Różnice pomiędzy Menedżerem Projektu a Menedżerem Zasobów
Często spotykamy się z mylnym postrzeganiem ról menedżerów zasobów (RM) i menedżerów projektów (PM). W rzeczywistości, ich funkcje i zadania w organizacji są znacząco odmienne.
Zarówno PM, jak i RM odgrywają istotną rolę w osiąganiu celów przedsiębiorstwa, zwłaszcza jeśli chodzi o terminową i budżetową realizację projektów. Obie te pozycje są kluczowe dla powodzenia każdego zadania.
Menedżer Projektu skupia się na konkretnych projektach, podczas gdy Menedżer Zasobów działa na poziomie całej jednostki biznesowej. PM dba o to, by projekt został ukończony w wyznaczonym czasie i zgodnie z budżetem, natomiast RM zapewnia dostępność odpowiednich zasobów do realizacji projektów.
Praca RM rozpoczyna się w momencie, gdy organizacja pozyska kontrakt. Jego zadaniem jest alokacja odpowiednich zasobów, które po zakończeniu projektu przechodzą do kolejnego.
Natomiast kierownik projektu zarządza tymi zasobami i odpowiada za dostarczenie projektu zgodnie z ustalonym zakresem i warunkami SLA (umowa o poziomie usług).
Istotne jest, aby zrozumieć, że bez dostępności odpowiednich zasobów projekt nie może wystartować. Dlatego w każdym sektorze biznesowym role RM i PM są ze sobą ściśle powiązane.
Zakres obowiązków Menedżera Projektu (PM)
Menedżer Projektu jest odpowiedzialny za kompleksową realizację projektu, zarządzając jednym lub kilkoma przedsięwzięciami jednocześnie. Głównym celem PM jest osiągnięcie kamieni milowych projektu w zgodzie z wynegocjowanym SLA (umową o poziomie usług) oraz, co niezwykle ważne, w ramach założonego budżetu.
Rola PM jest ściśle związana z konkretnym projektem i polega na jego realizacji w ramach określonego zakresu i harmonogramu, przy wsparciu zespołu projektowego. Mówiąc w skrócie, menedżerowie projektu są właścicielami projektów, a ich zadaniem jest dopilnowanie, aby projekt został zrealizowany w sposób satysfakcjonujący, zgodny z celami firmy i oczekiwaniami klienta.
Obowiązki Kierownika Projektu:
- Planowanie, nadzorowanie i tworzenie planów zarządzania projektem oraz komunikacja między wszystkimi stronami zaangażowanymi w projekt a kierownictwem.
- Kontrola budżetu i dbałość o ekonomiczną realizację projektu, przy zachowaniu wysokich standardów.
- Monitorowanie SLA (umowy o poziomie usług), aby śledzić postępy i wydajność projektu.
- Dostarczenie projektu w wyznaczonym budżecie i zakresie.
- Zarządzanie ryzykiem – identyfikacja zagrożeń i opracowanie planów minimalizacji ryzyka.
- Praca nad ciągłym doskonaleniem usług (CSI) w odniesieniu do oszczędności.
- Odpowiedzialność za tworzenie i aktualizację standardowych procedur operacyjnych (SOP) i innej dokumentacji projektowej.
- Dbałość o wysoką ocenę satysfakcji klienta (CSAT) poprzez ciągłe doskonalenie i rozwiązywanie problemów.
- Odpowiedzialność za ocenę jakości projektów z wykorzystaniem metodologii Six Sigma.
- Zarządzanie zespołem: motywowanie, ocenianie, awansowanie pracowników i tworzenie ścieżek kariery.
Zakres obowiązków Menedżera Zasobów (RM)
Głównym zadaniem RM jest zapewnienie, by kierownicy projektów mieli do dyspozycji odpowiednie zasoby niezbędne do realizacji projektów. Podczas gdy PM działa na poziomie projektu, RM koncentruje się na poziomie całej jednostki biznesowej (BU), gwarantując, że BU ma wystarczające zasoby do realizacji swoich zobowiązań.
RM nie jest przypisany do konkretnego projektu. Jego rola jest tymczasowa, a po przydzieleniu zasobów do projektu, przechodzi do kolejnego.
Obowiązki Menedżera Zasobów:
- Dogłębne zrozumienie budżetu projektu i przypisanie do niego właściwych zasobów.
- Planowanie dostępności: RM musi dbać o to, by odpowiednie zasoby były zawsze dostępne i być świadomym nadchodzących projektów.
- Selekcja zasobów na podstawie ich doświadczenia, umiejętności i dostępności.
- Współpraca z kierownikiem projektu w celu optymalizacji wykorzystania zasobów i dopasowania odpowiednich specjalistów do poszczególnych projektów.
- Możliwość współpracy z kierownikami projektów w zakresie realokacji zasobów, dostosowywania wymagań i identyfikacji kluczowych potrzeb rekrutacyjnych.
- Regularne kontakty z kierownikami projektów, aby wyprzedzać zapotrzebowanie na zasoby.
- W niektórych przypadkach RM może współpracować z działem HR w celu omówienia wyników pracy, potrzeb szkoleniowych i rozwoju pracowników.
- Współpraca z działem sprzedaży w celu oceny potrzeb zasobowych.
- Nawiązywanie kontaktów z zewnętrznymi dostawcami w celu zapewnienia tymczasowych zasobów w nagłych przypadkach.
- Stałe monitorowanie zmian w przepisach prawa pracy, dokumentacji procesowej i ewidencji czasu pracy.
Porównanie Project Managera (PM) i Resource Managera (RM)
Role PM i RM różnią się od siebie, jednak ich współpraca jest niezbędna dla skutecznej realizacji projektu.
Cele
Celem kierownika projektu jest terminowe dostarczanie projektów, spełniających wymagania SLA, w ustalonym zakresie i budżecie. PM wykorzystuje najlepsze praktyki, takie jak ITIL, Six Sigma i realizuje projekty przy wsparciu zespołu. Dąży do generowania zysków i zadowolenia klienta.
Z kolei zadaniem RM jest efektywne zarządzanie zasobami. Jego celem jest zapewnienie odpowiednich zasobów do projektów, a także dbanie o zadowolenie pracowników i ich rozwój zawodowy.
Sposób realizacji
Kiedy firma pozyska nowy kontrakt, kierownik projektu definiuje zakres przedsięwzięcia i przedstawia szacunkowe zapotrzebowanie na zasoby Menedżerowi Zasobów. RM rozpoczyna proces alokacji zasobów z puli wewnętrznej, a także z innych projektów. W sytuacjach wyjątkowych RM może zasygnalizować konieczność pozyskania zasobów z zewnątrz.
Wykonanie
RM śledzi wykorzystanie zasobów za pomocą dedykowanych narzędzi. Monitoruje nadmierne i niedostateczne wykorzystanie zasobów oraz dostosowuje plan w porozumieniu z kierownikiem projektu. Opóźnienia w dostarczeniu zasobów mogą prowadzić do eskalacji, kar, a nawet utraty projektu.
Menedżer projektu analizuje projekt pod kątem potencjalnych ryzyk i opracowuje plany ich minimalizacji. Ponadto regularnie monitoruje postępy projektu, wykorzystując do tego kamienie milowe. PM dokłada wszelkich starań, by projekt został ukończony zgodnie z harmonogramem i budżetem, minimalizując przestoje i eskalacje oraz dotrzymując warunków SLA.
Wymagane umiejętności PM i RM
Z uwagi na zakres obowiązków, kierownik projektu powinien posiadać szereg kluczowych umiejętności, w tym:
- Umiejętność adaptacji do zmieniających się warunków.
- Skuteczne zarządzanie projektami.
- Poczucie odpowiedzialności.
- Doskonałe umiejętności komunikacyjne.
- Kreatywne myślenie.
- Umiejętność delegowania zadań.
- Zdolność prognozowania.
- Umiejętności przywódcze.
- Umiejętność rozwiązywania problemów.
- Myślenie strategiczne.
Menedżer zasobów, aby efektywnie pełnić swoją rolę, potrzebuje następujących umiejętności:
- Doskonałe zdolności komunikacyjne.
- Znajomość technologii.
- Wybitne umiejętności negocjacyjne.
- Elastyczność.
- Szybkość podejmowania decyzji.
- Zaangażowanie.
- Umiejętność analizy i prognozowania.
- Umiejętności prezentacyjne.
Narzędzia wykorzystywane przez Project Managera (PM) i Resource Managera (RM)
Praca kierownika projektu obejmuje wiele aspektów, od zarządzania zespołem, przez harmonogramy, budżety, aż po raportowanie i zakres projektu. Precyzyjna i ręczna realizacja tych zadań jest trudna, dlatego PM korzystają z dedykowanych narzędzi i oprogramowania.
Narzędzia do zarządzania projektami są niezbędne dla kierowników projektów, ponieważ ułatwiają organizację i zarządzanie projektami oraz zadaniami. Można je dostosować do różnych wielkości projektów i ich specyficznych wymagań.
Przyjrzyjmy się narzędziom najczęściej wykorzystywanym przez kierowników projektów:
#1. Poniedziałek (Monday)
Monday to kompleksowe narzędzie do zarządzania projektami, oparte na chmurze. Umożliwia PM planowanie, śledzenie i aktualizowanie statusu projektu.
Oferuje ponad 200 gotowych szablonów, które ułatwiają tworzenie przepływów pracy i zarządzanie działaniami zespołu.
Atrakcyjny wizualnie interfejs użytkownika jest intuicyjny, a funkcja „przeciągnij i upuść” pozwala na łatwe dostosowywanie elementów i aktualizację przepływów pracy w czasie rzeczywistym.
Dzięki unikalnej prezentacji danych PM może przedstawić przepływ pracy projektu za pomocą wykresów Gantta. Framework Kanban pozwala członkom zespołu monitorować aktualny status pracy.
Oprogramowanie jest dostępne w trzech wersjach: Basic, Standard i Pro, w cenach odpowiednio 8 USD, 10 USD i 16 USD za miejsce na miesiąc. Dostępna jest również wersja korporacyjna z rozszerzonymi funkcjami, przeznaczona dla bardziej złożonych środowisk.
#2. Wrike
Oprogramowanie Wrike zapewnia płynną realizację projektów. Pomaga kierownikom projektów w zarządzaniu i monitorowaniu działań projektowych, a także w zapobieganiu opóźnieniom.
Narzędzie zapewnia pełną widoczność projektu, ułatwia zarządzanie zasobami i harmonogramem.
Funkcje takie jak śledzenie czasu pracy, spersonalizowane tablice Kanban, zabezpieczenia klasy korporacyjnej i automatyzacja przepływów pracy zapewniają pełną kontrolę nad projektem.
Niezależnie od branży, Wrike doskonale sprawdza się w pracy kierownika projektu. Narzędzie to może być wykorzystywane w wielu sektorach, takich jak IT, marketing cyfrowy, zarządzanie produktami i projektami, konsulting, usługi profesjonalne, operacje biznesowe itp.
Więcej narzędzi do zarządzania projektami znajdziesz tutaj.
Narzędzia wykorzystywane przez Menedżera Zasobów
Menedżerowie zasobów korzystają z narzędzi i szablonów, aby efektywnie zarządzać zasobami.
W zależności od wielkości projektu lub profilu zespołu i firmy, menedżerowie zasobów mają do wyboru szeroką gamę narzędzi do zarządzania zasobami.
Teamdeck
Teamdeck to wydajne i wszechstronne oprogramowanie do zarządzania zasobami w chmurze. Ułatwia planowanie zasobów, śledzenie czasu, sprawdzanie dostępności i generowanie niestandardowych raportów.
Elastyczna konsola zarządzania zasobami umożliwia wgląd w szczegóły przydziału zasobów do projektów oraz w aktualne i przyszłe obciążenie pracą.
Oprogramowanie umożliwia śledzenie zasobów stałych, tymczasowych, a nawet niezależnych oraz ewidencję ich czasu pracy.
Jedną z największych zalet Teamdeck jest jego zdolność do integracji z innymi narzędziami za pomocą API, takimi jak Slack czy Zapier. Wbudowane, konfigurowalne szablony ułatwiają raportowanie.
Oprogramowanie oferuje 7-dniowy bezpłatny okres próbny, po którym kosztuje 3,99 USD za członka zespołu miesięcznie.
Poniżej przedstawiono niektóre z popularnych narzędzi do zarządzania zasobami ludzkimi oparte na modelu SaaS.
Podsumowanie
Zarówno menedżerowie projektów, jak i menedżerowie zasobów są kluczowymi postaciami w procesie pomyślnej realizacji zadań. Wykorzystanie narzędzi, które ułatwiają i automatyzują ich pracę, znacznie przyspieszy codzienne obowiązki, usprawni komunikację i, co najważniejsze, pozwoli kontrolować budżety i koszty.
Wybór konkretnych narzędzi zależy od specyfiki potrzeb, projektu i firmy. Dlatego zalecam przeprowadzenie okresu próbnego, aby ocenić ich przydatność przed podjęciem ostatecznej decyzji.
Możesz być również zainteresowany artykułem o najlepszym oprogramowaniu do zarządzania projektami typu Open Source.