Pomimo pojawienia się narzędzi takich jak Slack, poczta e-mail nie znika i czasami może wydawać się przytłaczająca. Jednym ze sposobów na przejęcie kontroli nad pocztą e-mail jest automatyczne sortowanie wiadomości przychodzących przez program Outlook do określonych folderów.
Aby to zrobić, użyjemy reguł Outlooka. Działają one automatycznie, gdy wysyłasz lub odbierasz e-maile i wykonujesz zadania wybrane z wyprzedzeniem.
Istnieją dwa sposoby tworzenia reguły, aby to zrobić. Pierwsza metoda jest łatwiejsza i działa najlepiej w przypadku pojedynczego adresu e-mail, który chcesz przenieść automatycznie. Jest to idealne rozwiązanie w przypadku wiadomości e-mail, które zawsze pochodzą z jednego adresu, takich jak system biletowy lub system alertów.
Druga metoda jest nieco bardziej skomplikowana, ale nadal dość prosta. Działa najlepiej dla całej domeny – na przykład wszystkich e-maili od osób z tej samej firmy – lub jeśli chcesz ustawić kilka reguł jedna po drugiej.
Tworzenie prostych reguł
Aby w prosty sposób utworzyć regułę, otwórz skrzynkę odbiorczą programu Outlook, kliknij prawym przyciskiem myszy wiadomość e-mail, którą chcesz sortować automatycznie, a następnie kliknij opcję Reguły> Utwórz regułę.
Otworzy się okno Utwórz regułę. Kliknij pole wyboru obok nazwiska osoby. W ten sposób program Outlook zastosuje regułę do wszystkich wiadomości e-mail z tego adresu. Następnie kliknij pole wyboru „Przenieś element do folderu:”.
W oknie, które zostanie otwarte, wybierz folder, do którego chcesz przenieść wiadomości e-mail (lub kliknij „Nowy”, aby utworzyć nowy folder), a następnie kliknij „OK”.
Twoja reguła jest teraz gotowa do użycia, więc kliknij „OK”.
Pojawi się okno dialogowe potwierdzenia. Kliknij pole wyboru „Uruchom tę regułę teraz dla wiadomości znajdujących się już w bieżącym folderze”, a następnie kliknij przycisk „OK”.
Odtąd wszystkie wiadomości e-mail z tego adresu będą trafiać do wybranego folderu.
Tworzenie bardziej skomplikowanych reguł
Aby ustawić regułę od podstaw, kliknij Strona główna> Reguły> Zarządzaj regułami i alertami.
Otworzy się okno „Reguły i alerty”. Kliknij „Nowa reguła”.
Otworzy się okno „Kreator reguł”. W sekcji „Rozpocznij od pustej reguły” kliknij „Zastosuj regułę do wiadomości, które otrzymuję”, a następnie kliknij „Dalej”.
Tutaj wybierasz warunki, jakie musi spełnić e-mail, aby zastosować regułę. Ustalimy warunki, które mają obowiązywać w przypadku każdego e-maila pochodzącego z domeny @ newsblog.pl.com.
Zaznacz pole wyboru „Z określonymi słowami w adresie nadawcy”, a następnie w polu tekstowym u dołu kliknij „Określone słowa”.
W oknie, które zostanie otwarte, wpisz domenę, do której chcesz zastosować regułę. Jeśli e-maile pochodzą od osób, których adresy kończą się na „@ acmeanvils.com”, wpisz to, a następnie kliknij „Dodaj”.
Możesz tutaj wpisać więcej niż jedną pozycję, więc jeśli masz kilku ważnych klientów, możesz dodać ich wszystkich tutaj. Kiedy skończysz, kliknij „OK”.
Kreator reguł wyświetla wybrane domeny e-mail. Możesz kliknąć warunki, aby je edytować, jeśli się zmienią. Gdy wszystko będzie gotowe, kliknij „Dalej”.
Zamierzamy wybrać ten folder na następnej stronie kreatora, aby przenieść te wiadomości e-mail. Zaznacz pole „Przenieś do określonego folderu”, a następnie kliknij „Określony” w polu tekstowym na dole.
W oknie, które zostanie otwarte, wybierz folder, do którego chcesz przenieść wiadomości e-mail (lub kliknij „Nowy”, aby go utworzyć), a następnie kliknij „OK”.
Kreator reguł pokaże wybrany folder. Jeśli to nie jest właściwy folder, kliknij go, aby go zmienić, a następnie kliknij „Dalej”.
Teraz możesz określić wszelkie wyjątki; kliknij „Dalej”, jeśli nie chcesz dodawać żadnych.
Wpisz nazwę reguły, zaznacz pole wyboru „Uruchom tę regułę teraz dla wiadomości już znajdujących się w skrzynce odbiorczej”, a następnie kliknij przycisk „Zakończ”.
Twoja reguła jest teraz zakończona i pojawia się w oknie „Reguły i alerty”. Kliknij „Zastosuj”, aby zakończyć proces.
Twoja reguła jest teraz aktywna. Wszystkie wiadomości e-mail spełniające wybrane przez Ciebie warunki trafią do wybranego folderu. Ponadto wszelkie reguły utworzone w kliencie programu Outlook są dublowane w aplikacji internetowej Outlook.