Obsługa skrzynki odbiorczej w Gmailu może szybko stać się chaotyczna, zwłaszcza gdy używasz wielu kont – na przykład osobnych adresów do celów zawodowych i prywatnych. Napływ wiadomości z różnych źródeł może przypominać próbę opanowania strumienia z hydrantu.
Na szczęście Gmail udostępnia szereg zaawansowanych opcji, które ułatwiają zarządzanie korespondencją. Niestety, nie wszystkie z nich są od razu widoczne lub domyślnie włączone. Niektóre są schowane w niewielkich menu rozwijanych lub ukryte w gąszczu zakładek w ustawieniach Gmaila.
Dziś przyjrzymy się mniej znanym, ale niezwykle przydatnym funkcjom Gmaila, które z pewnością podniosą efektywność Twojej pracy z e-mailami.
Planowanie wysyłki wiadomości e-mail
Jeśli obawiasz się, że zapomnisz o wysłaniu ważnej wiadomości, lub masz czas na jej napisanie teraz, ale nie później, funkcja planowania e-maili będzie idealnym rozwiązaniem. Umożliwia ona zaplanowanie wysłania wiadomości w Gmailu na konkretny dzień i godzinę.
Aby skorzystać z tej opcji, napisz wiadomość, a następnie, zamiast klikać przycisk „Wyślij”, wybierz małą, odwróconą strzałkę obok niego i kliknij „Zaplanuj wysyłanie”.
Pojawi się okno z kilkoma predefiniowanymi opcjami dat i godzin, a także możliwość ustawienia własnej, niestandardowej daty i godziny. Wybierz odpowiedni termin, a Twój e-mail zostanie zaplanowany do wysłania. Wszystkie zaplanowane wiadomości znajdziesz w specjalnej etykiecie o nazwie „Zaplanowane”.
Automatyczne tłumaczenie e-maili
Nie musisz już kopiować i wklejać tekstu do Tłumacza Google, ponieważ funkcja tłumaczenia jest zintegrowana z Gmailem. Tak, możesz tłumaczyć e-maile na dowolny język za pomocą zaledwie kilku kliknięć. Po otwarciu wiadomości kliknij ikonę z trzema kropkami po prawej stronie i wybierz „Przetłumacz wiadomość”.
Na górze wiadomości pojawi się nowy pasek, w którym możesz wybrać język oryginału i tłumaczenia. Domyślnie Gmail spróbuje przetłumaczyć wiadomość na język ustawiony jako domyślny dla Twojego konta.
Włącz automatyczne przechodzenie do kolejnych wiadomości
Po usunięciu lub zarchiwizowaniu wiadomości e-mail Gmail zazwyczaj przenosi Cię z powrotem do skrzynki odbiorczej, abyś mógł otworzyć kolejną wiadomość. Jednak po włączeniu automatycznego przechodzenia, Gmail od razu otworzy kolejną wiadomość na liście. Pozwala to zaoszczędzić mnóstwo kliknięć, które tracisz na otwieranie nowych e-maili (dokładnie jedno kliknięcie na każdą wiadomość).
Kliknij ikonę koła zębatego w prawym górnym rogu Gmaila i wybierz „Zobacz wszystkie ustawienia”.
Następnie przejdź do zakładki „Zaawansowane” i włącz opcję „Automatyczne przechodzenie”. Gmail odświeży się, a funkcja zostanie aktywowana.
Korzystaj z trybu poufnego dla większego bezpieczeństwa
Jeśli chcesz udostępnić wrażliwe informacje, które nie powinny trafić w niepowołane ręce, tryb poufny oferuje wiele opcji, aby to zrobić w bezpieczny sposób. Podczas tworzenia wiadomości kliknij ikonę kłódki na dole, aby włączyć tryb poufny.
W trybie poufnym możesz ustawić datę wygaśnięcia wiadomości, która może wynosić od 1 dnia do 5 lat. Po upływie tego czasu wiadomość stanie się niedostępna. Możesz także ustawić hasło, które zostanie wysłane na telefon odbiorcy, co stanowi dodatkowe zabezpieczenie. Odbiorca nie będzie miał również możliwości pobrania, przesłania dalej, skopiowania ani wydrukowania wiadomości.
Pamiętaj jednak, że odbiorca nadal może zrobić zrzut ekranu lub zdjęcie wiadomości, aby zachować jej treść.
Udostępnij zarządzanie kontem innej osobie
Jeśli chcesz, aby ktoś inny zarządzał Twoimi e-mailami, nie musisz udostępniać mu swoich danych logowania. Możesz wyznaczyć pełnomocnika, który będzie mógł zarządzać Twoim kontem Gmail. Będzie on mógł wysyłać, odbierać i usuwać wiadomości, a nawet zmieniać ustawienia Gmaila.
Aby to zrobić, przejdź do Ustawień Gmaila (ikona koła zębatego) i wybierz zakładkę „Konta i importowanie”. Następnie kliknij przycisk „Dodaj kolejne konto” obok opcji „Przyznaj dostęp do swojego konta”.
Pojawi się nowe okno, w którym należy wprowadzić adres e-mail pełnomocnika i potwierdzić wysłanie do niego wiadomości z prośbą o akceptację.
Teraz pełnomocnik będzie musiał zalogować się na swoje konto i zaakceptować zaproszenie. Po akceptacji, Twoje konto pojawi się w jego menu kont Google, oznaczone jako „Delegowane”.
Możesz w każdej chwili odebrać pełnomocnikowi dostęp do Twojego konta, wracając do opcji „Przyznaj dostęp do swojego konta” i klikając przycisk „Usuń” obok jego adresu.
Przeglądanie e-maili w trybie offline
Możesz skonfigurować Gmaila, aby przechowywał ostatnie wiadomości na Twoim komputerze, co umożliwi Ci dostęp do nich nawet bez połączenia z internetem. Ponadto możesz tworzyć i wysyłać nowe wiadomości lub odpowiadać na istniejące, a zostaną one wysłane, gdy tylko odzyskasz dostęp do internetu.
Przejdź do Ustawień Gmaila i wybierz zakładkę „Offline”. Następnie zaznacz pole obok opcji „Włącz pocztę e-mail w trybie offline”. Skonfiguruj ustawienia zgodnie ze swoimi preferencjami i kliknij przycisk „Zapisz zmiany”. Możesz przechowywać wiadomości e-mail z okresu do 90 dni.
Google zaleca również utworzenie zakładki do strony Gmaila, aby ułatwić dostęp w trybie offline.
Odkryłem niedawno pewną ciekawą rzecz. W odróżnieniu od większości aplikacji internetowych, które po kliknięciu prawym przyciskiem myszy otwierają domyślne menu przeglądarki, Gmail wyświetla własne menu z szeregiem opcji. Dzieje się tak tylko wtedy, gdy klikniesz prawym przyciskiem myszy wiadomość e-mail, która nie jest otwarta – w treści otwartej wiadomości ta funkcja nie działa.
Kliknij prawym przyciskiem myszy dowolną wiadomość, a otworzy się rozbudowane menu z wieloma opcjami, które są już dostępne na górnym pasku, oraz kilkoma dodatkowymi. Do interesujących opcji należą m.in. „Prześlij dalej jako załącznik”, „Przenieś do karty”, „Odpowiedz wszystkim” i możliwość wyszukiwania powiązanych e-maili.
Osobiście uważam to menu za przydatne do szybkiego zarządzania wiadomościami e-mail bez konieczności ich wcześniejszego zaznaczania lub otwierania.
Zwiększ czas na cofnięcie wysyłki
Prawdopodobnie wiesz, że możesz cofnąć wysłanie wiadomości e-mail, korzystając z powiadomienia, które pojawia się po wysłaniu wiadomości. Możesz jednak wydłużyć czas, w którym możesz cofnąć wysyłkę, aby mieć więcej czasu na przemyślenie i ewentualne poprawki.
Przejdź do Ustawień Gmaila i w zakładce „Ogólne” kliknij menu rozwijane obok opcji „Cofnij wysyłanie”. Możesz zwiększyć czas na cofnięcie wysyłki do 30 sekund. Pamiętaj jednak, że opóźni to również czas, w którym wiadomość dotrze do odbiorcy, co może być problematyczne, jeśli zależy Ci na jak najszybszym dostarczeniu wiadomości.
Wyświetlaj e-maile ze wszystkich kont w jednym miejscu
Jeśli masz wiele kont e-mail, nie musisz przełączać się między nimi, aby mieć wgląd we wszystkie wiadomości. Możesz skonfigurować swoje główne konto, aby odbierać wiadomości z pozostałych.
W Ustawieniach Gmaila wybierz zakładkę „Konta i importowanie” i kliknij „Dodaj konto pocztowe” obok opcji „Sprawdź pocztę z innych kont”.
Wprowadź adres e-mail konta, z którego chcesz importować wiadomości. Na kolejnej stronie wybierz „POP3” lub „Gmailify”. Jeśli importujesz wiadomości z innego konta Gmail, wybierz POP3. W przeciwnym razie wybierz „Gmailify”, aby zapewnić kontu takie same zabezpieczenia i funkcje jak Gmail.
Następnie podaj hasło do tego konta i kliknij przycisk „Dodaj konto”.
Możesz powtórzyć ten proces, aby dodać wiele kont. Wszystkie wiadomości będą wyświetlane w Twojej skrzynce odbiorczej. Pamiętaj, że importowane są tylko wiadomości ze skrzynki odbiorczej, a nie z etykiet.
Wysyłaj wiadomości z innego konta
Podobnie jak w przypadku odbierania wszystkich e-maili w jednym miejscu, możesz wysyłać wiadomości z różnych kont za pośrednictwem jednego konta Gmail. Aby to zrobić, przejdź do zakładki „Konta i import” w Ustawieniach Gmaila i kliknij „Dodaj inny adres e-mail” obok opcji „Wyślij pocztę jako”.
Tutaj dodaj adres e-mail drugiego konta i dokończ proces weryfikacji. Na drugi adres zostanie wysłana wiadomość e-mail z linkiem weryfikacyjnym, który musisz kliknąć, aby zezwolić oryginalnemu kontu na wysyłanie wiadomości w jego imieniu.
Teraz, podczas tworzenia nowej wiadomości, możesz kliknąć menu rozwijane obok swojego adresu e-mail, aby wybrać z jakiego adresu ma być ona wysłana. W przypadku odpowiadania na wiadomości możesz wybrać domyślne konto lub to, na które pierwotnie została wysłana wiadomość.
Odłóż e-maile do przejrzenia na później
Jeśli nie chcesz czytać wiadomości od razu lub chcesz zajrzeć do niej później, z pewnością docenisz funkcję odkładania wiadomości. Umożliwia ona odłożenie wiadomości, które pojawią się jako nowe w skrzynce odbiorczej w późniejszym terminie.
Otwórz wiadomość lub zaznacz kilka wiadomości, a następnie kliknij ikonę zegara na górze. Spowoduje to otwarcie menu z predefiniowanymi datami i godzinami (od jednego dnia do ponad tygodnia). Możesz również ustawić dokładną datę i godzinę za pomocą opcji „Wybierz datę i godzinę”.
Bonus 🎁
To bardziej sztuczka niż konfigurowalna funkcja, ale jest niezwykle przydatna, jeśli często subskrybujesz newslettery. Możesz dodać znak plus (+) i dowolne słowa na końcu swojego adresu e-mail przed znakiem @, a Gmail potraktuje go jako odrębny adres, nadal wysyłając wiadomości na tę samą skrzynkę odbiorczą.
Na przykład, jeśli Twój adres e-mail to [email protected] możesz zapisać się do newslettera serwisu newsblog.pl, używając adresu [email protected] W ten sposób możesz łatwo filtrować i porządkować wiadomości, które trafią na ten konkretny adres, wyszukując go w pasku wyszukiwania.
Podsumowanie
Jestem przekonany, że te funkcje okażą się dla Ciebie bardzo przydatne, zwłaszcza jeśli korzystasz z wielu kont e-mail. Sam używam dwóch kont i zarządzam nimi w ramach jednego konta dzięki wbudowanym funkcjom Gmaila. Możesz również skorzystać z aplikacji i rozszerzeń firm trzecich, aby jeszcze bardziej zwiększyć wydajność swojej pracy z e-mailami.
newsblog.pl