Oszczędzaj czas i pieniądze dzięki podpisom cyfrowym

Aby umowa miała moc prawną, nie jest konieczny fizyczny podpis. Dostępna jest opcja podpisania dokumentu elektronicznie, co pozwala zaoszczędzić czas, środki finansowe i unikać problemów. Warto rozważyć Zoho Sign.

W obecnych czasach, gdy papierowe dokumenty stopniowo tracą na znaczeniu, cyfrowe podpisy stają się coraz bardziej racjonalnym rozwiązaniem. Są nie tylko szybsze i bardziej komfortowe, ale również bardziej przyjazne dla środowiska naturalnego.

Na rynku istnieje wiele programów do obsługi podpisów elektronicznych, ale warto wybrać sprawdzone narzędzie, takie jak Zoho Sign, które łączy efektywność z rozsądną ceną.

Czym jest podpis cyfrowy?

Podpis elektroniczny to metoda weryfikacji autentyczności i integralności dokumentu cyfrowego, oprogramowania czy wiadomości. Wykorzystuje zaawansowane techniki kryptograficzne, aby chronić dokument przed nieuprawnionymi zmianami lub podszywaniem się pod autora. W wielu krajach, w tym w Stanach Zjednoczonych, podpisy elektroniczne są uznawane za prawnie wiążące.

Dlaczego warto korzystać z podpisu cyfrowego?

Oszczędność czasu i pieniędzy

Tradycyjny proces uzyskiwania podpisów na dokumentach obejmuje ich tworzenie, drukowanie, skanowanie i wysyłanie pocztą. Cały proces, wraz z odesłaniem podpisanych dokumentów, może trwać nawet kilka tygodni. Podpis elektroniczny eliminuje te czasochłonne zadania, generując oszczędność czasu i pieniędzy.

Efektywność i bezpieczeństwo

Podpisy cyfrowe są bezpieczną alternatywą dla tradycyjnych podpisów odręcznych na papierze. Nie ma potrzeby drukowania, skanowania ani fizycznego przesyłania dokumentów. To zmniejsza ryzyko oszustw i fałszerstw.

Dostępność

Cyfrowy podpis jest niezwykle wygodny w przypadku dokumentów wykorzystywanych w globalnych i zdalnych środowiskach pracy. Pozwala on na bezpieczne podpisywanie dokumentów z dowolnego miejsca, co przekłada się na zwiększenie wydajności operacyjnej.

Wizerunek firmy

Wykorzystywanie papieru do podpisywania dokumentów ma negatywny wpływ na środowisko. Wdrożenie podpisów elektronicznych pozwala na ograniczenie zużycia papieru, a tym samym buduje wizerunek firmy dbającej o ekologię.

Moc prawna

Podpisy cyfrowe w wielu krajach mają taką samą moc prawną jak podpisy własnoręczne. Niezależnie od rodzaju dokumentu – czy to umowa, kontrakt, transakcja online czy inny dokument prawny – podpis elektroniczny zapewnia jego autentyczność, integralność i wiążący charakter w świetle prawa.

Integralność dokumentu

Podpis cyfrowy odgrywa ważną rolę w zachowaniu integralności dokumentu elektronicznego. Wykorzystuje algorytmy szyfrujące do generowania unikalnego skrótu. Jakakolwiek ingerencja w dokument spowoduje zmianę tego skrótu, co będzie dowodem na dokonanie modyfikacji.

Automatyzacja obiegu dokumentów

Tradycyjne podpisy wymagają koordynacji i ręcznego śledzenia, aby zapewnić poprawne podpisanie i ochronę danych. Dodatkowo, w przypadku podpisów odręcznych istnieje większe ryzyko opóźnień, pomyłek i naruszeń zasad bezpieczeństwa.

Przejście na podpisy elektroniczne to przejście na standardowy i zautomatyzowany obieg dokumentów, który jest spójny i eliminuje ryzyko błędów.

Jak Zoho Sign usprawnia proces cyfrowego podpisywania?

Jeśli nadal korzystasz z tradycyjnego sposobu podpisywania dokumentów, czyli długopisu i papieru, pora wypróbować Zoho Sign. To oprogramowanie umożliwia bezpieczne podpisywanie dokumentów i zarządzanie nimi z dowolnego miejsca na świecie, wystarczy kilka kliknięć.

Ta kompleksowa aplikacja do podpisów cyfrowych eliminuje uciążliwy proces podpisywania papierowych dokumentów. Zapewnia prawnie ważne i zabezpieczone przed zmianami dokumenty, których zawartości nie można zmodyfikować po podpisaniu. Ponadto, oprogramowanie to umożliwia weryfikację tożsamości osób podpisujących i podpisywanie dokumentów z dowolnej lokalizacji, przy jednoczesnej pełnej zgodności z prawem.

Przyjrzyjmy się teraz najważniejszym funkcjom Zoho Sign.

Łatwość podpisywania i wysyłania dokumentów

Zoho Sign oferuje intuicyjny sposób podpisywania i przesyłania dokumentów do cyfrowego podpisu. Wystarczy wgrać dokument, dodać odbiorców i umieścić pola formularza, a następnie wysłać. Aby podpisać dokument, odbiorca musi tylko otworzyć link z wiadomości e-mail, wprowadzić kod weryfikacyjny (jeśli jest wymagany) i złożyć podpis.

Sprawne zarządzanie dokumentami

Zarządzanie dokumentami na tej platformie jest również bardzo proste. Można na bieżąco śledzić status dokumentu i na tej podstawie podejmować dalsze kroki. Ponadto, Zoho Sign umożliwia generowanie pełnych ścieżek audytu. Dostępna jest pełna historia działań wykonanych na dokumencie oraz potwierdzenie zakończenia procesu dla dokumentów bez zadań do wykonania.

Szablony dokumentów do wielokrotnego użytku

Funkcja szablonów Zoho Sign pozwala uniknąć tworzenia nowych dokumentów od podstaw za każdym razem, gdy zachodzi taka potrzeba. Użytkownicy planów Professional i Enterprise mogą tworzyć własne szablony umów sprzedaży, umów o pracę czy polityk mediów społecznościowych, które mogą być wielokrotnie wykorzystywane.

Szablony można dostosowywać do konkretnych potrzeb, zmieniać ich właściciela, tworzyć SignForm (dostępne tylko dla administratorów organizacji) oraz usuwać. Szablony pozostają na koncie użytkownika do czasu ich ręcznego usunięcia.

Wysyłanie dokumentów masowo

Zoho Sign umożliwia jednoczesne wysyłanie jednego lub więcej dokumentów do wielu odbiorców za pomocą funkcji masowego wysyłania. Ta opcja, dostępna w planie Enterprise, jest szczególnie przydatna w przypadku, gdy dział HR musi uzyskać podpisy pracowników pod zaktualizowaną polityką firmy.

Integracja z OpenAI

Użytkownicy posiadający płatną subskrypcję Zoho Sign, korzystający z amerykańskich centrów danych oraz mający aktywny klucz API OpenAI mogą korzystać z integracji z ChatGPT i OpenAI za pośrednictwem asystenta AI Zoho Zia. Integracja ta umożliwia wykorzystanie danych dokumentów przez OpenAI, np. do tworzenia streszczeń.

AES i QES

Użytkownicy wszystkich płatnych planów oraz korzystający z amerykańskich centrów danych mają możliwość uzyskania certyfikatów AES (Zaawansowany Podpis Elektroniczny) dla swoich podpisów za pośrednictwem firmy TrustFactory z Republiki Południowej Afryki. Aby skorzystać z tej funkcji, należy zarejestrować się w TrustFactory i odpowiednio skonfigurować integrację.

Zoho Sign współpracuje również z Uanataca SA, dostawcą usług weryfikacji tożsamości z UE. Dzięki tej współpracy, użytkownicy planu Enterprise mogą podpisywać dokumenty za pomocą QES (Kwalifikowanego Podpisu Elektronicznego).

Aplikacje mobilne Zoho Sign

Osoby, które często podróżują, mogą zainstalować aplikację Zoho Sign na swoich urządzeniach mobilnych z systemem Android lub iOS. Aplikacje te są tak samo funkcjonalne jak wersja komputerowa i pozwalają na podpisywanie, monitorowanie i wysyłanie dokumentów oraz zarządzanie szablonami.

API Zoho Sign

Zoho Sign udostępnia interfejsy API, które pozwalają na zintegrowanie funkcji podpisu cyfrowego z innymi aplikacjami. Niezależnie od specyfiki projektu, można z łatwością wykorzystać gotowe przykłady kodu w preferowanym języku programowania.

Elastyczne i skalowalne interfejsy API można wdrożyć w ciągu kilku minut. Wszystkie dokumenty podpisane za pośrednictwem API są w pełni honorowane przez sądy. Dodatkowo, zapewniony jest najwyższy poziom bezpieczeństwa dzięki wykorzystaniu protokołu OAuth 2.0.

Integracja z popularnymi platformami

Zoho Sign można zintegrować z wieloma popularnymi narzędziami biznesowymi i komunikacyjnymi, takimi jak Microsoft 365, Google Workspace, Zoho CRM, Zoho HRMS, Zapier, Box, MS Teams, Formstack Documents oraz Integromat.

Generowanie raportów

Administratorzy organizacji mają dostęp do szczegółowych raportów generowanych przez Zoho Sign, dotyczących wszystkich podpisanych i wysłanych dokumentów. Dostępne są filtry według rodzaju dokumentu, statusu (ukończony, anulowany, odrzucony, wygasły), terminu ważności oraz historii działań.

Domyślnie generowane są raporty za ostatnie 30 dni, ale można również tworzyć raporty tygodniowe i miesięczne. Dodatkowo, raporty można pobrać na dysk w formacie pliku CSV.

Cennik Zoho Sign

Pojedynczy użytkownicy mogą skorzystać z darmowego planu Zoho Sign, umożliwiającego podpisanie pięciu dokumentów miesięcznie. W przypadku większych potrzeb, dostępne są płatne plany Standard, Professional i Enterprise, których ceny zaczynają się od 10 USD miesięcznie za użytkownika.

Zoho Sign oferuje 14-dniowy darmowy okres próbny, w ramach którego można przetestować wszystkie funkcje planu Enterprise. Dostępny jest również przejrzysty plan API z rozliczeniem za faktyczne użycie.

Podsumowanie

Podpis cyfrowy nie tylko zwiększa wygodę zdalnego podpisywania dokumentów, ale także stanowi dodatkowe zabezpieczenie przed nieuprawnioną modyfikacją. Jest to rozwiązanie przyjazne dla środowiska, które nie wymaga użycia papieru i umożliwia śledzenie procesu podpisania w celu uzyskania ścieżki audytu.

Zoho Sign to przystępna cenowo aplikacja do podpisów elektronicznych, która umożliwia tworzenie dokumentów i szybkie przesyłanie ich do podpisania. Z oprogramowania mogą korzystać zarówno małe i duże firmy, jak i użytkownicy indywidualni, potrzebujący zabezpieczenia dokumentów o znaczeniu prawnym.

Firmy mogą również skorzystać z innych aplikacji Zoho, takich jak Zoho Assist i Zoho Payroll.


newsblog.pl