Ludzie często przyjmują lub błędnie interpretują role kierowników ds. zasobów (RM) i kierowników projektów (PM), ale ich role i obowiązki znacznie różnią się w organizacji.
PM i RM odgrywają kluczową rolę w osiągnięciu tego celu, jeśli firma chce dostarczyć projekt na czas iw ramach budżetu. Obie funkcje są niezbędne do pomyślnego wykonania zadania.
PM pracuje nad konkretnymi projektami, podczas gdy RM działa na poziomie jednostki biznesowej. Kierownik projektu zapewnia realizację projektu w określonych ramach czasowych i budżecie, a RM zapewnia przydział odpowiednich zasobów do projektów.
Praca RM rozpoczyna się po wygraniu kontraktu przez organizację. RM zapewnia wprowadzenie odpowiednich zasobów, a po ich sfinalizowaniu przechodzą one do innego projektu.
Zadaniem kierownika projektu jest zarządzanie tymi zasobami i dostarczenie projektu w zakresie i SLA (umowa o poziomie usług).
Ważnym punktem, na który należy zwrócić uwagę, jest to, że bez odpowiednich zasobów projekt się nie rozpoczyna, a zatem w każdym sektorze biznesu role RM i PM idą ze sobą w parze.
Spis treści:
Rola Kierownika Projektu (PM)
Kierownik projektu jest odpowiedzialny za dostarczenie projektu end-to-end i radzenie sobie z jednym lub kilkoma projektami. Podstawowym zadaniem PM jest osiągnięcie kamieni milowych projektu w ramach określonej umowy SLA (umowa o poziomie usług) i, co ważne, w ramach budżetu.
Rola PM jest specyficzna dla projektu i skupia się na realizacji projektu w zakresie i harmonogramie z pomocą zespołu projektowego. Krótko mówiąc, Project Managerowie są właścicielami projektów, a ich zadaniem jest zapewnienie, że projekt zostanie zrealizowany w sposób satysfakcjonujący, zgodnie z celami firmy i oczekiwaniami klientów.
Obowiązki kierownika projektu
- Planowanie, monitorowanie i opracowywanie planów zarządzania projektami oraz komunikacja między interesariuszami a kierownictwem.
- Budżetowanie i zapewnienie efektywnej kosztowo realizacji projektów bez uszczerbku dla standardów.
- Monitorowanie umowy SLA (umowa o poziomie usług) w celu śledzenia wydajności projektu.
- Dostarczenie projektu w ramach budżetu i zakresu.
- Zarządzanie ryzykiem – Identyfikuj ryzyka i stwórz plan łagodzenia ryzyka.
- Praca nad CSI (Ciągłe Doskonalenie Usług) dla usług miękkiego i twardego dolara.
- Odpowiedzialny za SOP (standardową procedurę operacyjną), księgi przebiegu i inną dokumentację.
- Odpowiedzialny za CSAT (ocenę satysfakcji klienta) – kontynuacja, poprawa i zamknięcie.
- Odpowiedzialny za ocenę projektów i proces jakości jako Six Sigma.
- Zarządzanie ludźmi – motywacja zespołu, oceny, awans, strukturyzacja ścieżki kariery itp.
Rola menedżera zasobów (RM)
Podstawową rolą RM jest zapewnienie kierownikom projektów wystarczających zasobów do realizacji projektu. PM działa na poziomie projektu, a RM działa na poziomie jednostki biznesowej (BU), aby zapewnić, że BU ma wystarczające zasoby do realizacji zobowiązań.
RM nie jest powiązany z żadnym konkretnym projektem, ale tak naprawdę ich rola jest tymczasowa dla konkretnego projektu, a po wypełnieniu zasobów przechodzą do innego projektu.
Obowiązki menedżera zasobów
- Zrozumienie budżetu projektu i przypisanie odpowiedniego zasobu do projektu
- Plan dostępności: RM musi upewnić się, że stanowisko pracy jest zawsze zajęte odpowiednimi zasobami i powinien być świadomy projektów w przygotowaniu.
- Skanuj i filtruj zasoby według doświadczenia, umiejętności i dostępności
- Koordynacja z kierownikiem projektu w celu zlokalizowania nadmiernego i niedostatecznego wykorzystania pracowników oraz odpowiednio wykwalifikowanych ludzi jest dostosowana do projektów.
- RM może również współpracować z kierownikami projektu w celu realokacji zasobów, dostosowania wymagań i oznaczenia krytycznych wymagań dotyczących zasobów na potrzeby rekrutacji zewnętrznej.
- Od czasu do czasu RM łączy się z kierownikami projektu, aby dowiedzieć się o nadchodzących projektach i zrozumieć wymagania dotyczące zasobów.
- W niektórych przypadkach RM może skontaktować się z odpowiednim działem w celu omówienia wyników pracowników, szkoleń, rozwoju zasobów itp.
- Współpracuj z zespołem ds. rozwoju biznesu, aby oszacować wymagania dotyczące zasobów
- RM musi połączyć się z zewnętrznymi dostawcami, aby tymczasowo uzupełnić zasoby w przypadku pilnych potrzeb.
- Zawsze na bieżąco z najnowszymi przepisami prawa pracy, dokumentowaniem procesów, prowadzeniem ewidencji itp.
Różnica między Project Managerem (PM) a Resource Managerem (RM)
Role PM i RM różnią się od siebie, ale potem obaj muszą ze sobą współpracować, aby pomyślnie zrealizować projekt.
Cele
Celem kierownika projektu jest dostarczanie projektów bez naruszania SLA (umowa o poziomie usług), w zakresie i budżecie. Stosują najlepsze praktyki, takie jak ITIL, Six Sigma itp., i realizują projekty przy pomocy zasobów zespołowych. Mają na celu generowanie zysków i osiągnięcie satysfakcji klienta.
RM skutecznie zarządza zasobami. Ich celem jest zapewnienie odpowiednich zasobów dla projektu oraz zapewnienie wysokiego poziomu satysfakcji pracowników i realizacji ich celów zawodowych.
Sposób dostawy
Gdy firma wygra kontrakt, kierownik projektu określa zakres projektu i przedstawia oszacowanie zasobów kierownikowi ds. zasobów. RM rozpoczyna onboarding zasobów z kanałów wewnętrznych, takich jak ławka, zasoby zwalniane z innych projektów itp. W niektórych scenariuszach mogą oflagować, aby zatrudnić zasoby z zasobów zewnętrznych, takich jak rekrutacja lub podstawa kontraktowa.
Wykonanie
RM śledzi wykorzystanie zasobów za pomocą narzędzi takich jak PeopleSoft lub inne narzędzia. Ciągle sprawdzają nadmierne, niedostateczne wykorzystanie, rozliczane, nierozliczane itp., a następnie dostosowują plan i omawiają go z kierownikiem projektu.
Jeśli RM nie może dostarczyć zasobów w terminie, istnieje duże prawdopodobieństwo eskalacji, kary, a nawet w niektórych przypadkach utraty projektów.
Kierownik projektu analizuje projekt pod kątem ryzyka i jeśli przewiduje jakiekolwiek ryzyko, przygotowuje plan minimalizacji ryzyka. Wraz z tym regularnie oceniają wykonanie projektu. Aby to osiągnąć, wykorzystują kamienie milowe. Kierownik projektu zapewnia, że projekt zostanie ukończony zgodnie z harmonogramem i budżetem bez przestojów, eskalacji i naruszania SLA.
Skillset wymagany dla PM i RM
Jako kierownik projektu ma zróżnicowane obowiązki, powinien posiadać kilka podstawowych umiejętności, w tym:
- Zdolność adaptacji
- Zarządzanie projektami
- Odpowiedzialność
- Doskonałe umiejętności komunikacyjne
- Umiejętność nieszablonowego myślenia
- Know-how i kiedy delegować
- Prognozowanie
- Przywództwo
- Rozwiązywanie problemów
- Strategiczne myślenie
Menedżer zasobów potrzebuje poniższych konkretnych zestawów umiejętności, aby skutecznie wypełniać swoją rolę.
- Doskonałe umiejętności komunikacyjne
- Świadomość technologii
- Wybitne umiejętności negocjacyjne
- Elastyczność
- Szybkie podejmowanie decyzji
- Zaangażowanie
- Analiza i prognozowanie
- Umiejętności prezentacji
Narzędzia używane przez Project Managera (PM) i Resource Managera (RM)
Project Manager pełni wieloaspektową rolę zajmującą się zespołem, harmonogramami, zarządzaniem, kosztorysowaniem, raportowaniem i zakresem. Ręczne wykonywanie wszystkich tych czynności z precyzyjną dokładnością jest trudne, dlatego dla menedżerów dostępne są specjalne narzędzia i oprogramowanie.
Narzędzia do zarządzania projektami są doskonałym atutem dla kierowników projektów w efektywnym organizowaniu i zarządzaniu projektami i zadaniami. Narzędzia te można dostosować do różnych rozmiarów i do innych celów zgodnie z wymaganiami projektu.
Zobaczmy, jakie narzędzia są wykorzystywane przez kierownika projektu do realizacji projektu
#1. Poniedziałek
Monday to oparte na chmurze kompleksowe narzędzie do zarządzania projektami. Menedżerowie projektu mogą używać tego narzędzia do planowania, śledzenia i aktualizowania statusu projektu.
Ma ponad 200 wbudowanych szablonów, które ułatwiają tworzenie przepływów pracy i zarządzanie działaniami zespołu.
Atrakcyjny wizualnie interfejs użytkownika jest łatwy w obsłudze bez szkolenia, a funkcja „przeciągnij i upuść” pomaga dostosowywać elementy i podelementy oraz aktualizować przepływy pracy w czasie rzeczywistym.
Jego unikalna reprezentacja danych pozwala PM na reprezentowanie przepływu pracy projektu za pomocą wykresów Gantta. Framework Kanban umożliwia członkom zespołu monitorowanie bieżącego statusu pracy w dowolnym momencie.
Oprogramowanie jest dostępne w trzech wersjach – Basic, Standard i Pro, a ceny wynoszą odpowiednio 8 USD, 10 USD i 16 USD/miejsce/miesiąc. Istnieje nawet wersja korporacyjna, która obsługuje niestandardowe funkcje i bardzo złożone środowiska.
#2. Wrike
Oprogramowanie Wrike zapewnia bezproblemową realizację projektów. Narzędzie pomaga kierownikom projektów zarządzać, śledzić i zapobiegać opóźnieniom w realizacji działań projektowych.
Narzędzie daje pełną widoczność projektu, aby zapewnić bezproblemowe zarządzanie zasobami, zadaniami i pomaga trzymać się harmonogramu.
Oprogramowanie do śledzenia czasu, dostosowane tablice Kanban, zabezpieczenia klasy korporacyjnej i automatyzacja przepływu pracy zapewniają pełną kontrolę i widoczność projektu.
Niezależnie od Twojej branży czy branży, to narzędzie bezlitośnie wykonuje pracę dla kierownika projektu. Narzędzie może być wykorzystywane przez różne sektory, takie jak IT, marketing cyfrowy, zarządzanie produktami i projektami, projekty konsultingowe, usługi profesjonalne, operacje biznesowe itp.
Więcej narzędzi do zarządzania projektami znajdziesz tutaj.
Narzędzia używane przez Menedżera zasobów
Menedżerowie zasobów korzystają z narzędzi i szablonów, aby wydajnie wykonywać pracę.
W zależności od wielkości projektu lub profilu zespołu i firmy menedżerowie zasobów mogą wybierać spośród wielu dostępnych obecnie na rynku narzędzi do zarządzania zasobami.
Teamdeck
Teamdeck to wydajne i kompletne oprogramowanie do zarządzania zasobami w chmurze. Oprogramowanie przynosi korzyści w zakresie planowania zasobów, śledzenia czasu, sprawdzania dostępności i generowania dostosowanych raportów.
Elastyczna konsola zarządzania zasobami zapewnia wszystkie szczegóły dotyczące zasobów przydzielonych do projektów oraz widoczność bieżącego i przyszłego obciążenia pracą.
Niezależnie od tego, czy są to stałe, tymczasowe, czy nawet niezależne, wszystkie zasoby mogą być śledzone, a ich karty czasu pracy mogą być utrzymywane.
Jedną z jego najlepszych możliwości adaptacyjnych jest to, że zapewnia integrację oprogramowania API z innymi narzędziami, takimi jak Slack, Zapier itp. Wbudowane szablony, które można dalej dostosowywać, można wykorzystać do raportowania.
Oprogramowanie jest dostępne do wypróbowania za darmo przez siedem dni, po czym kosztuje 3,99 USD/członka zespołu miesięcznie.
Poniżej wyjaśniono niektóre bardziej popularne narzędzia do zarządzania zasobami ludzkimi oparte na SaaS.
Wniosek 👩🏫
Menedżerowie projektów i kierownicy ds. zasobów to dwa ważne punkty odniesienia dla pomyślnej realizacji zadań. Korzystanie z narzędzi ułatwiających i automatyzujących ich pracę znacznie przyspieszy codzienne obowiązki, wzmocni dobrze zorganizowaną komunikację i, co najważniejsze, pozwoli kontrolować budżety i wydatki.
Wybór konkretnych narzędzi opiera się na potrzebie, projekcie i firmie. Na początek proponuję więc przeprowadzić okres próbny narzędzia, sprawdzić wykonalność, a następnie podjąć ostateczną decyzję.
Możesz być także zainteresowany Najlepsze oprogramowanie do zarządzania projektami typu Open Source