25 terminów księgowych, o których powinieneś wiedzieć jako początkujący

Odkryj najpopularniejsze i najczęściej wykorzystywane pojęcia z zakresu księgowości, aby stać się ekspertem w tej dziedzinie. Jeśli jesteś właścicielem firmy i często współpracujesz z księgowymi, koniecznie zapoznaj się z tymi terminami, by zapewnić efektywną komunikację.

Każda branża ma swój charakterystyczny język. Ułatwia on specjalistom rozpoznanie, kto jest ekspertem, a kto nie. Księgowość nie jest wyjątkiem, a niektóre z jej fachowych określeń mogą być mylące nawet dla doświadczonych przedsiębiorców.

Jeśli chcesz rozwijać swoją karierę w księgowości, to świetnie trafiłeś. Ten artykuł jest również dla Ciebie, jeśli jesteś właścicielem firmy lub freelancerem i potrzebujesz zrozumieć te przepełnione żargonem wiadomości e-mail, które Twój księgowy wysyła do zatwierdzenia. Czytaj dalej, aby poznać kluczowe terminy księgowe przedstawione w przystępny sposób.

Znaczenie księgowości dla przedsiębiorstw

Dział księgowości jest niezbędnym elementem każdej firmy, ponieważ dostarcza dane potrzebne do jej funkcjonowania. Dzięki księgowości można na przykład obliczyć koszty działalności, wypłaty dla pracowników, zakupy surowców, zobowiązania podatkowe oraz zyski.

Oto najważniejsze powody, dla których mikro-, małe, średnie, startupowe i duże przedsiębiorstwa potrzebują solidnego systemu księgowego lub zespołu księgowych:

Sprawozdania finansowe jako odzwierciedlenie kondycji firmy

Księgowość generuje dokumentację finansową i zestawienia, które pomagają w ocenie ogólnej kondycji finansowej firmy.

• Czy firma dokonuje zbędnych zakupów?
• Czy zatrudnia więcej pracowników, niż potrzebuje?
• Czy zadłużenie firmy wzrasta w sposób niekontrolowany?

Odpowiedzi na te pytania można uzyskać, analizując wyciągi z konta firmowego.

Planowanie budżetu firmy

Każda firma może napotkać trudności, jeśli nie ma budżetu lub go przekracza. Aby stworzyć sensowny budżet firmowy, potrzebne są dane księgowe. Przykładowo, informacje o wcześniejszych zakupach zapasów, sprzedaży, wypłatach dla pracowników, świadczeniach pracowniczych, wydatkach na marketing itp. pomogą w planowaniu kolejnych lat.

Składanie sprawozdań finansowych firmy

W każdym kraju działają organy regulacyjne, którym firmy muszą składać sprawozdania finansowe kwartalnie, półrocznie lub rocznie. Dodatkowo, firmy notowane na giełdzie muszą przekazywać sprawozdania księgowe na odpowiednie giełdy. Niezbędne jest dostarczenie standardowych sprawozdań finansowych, które może przygotować wyłącznie zespół księgowy.

Przestrzeganie prawa podatkowego i pracy

Firmy muszą również dostarczać organom regulacyjnym inne dokumenty, takie jak zestawienia podatkowe, informacje o wypłatach świadczeń pracowniczych, zarządzanie funduszem emerytalnym i powiązane zestawienia.

Nie można po prostu wpisać kwoty i przesłać jej do odpowiednich organów. Niezbędne jest sprawozdanie finansowe w standardowym formacie, zawierające dane podlegające audytowi, które przygotuje zespół księgowy.

Przejdźmy teraz do omówienia kluczowych pojęć księgowych:

Zobowiązania (AP)

Zobowiązania (AP) to konto w księdze głównej firmy, które odzwierciedla jej zobowiązania finansowe wobec dostawców lub wierzycieli. Zazwyczaj są to zobowiązania krótkoterminowe.

Saldo zobowiązań w bilansie firmy pokazuje łączną kwotę, jaką firma jest winna dostawcom.

W branży księgowej termin „zobowiązania” (AP) jest czasem używany w odniesieniu do działu firmy odpowiedzialnego za dokonywanie płatności na rzecz wierzycieli, dostawców i sprzedawców.

Należności (AR)

Należności (AR) to środki pieniężne należne firmie za dostarczone usługi lub towary. Są to również środki oczekujące od klientów za towary lub usługi, które zostały przez nich wykorzystane przed dokonaniem płatności.

Księgowy zazwyczaj umieszcza należności jako aktywa obrotowe w bilansie firmy. Saldo AR jest wyraźnym wskaźnikiem zakupów dokonanych przez klientów na kredyt. Warto monitorować rosnące saldo AR lub przyspieszyć proces windykacji, aby uniknąć problemów z płynnością finansową.

Aktywa

Aktywa to wszystko, co posiada firma i co ma wartość pieniężną. Księgowi wykazują aktywa w kolejności ich płynności, np. saldo na koncie bankowym firmy jest najbardziej płynne, a grunt pod fabrykę jest aktywem najmniej płynnym.

Bilans

Jest to sprawozdanie księgowe, które wylicza zobowiązania, aktywa i kapitał własny w celu zapewnienia zgodności obu stron równania księgowego. Po dopasowaniu zarówno uznań, jak i obciążeń bilans powinien zawsze wynosić zero.

Wartość księgowa

Wartość aktywów w biznesie z czasem maleje. Księgowy oblicza faktyczną wartość składnika aktywów, odejmując od jego pierwotnej ceny zakupu wszelkie umorzenie (utratę wartości). Jest to znane jako wartość księgowa aktywów.

Kapitał

Kapitał firmowy, to środki pieniężne lub aktywa finansowe, których firma potrzebuje do prowadzenia działalności – wytwarzania produktów, świadczenia usług lub przechowywania danych potrzebnych do świadczenia usług IT.

Zwykle kapitał to fundusz płynny pozyskiwany ze środków własnych lub z zewnątrz. Kiedy kapitał pochodzi ze źródeł zewnętrznych, staje się długiem, ponieważ firma korzysta z linii kredytowej lub pożyczki od instytucji finansowej, takiej jak bank, i musi zwrócić kapitał wraz z odsetkami w określonym terminie.

Kapitałem mogą być również akcje firmy notowanej na giełdzie, marka, patent naukowy lub nawet sam pomysł na biznes.

Przepływ środków pieniężnych

Rachunek przepływów pieniężnych przedstawia, jak środki pieniężne wpływają do firmy i z niej wypływają. Wyjaśnia przepływ płynnych środków pieniężnych w firmie. Po odjęciu końcowego salda gotówkowego od początkowego salda gotówkowego otrzymuje się przepływ środków pieniężnych netto.

Aby uzyskać przydatne dane, należy ustalić okres, w którym przeprowadzane są obliczenia. Jeśli wynik jest ujemny, oznacza to, że firma traci środki pieniężne. Jeśli jest dodatni, firma zyskała znaczący zastrzyk gotówki.

Uznanie

Uznanie to wpis w prawej kolumnie bilansu. Reprezentuje wzrost kapitału własnego lub zobowiązań albo spadek aktywów w księdze rachunkowej.

Zawsze w systemie księgowym z podwójnym zapisem, wpisowi „uznanie” towarzyszy wpis „obciążenie”, tak aby saldo końcowe wynosiło zero.

Obciążenie

Obciążenie to przeciwieństwo uznania. Zawsze znajduje się w lewej kolumnie księgi rachunkowej firmy.

Transakcja „obciążenie” pojawia się za każdym razem, gdy dochodzi do spadku na rachunku kapitałowym lub pasywnym. Transakcja „obciążenie” ma też miejsce, gdy wzrasta wartość konta aktywów lub wydatków.

Amortyzacja

Amortyzacja pokazuje, jak wartość aktywów firmy maleje w czasie. Jedynie aktywa o znacznym koszcie nabycia mogą podlegać amortyzacji. Wartość amortyzacji jest wykazywana w rachunku zysków i strat jako wydatek, zazwyczaj niepieniężny. Aktywa, takie jak pojazdy lub maszyny fabryczne, mogą podlegać amortyzacji.

Wydatki

Każda płatność z konta firmowego stanowi wydatek. Przykładem stałego wydatku jest opłacanie czynszu za biuro. Istnieją również wydatki zmienne, jak np. wynagrodzenie pracowników budowlanych, które zmienia się w czasie.

Mogą także wystąpić wydatki operacyjne, takie jak składki ubezpieczeniowe, podatki od nieruchomości czy koszty marketingu, które nie są związane bezpośrednio z produkcją towarów.

Koszty stałe

Koszty stałe to wydatki, które firma ponosi regularnie i które nie zmieniają się wraz z przychodami.

Do kosztów stałych zaliczają się np. czynsz za biuro, pensje pracowników, składki na ubezpieczenie pojazdu i odsetki od kredytów, niezależnie od poziomu sprzedaży produktów lub świadczenia usług.

Księga główna

Księga główna to kompleksowy zapis wszystkich transakcji finansowych w całym cyklu życia firmy. W celu ułatwienia analizy, księgowi rejestrują transakcje na oddzielnych kontach księgi pomocniczej, w zależności od rodzaju firmy.

Marża brutto

Marża brutto przedstawia rentowność firmy w procentach. Oblicza się ją, dzieląc zysk brutto przez przychód w danym okresie finansowym.

Firmy korzystają z tej wartości, aby określić swoje zyski po odjęciu kosztów związanych z wytworzeniem lub dostarczeniem towarów lub usług sprzedawanych klientom.

Innymi słowy, jeśli firma informuje, że jej rentowność za dany kwartał wynosi 40%, oznacza to, że z każdego dolara przychodu firma zatrzymała 40 centów, a reszta stanowiła koszty poniesione.

Zysk brutto

Zysk brutto pokazuje rentowność firmy w jednostkach pieniężnych. Księgowy oblicza zysk brutto za określony okres bez uwzględniania kosztów ogólnych. Aby go obliczyć, należy odjąć koszt sprzedanych produktów od przychodu za ten sam okres.

Zobowiązania

Firma zaciąga pewne zobowiązania finansowe lub długi w celu prowadzenia działalności gospodarczej. Są to zobowiązania w księgach rachunkowych każdej firmy. Wyróżniamy zobowiązania bieżące (CL) i zobowiązania długoterminowe (LTL).

Płatności na rzecz dostawców to zobowiązania bieżące (CL), ponieważ należy je uregulować w ciągu 12 miesięcy. Z kolei długoterminowe spłaty kredytu hipotecznego na pojazd, maszynę fabryczną lub budynek biurowy to przykłady zobowiązań długoterminowych (LTL).

Płynność

Płynność pokazuje, jak szybko firma może zamienić aktywa na gotówkę bez obniżania ich wartości. Specjaliści z branży finansowej uważają, że wysoka płynność firmy jest korzystna, ponieważ łatwiej jej spłacać swoje zobowiązania krótkoterminowe (CL).

Dochód netto

Dochód netto to kwota, którą firma zarobiła jako zysk. Księgowy oblicza tę wartość, odejmując wszystkie wydatki w danym okresie od przychodów za ten okres. Wydatkami mogą być koszty sprzedanych towarów, amortyzacja, koszty ogólne i podatki.

Koszty ogólne

Firma nie zawsze ponosi wydatki na produkcję towarów lub świadczenie usług swoim klientom. Istnieją inne wydatki, które są rejestrowane jako koszty ogólne.

Do kosztów ogólnych zaliczają się wszystkie wydatki niezwiązane z produktem lub usługą sprzedawaną przez firmę, np. czynsz za biuro, materiały biurowe, składki ubezpieczeniowe, wynagrodzenia pracowników administracyjnych.

Lista płac

W księgowości konto „lista płac” służy do rejestrowania wypłat wynagrodzeń, potrąceń, świadczeń, funduszy emerytalnych i premii/nagród dla pracowników. Jeśli pojawią się zaległe wypłaty, takie jak niezapłacone wynagrodzenia, premie lub urlopy, zostaną one zaksięgowane jako zobowiązanie w bilansie.

Zysk

Zysk to dochód finansowy, który firma osiąga z prowadzenia działalności, takiej jak sprzedaż produktów lub świadczenie usług klientom. Aby można było zaksięgować zysk, przychody firmy muszą przekraczać wszystkie koszty i wydatki.

Rachunek zysków i strat

Rachunek zysków i strat to sprawozdanie finansowe przygotowane przez księgowych, które podsumowuje wyniki firmy i jej sytuację finansową. Uwzględnia ono wydatki, przychody i zyski netto w danym okresie, np. kwartalnym lub rocznym.

Zwrot z inwestycji (ROI)

Zwrot z inwestycji (ROI) to wskaźnik oceny rentowności inwestycji, pokazujący osiągnięty zysk lub poniesioną stratę. Oblicza się go, dzieląc zysk netto z inwestycji przez jej koszt.

Przychód

Przychody to zarobki, które firma osiąga z codziennej działalności, takiej jak sprzedaż towarów lub świadczenie usług klientom. To realne pieniądze, które firma generuje w danym momencie.

Aby obliczyć rzeczywisty zysk, od całkowitych przychodów w danym okresie należy odjąć koszt produkcji i inne wydatki.

Obrót

Obrót to ważne pojęcie księgowe, które pokazuje, jak szybko firma prowadzi działalność. Czasem księgowi używają tego terminu do określenia, jak szybko firma otrzymuje zapłatę od klientów, którzy dokonali zakupów na kredyt. Obrót jest też wskaźnikiem szybkości realizacji należności (AR). Ponadto obrót może też odzwierciedlać tempo sprzedaży zapasów przez firmę.

Podsumowanie 💻

Teraz znasz podstawowe terminy księgowe przedstawione w przystępny sposób. Możesz swobodnie rozmawiać z innymi księgowymi w biurze lub w szkole. A jeśli jesteś przedsiębiorcą, możesz aktywniej uczestniczyć w spotkaniach i dyskusjach z księgowymi.

Jeśli chcesz poszerzyć swoją wiedzę z zakresu rachunkowości, skorzystaj z dostępnych kursów księgowych online.

A jeśli szukasz zaawansowanych narzędzi księgowych dla swojej firmy, przeczytaj artykuł o rozwiązaniach księgowych w chmurze dla małych i dużych firm.