Microsoft SharePoint to popularne rozwiązanie do kooperacji nad treściami, dokumentami i ogólną organizacją pracy. Jeżeli jednak poszukujesz opcji, która wykracza poza możliwości SharePoint, warto rozważyć dostępne alternatywy.
SharePoint ewoluował, stając się istotnym graczem w obszarze współpracy i zarządzania treścią. Początkowo z jego możliwości korzystały przede wszystkim duże przedsiębiorstwa, ze względu na koszty subskrypcji SharePoint Classic lub Office 365.
Jednakże, rozwój usług chmurowych oraz model SaaS całkowicie przeobraziły krajobraz oprogramowania. Obecnie, każda firma, niezależnie od wielkości, może pozwolić sobie na zaawansowane narzędzia do organizacji pracy i zarządzania zawartością. W rezultacie, SharePoint nie jest już jedynym rozwiązaniem do współdziałania w obrębie intranetu czy zarządzania treścią.
Poniżej przedstawiamy wybrane alternatywy dla SharePoint, które mogą zaoferować bardziej efektywne zarządzanie treścią w chmurze oraz zaawansowane funkcje współpracy zespołowej.
Dlaczego warto rozważyć alternatywy dla SharePoint?
Głównym powodem, dla którego warto poszukiwać alternatyw dla SharePoint, jest skoncentrowanie się Microsoftu na wersji Modern SharePoint i prawdopodobne wycofanie klasycznych edycji, takich jak SharePoint 2013, 2016 i 2019 👋. Z dyskusji na Microsoft Learn wynika, że może to nastąpić po roku 2026. Niemniej jednak, nadal będzie istniała możliwość korzystania z tego oprogramowania.
W przypadku, gdy Microsoft zdecyduje się na wycofanie klasycznego SharePoint, nie będą już oferowane aktualizacje ani wsparcie techniczne. Jeżeli jednak Twój zespół IT ma dogłębną znajomość SharePoint, nadal będziecie mogli z niego korzystać po wyznaczonym terminie zakończenia wsparcia w 2026 roku.
W związku z tym, warto już teraz zacząć poszukiwania alternatywnych rozwiązań do współpracy zespołowej i udostępniania dokumentów. Dzięki temu, że decyzję podejmiesz z odpowiednim wyprzedzeniem, będziesz mógł dokonać bardziej świadomego wyboru. Pamiętaj, że celem oprogramowania powinno być ułatwienie pracy, zwłaszcza w przypadku zespołów pracujących zdalnie.
Inne powody, dla których warto rozważyć alternatywę dla SharePoint
#1. Wdrożenie intranetu opartego na SharePoint, systemu zarządzania treścią oraz interfejsów współpracy wymaga wsparcia specjalistów lub agencji. To generuje dodatkowe koszty 💵!
#2. SharePoint jest oferowany bezpłatnie w ramach pakietów Microsoft 365 Business Basic i droższych planów. Jednak nawet podstawowy plan kosztuje 6 USD za użytkownika miesięcznie, a Microsoft rozlicza opłaty w cyklu rocznym. Dlatego też, jeżeli prowadzisz małą lub średnią firmę, albo dysponujesz ograniczonym budżetem na oprogramowanie biznesowe, bardziej racjonalne może być poszukiwanie przystępniejszego cenowo rozwiązania.
#3. Być może poszukujesz prostego narzędzia, z którego każdy pracownik będzie mógł korzystać bez długiego procesu nauki, co w przypadku SharePoint jest konieczne.
#4. Nawigacja pomiędzy klasycznymi i nowoczesnymi wersjami SharePoint stanowi nie lada wyzwanie. Wielu użytkowników robiło szczegółowe notatki dotyczące lokalizacji dokumentów, list, ustawień i bibliotek.
#5. Pomimo dużego postępu Microsoftu w unowocześnianiu klasycznego SharePoint, w interfejsie użytkownika nadal występują pewne niedociągnięcia. Czasami, niektóre przyciski, górny panel lub logo firmy nie wyświetlają się do momentu kilkukrotnego odświeżenia strony.
#6. SharePoint, choć oferuje pewne możliwości personalizacji, ma ograniczenia narzucone przez Microsoft. Jeżeli potrzebujesz zaawansowanej aplikacji do współpracy z kompleksową automatyzacją, SharePoint może nie być właściwym wyborem.
#7. Efektywność SharePoint jest wspierana przez automatyzacje Power Automate, których opanowanie wymaga zaawansowanej wiedzy. Alternatywy dla SharePoint często stosują prostsze podejście „Jeśli-To-Wtedy-Tamto” (IFTTT), które jest łatwiejsze do wdrożenia.
Funkcje, na które należy zwrócić uwagę przy wyborze alternatywy
Przed zakupem jakiegokolwiek alternatywnego oprogramowania, upewnij się, że narzędzie do współpracy nad dokumentami oferuje następujące funkcje:
#1. Łatwą współpracę w ramach aplikacji, z dostępem do dokumentów, plików, przepływów pracy, projektów itp. opartym na rolach.
#2. Możliwość udostępniania linków do współpracy wewnątrz i na zewnątrz organizacji.
#3. Publiczne linki do obszarów roboczych, paneli sterowania i widoków, które nie wymagają logowania na konta w ramach danego narzędzia.
#4. Minimalną integrację z kodem z różnymi aplikacjami biznesowymi stron trzecich, w celu rozszerzenia funkcjonalności systemu zarządzania treścią.
#5. Gotowe szablony do zarządzania treścią i pracą.
#6. Elastyczność pozwalającą użytkownikom na tworzenie niestandardowych bibliotek treści, automatyzacji przepływu pracy i tablic projektowych.
#7. Opcje wyszukiwania treści oparte na metadanych.
#8. Dodatkowym atutem byłaby opcja tworzenia bazy wiedzy.
Teraz, gdy już wiesz, dlaczego warto poszukiwać alternatywy dla SharePoint, przyjrzyjmy się kilku aplikacjom do współpracy, które mogą oferować jeszcze lepsze rozwiązania.
Warte uwagi funkcje produktu: Confluence: współpraca nad treściami, dokumentacja, alternatywa dla pracy zdalnej. Google Workspace: kompleksowy pakiet narzędzi biznesowych. MangoApps: przystępna cenowo alternatywa SharePoint z bogatymi funkcjami. Box: wspólne tworzenie treści, zaawansowane funkcje i bezpieczeństwo. Helpjuice: budowanie baz wiedzy i integracja z systemami obsługi klienta. Jostle: platforma sukcesu pracowników oparta na chmurze, z intuicyjnym intranetem. Document360: platforma do tworzenia samoobsługowej bazy wiedzy online. Workplace: komunikacja biznesowa, współpraca i platforma intranetowa. ONLYOFFICE: pakiet biurowy do współpracy z edycją dokumentów w czasie rzeczywistym.
Confluence
Confluence, stworzony przez Atlassian, to oprogramowanie do kooperacji nad treściami i dokumentacją. Stanowi alternatywę dla SharePoint, umożliwiając zespołom efektywną pracę zdalną i koncentrację na tworzeniu i zarządzaniu treścią.
Ułatwia generowanie i organizowanie dokumentów, notatek ze spotkań, harmonogramów projektów, kodu oprogramowania i schematów projektowych.
Confluence jest intuicyjny w obsłudze, umożliwiając pracownikom dostęp na urządzeniach mobilnych i komputerach, bez konieczności długiego szkolenia.
Ta aplikacja do zarządzania treścią w chmurze, umożliwia współpracę w czasie rzeczywistym, pozwalając zespołom na jednoczesną edycję i weryfikację treści. Ponadto, publiczne strony, tablice i przestrzenie są łatwo dostępne, podobnie jak strony internetowe, bez potrzeby posiadania konta.
Oferuje szerokie możliwości integracji z innymi popularnymi narzędziami, co dodatkowo zwiększa jego funkcjonalność. Wśród popularnych integracji znajdziemy Salesforce, Invision, Box, Slack, Teams i inne.
Confluence obsługuje kontrolę wersji, umożliwiając śledzenie wszystkich zmian i poprawek. W przypadku, gdy po edycji stwierdzisz, że treść wymaga poprawy, możesz szybko przywrócić ją do poprzedniego stanu.
Ceny Confluence: od 5,75 USD za użytkownika miesięcznie | Dostępny jest również plan bezpłatny.
Sprawdź również: Confluence vs. SharePoint
Google Workspace
Google Workspace to kompleksowy pakiet narzędzi biznesowych, oferujący rozbudowany zestaw aplikacji ułatwiających realizację projektów technicznych i kreatywnych.
Wśród najważniejszych aplikacji wykorzystywanych do tworzenia, udostępniania i przechowywania treści, znajdziemy: Gmail, Meet, Dysk, Dokumenty, Arkusze, Prezentacje, Formularze, Witryny, Keep, Jamboard, Cloud Search i Apps Script.
Dodatkowe funkcje pakietu Google Workspace można uzyskać poprzez zakup usług Voice, sprzętu Meet i AppSheet. AppSheet to nowość od Google, umożliwiająca tworzenie aplikacji internetowych bez konieczności programowania, które mogą być udostępniane wewnątrz i na zewnątrz firmy.
Dla bezpieczeństwa i zarządzania miejscem pracy, menedżerowie oraz administratorzy IT mogą korzystać z aplikacji Google, takich jak Admin, Endpoint, Work Insights i Vault.
Większość aplikacji Google do tworzenia tekstów, obrazów, stron internetowych czy slajdów posiada system kontroli wersji, umożliwiając w razie potrzeby przywrócenie starszych wersji treści.
Ceny Google Workspace: od 6 USD za użytkownika miesięcznie, z rozliczeniem rocznym | Dostępny jest również plan bezpłatny.
Sprawdź również: Google Workspace Individual: wszystko, co musisz wiedzieć
Aplikacje Mango
MangoApps stanowi przystępną cenowo alternatywę dla SharePoint, oferując wiele jego funkcji.
W MangoApps znajdziemy witryny intranetowe, bazy wiedzy, portale do komunikacji z pracownikami, systemy uczenia się i rozwoju pracowników (LMS), portale z opiniami pracowników, witryny zaangażowania dla całej organizacji, społeczności klientów biznesowych oraz portale samoobsługowe dla klientów.
To tylko niektóre z gotowych funkcji. Wykorzystując własne umiejętności techniczne oraz narzędzia MangoApps, takie jak Przepływy Pracy, Wiki, Listy Zadań, Zarządzanie Zadaniami, Obszary Robocze Projektów, Strony i otwarte API, możesz tworzyć niestandardowe rozwiązania, bez ponoszenia dodatkowych kosztów.
Ty i Twoi pracownicy możecie rozpocząć wspólną pracę nad projektami i bibliotekami treści w MangoApps w ciągu kilku godzin od zarejestrowania się. W porównaniu do SharePoint, proces wdrożenia i nauki jest znacznie krótszy.
Ceny MangoApps: od 12 USD za użytkownika miesięcznie | Dostępny jest 14-dniowy bezpłatny okres próbny
Box
Box to platforma chmurowa, stworzona dla firm poszukujących możliwości wspólnego tworzenia treści przy pomocy cyfrowej tablicy, takiej jak Box Canvas. Box Relay to narzędzie do automatyzacji przepływu pracy, umożliwiające tworzenie procesów zatwierdzania i wykorzystania treści.
Box ma udokumentowane sukcesy w branżach takich jak finanse, nauki przyrodnicze, sektor rządowy, opieka zdrowotna, handel detaliczny, organizacje non-profit, media, rozrywka, edukacja i usługi profesjonalne.
Funkcje zarządzania treścią i współpracy w Box mogą być wykorzystane w działach HR, prawnym, sprzedaży, marketingu, finansach i innych.
Box przykłada dużą wagę do bezpieczeństwa cybernetycznego i prywatności danych, posiadając liczne certyfikaty zgodności w zakresie przechowywania danych. Box Content Cloud posiada certyfikaty zgodności z regulacjami, takimi jak GxP Validation, RODO, ITAR, PCI, HIPAA, ISMAP, FedRAMP, DSS i innymi.
Ceny Box: od 20 USD za użytkownika miesięcznie | Dostępny jest również plan bezpłatny.
Helpjuice
Helpjuice pomaga w budowaniu internetowych baz wiedzy, które integrują się z oprogramowaniem do obsługi klienta, takim jak Freshdesk.
Platforma oparta jest na funkcjach tworzenia i formatowania treści, raportowaniu i analizach, personalizacji witryny bazy wiedzy, wyszukiwarki podobnej do Google oraz rozbudowanej integracji z aplikacjami biznesowymi.
Narzędzie do tworzenia treści zawiera opcje adnotacji i edycji tekstu, takie jak formatowanie, dodawanie obrazów, filmów, interaktywnych odpowiedzi i wiele innych. Możesz skonfigurować logikę zaplecza w bazie wiedzy, aby portal wyświetlał artykuły pomocy lub procedury rozwiązywania problemów w zależności od zapytań użytkownika.
Współpraca nad treścią bazy wiedzy odbywa się w czasie rzeczywistym, poprzez udostępnianie linków innym redaktorom. Nie można zapomnieć o systemie kontroli wersji umożliwiającym przywracanie usuniętych treści. Portal bazy wiedzy można również dostosować do wymagań SEO, dzięki czemu użytkownicy łatwo znajdą Twoje artykuły pomocy w wyszukiwarce Google.
Ceny Helpjuice: od 30 USD za użytkownika miesięcznie, przy minimalnej liczbie 4 użytkowników | Dostępny jest 14-dniowy bezpłatny okres próbny.
Jostle
Jostle to oparta na chmurze platforma sukcesu pracowników, oferująca przyjazne środowisko intranetowe. W przeciwieństwie do SharePoint, który może być postrzegany jako skomplikowane rozwiązanie, Jostle cechuje się prostym, intuicyjnym i atrakcyjnym wizualnie interfejsem.
Funkcje takie jak kanały informacyjne, narzędzia do doceniania pracowników i fora dyskusyjne pomagają budować poczucie wspólnoty poprzez komunikację. Funkcje sieci społecznościowych pozwalają pracownikom na dzielenie się pomysłami i kontaktowanie się ze współpracownikami.
Dzięki schematowi organizacyjnemu i katalogowi pracowników, użytkownicy mogą łatwo wyszukiwać i kontaktować się z współpracownikami.
Jostle można zintegrować z Google Workspace, Airtable, Asana, Dropbox, Evernote, Outlook, MS Teams, Salesforce, YouTube i WordPress.
Ceny Jostle: od 75 USD za osobę miesięcznie | Dostępny jest również plan bezpłatny.
Document360
Document360 to platforma do tworzenia samoobsługowej bazy wiedzy online dla pracowników. Można ją wykorzystać do tworzenia SOP dla wybranych zespołów oraz prywatnej dokumentacji dla klientów.
Umożliwia tworzenie, organizowanie i publikowanie artykułów i dokumentacji KB na intuicyjnej i łatwej w przeszukiwaniu platformie. Nawet początkujący użytkownicy mogą pisać i edytować artykuły za pomocą prostych narzędzi. Kontrola wersji Document360 umożliwia śledzenie zmian i zarządzanie historią dokumentów.
Document360 oferuje również takie funkcje, jak konfigurowalne szablony, analiza i raportowanie, obsługa wielu języków oraz integracje.
Ceny Document360: od 149 USD za projekt miesięcznie | Dostępny jest również plan bezpłatny.
Workplace
Workplace by Meta to platforma komunikacji i współpracy biznesowej, która zyskuje na popularności jako alternatywa dla SharePoint, oferując funkcje intranetu. Biblioteka wiedzy umożliwia tworzenie, przechowywanie i udostępnianie plików z zachowaniem łatwego dostępu i wyszukiwania.
Biblioteka ta pozwala na udostępnianie kluczowych zasobów i zarządzanie uprawnieniami dostępu do plików, zapewniając, że tylko upoważnione osoby mają dostęp do poufnych danych. Funkcja wyszukiwania ułatwia szybkie i sprawne odnajdywanie potrzebnych plików.
Workplace oferuje szeroką gamę integracji z narzędziami, takimi jak SharePoint, HubSpot, Asana, OneDrive, Box, Smartsheet, TaskList. Posiada również inne funkcje, takie jak grupy, transmisje wideo na żywo, kanały informacyjne, centrum bezpieczeństwa i analizy.
Ceny Workplace: od 4 USD za osobę miesięcznie.
ONLYOFFICE
Jeżeli Twój startup uważa subskrypcję SharePoint za zbyt kosztowną, możesz skorzystać z ONLYOFFICE. Ten pakiet biurowy oferuje darmowy plan dla startupów, w ramach którego można tworzyć, edytować i zarządzać różnymi typami plików, takimi jak dokumenty, arkusze kalkulacyjne i prezentacje.
Na platformie ONLYOFFICE, wielu użytkowników może wspólnie pracować nad tym samym dokumentem w czasie rzeczywistym, a wszystkie zmiany są natychmiast widoczne dla wszystkich uczestników.
Platforma oferuje także funkcje zarządzania dokumentami, takie jak śledzenie historii, kontrola wersji i komentowanie, ułatwiające organizowanie i kategoryzowanie plików.
Dzięki integracji z usługami przechowywania w chmurze, takimi jak Box, Dropbox, OneDrive i Dysk Google, możesz łatwo przechowywać i uzyskiwać dostęp do ważnych plików. ONLYOFFICE integruje się również z SharePoint, Jira, ChatGPT, Google Translate, Zoom i AWS.
ONLYOFFICE chroni poufne dane organizacji, dzięki funkcjom bezpieczeństwa oraz umożliwia administratorom zarządzanie uprawnieniami dostępu.
Ceny ONLYOFFICE: od 8 USD za użytkownika miesięcznie.
Podsumowanie
Poznałeś teraz najlepsze aplikacje do pracy i współpracy, które z powodzeniem mogą zastąpić funkcje SharePoint w zakresie projektów i bibliotek treści. Dodatkowo, wszystkie te narzędzia Software-as-a-Service (SaaS) oferują skalowalne opcje cenowe, co pozwala na rozpoczęcie od niewielkiej inwestycji. Wraz z rozwojem Twojej działalności, możesz zwiększać skalę wykorzystania.
Jeśli poszukujesz narzędzia do zarządzania treścią, pracą i projektami, warto przetestować alternatywy dla SharePoint przed podjęciem decyzji o drogiej subskrypcji platformy Microsoft 365.
Jeżeli posiadasz już subskrypcję Microsoft 365, nie musisz od razu migrować do innej platformy, wstrzymując działalność. Przejście do alternatywnego rozwiązania można przeprowadzać stopniowo, aby zapewnić płynność procesów w firmie.
Następny w kolejce, najlepszy bezobsługowy CMS typu open source do tworzenia aplikacji.