.
W tym tekście omówimy, czym dokładnie jest eksploracja procesów, jakie korzyści niesie, jak działa, gdzie znajduje zastosowanie i nie tylko.
Zaczynajmy!
Czym jest eksploracja procesów?
Eksploracja procesów to zaawansowana technika analizy operacji biznesowych, bazująca na logach zdarzeń wyekstrahowanych z baz danych, systemów zarządzania i innych źródeł IT.
Kluczowym celem eksploracji procesów jest weryfikacja rzeczywistego przebiegu procesów, diagnozowanie problemów i identyfikacja obszarów, w których można wprowadzić ulepszenia. Jest to podejście korzystne dla każdej organizacji, niezależnie od branży, i ma zastosowanie w wielu różnych aspektach jej działania.
Głównym zadaniem eksploracji procesów jest analiza i optymalizacja procedur biznesowych. Jednak, istnieją także inne powody, dla których warto wykorzystać tę metodę, takie jak:
- Weryfikacja zgodności z przepisami i standardami.
- Wsparcie automatyzacji procesów.
- Uspójnienie procesów.
Ale czym właściwie są procesy biznesowe?
Procesy są strukturami o skomplikowanym charakterze, ze względu na liczne odchylenia, interakcje i iteracje. Metoda eksploracji procesów umożliwia odkrywanie i monitorowanie rzeczywistych procesów, a nie tylko ich teoretycznych założeń. Można to osiągnąć przez:
- Analizę zapisów zdarzeń i danych w czasie rzeczywistym w celu identyfikacji wąskich gardeł.
- Eliminację zbędnych kroków w przepływach pracy.
- Prezentowanie wniosków w czasie rzeczywistym.
Dzięki temu przedsiębiorstwa mogą skuteczniej koncentrować swoje wysiłki na ulepszaniu procesów biznesowych. Dlatego też eksplorację procesów określa się również mianem eksploracji procesów biznesowych, która ułatwia zrozumienie danych w czasie rzeczywistym dotyczących tradycyjnych działań firmy.
Eksploracja procesów wywodzi się z eksploracji danych, która jest coraz częściej nazywana nauką o danych. Dzieje się tak, ponieważ mechanizm stojący za eksploracją procesów jest analogiczny do eksploracji danych. Jednakże, oba te podejścia różnią się w zakresie zastosowania.
Eksploracja danych wykorzystuje różnorodne metodologie i algorytmy do analizy danych. Z kolei eksploracja procesów opiera się na analizie logów zdarzeń i procesów w oparciu o informacje w czasie rzeczywistym, aby „wydobyć” wiedzę o tych procesach.
Eksploracja procesów skupia się na kilku kluczowych aspektach:
- Przepływ sterowania: Ten aspekt analizuje kolejność podejmowanych działań. Celem jest ustalenie optymalnej ścieżki realizacji danego zadania.
- Aspekt organizacyjny: Ten aspekt bada zasoby, takie jak działy, role pracowników. Celem jest usprawnienie struktury organizacyjnej.
- Aspekt czasowy: Ten aspekt analizuje częstotliwość i czas trwania zdarzeń.
- Aspekt przypadków: Ten aspekt bierze pod uwagę cechy charakterystyczne różnych procesów lub przypadków.
Jak działa eksploracja procesów?
Eksploracja procesów rozpoczyna się od wykrycia rzeczywistych procesów na podstawie dzienników zdarzeń. Poprzez wyodrębnienie każdego dziennika i ich połączenie, technika ta ujawnia rzeczywisty przebieg procesów w firmie.
Aby lepiej zrozumieć działanie eksploracji procesów, przeanalizujmy kolejne etapy tej procedury:
Analiza i przetwarzanie danych
W większości firm, niezależnie od ich wielkości, gromadzone są duże zbiory danych, które są przechowywane w bezpiecznym miejscu, np. bazie danych w chmurze. Istnieje wiele narzędzi do eksploracji procesów, które wspomagają organizację w zbieraniu danych i ich konwersji na dzienniki zdarzeń.
Dzięki temu możliwe jest przeanalizowanie każdego procesu operacyjnego. Narzędzia przypisują identyfikator, aktywność oraz znacznik czasu do każdego fragmentu danych. Eksploracja procesów wykorzystuje te elementy, aby przeanalizować różne aspekty przepływu pracy i określić, które zadania wymagają poprawy, które są wykonywane wydajnie i którym należy nadać priorytet.
Ocena każdego procesu
Na podstawie dzienników zdarzeń, narzędzia do eksploracji procesów analizują i tworzą schematy każdego kroku, który został wyodrębniony z przepływu pracy. Następnie, narzędzia porównują uzyskane schematy z ich idealnymi odpowiednikami. Dzięki temu można upewnić się, jak dany proces powinien funkcjonować w teorii.
Porównanie obu schematów wyraźnie ukazuje wszelkie nieefektywności i słabe punkty w procesach operacyjnych.
Na przykład, aktualny proces śledzenia zapasów składa się z wielu etapów, których celem jest zapewnienie, że produkty zostaną wysłane, przetransportowane i dostarczone klientom. Dzięki schematom pokazującym każdy krok, można wykryć nawet niewielkie nieefektywności i wprowadzić ulepszenia.
Ustalanie priorytetów ulepszeń
Po sporządzeniu schematów, należy dokładnie przeanalizować aktualny przebieg procesu i określić różnice względem jego idealnego wariantu. Kolejnym krokiem jest identyfikacja obszarów, które wymagają poprawek. W zależności od pilności i znaczenia zmian, należy nadać priorytet konkretnym modyfikacjom.
Narzędzia do eksploracji procesów umożliwiają dokładną analizę czasu potrzebnego na wykonanie każdego kroku. Dzięki temu można szybko określić, które problemy wymagają natychmiastowej interwencji.
Przykładowo, można ustalić priorytet w likwidacji nieefektywności w przepływie pracy lub rozważyć usunięcie wąskich gardeł, aby zaoszczędzić czas i zasoby w firmie.
Monitorowanie przepływów pracy
W ostatnim kroku, technika eksploracji procesów monitoruje systemy operacyjne i tworzy dzienniki zdarzeń w celu ciągłego zbierania danych.
Zapewnia to przejrzysty obraz aktualnych danych w czasie rzeczywistym, pokazujący, czy przepływ pracy jest odpowiednio zorganizowany i czy zapewnia oczekiwane rezultaty. Dzięki tej technice można zaobserwować efekty wprowadzonych ulepszeń, a także redukcję strat i nieefektywności.
Zastosowania eksploracji procesów
Eksploracja procesów ma wiele różnorodnych zastosowań, między innymi:
# 1. Wykrywanie procesów
Identyfikacja procesów: Często użytkownicy nie mają pełnej świadomości, jak przebiegają procesy biznesowe w ich organizacji. Eksploracja procesów umożliwia wizualizację aktualnego stanu procesów i pomaga użytkownikom zrozumieć ich funkcjonowanie, poprzez wykorzystanie danych w czasie rzeczywistym i dzienników zdarzeń.
Na przykład, działy HR mogą przeanalizować złożoność procesu rekrutacji, aby zrozumieć jego tempo i zmniejszyć ryzyko rezygnacji kandydatów.
Identyfikacja odchyleń w procesach: Firmy działające w oparciu o różne przepływy pracy, muszą zdawać sobie sprawę z odchyleń w procesach. Wykrywanie procesów pomaga firmom zidentyfikować różnice pomiędzy rzeczywistymi procesami, a ich idealnymi modelami. Za pomocą narzędzi do eksploracji procesów można wykryć ukryte odchylenia i określić ich częstotliwość.
Na przykład, właściwe zrozumienie procesów pomaga firmie uprościć proces automatyzacji. Większość menedżerów uważa, że błędy na początkowym etapie projektu RPA mogą doprowadzić do jego niepowodzenia.
#2. Analiza zgodności
- Analiza przypadków niezgodnych: Firmy zawsze dążą do standaryzacji procesów, jednak osiągnięcie wysokiego poziomu zgodności bywa trudne. Eksploracja procesów pomaga odkryć różne warianty procesu i stopień odchyleń od normy.
- Identyfikacja przyczyn źródłowych: Eksploracja procesów ujawnia te procedury, które odbiegają od przyjętych standardów. Przykładowo, firmy mogą wykrywać ogólne błędy i analizować ich przyczyny, a następnie skutecznie je eliminować.
#3. Walidacja procesu
Eksploracja procesów wykorzystuje dane w czasie rzeczywistym, aby uzyskać wgląd w działanie użytkowników końcowych. Pozwala firmom weryfikować ustalenia w celu potwierdzenia prawidłowości aktualnych procesów. Jest to również użyteczne w kontekście audytów i zapewnienia zgodności.
Na przykład, firma doradztwa podatkowego może poddać swoje transakcje i procesy audytowi, co może skrócić czas przetwarzania o 50%.
#4. Doskonalenie procesów
- Monitorowanie wydajności: Narzędzia do eksploracji procesów posiadają intuicyjny interfejs, który umożliwia monitorowanie kluczowych wskaźników (KPI) i pomaga w identyfikacji procesów o najlepszej i najgorszej wydajności.
- Identyfikacja wąskich gardeł: W niektórych procesach, mimo optymalizacji pod względem wydajności, można łatwo zidentyfikować wąskie gardła za pomocą eksploracji procesów. Eliminacja tych wąskich gardeł prowadzi do zwiększenia wydajności firmy.
- Sugerowanie ulepszeń: Eksploracja procesów generuje konkretne zalecenia dla firmy, mające na celu zwiększenie jej wydajności. Niektóre z sugestii mogą dotyczyć:
Znaczenie eksploracji procesów
Procesy biznesowe są złożone i często występują w nich różne wyjątki. Po porównaniu rzeczywistego procesu z jego idealnym modelem (który generuje eksploracja procesów), można dostrzec, jak skomplikowane i powiązane są te procedury.
Dlatego też, przedsiębiorcy muszą rozumieć swoje procesy, aby móc identyfikować i zapobiegać występowaniu wąskich gardeł. Eksploracja procesów oferuje szereg korzyści, takich jak:
Redukcja kosztów
Eksploracja procesów umożliwia identyfikację obszarów, które wymagają zmian, takich jak automatyzacja. Innymi słowy, metoda ta pozwala jasno określić, który proces wymaga automatyzacji i dlaczego. Automatyzacja procesów prowadzi do zwiększenia wydajności, co skutkuje obniżeniem kosztów i oszczędnością czasu.
Decyzje oparte na danych
Aby móc podejmować właściwe decyzje, potrzebne są wysokiej jakości dane, które są istotne, precyzyjne, kompletne, dostępne i łatwe do analizy. Dodatkowo, konieczne są zaawansowane możliwości analityczne i czytelna wizualizacja danych.
Niestety, większość organizacji nie posiada kompletnych i odpowiednich danych, niezbędnych do podejmowania decyzji. W tym kontekście, eksploracja procesów umożliwia generowanie dzienników zdarzeń lub pozyskiwanie surowych danych, które można wykorzystać do określenia sekwencji procesów i eliminacji luk w danych. W rezultacie, uzyskuje się dokładny i obiektywny wgląd w kompleksowe procesy, co ułatwia podejmowanie świadomych decyzji.
Zyskaj przejrzystość
Jako przedsiębiorca z pewnością zdajesz sobie sprawę z pilności i wartości transformacji cyfrowej. Ale czy wszyscy decydenci w Twojej firmie podzielają to przekonanie?
Eksploracja procesów to skuteczna metoda, która wspiera transparentność i komunikację w zespole. Technika ta wykorzystuje dane i umożliwia menedżerom wizualizację aktualnych procesów i systemów w odniesieniu do czasu, kosztów, reputacji i jakości środowiska pracy. Ponadto, ukazuje wartość, jaką może przynieść transformacja cyfrowa.
Podejście całościowe
Aby dokonać mądrej inwestycji w technologię, należy skupić się na zrozumieniu swoich potrzeb, jak również aktualnej sytuacji na rynku. Eksploracja procesów jest w tym bardzo pomocna. Dzięki niej uzyskasz kompleksową wizję wielu aspektów działalności, takich jak:
- Potwierdzenie, czy inwestycja jest warta wprowadzenia ulepszeń
- Określenie, gdzie występują najważniejsze problemy
- Zrozumienie różnic w procesach w całej organizacji
Dodatkowo, eksploracja procesów pozwala na wykorzystanie zalet technologii bez ryzyka wystąpienia błędu ludzkiego.
Zgodność
Chociaż audyt całej działalności biznesowej jest procesem czasochłonnym, szybsza analiza z wykorzystaniem narzędzi do eksploracji procesów pozwala skrócić ten czas.
Ponadto, narzędzia te wykrywają procesy niezgodne ze standardami, informując o problemach na czas, aby można było szybko podjąć działania naprawcze. Firma może również skrócić czas analizy klienta, wykorzystując metody eksploracji procesów.
Lepsza obsługa klienta
Dzięki identyfikacji obszarów, które wymagają ulepszenia, optymalizacji różnych procesów i wykrywaniu wąskich gardeł, skraca się całkowity czas trwania procesu. Umożliwia to szybsze dostarczanie produktów lub usług klientom i zwiększa ich zadowolenie. W rezultacie, wzrasta zaufanie klientów, co wpływa na zwiększenie przychodów firmy.
Przykłady zastosowań eksploracji procesów
# 1. Usługi finansowe
Aby stworzyć skuteczny plan rozwoju i optymalizacji usług finansowych, niezbędna jest specjalistyczna wiedza.
Z pomocą eksploracji procesów, menedżerowie usług finansowych, liderzy i decydenci mogą w czasie rzeczywistym analizować przebieg procesów. Możliwe jest również łatwe uzyskanie obiektywnego wglądu w trwające procesy, analizowanie ich w różnych aspektach (np. poszczególnych jednostek lub przypadków), a także przeglądanie trendów na wysokim poziomie.
Eksploracja procesów pomaga dostrzec odchylenia, niezgodności i błędy w odniesieniu do ich wpływu na wyniki biznesowe.
#2. Doskonałość operacyjna
Menedżerowie i liderzy operacyjni nieustannie stają w obliczu nowych wyzwań i poszukują skutecznych rozwiązań. Podczas wdrażania nowych technologii, należy pamiętać o redukcji złożoności, wykorzystaniu automatyzacji i identyfikacji obszarów, gdzie możliwe jest zmniejszenie kosztów.
Eksploracja procesów pomaga zidentyfikować nieefektywności w procesach biznesowych i zmaksymalizować wydajność systemów i pracowników. Ponadto, umożliwia śledzenie całościowego środowiska biznesowego i pomaga ustalić właściwy moment do podjęcia działań w przypadku wystąpienia błędów, niezgodności i nieefektywności.
Przejrzystość procesów umożliwia informowanie wszystkich członków zespołu o podejmowanych decyzjach, co wpływa na poprawę współpracy i wydajności operacyjnej. Ponadto, można zarządzać swoją firmą w obliczu zmian, mając pewność, że zasoby nie zostaną zmarnowane.
#3. Migracja SAP
Nowoczesne firmy często mają trudności z przeprowadzeniem skutecznej i kompleksowej transformacji bez integracji systemu ERP. Podczas migracji firmy napotykają na pewne problemy, takie jak:
- Słaby wgląd w procesy
- Brak spójności pomiędzy różnymi jednostkami
- Luki w wydajności
- Nieefektywne zarządzanie zmianą
- Problemy z komunikacją
- Nieznane zmiany w procesach
Dzięki eksploracji procesów, firmy mogą analizować swoje procesy w kontekście migracji SAP. Narzędzia do eksploracji procesów pomagają specjalistom SAP, zapewniając wgląd w istniejące procesy.
#4. Inteligentna automatyzacja
Aby zmaksymalizować wartość inwestycji w automatyzację, warto skorzystać z eksploracji procesów. Wykorzystując odpowiednie narzędzia, będziesz w stanie w pełni wykorzystać swój potencjał operacyjny i być świadomym wyjątków, które należy usprawnić.
Eksploracja procesów pomaga w znalezieniu odpowiedzi na następujące pytania:
- Jaki będzie zwrot z inwestycji w inicjatywę automatyzacji?
- Jakie są typowe wyjątki od procesu?
- Który proces jest najbardziej wartościowy do automatyzacji?
- Jak wygląda inwestycja w różnych krajach?
Aby odpowiedzieć na te pytania, oprócz eksploracji procesów można również wykorzystać inne inteligentne techniki automatyzacji, takie jak sztuczna inteligencja i RPA.
#5. Zarządzanie zamówieniami
Zarządzanie zamówieniami obejmuje szereg procedur, od obsługi zamówień klientów po zarządzanie kontami. Proces ten cechuje się dużą liczbą wariantów. Eksploracja procesów umożliwia wizualizację całego procesu zarządzania zamówieniami. Analiza przyczyn źródłowych pokazuje, jak zredukować opóźnienia, przeróbki i zmiany w zamówieniach.
Co więcej, eksploracja procesów umożliwia identyfikację problemów z automatyzacją i blokowaniem dostaw przy pomocy wykresów i analiz. Jest to również pomocne w ciągłym monitorowaniu całościowej wydajności procesu.
Podsumowanie
Firma może mieć wiele uruchomionych procesów i operacji, co może prowadzić do komplikacji, błędów i nieefektywności. Aby skutecznie zarządzać procesami i usprawnić ich przebieg, niezbędne jest zastosowanie nowoczesnych technik, takich jak eksploracja procesów.
Eksploracja procesów pomaga w zwiększeniu efektywności procesów biznesowych. Pozwala na identyfikację awarii i błędów w operacjach oraz ustalenie ich przyczyn, co umożliwia natychmiastowe podjęcie działań naprawczych. Obecnie wiele organizacji wykorzystuje eksplorację procesów, aby zwiększyć wydajność, zaoszczędzić czas i osiągnąć lepsze wyniki finansowe.
Zachęcamy również do zapoznania się z innymi technikami eksploracji danych i sposobami ich wykorzystania.
newsblog.pl
Maciej – redaktor, pasjonat technologii i samozwańczy pogromca błędów w systemie Windows. Zna Linuxa lepiej niż własną lodówkę, a kawa to jego główne źródło zasilania. Pisze, testuje, naprawia – i czasem nawet wyłącza i włącza ponownie. W wolnych chwilach udaje, że odpoczywa, ale i tak kończy z laptopem na kolanach.