Oszczędzaj czas i pieniądze dzięki podpisom cyfrowym

Twoja umowa nie musi być podpisana ręcznie, aby była prawnie wiążąca — możesz podpisać dokument cyfrowo i zaoszczędzić czas, pieniądze i kłopoty, korzystając z Zoho Sign.

W dzisiejszym świecie, w którym dokumenty papierowe stopniowo stają się przestarzałe, sensowne jest przejście na podpisy cyfrowe. Podpisy cyfrowe są nie tylko szybsze i wygodniejsze, ale także przyjazne dla środowiska.

Chociaż na rynku dostępnych jest wiele różnych programów do podpisów cyfrowych, powinieneś wybrać niezawodne rozwiązanie, takie jak Zoho Sign, które jest jednocześnie wydajne i niedrogie.

Co to jest podpis cyfrowy?

Podpis cyfrowy to technika, która sprawdza autentyczność i integralność dokumentu cyfrowego, oprogramowania lub wiadomości. Wykorzystuje kryptografię do ochrony dokumentu przed manipulacją i podszywaniem się pod niego. Podpisy cyfrowe są uważane za prawnie wiążące w wielu krajach, w tym w Stanach Zjednoczonych.

Dlaczego potrzebujesz podpisu cyfrowego?

Oszczędzaj czas i pieniądze

Ręczne przetwarzanie dokumentów do podpisów obejmuje redagowanie, drukowanie, skanowanie i wysyłanie ich pocztą do innych stron. Odzyskanie ich po podpisaniu może zająć nawet tygodnie. Podpis cyfrowy pozwala zaoszczędzić czas i pieniądze, eliminując te zadania.

Wydajny i bezpieczny

Podpisy cyfrowe funkcjonują jako bezpieczna alternatywa dla tradycyjnych podpisów składanych na papierze. Nie musisz drukować, skanować ani wysyłać fizycznych dokumentów do innych stron. Zmniejsza to również ryzyko fałszerstwa.

Dostępność

W przypadku wszelkiego rodzaju zdalnych i globalnych dokumentów podpis cyfrowy jest bardzo wygodny. Pomaga stronom bezpiecznie podpisywać dokumenty z dowolnego miejsca, a tym samym zwiększa efektywność biznesową.

Lepszy wizerunek firmy

Używanie papieru do podpisów dokumentów ma również wpływ na środowisko. Dzięki podpisom cyfrowym możesz to zmniejszyć i stworzyć przyjazne dla środowiska wrażenie w świecie biznesu.

W wielu krajach podpisy cyfrowe są prawnie ważne, podobnie jak podpisy odręczne. Niezależnie od tego, czy jest to umowa, umowa, transakcja elektroniczna, czy jakikolwiek inny dokument prawny, podpisy cyfrowe zapewniają jego autentyczność i integralność, dzięki czemu są uznawane za prawnie wiążące w sądzie.

Uczciwość

Podpis cyfrowy jest również przydatny do zachowania integralności dokumentu cyfrowego. Wykorzystuje algorytmy kryptograficzne do generowania unikalnej wartości skrótu. Jeśli ktoś zmodyfikuje ten dokument, pojawi się inna wartość skrótu, która będzie działać jako dowód zmiany dokumentu.

Automatyzacja przepływu pracy

Podpisy w formie papierowej wymagają koordynacji i ręcznego śledzenia, aby zapewnić dokładne podpisanie dokumentów i ochronę poufności danych. Co więcej, istnieje prawdopodobieństwo opóźnień, błędów i naruszeń zasad w podpisach ręcznych.

Przejście na podpis cyfrowy oznacza przejście na standardowy i zautomatyzowany przepływ pracy, który jest spójny i wolny od błędów.

Jak Zoho Sign może pomóc w podpisie cyfrowym

Jeśli nadal polegasz na tradycyjnej metodzie podpisywania dokumentów biznesowych za pomocą długopisu i papieru, nadszedł czas, aby wybrać Zoho Sign. To oprogramowanie ułatwia bezpieczne podpisywanie i zarządzanie dokumentami biznesowymi z dowolnego miejsca na świecie za pomocą kilku kliknięć.

Ta kompletna aplikacja do podpisu cyfrowego pomaga wyeliminować uciążliwy proces ręcznego podpisywania dokumentu. Z jego pomocą można uzyskać ważne prawnie i odporne na manipulacje dokumenty, których po podpisaniu nie można zmienić. Ponadto to oprogramowanie umożliwia weryfikację tożsamości osoby podpisującej i podpisywanie dokumentów z dowolnego miejsca przy maksymalnej zgodności z prawem.

Przyjrzyjmy się teraz najważniejszym funkcjom Zoho Sign.

Łatwość podpisywania i wysyłania

Zoho Sign wdraża rozsądne podejście do podpisywania i wysyłania dokumentów do podpisu cyfrowego. Możesz łatwo przesłać dokument, dodać odbiorców i umieścić dla nich pola formularza przed wysłaniem. Aby podpisać, należy otworzyć link przesłany w wiadomości e-mail, wprowadzić kod weryfikacyjny, jeśli jest wymagany, i podpisać dokument.

Bezproblemowe zarządzanie dokumentami

Zarządzanie dokumentami na tej platformie jest również wolne od kłopotów. Pozwala sprawdzić status dokumentu i na jego podstawie podjąć dalsze działania. Ponadto Zoho Sign może służyć do tworzenia pełnych ścieżek audytu. Oferuje pełną historię działań wykonanych na dokumencie oraz poświadczenie wykonania dla dokumentów bez oczekujących zadań.

Szablony dokumentów wielokrotnego użytku

Funkcja szablonów w Zoho Sign pozwala uniknąć tworzenia nowych umów od zera za każdym razem, gdy chcesz z nich skorzystać. Jako użytkownik planu Professional i Enterprise możesz tworzyć szablony umów sprzedaży, umów o pracę i zasad dotyczących mediów społecznościowych, z których możesz często korzystać.

Po utworzeniu szablonów dla potrzeb biznesowych możesz przeglądać i edytować te szablony dla każdej wyjątkowej okazji, zmieniać właściciela, tworzyć SignForm (dostępny tylko dla administratorów organizacji) i usuwać szablony. Te szablony pozostaną na Twoim koncie, dopóki nie usuniesz ich ręcznie.

Masowe wysyłanie dokumentów

Zoho Sign umożliwia wysyłanie jednego lub więcej dokumentów do wielu odbiorców jednocześnie za pomocą funkcji wysyłania zbiorczego. Dostępny tylko z planem Enterprise, przydaje się, gdy dyrektorzy HR muszą otrzymać zaktualizowaną politykę podpisaną przez pracowników organizacji.

Wsparcie dla otwartej integracji AI

Jeśli masz płatną subskrypcję Zoho Sign korzystającą z amerykańskich centrów danych i ważny wygenerowany przez użytkownika klucz API OpenAI, możesz korzystać z integracji ChatGPT i OpenAI za pośrednictwem asystenta sztucznej inteligencji Zoho Zia. Korzystając z tej integracji, dane Twoich dokumentów są udostępniane Open AI i mogą być wykorzystywane do różnych celów, w tym do uzyskiwania streszczenia dokumentu.

AES i QES

Użytkownicy wszystkich płatnych planów i amerykańskich centrów danych mogą uzyskać certyfikaty AES (Advanced Electronic Signature) dla swoich podpisów za pośrednictwem firmy TrustFactory z siedzibą w RPA. Użytkownicy muszą zarejestrować się w TrustFactory i skonfigurować tę integrację, aby uzyskać tę funkcję.

Zoho Sign współpracuje również z Uanataca SA, która jest dostawcą usług weryfikacji tożsamości z siedzibą w UE. Z jego pomocą użytkownicy subskrypcji Enterprise mogą podpisywać dokumenty za pomocą QES (Qualified Electronic Signature).

Aplikacje mobilne Zoho Sign

Jeśli jesteś w ciągłym ruchu, możesz zainstalować aplikacje Zoho Sign na Androida lub iOS na swoich urządzeniach mobilnych. Te aplikacje są równie wydajne w podpisywaniu, śledzeniu i wysyłaniu dokumentów wraz z zarządzaniem szablonami.

Interfejsy API Zoho Sign

Zoho Sign oferuje również interfejsy API do integracji podpisów cyfrowych z dowolną aplikacją. Bez względu na wymagania projektu, możesz łatwo zastosować przykłady kodu w preferowanym języku programowania.

Elastyczne i skalowalne interfejsy API można wdrożyć w ciągu kilku minut. Wszystkie dokumenty podpisane za pomocą tych interfejsów API są w 100% dopuszczalne w sądzie. Otrzymujesz najwyższy poziom bezpieczeństwa dzięki branżowemu protokołowi OAuth 2.0.

Integracja z najlepszymi platformami

Być może używasz narzędzi biznesowych i komunikacyjnych w swojej organizacji. Zoho Sign można zintegrować z popularnymi aplikacjami, takimi jak Microsoft 365, Google Workspace, Zoho CRM, Zoho HRMS, Zapier, Box, MS Teams, Formstack Documents i Integromat.

Generuj raporty

Administratorzy organizacji mogą uzyskać dostęp do szczegółowych raportów generowanych przez Zoho Sign dla wszystkich dokumentów podpisanych i wysłanych przy użyciu Twojego konta. Filtry kategorii są również dostępne dla typu dokumentu, statusu dokumentu (ukończony, odwołany, odrzucony, wygasły), ważności dokumentu i historii działań.

Domyślnie generuje raporty za ostatnie 30 dni; można jednak generować raporty tygodniowe i miesięczne. Możesz również pobrać raporty do lokalnego systemu w formacie pliku CSV.

Ceny znaków Zoho

Pojedynczy użytkownicy mogą wybrać plan Free Zoho Sign, który umożliwia podpisywanie pięciu dokumentów miesięcznie. Jeśli masz większe wymagania, możesz wybierać spośród planów Standard, Professional i Enterprise, zaczynając od 10 USD za użytkownika miesięcznie.

W Zoho Sign dostępna jest 14-dniowa bezpłatna wersja próbna, w której możesz wypróbować wszystkie funkcje planu Enterprise. Ma nawet prosty i przejrzysty plan API podpisu cyfrowego z płatnością za użycie.

Ostatnie słowa

Podpis cyfrowy zapewnia nie tylko wygodę zdalnego podpisywania dokumentów, ale także dodaje dodatkową warstwę zabezpieczeń przed manipulacją. Jest to proces przyjazny dla środowiska, który nie wymaga papierkowej roboty i można go śledzić w celu uzyskania ścieżek audytu.

Zoho Sign to przystępna cenowo aplikacja do podpisu cyfrowego, która umożliwia tworzenie dokumentów i wysyłanie ich do innych osób w celu szybkiego podpisania. Małe i duże firmy oraz użytkownicy indywidualni mogą używać tego oprogramowania do dokumentacji prawnej.

Firmy mogą również zdecydować się na inne aplikacje Zoho, takie jak Zoho Assist i Zoho Payroll.