Aplikacje Airtable i Notion to zaawansowane rozwiązania, które ułatwiają pracę zespołową i organizację zasobów. Na pierwszy rzut oka mogą wydawać się podobne, lecz w rzeczywistości dzieli je szereg zasadniczych różnic. W niniejszym, szczegółowym porównaniu, przyjrzymy się im bliżej, aby pomóc Ci podjąć właściwą decyzję.
Sprawne zarządzanie dokumentami, notatkami i bazami danych to wyzwanie dla każdej organizacji. Bez odpowiednich narzędzi do kooperacji i porządkowania treści trudno o efektywną pracę. Dwa najczęściej wybierane narzędzia w tej kategorii to Airtable i Notion. Przeczytaj ten artykuł, aby dowiedzieć się, które z nich lepiej odpowiada Twoim potrzebom.
Dlaczego aplikacje do produktywności i współpracy są tak ważne?
Przede wszystkim, platformy wspierające produktywność i współpracę umożliwiają Twojej firmie przechowywanie wszystkich istotnych dokumentów, plików, harmonogramów, raportów, kodów, pomysłów i tablic burzy mózgów w jednym, bezpiecznym miejscu.
W ramach tego scentralizowanego środowiska masz kontrolę nad dostępem do treści, dokumentów i kodów, przydzielając role poszczególnym pracownikom, podwykonawcom czy freelancerom. Wszyscy pracują na aktualnych wersjach plików i przesyłają je za pomocą tej samej platformy.
Jakie korzyści płyną z takiego scentralizowanego podejścia do zarządzania treścią i dokumentami? Oto kilka z nich:
- Redukcja kosztów operacyjnych poprzez zastąpienie wielu pojedynczych aplikacji biznesowych jednym, uniwersalnym narzędziem do współpracy.
- Wzmocnienie bezpieczeństwa danych firmy i kodów, zapewniające ochronę poufnych informacji.
- Uproszczenie oceny wydajności pracowników dzięki wbudowanym narzędziom raportowania.
- Precyzyjne rozliczanie freelancerów i podwykonawców.
- Efektywne zarządzanie pojedynczymi lub wieloma projektami za pomocą jednego, spójnego pulpitu nawigacyjnego.
- Ułatwienie pracy zdalnej i hybrydowej.
- Integracja z innymi kluczowymi systemami biznesowymi, takimi jak CRM, narzędzia do zarządzania projektami, chmura, aplikacje wsparcia klienta, oprogramowanie do obsługi zgłoszeń i inne.
Czym jest Airtable?
Airtable to narzędzie do tworzenia przepływów pracy, oparte na koncepcji arkuszy kalkulacyjnych i baz danych. Jest to aplikacja typu „no-code”, dzięki czemu każdy, po krótkim okresie nauki, może tworzyć i używać aplikacji do współpracy nad treścią, zarządzania projektami, harmonogramowania wydarzeń, publikacji treści i innych zastosowań.
U podstaw Airtable leży relacyjna baza danych. Nie wymaga ona jednak znajomości kodowania zapytań czy baz danych. Cała interakcja odbywa się za pomocą intuicyjnego interfejsu wizualnego, opartego na metodzie „przeciągnij i upuść”. Podobnie jak w tradycyjnych aplikacjach bazodanowych i arkuszach kalkulacyjnych, możesz tworzyć tabele, wiersze i kolumny, aby wprowadzać i analizować dane poprzez filtrowanie i sortowanie.
Airtable idzie o krok dalej, przekształcając bazy danych w estetyczne aplikacje. Zespoły mogą tworzyć własne aplikacje, dopasowując je do swoich potrzeb w zakresie interfejsów i pól. Dzięki temu pracownicy nie są skazani na sztywne rozwiązania stworzone przez zewnętrznego programistę, który nie musi znać specyfiki ich pracy.
Te indywidualnie dopasowane aplikacje upraszczają automatyzację przepływu pracy. Gdy na przykład ktoś prześle wersję roboczą, osoba odpowiedzialna za recenzję otrzyma powiadomienie o konieczności edycji i zatwierdzenia. Po akceptacji, osoba odpowiedzialna za wdrożenie może pobrać treść z zadania i ją opublikować.
Czym jest Notion?
Notion to uniwersalne narzędzie do produktywności, przeznaczone do użytku osobistego, zawodowego i biznesowego. Można je określić jako oprogramowanie do zarządzania projektami, notatkami i wiedzą. Jest to rodzaj cyfrowej przestrzeni roboczej, na wzór Google lub Microsoft.
W Notion możesz stworzyć harmonogram rozwoju treści, baz danych, produktu lub aplikacji. Następnie, wykorzystując jego zaawansowane funkcje integracyjne, możesz zebrać dokumenty, kody i treści w jednym miejscu. Projekt można opublikować jako stronę Notion, umożliwiając członkom zespołu współpracę, generowanie pomysłów, tworzenie treści i zatwierdzanie.
Podstawowym elementem stron Notion są bloki. Blokiem może być pole tekstowe, dane, kod, link, film z YouTube i inne. Bloki można tworzyć i modyfikować metodą „przeciągnij i upuść”. Nie potrzebujesz wiedzy o kodowaniu, aby tworzyć strony czy witryny w Notion.
Airtable vs. Notion: Porównanie Funkcji
Poniżej znajdziesz porównanie funkcji Airtable i Notion:
Interfejs i Doświadczenie Użytkownika
Airtable ma interfejs z dwoma panelami nawigacyjnymi: jeden z lewej strony, drugi u góry. Centralną część ekranu stanowi przestrzeń robocza. Lewy panel boczny zawiera takie opcje jak Strona główna, Wszystkie przestrzenie robocze, Oznaczone gwiazdką, Szablony, Rynek, Wszechświat i Import.
W górnym menu znajdziesz dostęp do swojego konta Airtable, powiadomień i wsparcia. Znajduje się tam również pole wyszukiwania. Interfejs jest ogólnie przejrzysty i zorganizowany. Jednak doświadczenie użytkownika może stać się nieco trudniejsze, gdy zaczniesz tworzyć bazy danych i przestrzenie robocze.
Natomiast Notion ma tylko panel nawigacyjny po lewej stronie, co daje więcej miejsca na ekranie na pracę. W górnej części panelu nawigacji znajdziesz strony takie jak Przestrzeń robocza, Wyszukiwanie, Aktualizacje, Wszystkie szablony (Twoja przestrzeń robocza), Ustawienia i członkowie, Nowa strona, Przestrzenie zespołu, Strony prywatne, Szablony, Importuj i Kosz.
Po wybraniu przestrzeni roboczej, strony lub bazy danych z lewej strony, ustawienia można otworzyć, klikając ikonę wielokropka w prawym górnym rogu. Ustawienia te obejmują ważne funkcje, takie jak Blokowanie bazy danych, Otrzymywanie powiadomień, Kopiowanie linku, Historia strony, Analiza strony i Połączenia.
Interfejs Notion ma wiele opcji w porównaniu do Airtable. Ponadto aplikacja dobrze je organizuje, co ułatwia dostęp. Podobnie jak w przypadku Airtable, obsługa może być nieco skomplikowana, gdy zaczynasz tworzyć bazy danych lub strony.
Łatwość Użytkowania
Zarówno Airtable, jak i Notion wymagają czasu na naukę. Musisz poświęcić kilka dni na zapoznanie się z interfejsem, zanim będziesz mógł efektywnie używać tych aplikacji do organizacji treści i współpracy.
Jeśli masz doświadczenie z arkuszami kalkulacyjnymi, tabelami i relacyjnymi bazami danych, szybko odnajdziesz się w Airtable. Aby tworzyć przestrzenie robocze, przepływy pracy, interfejsy i aplikacje, możesz skorzystać z opcji Marketplace w lewym panelu nawigacyjnym.
Notion jest łatwiejszy w obsłudze niż Airtable. Zaczynasz od utworzenia nowej strony z paska bocznego. Następnie możesz ją dostosować, dodając szablony, tabele, tablice itp. Możesz również utworzyć przestrzeń zespołu, aby uporządkować dokumenty, strony, witryny i przepływy pracy w dedykowanym obszarze.
Nawigacja i Organizacja
W Airtable Przestrzeń robocza to najwyższy poziom nawigacji. W jej ramach tworzysz bazy, interfejsy, automatyzacje przepływu pracy i inne. Najlepiej zacząć pracę z Airtable od modyfikacji predefiniowanych rozszerzeń, szablonów bazowych i skryptów.
W obrębie Bazy masz dostęp do kreatora Pierwsze Kroki, który krok po kroku przeprowadzi Cię przez konfigurację. W Bazie możesz dodawać tabele danych, rozszerzenia lub importować treści z innych platform, takich jak Salesforce, Excel, Arkusze i inne.
Przestrzeń robocza to najwyższy element organizacyjny w Notion. Możesz utworzyć nową przestrzeń roboczą lub dołączyć do istniejącej. Następnie możesz tworzyć strony do śledzenia postępów pracy, notatek, nawyków i innych treści. To najłatwiejszy sposób na rozpoczęcie korzystania z Notion. Aby bardziej usprawnić pracę, możesz utworzyć przestrzeń zespołu. Notion automatycznie udostępnia strony i bazy danych członkom zespołu podczas tworzenia przestrzeni.
Tabela Podsumowująca Funkcje
Poniżej znajduje się tabela podsumowująca funkcje Airtable i Notion:
Funkcje | Airtable | Notion
—|—|—
Podstawowe Jednostki | Bazy | Strony i bloki
Przesyłanie plików | 2 GB do 1 TB | 5 MB do nieograniczonej
Widoki | Kanban, Gantt, tabela, lista, galeria, oś czasu, sekcje, formularze | widok listy, tablicy, tabeli i kalendarza
AI | Brak | Notion AI do burzy mózgów, przepisywania dokumentów, generowania podsumowań
Automatyzacja | Wbudowane zautomatyzowane przepływy pracy, szablony i skrypty | Użyj Connections, aby połączyć IFTTT lub Zapier w celu automatyzacji opartej na narzędziach innych firm
Szablony | Dostępne | Dostępne
Import/Eksport | Importuj z Apple Numbers, Excel, Sheets, Salesforce, Jira Server, Salesforce, Trello, Zendesk i innych. Eksportuj przestrzenie robocze, bazy i dostęp do aplikacji do innych użytkowników Airtable | 12 opcji importu, w tym HTML, Asana, Confluence, Trello, Dokumenty Google i Dropbox Paper. Eksportuj strony lub bazy danych jako HTML, Markdown i PDF. Publikowanie stron, witryn i baz danych jako aktywnych witryn hostowanych przez Notion, dostępnych publicznie
Raportowanie | Zaawansowane funkcje, takie jak tabele, sortowanie, filtrowanie, wykresy | Ograniczone możliwości raportowania. Lepsze funkcje raportowania za pomocą witryn i stron Notion innych firm. Notion API dostępne do zaawansowanej automatyzacji
Aplikacje zautomatyzowane | Dostępne | Niedostępne
Przestrzeń robocza do współpracy | Tak | Tak
Współpracownicy gościnni | Tak | Tak
Grupy uprawnień | Tak | Tak
Zabezpieczenia | Szyfrowanie HTTPS, SAML, SSO, administracja użytkownikami, audyt przestrzeni roboczej | Szyfrowanie HTTPS, SAML, SSO, udostępnianie użytkowników, kontrola przestrzeni roboczej
Integracja z Aplikacjami Zewnętrznymi
Airtable oferuje integracje poprzez opcję Dodaj lub Importuj. Obecnie dostępnych jest 27 integracji, w tym Asana, Box, GitHub i Dysk Google.
Wszystkie integracje Notion są dostępne w opcji Dodaj Połączenia. W sekcji Przeglądaj Połączenia w portalu Galerii znajdziesz stronę Moje Połączenia w Ustawieniach Konta. W chwili pisania tego tekstu Notion oferuje ponad 50 integracji, w tym najlepsze aplikacje biznesowe, takie jak Slack, Figma, GitHub, Asana, Canva, Miro, Tableau, Zoom, Webex.
Bezpłatna Wersja Próbna, Cena i Plany
Ceny Airtable
Airtable oferuje bezpłatny plan dla osób fizycznych i małych zespołów. Obejmuje nielimitowane bazy, do 5 edytorów, projektanta interfejsów, limit załączników 2 GB i jedno rozszerzenie na bazę. Aby uzyskać zaawansowaną automatyzację, bezpieczeństwo i nielimitowane funkcje w Airtable, należy wybrać jeden z następujących planów:
- Airtable Plus za 10 USD za miejsce/miesiąc (rozliczane rocznie)
- Airtable Pro za 20 USD za miejsce/miesiąc (rozliczane rocznie)
- Niestandardowe wyceny dla Airtable Enterprise
Ceny Notion
Notion również oferuje bezpłatny plan, ale przeznaczony jest on tylko dla osób prywatnych i freelancerów. Ponadto historia strony jest usuwana co 7 dni. Możesz zaprosić do 10 gości z ograniczoną bazą danych i dostępnością stron.
Jeśli szukasz lepszej produktywności i współpracy w Notion, rozważ jeden z poniższych planów:
- Notion Plus za 8 USD za użytkownika/miesiąc (rozliczane rocznie)
- Notion Business za 15 USD za użytkownika/miesiąc (rozliczane rocznie)
- Niestandardowe wyceny dla Notion Enterprise
Airtable vs. Notion: Porównanie w Oparciu o Przypadki Użycia
Zarówno Airtable, jak i Notion są odpowiednie dla zespołów różnej wielkości, od małych firm po korporacje. Różnią się jednak rozwiązaniami, w których najlepiej sprawdzają się te narzędzia. Poniżej przedstawiamy typowe zastosowania Airtable i Notion:
Rozwiązania Airtable
Źródło obrazu: Airtable
Zgodnie z oficjalną stroną Airtable Solutions, oferuje on konfigurowalne bazy danych i aplikacje dla marketingu, produktu, operacji, zasobów ludzkich, sprzedaży i finansów. Weźmy na przykład rozwiązanie dla zespołu marketingu:
Rozwiązanie marketingowe umożliwia centralne zarządzanie zasobami cyfrowymi, materiałami kampanii i wynikami w jednej aplikacji. Oferuje strony takie jak:
- Strona główna z podsumowaniem kampanii, aktualizacjami, celami i statystykami.
- Inne standardowe strony, takie jak budżet, zapotrzebowania, kalendarz, produkcja i zasoby.
- Organizowanie materiałów kampanii za pomocą kart, kolumn lub tabel.
- Oznaczanie zadań i zasobów, np. Zatwierdzone, Oczekujące, W trakcie sprawdzania, Odrzucone.
- Integracja z platformami reklamowymi, takimi jak Facebook, Google Ads.
Rozwiązania Notion
Źródło obrazu: Notion
Notion ma mniej predefiniowanych rozwiązań niż Airtable. Zgodnie z informacjami na stronie Notion, jego rozwiązania obejmują strony i witryny dla projektantów, inżynierów, product managerów. Przyjrzyjmy się bliżej stronie dla projektantów:
Strona Projekt umożliwia stworzenie ujednoliconej przestrzeni roboczej dla wszystkich aspektów związanych z projektowaniem. Możesz importować specyfikacje, zasoby i projekty oraz łączyć je z innymi witrynami Notion i aplikacjami zewnętrznymi.
Rozwiązanie Projekt składa się z trzech witryn: wiki projektu, dokumenty projektu i projekty. Wiki Design działa jako miejsce do współpracy, gdzie można zbierać pomysły, komentować, recenzować specyfikacje i szkice. W witrynie Projekt można tworzyć widoki zadań w różnych formatach, takich jak Kanban, listy i tabele.
Airtable vs. Notion: Które Narzędzie Jest dla Ciebie?
Po przeczytaniu tego artykułu, powinieneś mieć już jasność, czy potrzebujesz Airtable, czy Notion. Poniżej znajdziesz podsumowanie kluczowych aspektów:
Wybierz Airtable, jeśli:
- Twój zespół składa się z osób o profilu technicznym i podwykonawców.
- Nie masz nic przeciwko ograniczeniom rozmiaru załączników do zadań i podzadań.
- Potrzebujesz zautomatyzowanych aplikacji do wykonywania różnych zadań i podzadań.
- Musisz ręcznie tworzyć raporty analizy danych.
- Twoja firma intensywnie korzysta z arkuszy kalkulacyjnych.
- Potrzebujesz relacyjnej bazy danych dla danych z arkuszy kalkulacyjnych.
Wybierz Notion, jeśli:
- Twój zespół intensywnie pracuje z tekstem (notatki, wiki, dokumenty).
- Chcesz stworzyć system zarządzania treścią oparty na Kanbanie.
- Twój zespół chce publikować publiczne lub prywatne witryny dostępne bezpośrednio przez link Notion.
- Tworzysz systemy zarządzania projektami.
- Twoja firma potrzebuje centralnego, zabezpieczonego miejsca na dokumenty i pliki.
- Potrzebujesz sztucznej inteligencji do generowania pomysłów i treści.
Airtable vs. Notion: Werdykt
Airtable i Notion to inteligentne narzędzia o różnych mocnych stronach. Nie można ich bezpośrednio porównywać. Obie aplikacje to wyjątkowe platformy do produktywności i współpracy.
Wybierz Notion, jeśli korzystasz już z Microsoft Excel, Arkuszy Google i systemów zarządzania relacyjnymi bazami danych. Notion jest idealny do zarządzania treścią, pracą i współpracy nad treścią. Dzięki Notion Twoi współpracownicy mogą uzyskiwać dostęp do witryny i zacząć tworzyć, recenzować i publikować treści bezpośrednio z przeglądarki.
Z drugiej strony, wybierz Airtable, jeśli potrzebujesz zautomatyzowanych aplikacji internetowych do specjalistycznych zadań, takich jak kampanie reklamowe, sprzedaż, rekrutacja, obsługa klienta. Aby współpraca była efektywna, musisz jednak wdrożyć współpracowników do korzystania z Airtable.
Na koniec, zapoznaj się z dodatkowymi narzędziami, które zwiększą Twoje możliwości w Airtable i Notion.
newsblog.pl