Dynamiczny rozwój cyfryzacji zapoczątkował wiele przełomowych technologii, a jedną z nich jest inteligentna automatyzacja procesów (ang. Intelligent Process Automation, IPA).
Jej pojawienie się wynikało z palącej potrzeby firm, które musiały sprostać trudnym warunkom makroekonomicznym, wpływającym negatywnie na rentowność w różnych sektorach.
Wiele przedsiębiorstw poszukiwało efektywnej technologii, która pomogłaby im usprawnić i przyspieszyć realizację procesów biznesowych.
Właśnie tutaj z pomocą przychodzi IPA. Jej zdolność do automatyzacji sprawiła, że stała się ona nieodzownym elementem strategii operacyjnych i codziennych zadań wielu organizacji.
Oprócz możliwości automatyzacji powtarzalnych czynności, IPA potrafi również skrócić czas potrzebny na realizację zadań i zwiększyć zwrot z poniesionych inwestycji.
W tym opracowaniu przybliżę zagadnienie IPA, wyjaśniając, jak duże znaczenie ma ona dla współczesnych przedsiębiorstw.
Czym jest IPA?
Inteligentna automatyzacja procesów (IPA) to synergia nowoczesnych technologii, które współdziałając, tworzą możliwości automatyzacji różnych cyfrowych procesów.
Wraz z postępującą automatyzacją wielu obszarów działalności gospodarczej, IPA stała się istotnym elementem szybko zmieniającego się świata. W istocie IPA to zestaw technologii i aplikacji wdrażanych w procesach biznesowych w celu podniesienia wydajności operacyjnej, wartości przedsiębiorstwa i szybkości reakcji na zapytania.
Łączy ona ze sobą takie technologie jak robotyzacja procesów (RPA), uczenie maszynowe (ML), cyfrowa automatyzacja procesów (DPA), rozpoznawanie obrazów, automatyzacja kognitywna i sztuczna inteligencja (AI).
Dzięki połączeniu ML i AI z innymi technologiami, firmy mogą korzystać z narzędzi lub oprogramowania IPA, by stworzyć inteligentny proces biznesowy, który potrafi samodzielnie myśleć, uczyć się i dostosowywać, co prowadzi do poprawy wydajności. Z biegiem czasu technologia ta stale ewoluuje, co pozwala przenieść automatyzację na zupełnie nowy poziom.
To połączenie technologii ma na celu wsparcie ludzi w automatyzacji rutynowych i powtarzalnych zadań oraz stworzenie bardziej efektywnego środowiska operacyjnego. Dodatkowo, służy do poprawy doświadczeń klientów, uproszczenia procesów interakcji i szybszego tworzenia skutecznych rozwiązań.
Obecnie IPA w różnorodnych formach wkracza do wielu sektorów gospodarki, a jedną z popularniejszych jej postaci są chatboty, które umożliwiają interakcję z klientami.
Korzyści wynikające z wykorzystania IPA
Inteligentna automatyzacja procesów (IPA), wdrożona w nowoczesnych firmach, może przynieść im wiele korzyści. Niektóre z nich to:
Skrócony czas realizacji zadań
IPA potrafi zautomatyzować wiele powtarzalnych i pracochłonnych czynności w firmie, co przekłada się na skrócenie czasu przetwarzania. Według McKinsey’s, wdrożenie IPA pomogło organizacjom skrócić czas realizacji procesów nawet o 50%, a także zautomatyzować ponad połowę zadań manualnych.
Wzrost zaangażowania pracowników
Monotonne zadania, charakterystyczne dla wielu organizacji, prowadzą do znudzenia pracowników i ostatecznie skutkują spadkiem ich zaangażowania. Wykorzystanie narzędzi IPA, które potrafią w łatwy sposób zautomatyzować wiele czynności, przyczynia się do wzrostu zaangażowania. Dzieje się tak dlatego, że zamiast tracić czas na nudną pracę, pracownicy mogą skupić się na bardziej istotnych, ambitnych zadaniach.
Zmniejszona liczba błędów
Zaskakujące może być to, że w większości organizacji poziom błędów w danych biznesowych wynosi od 1 do 5%, chyba że podejmie się nadzwyczajne środki zaradcze.
Ponadto, trudno jest je wyeliminować, ponieważ pracownicy muszą ręcznie wprowadzać wiele danych. Wdrożenie IPA przyczynia się do zwiększenia dokładności danych i zmniejszenia liczby błędnych decyzji oraz straconych szans.
Lepszy wgląd w procesy
Narzędzia IPA umożliwiają szybką i efektywną realizację różnych procesów, co zapewnia lepszy wgląd w ich przebieg. Użytkownik otrzymuje raporty i cenne dane, które ułatwiają identyfikację potencjalnych problemów i natychmiastowe podjęcie działań naprawczych.
Usprawniona obsługa klienta
Wdrożenie narzędzi IPA w operacjach biznesowych skutkuje poprawą doświadczeń klientów. Automatyzacja zadań sprawia, że zapytania klientów są rozwiązywane szybko i precyzyjnie. Ponieważ większość kontaktów z klientami jest zautomatyzowana, firmy mogą liczyć na wzrost zaangażowania i lojalności klientów.
Zwiększona koncentracja
Dzięki temu, że narzędzia IPA przejmują większość rutynowych i powtarzalnych zadań, pracownicy mają więcej czasu, by skupić się na ważnych zadaniach, co przekłada się na wzrost ich produktywności. W efekcie, zwiększa to efektywność operacyjną firmy i prowadzi do wyższego zwrotu z inwestycji.
Wykorzystanie AI i ML w IPA
Sztuczna inteligencja i uczenie maszynowe wywierają ogromny wpływ na IPA, rozszerzając możliwości automatyzacji poza standardowe zadania biurowe. Zarówno AI, jak i ML stanowią kluczowe filary nowoczesnych platform IPA.
Platformy IPA, po integracji z procesem, wykorzystują algorytmy ML do analizy danych w czasie rzeczywistym i historycznych. Narzędzia IPA mogą optymalizować procesy w celu uzyskania lepszej wydajności i rezultatów. Narzędzia te mogą wykorzystywać ML do automatycznego przypisywania przepływów pracy w oparciu o rolę i wymagania projektu.
Podobnie, sztuczna inteligencja umożliwia platformom IPA pracę na dużych zbiorach danych, zarówno nieustrukturyzowanych, jak i ustrukturyzowanych, oraz ich ocenę w celu wyszukania istotnych informacji. Narzędzia IPA wykorzystują te informacje do rozpoznawania intencji, wykrywania anomalii w infrastrukturze, przetwarzania języka naturalnego i realizacji innych zadań.
Co więcej, korzystając z tych zasobów, IPA wspomaga tworzenie chatbotów, które służą do interakcji z klientami, rozpoznawania ich potrzeb i reagowania w adekwatny sposób. Dzięki dostępnemu zestawowi modeli, AI wspomaga również narzędzia IPA w rozwiązywaniu problemów klientów bez konieczności interwencji człowieka.
ML i AI przyczyniły się do tego, że IPA wykroczyła poza prostą automatyzację istniejących zadań i zintegrowała nowoczesne technologie, takie jak głębokie uczenie, by tworzyć nowe procesy. Pomaga to optymalizować procesy, zwiększać efektywność biznesową i zapewniać wyższy zwrot z inwestycji.
Technologie wykorzystywane w IPA
Inteligentna automatyzacja procesów (IPA) wykorzystuje szereg technologii w celu automatyzacji procesów biznesowych. Są to:
- Sztuczna inteligencja (AI): Jednym z najważniejszych elementów IPA jest sztuczna inteligencja. Wspiera ona użytkowników w tworzeniu baz wiedzy i optymalizacji procesów biznesowych. W przypadku IPA, sztuczna inteligencja pełni rolę centralnego „mózgu”, który odpowiada za podejmowanie decyzji, umożliwiając użytkownikom dostosowywanie procesów i osiąganie jak najlepszych wyników.
- Zrobotyzowana automatyzacja procesów (RPA): Obok AI, RPA jest istotną częścią IPA, która wspiera rejestrację i realizację powtarzalnych procesów w operacjach biznesowych za pomocą robotów programowych. Znana również jako robotyka programowa, pomaga w wykonywaniu zadań opartych na regułach, wykorzystując potencjał sztucznej inteligencji i uczenia maszynowego.
- Uczenie maszynowe (ML): IPA wykorzystuje algorytmy ML do analizowania starych i bieżących danych w celu przewidywania przyszłych wartości wyjściowych i wprowadzania odpowiednich korekt. W ten sposób maszyny mogą uczyć się na podstawie przeszłych procesów biznesowych i dostosowywać do aktualnych standardów branżowych, co pozwala na osiąganie lepszych wyników.
- NLP: Przetwarzanie języka naturalnego (NLP) również jest częścią sztucznej inteligencji, którą IPA wykorzystuje do rozumienia języków, ich interpretacji i prezentowania w formie tekstu. Dzięki zinterpretowanym informacjom, NLP wspomaga interakcję za pomocą chatbotów, generowanie wiadomości e-mail i realizację wielu innych zadań.
- Cyfrowa automatyzacja procesów (DPA): Cyfrowa automatyzacja procesów obejmuje różnorodne narzędzia, które wzmacniają IPA, pomagając w automatyzacji lub częściowej automatyzacji zadań. DPA odegrała istotną rolę w optymalizacji przepływu pracy i usprawnieniu zarządzania danymi. Aplikacje do zamawiania przejazdów i zakupów online są doskonałym przykładem wykorzystania DPA.
- Zarządzanie procesami biznesowymi (BPM): BPM to kolejna technologia powiązana z IPA, która pomaga zautomatyzować biznesowe przepływy pracy w celu zwiększenia spójności i elastyczności. BPM odegrało kluczową rolę w poprawie interakcji z klientami i usprawnieniu procesów biznesowych, co przekłada się na wzrost efektywności.
- Rozpoznawanie obrazów: Jako element IPA, technologia rozpoznawania obrazów umożliwia użytkownikom analizę i interpretację obrazów w celu uzyskania wglądu w dane. IPA aktywnie wykorzystuje komputery nie tylko do gromadzenia danych w celu usprawnienia procesów biznesowych, ale także do wykrywania anomalii w ustawieniach bezpieczeństwa.
IPA kontra RPA
Chociaż inteligentna automatyzacja procesów i robotyzacja procesów wydają się podobne, różnią się od siebie pod wieloma względami. Wiele osób błędnie utożsamia IPA z RPA, podczas gdy ta druga stanowi element zestawu narzędzi IPA.
Poniżej przedstawiam porównanie IPA i RPA.
Inteligentna automatyzacja procesów (IPA)Robotyzacja procesów (RPA)Inteligentna automatyzacja procesów to połączenie różnych technologii, w tym RPA, które wspierają zarządzanie i automatyzację złożonych procesów biznesowych.Robotyzacja procesów skupia się na automatyzacji prostych, powtarzalnych i rutynowych zadań w biznesie.IPA jest wykorzystywana głównie do optymalizacji i tworzenia nowych procesów, które zwiększają zwrot z inwestycji i efektywność biznesu.Z drugiej strony, RPA jest stosowana do realizacji zadań opartych na zdefiniowanych regułach.IPA potrafi obsługiwać złożone operacje i podejmować decyzje.RPA potrafi obsługiwać wyłącznie zadania zdefiniowane przez użytkownika i nie jest w stanie podejmować decyzji w oparciu o dane.Obejmuje wiele innowacyjnych technologii, takich jak NLP, rozpoznawanie obrazów, BPM, ekstrakcja danych itp.Powstała dzięki synergii trzech wiodących technologii – AI, automatyzacji przepływu pracy i screen scrapingu.IPA wymaga zaawansowanych umiejętności programistycznych i sporych inwestycji na początkowym etapie.RPA można wdrożyć przy niewielkim nakładzie pracy programistycznej i inwestycji.Potrafi obsługiwać różne formaty danych.Jest ograniczona do określonych formatów danych.
Wyzwania związane z IPA
Podobnie jak w przypadku innych rozwiązań, wdrożenie inteligentnej automatyzacji procesów wiąże się z pewnymi wyzwaniami, takimi jak:
- Brak umiejętności wykorzystania potencjału IPA: Mimo że świat automatyzacji dynamicznie się rozwija, nie każda firma wie, jak wykorzystać możliwości, jakie daje inteligentna automatyzacja procesów. Wiele organizacji nie ma świadomości, w jaki sposób mogą ją zintegrować ze swoją działalnością.
- Ograniczona wiedza: Inteligentna automatyzacja procesów wymaga znajomości wielu języków programowania, aby można ją było wdrożyć w modelu biznesowym. Jeśli pracownicy nie posiadają takiej wiedzy, zautomatyzowanie lub zarządzanie procesami staje się dużym wyzwaniem.
- Czasochłonność: Wdrożenie projektów z zakresu inteligentnej automatyzacji procesów jest dość trudne i czasochłonne, oprócz wymagania solidnej wiedzy, aby je prawidłowo zintegrować. Konieczne jest przeszkolenie pracowników i przeprowadzenie wielu prób, zanim proces zostanie optymalnie dopracowany.
- Opór przed zmianami: Wielu pracowników w różnych organizacjach jest niechętnych do wdrażania IPA w operacjach biznesowych. Mimo że kierownictwo firm i zespoły zarządzające popierają automatyzację, większość pracowników nie jest entuzjastycznie nastawiona do integracji IPA. Nadal wolą oni stare sposoby i systemy.
- Koszty wdrożenia: Wdrożenie IPA w modelu biznesowym jest kosztowne, ponieważ każdy z elementów IPA wymaga dużych nakładów finansowych. Niezależnie od tego, czy chodzi o sprzęt, monitoring, zarządzanie, oprogramowanie, czy szkolenia pracowników, każdy z tych aspektów wymaga sporych inwestycji. Im większą efektywność chce się osiągnąć w procesach biznesowych, tym wyższe będą koszty ich wdrożenia i utrzymania.
Przyszłość IPA
Przyszłość inteligentnej automatyzacji procesów rysuje się w jasnych barwach, ponieważ coraz więcej organizacji zamierza wdrażać IPA w swoich systemach. Wszystkie technologie ewoluują w szybkim tempie, co ułatwia dalszy rozwój IPA, a to z kolei przyczyni się do osiągania lepszych wyników i wzrostu wydajności.
Co więcej, wzrasta korelacja między biznesem a IT, ponieważ organizacje czerpią duże korzyści z tego rozwoju i mogą wykorzystać swoje zasoby do innych zadań kognitywnych. Co najważniejsze, dzięki automatyzacji, poprawiają się również relacje z klientami, którzy coraz częściej korzystają z chatbotów, które sprawnie i szybko rozwiązują ich problemy.
Mimo że IPA wciąż jest kosztowna i czasochłonna we wdrożeniu, masowe przyjęcie tych technologii oraz dostępność przystępnych cenowo alternatyw z pewnością w przyszłości zmniejszy koszty początkowych inwestycji.
Materiały edukacyjne online dotyczące IPA
Poniżej znajdują się książki i kursy, które pozwolą ci poszerzyć wiedzę o IPA.
#1. Inteligentna automatyzacja procesów
Książka „Intelligent Process Automation A Complete Guide” autorstwa Gerardusa Blokdyka to wysoko oceniany przewodnik, który zawiera niemal wszystkie informacje potrzebne do zrozumienia zagadnień związanych z IPA. Jest to 314-stronicowy podręcznik, który pozwala odkryć wiele aspektów związanych z IPA.
Od omówienia podstawowych koncepcji automatyzacji, metodologii RPA i ewolucji IPA, po szczegółowe wyjaśnienie działania narzędzi IPA – zyskasz kompleksową wiedzę. W odróżnieniu od standardowych podręczników, podkreśla wiele istotnych faktów na temat IPA, w tym wyzwania i możliwe rozwiązania.
#2. Uproszczona inteligentna automatyzacja
Książka Debanjany Dasgupty, dostępna zarówno w wersji elektronicznej, jak i papierowej, jest adresowana do programistów i specjalistów technicznych. Autor pragnie poprowadzić czytelników, aby przyjęli proste i praktyczne podejście do tworzenia i wykorzystywania inteligentnej automatyzacji procesów.
Jest ona szczególnie przydatna dla specjalistów wdrażających narzędzia IPA w swojej organizacji, ponieważ w sposób zrozumiały wyjaśnia podstawowe koncepcje inteligentnej automatyzacji i sposób jej implementacji. Dowiesz się również o poszczególnych etapach projektowania automatyzacji oraz o tym, jak możesz wykorzystać tę wiedzę.
#3. RPA i inteligentna automatyzacja z wykorzystaniem Pythona
Kurs „RPA and Intelligent Automation Using Python” stworzony przez SeaportAI to wysoko oceniany kurs na Udemy, z którego skorzystało wielu specjalistów. Jest to kompleksowy kurs obejmujący 3 godziny nagrań wideo na żądanie, 17 materiałów do pobrania i zadania.
Jeśli pracujesz z narzędziami IPA, kurs ten będzie dla Ciebie bardzo przydatny, ponieważ obejmuje RPA, programowanie w Pythonie, wyodrębnianie danych z tabeli i wiele innych zagadnień. Wiele czołowych organizacji doceniło ten kurs i oferuje go swoim pracownikom.
Podsumowanie
Inteligentna automatyzacja procesów (IPA) stała się nieodłącznym elementem nowoczesnych modeli biznesowych. Wraz z postępem w dziedzinie sztucznej inteligencji i uczenia maszynowego, IPA zyskuje na znaczeniu i staje się coraz bardziej efektywna.
W rezultacie wiele wiodących organizacji już teraz włącza ją do swoich planów rozwojowych na przyszłość. Stopniowo uświadamiają sobie korzyści, jakie IPA może przynieść ich działalności i w jaki sposób wpłynie na ich przyszłość. Mimo że IPA ma jeszcze długą drogę do przebycia, już teraz jest skutecznym rozwiązaniem w zakresie inteligentnej automatyzacji w biznesie.
Zachęcamy również do zapoznania się z tematem narzędzi robotyzacji procesów (RPA).