W dzisiejszym świecie, zarówno dla przedsiębiorców, jak i osób o napiętym harmonogramie, codzienna wymiana ważnych wiadomości e-mail to norma.
Niestety, te istotne wiadomości mogą czasami zaginąć. Mogą zostać omyłkowo usunięte lub celowo wykasowane ze skrzynki odbiorczej. Co więcej, duża liczba codziennie otrzymywanych e-maili może sprawić, że niektóre z ważnych wiadomości po prostu „utoną” w natłoku.
Wśród morza maili, które codziennie trafiają do naszej skrzynki, z pewnością znajdą się takie, do których będziemy chcieli wrócić w przyszłości. W takich sytuacjach nieoceniona okazuje się archiwizacja poczty elektronicznej. Dzięki niej, możemy zabezpieczyć kluczowe informacje, które nie powinny zaginąć z powodu przepełnionej skrzynki lub innych nieprzewidzianych zdarzeń.
Choć archiwizacja e-maili jest bardzo użyteczna, zaskakujące jest, jak wielu ludzi nie korzysta z tej potężnej funkcji. W niniejszym artykule przyjrzymy się bliżej tematowi archiwizacji, omawiając jej zalety oraz przedstawiając najlepsze programy, które warto rozważyć.
Korzyści płynące z archiwizacji poczty e-mail
Archiwizacja poczty polega na przechowywaniu wiadomości w celu wykorzystania w przyszłości. Wielu profesjonalistów i firm używa archiwizacji, aby chronić swoje dane lub wrócić do ważnych wiadomości w późniejszym czasie. Oto, dlaczego archiwizacja e-maili może być korzystna:
#1. Przechowywanie 📦
Każdy otrzymany e-mail jest zapisywany na aktywnych serwerach. Napływ dużej ilości wiadomości może spowalniać działanie serwera. Aby poprawić wydajność, konieczne jest usuwanie wiadomości e-mail. Co jednak, gdy zawierają one istotne dane? W takim przypadku idealnym rozwiązaniem jest archiwizacja poczty.
Archiwizacja pozwala na przeniesienie ważnych danych e-mail na bezpieczny serwer zewnętrzny lub do chmury, skąd można łatwo uzyskać do nich dostęp.
Przeczytaj również: Niezawodne usługi hostingowe poczty e-mail dla firm każdej wielkości
#2. Bezpieczeństwo 🔒
Gdy twoje wiadomości e-mail są archiwizowane, są one chronione w bezpiecznym środowisku dzięki regularnym kopiom zapasowym danych.
Dostępne są narzędzia do archiwizacji poczty e-mail, które oferują doskonałe możliwości odzyskiwania danych po awarii, ale tylko wtedy, gdy wybierzesz odpowiednie oprogramowanie. Kluczowym wskaźnikiem dobrego oprogramowania do archiwizacji poczty e-mail jest gwarantowany czas dostępności na poziomie 99,9%.
#3. Produktywność 👨💻
Przeładowana skrzynka odbiorcza utrudnia znalezienie konkretnej wiadomości. Jeśli w pracy często potrzebujesz szukać konkretnych e-maili, najpierw musisz przekopać się przez wiele innych wiadomości.
Dzięki archiwizacji możesz łatwo uzyskać dostęp do potrzebnych wiadomości z archiwum i kopii zapasowej danych. Co więcej, aby utrzymać zespół w dobrej organizacji, warto korzystać ze wspólnych narzędzi do zarządzania skrzynką odbiorczą zespołu.
#4. Zgodność ⚖️
Wiele organizacji z różnych branż prowadzi rejestry komunikacji e-mailowej na potrzeby prawne. Dokumenty te mogą być wymagane podczas audytu lub dochodzenia. Usunięcie wszystkich wiadomości e-mail nie jest najlepszym rozwiązaniem, jeśli chcesz uniknąć problemów z prawem.
Archiwizacja i przechowywanie ważnych wiadomości e-mail w bezpiecznym archiwum jest rozwiązaniem, które chroni przed problemami. W skrócie, archiwizacja wiadomości e-mail ma wiele zalet zarówno na poziomie indywidualnym, jak i organizacyjnym.
Wprowadzenie do oprogramowania do archiwizacji poczty e-mail
Oprogramowanie do archiwizacji poczty e-mail zostało stworzone z myślą o odzyskiwaniu danych po awarii. Pomaga ono przechowywać ważne wiadomości i odzyskiwać je na żądanie. Narzędzia te pomagają również usuwać niepotrzebne wiadomości, zwalniając miejsce na serwerze i przyspieszając obsługę poczty. Równocześnie, możesz korzystać z zabezpieczeń poczty elektronicznej, chroniąc się przed spamem i atakami phishingowymi.
Oprogramowanie do archiwizacji wiadomości e-mail jest przydatne w wielu sytuacjach, zarówno w użytku prywatnym, jak i zawodowym.
Jeśli prowadzisz firmę, potrzebujesz rozwiązania do archiwizacji poczty, które zapewni zgodność z przepisami branżowymi. Dzięki temu, cała komunikacja e-mailowa w twojej organizacji będzie zachowana na wypadek oficjalnego dochodzenia lub audytu.
Jak działa oprogramowanie do archiwizacji wiadomości e-mail
Archiwizując określone e-maile, przenosisz je z głównej skrzynki odbiorczej do oddzielnego folderu archiwum. W ten sposób, możesz zachować wiadomość na przyszłość i uzyskać do niej dostęp bez problemu.
Dzięki skutecznemu oprogramowaniu do archiwizacji, przeniesiesz ważne wiadomości w bezpieczniejsze miejsce i będziesz mógł je odzyskać po awarii.
Główną zaletą korzystania z oprogramowania do archiwizacji poczty e-mail jest spełnienie wymagań zgodności organizacyjnej, choć szczegóły mogą się różnić w zależności od programu. Firmy mogą również dostosować narzędzie do swoich potrzeb. Na przykład, firma może archiwizować wszystkie przychodzące wiadomości, redukując potrzebę częstego czyszczenia skrzynki odbiorczej.
Zanim zaczniesz szukać rozwiązania do archiwizacji poczty, warto zapoznać się z jego funkcjami i zasadami zgodności, aby podjąć odpowiednią decyzję.
Kluczowe funkcje, na które warto zwrócić uwagę przy wyborze oprogramowania do archiwizacji poczty e-mail
Zanim zdecydujesz się na konkretne rozwiązanie, zapamiętaj kilka kluczowych cech, z których nie powinieneś rezygnować.
Są to absolutne minimum, jeśli potrzebujesz dobrze działającego i wydajnego oprogramowania do bezproblemowego przechowywania i tworzenia kopii zapasowych ważnych wiadomości e-mail. Oto niezbędne funkcje oprogramowania do archiwizacji:
- Szybka i intuicyjna wyszukiwarka, umożliwiająca łatwy dostęp do danych przechowywanych w oprogramowaniu
- Sprawne zarządzanie dużymi ilościami kluczowych danych e-mail
- Zgodność z regulacjami prawnymi
- Ekonomiczność i efektywność
Jeśli znajdziesz narzędzie, które spełnia ✅ wszystkie powyższe wymagania, dokonałeś idealnego wyboru.
Teraz, gdy wiesz już, czym jest oprogramowanie do archiwizacji poczty e-mail, spójrzmy na najlepsze opcje, które możesz wykorzystać do swoich potrzeb.
Mimecast
Mimecast oferuje chmurowe rozwiązanie problemów z archiwizacją dla organizacji, których lista archiwów wydaje się nie mieć końca. Pozwala ono pozbyć się problemów związanych z archiwizacją poczty dzięki niezawodnym funkcjom, zaprojektowanym tak, aby proces ten był prosty i szybki.
W odróżnieniu od zwykłego oprogramowania do archiwizacji, Mimecast idealnie nadaje się dla rozwijających się firm, które szukają bardziej opłacalnego rozwiązania.
Konserwacja oprogramowania do archiwizacji może być czasami kosztowna i skomplikowana, dlatego funkcje zarządzania archiwami poczty od Mimecast uważam za bardzo przydatne. Jeśli chcesz przechowywać ważne e-maile w bezpiecznym i łatwo dostępnym miejscu, wybór Mimecast jest rozsądny.
MailStore Home
Jeżeli szukasz kompleksowego miejsca na e-maile z różnych komputerów, systemów i programów, MailStore Home to świetna i darmowa opcja. Przechowuje istotną komunikację elektroniczną w bezpiecznym centralnym archiwum.
Dzięki zaawansowanym funkcjom tego rozwiązania, nie musisz już martwić się o utratę e-maili z powodu uszkodzonych plików PST, niepełnych kopii zapasowych danych, lub innych problemów.
Inteligentna funkcja wyszukiwania MailStore Home, ułatwia wyszukiwanie konkretnej wiadomości e-mail nawet w dużych archiwach. Możesz przenieść e-maile do głównej skrzynki odbiorczej i przywrócić je z archiwum w dowolnym momencie.
Email Archive Pro
Email Archive Pro sprawia, że archiwizacja jest wyjątkowo prosta. Za pomocą jednego kliknięcia możesz zarchiwizować kilka kont e-mail i folderów, przechowując je w bezpiecznym miejscu do przyszłego wykorzystania. Możesz je również przekształcić w przeszukiwalne pliki PDF, co przyspieszy i ułatwi ich wyszukiwanie.
To rozwiązanie do archiwizacji zapewnia także natywną obsługę G-Suite poprzez integrację z Gmail API. Dzięki Gmail OAuth możesz korzystać ze zwiększonego bezpieczeństwa i dostępu tylko do odczytu.
Email Archive Pro to prawdziwy profesjonalista, który gwarantuje bezproblemową archiwizację wiadomości.
Barracuda
Czy twoja firma chce zminimalizować wymagania dotyczące przechowywania poczty elektronicznej i zwiększyć produktywność? Barracuda to idealne rozwiązanie, które ci w tym pomoże. Za pomocą tego narzędzia możesz bezpiecznie przenosić ważne informacje do chmury, traktując ją jako dodatkową warstwę pamięci w celu zwiększenia ochrony danych.
Ponieważ dane przechowywane są poza operacyjnym środowiskiem poczty, masz pewność, że są one bezpieczne, bez obawy o usunięcie czy uszkodzenie. Zarządzając ilością danych na serwerze poczty, możesz znacząco obniżyć koszty, utrzymując jednocześnie wysoki poziom wydajności.
Barracuda zapewnia także zgodność z wymogami rządowymi i regulacyjnymi oraz usprawnia e-discovery.
Jatheon
Jatheon oferuje zaawansowane lokalne rozwiązanie do archiwizacji, które pomaga przechowywać, odzyskiwać, zarządzać i kontrolować ogromne ilości danych e-mail oraz nieustrukturyzowanych informacji firmowych.
Zaawansowany pakiet archiwizacyjny Jatheon umożliwia analizowanie zarchiwizowanych danych i pozyskiwanie informacji, które można wykorzystać we wszystkich działach. Usprawnia e-discovery, umożliwiając dostęp do danych w celu zarządzania nimi i ich ochrony. Udostępnia także konkretne funkcje wyszukiwania ułatwiające znajdowanie i pobieranie danych.
Jeśli chodzi o kompleksowe rozwiązania do archiwizacji poczty, Jatheon jest doskonałym wyborem. Może on usprawnić zarządzanie danymi, wykrywając problemy przed ich eskalacją oraz zapobiegając niewłaściwemu postępowaniu pracowników.
Quest
Rozwiązanie do archiwizacji poczty od Quest, sprawia, że przechowywanie, zarządzanie i pobieranie danych jest łatwiejsze niż kiedykolwiek. Jego wdrożenie przebiega niezwykle sprawnie.
Dzięki temu rozwiązaniu możesz ograniczyć długoterminowe potrzeby przechowywania danych oraz konieczność zarządzania wydajnością serwera poczty, przechowując załączniki do e-maili w pojedynczej instancji oddzielnie od serwerów.
Quest oferuje również skuteczne możliwości przechowywania, przestrzegając zasad zgodności z przepisami. Dodatkowo, możesz tworzyć tagi do kategoryzacji, które pozwalają na migrację i pobieranie tylko wybranych danych.
Libraesva
Libraesva to jedno z wiodących rozwiązań do archiwizacji wiadomości e-mail, które pomaga chronić ważne informacje biznesowe, poprawiać wydajność pracowników i upraszczać proces zgodności.
Jeżeli szukasz prostego, ale skutecznego rozwiązania do zarządzania pocztą, zarządzania ryzykiem i zapewnienia zgodności, Libraesva będzie strzałem w dziesiątkę.
Niezależnie od tego, czy korzystasz z serwera poczty na miejscu, czy w chmurze, Libraesva może zaoferować ci najlepsze rozwiązania do archiwizacji. Zapewnia natywną integrację z Office 365 i Microsoft Exchange, a ekskluzywny dodatek do programu Outlook umożliwia łatwy dostęp do zarchiwizowanych wiadomości, zarówno w systemie Windows, jak i Mac.
ArcTitan
ArcTitan to zintegrowane i zautomatyzowane narzędzie z Office 365, które umożliwia szybkie wyszukiwanie wiadomości w archiwum. Z pewnością docenisz łatwą konfigurację i ekonomiczne wdrożenie tego oprogramowania. Przekształca on ważne dane e-mail w repozytorium, przechowując je w archiwum.
Niezależnie od tego, czy potrzebujesz rozwiązania do archiwizacji dla swojej firmy, placówki edukacyjnej, czy firmy MSP, ArcTitan będzie doskonałą opcją. Nie wspominając o tym, że zdalny dostęp do e-maili czyni go jeszcze bardziej atrakcyjnym.
N-able
Jeśli preferujesz chmurowe rozwiązania do przechowywania i ochrony danych e-mail, N-able uznać za jedno z najlepszych w branży. Jest to solidne i szyfrowane rozwiązanie do archiwizacji wiadomości e-mail w chmurze, które zapewnia bezpieczeństwo twoich danych.
Dzięki niemu możesz chronić swoje dane i spełnić wymogi zgodności, ustanowione przez branżowe organy regulacyjne, takie jak HIPAA, FRCP i SOX.
Dostawcy usług zarządzanych (MSP) mogą zarządzać wymogami przechowywania przychodzących i wychodzących wiadomości e-mail z łatwością, jednocześnie zmniejszając koszty przechowywania w lokalnej infrastrukturze.
Smarsh
Smarsh to skuteczne narzędzie do rejestrowania ważnych wiadomości, które może przechowywać e-maile wraz z załącznikami. Jednocześnie, oprogramowanie to pomaga organizacjom przestrzegać przepisów rządowych i zasad prowadzenia dokumentacji.
Jedną z najlepszych cech tego oprogramowania jest obsługa bezpośredniego przechwytywania źródła w formacie natywnym, aby zapewnić zachowanie pełnego kontekstu danych.
Może pomóc w segregowaniu wiadomości wewnętrznych, zewnętrznych, przychodzących i wychodzących. Ponadto oferuje także osobisty dostęp do archiwum, umożliwiając pracownikom dostęp do ich historii e-maili.
Bez wątpienia, Smarsh to solidny pakiet do archiwizacji poczty e-mail.
MailMeter
MailMeter oferuje wszystkie funkcje, których można oczekiwać od dobrego oprogramowania do archiwizacji, w jednym miejscu. Od nawigowania po skrzynkach odbiorczych, po przeprowadzanie e-discovery, wyszukiwania DSAR, oraz zarządzania pocztą w chmurze i lokalnie – jest to kompleksowe rozwiązanie spełniające twoje potrzeby w zakresie archiwizacji.
Zaawansowany interfejs narzędzia ułatwia zawężanie zakresu wyszukiwania wiadomości e-mail, przy wykorzystaniu zdefiniowanych kryteriów.
MailMeter może być szczególnie przydatny, jeżeli prowadzisz firmę, która musi zarządzać dużą ilością danych e-mail. Inwestycja w to oprogramowanie może zapobiec utracie danych i zapewnić ochronę istotnych informacji.
Arcserve
Arcserve sprawia, że zarządzanie pocztą elektroniczną staje się niezwykle proste, usprawniając przechwytywanie i przechowywanie wiadomości w różnych lokalizacjach, oddziałach i u różnych użytkowników.
Oprogramowanie to można zintegrować z różnymi platformami innych firm, takimi jak Gmail, Microsoft Office 365, Microsoft Exchange i IBM Domino. Bez względu na to, z jakiej usługi korzystasz, wystarczy ci Arcserve, aby połączyć to wszystko w jedną całość.
Cryoserve
Aby ułatwić przechwytywanie, przechowywanie i wyszukiwanie wiadomości e-mail, Cryoserve jest doskonałym rozwiązaniem. Popularność tego oprogramowania wynika z jego wszechstronności. Może być wykorzystywane jako rozwiązanie do archiwizacji oparte na chmurze (SaaS), urządzenie sprzętowe lub rozwiązanie hybrydowe, dopasowane do twojej infrastruktury IT.
Przechowując kopie wszystkich otrzymanych i wysłanych wiadomości, Cryoserve przekształca dane w zasoby do codziennego użytku. Możesz spać spokojnie, wiedząc, że wszystkie krytyczne dane biznesowe są w bezpiecznych rękach i można je łatwo odzyskać, gdy zajdzie taka potrzeba.
Intradyn
Czy chcesz zabezpieczyć swoje dane na wypadek przyszłych sporów sądowych, zapytania dotyczącego prawa do wiedzy lub żądania eDiscovery? Intradyn pomoże ci to zrobić z łatwością. Zapisuje przychodzące i wychodzące wiadomości e-mail, zapewniając rejestr całej komunikacji, jednocześnie chroniąc dane do wykorzystania w przyszłości.
Intradyn umożliwia importowanie nieprzetworzonych wiadomości e-mail w formacie RFC822 oraz migrację historycznych wiadomości. Ponadto, współpracuje z wszystkimi najlepszymi usługami pocztowymi, w tym MS Exchange, Gmail, Office 365 i innymi.
Microfocus
Microfocus elastycznie zaspokaja wszystkie potrzeby związane z archiwizacją, za pomocą jednego archiwum i wielu platform. Narzędzie to upraszcza przechwytywanie, przechowywanie, wyszukiwanie i odkrywanie całej wewnętrznej i zewnętrznej komunikacji za pomocą e-maili, mediów społecznościowych oraz SMS-ów.
Jeśli poszukujesz rozwiązania, które monitoruje komunikację na wszystkich platformach, z których korzysta twoja firma, Microfocus jest idealnym narzędziem.
Można śmiało powiedzieć, że jest to kompleksowe rozwiązanie do archiwizacji poczty e-mail.
Podsumowanie
Oprogramowanie do archiwizacji poczty elektronicznej upraszcza przechowywanie i ochronę wiadomości e-mail, zapewniając szybki i bezproblemowy dostęp. Pomaga ono także zachować zgodność z przepisami dotyczącymi rejestracji wiadomości e-mail do celów urzędowych. Zmniejsza ono zadania administracyjne związane z zarządzaniem pocztą, ponieważ proces jest zautomatyzowany. Aby zwiększyć produktywność, warto także korzystać z oprogramowania do tworzenia szablonów wiadomości e-mail.
W ostatecznym rozrachunku, wszystko sprowadza się do wyboru odpowiedniego oprogramowania. Narzędzia wymienione w tym artykule, zostały starannie wyselekcjonowane i działają bardzo dobrze pod względem szybkości, opłacalności i niezawodności.
Sprawdź również najlepsze rozwiązania do filtrowania i ochrony poczty e-mail przed spamem.