6 sposobów na usunięcie wszystkich e-maili z Gmaila

Narzędzia do usuwania wiadomości e-mail okazały się dobrodziejstwem dla pracowników i firm, ponieważ zwiększają produktywność, skracając czas spędzony na czyszczeniu przepełnionej skrzynki odbiorczej.

Czy wiesz, że wiele ankiet wykazało, że przeciętny pracownik wydaje 28% codziennie w e-mailach?

Sprawdzanie e-maili i praca nad nimi może być przytłaczająca, jeśli jeszcze nie uporządkowaliśmy naszych e-maili ani nimi nie zarządzaliśmy. W tym artykule omówimy sposoby na osiągnięcie zerowej liczby skrzynek odbiorczych i efektywną pracę z e-mailami. Oto tabela zawierająca niezbędne narzędzia, które musisz dodać do swojego arsenału poczty e-mail, aby mieć przejrzystą i świeżą skrzynkę odbiorczą!

Tytuł

Opis

Badać

SaneBox

Usuwa niechciane e-maile, tworzy foldery i inteligentnie przyspiesza AI.

Czysty e-mail

Zorganizowany asystent, zatrzymuje niechciane e-maile, koncentruje się na prywatności.

Nadludzki

Zarządzanie e-mailami oparte na sztucznej inteligencji z przypomnieniami i widokiem statusu.

Mailstrom

Zbiorcze akcje e-mailowe dla wsparcia Google, Yahoo i Outlook.

Wyczyść skrzynkę odbiorczą = większa produktywność

Zarządzanie pocztą elektroniczną skutecznie maksymalizuje efektywność w miejscu pracy. Ciągłe zapotrzebowanie na pracę zdalną spowodowało wzrost wykorzystania Gmaila, ponieważ jest on uważany za profesjonalne źródło komunikacji w porównaniu do innych platform.

Dlatego konieczne staje się zorganizowanie wiadomości e-mail w najlepszy możliwy sposób, który pomoże usprawnić przepływ pracy. To najlepsza metoda komunikacji, którą należy zarządzać codziennie lub o stałych porach, gdyż zawiera ważne dokumenty organizacyjne.

#1. Efektywność czasowa

Lepsze zarządzanie pocztą elektroniczną zwiększa efektywność czasową, pozwalając nam skupić się na podstawowej pracy zamiast na innych e-mailach. Zwykle wiele e-maili odrywa nas od docelowego zadania, jakim jest przejście do Gmaila, co zajmuje więcej czasu, nawet w przypadku drobnych zadań. Zarządzanie Gmailem ułatwia nam znajdowanie ważnych e-maili i skraca czas wyszukiwania. Dlatego potencjalny wynik ważnych e-maili jest znajdowany szybciej niż wcześniej.

Przeczytaj także: Sposoby automatyzacji zadań Gmaila w celu zwiększenia wydajności

#2. Więcej zysków

Efektywność czasowa wpływa na rentowność firmy i zmniejsza ilość wydatkowaną na siłę roboczą. Od organizowania setek e-maili dziennie po regularne tworzenie kopii zapasowych i sortowanie ważnych e-maili – to wszystko składa się na koszty biznesowe. Zarządzanie pocztą elektroniczną umożliwiło obsługę i sortowanie niezbędnych wiadomości e-mail. Jest to niedrogie rozwiązanie umożliwiające priorytetyzację ważnych zadań.

#3. Zwiększ produktywność

Kiedy oprogramowanie z łatwością wykonuje czasochłonne zadanie, pozwala biznesmenom skupić się na innych zadaniach. Dzięki temu praca jest łatwiejsza i pomaga usprawnić inne produktywne przepływy. Lepsze zarządzanie zapobiega rozpraszaniu uwagi poprzez blokowanie niepotrzebnych wyskakujących powiadomień. Dlatego pomocne może być skupienie się na bieżącej pracy bez zakłóceń.

#4. Równowaga między pracą a życiem prywatnym

Korzyści z zarządzania pocztą e-mail łączą się, aby nagradzać firmy poprzez lepszą równowagę między życiem zawodowym a prywatnym. Oszczędność czasu, korzyści i produktywność w pracy pomagają nam prowadzić zdrowe i uważne życie po pracy. Zarządzanie osobistą pocztą e-mail oddziela pocztę prywatną od służbowej, redukując niepotrzebne obciążenie pracą w domu.

Co to jest Zero Inbox i jego zalety?

Zero Inbox to podejście do zarządzania pocztą e-mail, które ma na celu pozostawienie Gmaila prawie przez cały czas pustego. Strategię opracował ekspert ds. produktywności Merlin Mann, który wyjaśnia, jak pomieszanie skrzynki odbiorczej z listami zadań do wykonania może wpłynąć na produktywność.

W przypadku firm lub pracowników e-maile są wypełnione tysiącami e-maili, które odwracają uwagę od ważnej pracy i mogą dezorientować przez cały dzień. Merlin Mann przedstawił pięć koncepcji rozwiązania tego problemu:

Niektóre e-maile są ważniejsze od innych: nie każdy e-mail musi być traktowany w ten sam sposób. Należy odpowiedzieć tylko na kilka ważnych e-maili, a resztę usunąć. Koncepcja ta okazuje się oszczędzać czas, ale ważne jest, aby ją oddzielić, pamiętając o tym, co jest ważne i może być potrzebne w przyszłości.
Czas jest bezcenny: zerowa skrzynka odbiorcza to przydatny sposób na zaoszczędzenie czasu i spędzenie produktywnego dnia. Osoba musi sobie poradzić z liczbą e-maili, które może obsłużyć dziennie; pomaga to również w codziennym śledzeniu postępu prac. Koncepcja gwarantuje, że tylko ważna i wartościowa praca wymaga pierwszej uwagi i chroni nasz czas.
Mniej może znaczyć więcej: koncepcja zerowej skrzynki odbiorczej dowodzi, że wystarczy mniej słów, aby przekazać znaczenie odpowiedzi na e-mail. Długie eseje są niepotrzebne, a pisząc nie musimy czuć się zobowiązani.
Wolność od poczucia winy: zbyt wiele e-maili może być przytłaczające, ale życie w poczuciu winy nie jest rozwiązaniem. Według Manna, zostaw poczucie winy za sobą, skup się na sprzątaniu bałaganu i spróbuj najpierw rozwiązać ważne kwestie.
Okłamywanie siebie nie opróżnia skrzynki odbiorczej: przede wszystkim musimy być ze sobą szczerzy, zaakceptować sytuację, która się dzieje i spróbować sobie z nią poradzić. Należy odpowiedzieć na tysiące e-maili w ograniczonym czasie, ale unikanie ich spowoduje gromadzenie się e-maili, które nie będą już przydatne.

Przeczytaj także: Najlepsze oprogramowanie do archiwizacji wiadomości e-mail do przechowywania w celu przyszłych audytów/pobrań

Korzyści

Zarządzanie pocztą e-mail i koncepcja zerowej skrzynki odbiorczej oszczędzają czas i sprawdzają się w firmach. Zero e-maili jest uważane za korzystne, ponieważ pozwala nam skupić się na ważnych zadaniach bez zakłóceń.

Metoda Zero Inbox oszczędza czas przede wszystkim dlatego, że uczy nas, jak w tym czasie obsługiwać maile. Kiedy jasno rozumiemy, z czym musimy się uporać, chętniej zajmiemy się niezbędnymi zadaniami bez rozpraszania uwagi.
Usprawnia to komunikację z interesariuszami, gdyż zerowa skrzynka odbiorcza pozwala na natychmiastową reakcję na przychodzące e-maile. Respondenci dostają korzyść zamiast czekać godzinami.
Koncepcja zerowej skrzynki odbiorczej zapobiega przegapieniu ważnych zadań, ponieważ pusta skrzynka odbiorcza jako pierwsza wyświetla nowo otrzymane wiadomości e-mail. E-maile, które zasługują na uwagę, otrzymują priorytet i zwiększają produktywność firmy.

Dlaczego warto wyczyścić skrzynkę odbiorczą Gmaila

Wyczyszczenie skrzynki odbiorczej to idealny sposób na zwiększenie produktywności. W ciągu jednego dnia w Gmailu danej osoby znajduje się wiele wiadomości, w tym złośliwe oprogramowanie, śmieci, spam, a nawet promocje. Te niechciane pliki należy usunąć, ponieważ zakłócają główną funkcję lub zajmują miejsce w Gmailu. Uporządkowana skrzynka odbiorcza jest kluczem do produktywnego dnia, ze szczególnym uwzględnieniem list rzeczy do zrobienia.

Z łatwością znajduj ważne e-maile: zorganizowany Gmail jest niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa ważnych e-maili. Jest to ważne podczas dalszych działań, abyśmy mogli łatwo znaleźć potrzebne e-maile. Niechciane lub spamowe wiadomości e-mail obciążają produktywność w napiętym harmonogramie biznesowym. Regularnie czyszcząc skrzynkę odbiorczą możemy bez przeszkód zająć się ważnymi zadaniami.
Aby zwolnić miejsce: Google oferuje 15 GB bezpłatnego miejsca na Dysku, w Zdjęciach i innych aplikacjach Google. W pełni zapełnione miejsce powoduje opóźnienia i przestaje otrzymywać wiadomości e-mail. Dlatego konieczne jest od czasu do czasu wyczyszczenie pamięci, aby utrzymać skrzynkę odbiorczą w dobrym stanie i zapewnić efektywny przepływ wiadomości e-mail.
Aby usunąć niepotrzebne pliki: Gmail ma foldery Spam, które automatycznie przechowują niechciane e-maile w skrzynce odbiorczej. Google automatycznie usuwa je w ciągu 30 dni, ale niektóre e-maile są złośliwe i mają charakter komercyjny i próbują się z nami połączyć. Wyczyszczenie i zablokowanie tych e-maili jest konieczne, ponieważ nadawca może próbować połączyć się za pośrednictwem innych e-maili. Zdecydowanie zalecamy rezygnację z subskrypcji lub usunięcie wiadomości-śmieci, aby uniknąć rozpraszania uwagi lub szkód.
Zachowaj koncentrację: systematyczny porządek zapobiega błądzeniu umysłu. Kiedy zaczynamy dzień, zalew e-maili wywołuje presję i sprawia, że nie wiemy, od czego zacząć. systematyczna struktura wiadomości e-mail podsunie nam pomysł na podjęcie działań.

Dzięki temu przejrzysta skrzynka odbiorcza to prosty sposób na produktywne rozpoczęcie dnia.

Jak wyczyścić skrzynkę odbiorczą Gmaila

Istnieją sposoby na usunięcie e-maili, ponieważ należy je filtrować według kategorii, rozmiaru, nadawcy, przeczytanych lub nieprzeczytanych. Oto kilka kroków, aby zbiorczo usunąć wiadomości e-mail:

#1. Usuń zbiorczo

Usunięcie to łatwy sposób na szybkie wyczyszczenie naszej skrzynki odbiorczej Gmaila, przede wszystkim w celu rozwiązania problemu pełnego miejsca na dane. Google umożliwia usuwanie wielu niechcianych e-maili zajmujących miejsce, takich jak spam, promocje i inne. Zmniejsza to obciążenie związane z indywidualnym usuwaniem poczty, co zajmuje dużo czasu.

Kroki, aby zbiorczo usunąć e-maile:

Zaloguj się do Gmaila na telefonie komórkowym, komputerze stacjonarnym lub laptopie.
Kliknij pole po lewej stronie przycisku Odśwież.

Kliknięcie tego pola spowoduje zaznaczenie wszystkich e-maili.

Kliknij przycisk Usuń, który pojawi się w wierszu jako przycisk kosza.
Pozwala nam także ukryć e-maile, których nie chcemy usuwać, ale uzyskać do nich dostęp, gdy tylko jest to możliwe. Przycisk Archiwizuj umożliwia tę funkcję, umieszczony bezpośrednio z boku pudełka.

I voila! Duża część Twojej skrzynki odbiorczej jest już czysta!

#2. Usuń według kategorii

Google podzielił pocztę e-mail na kategorie na podstawie jej zastosowania, tj. społecznościowa, aktualizacyjna, podstawowa i promocyjna. Umożliwia usuwanie określonych kategorii wiadomości, umożliwiając wyczyszczenie określonej kategorii wiadomości e-mail i zapisanie innych.

Kroki, aby usunąć e-maile w kategoriach:

Kliknij menu rozwijane po lewej stronie; pokazana lista zawiera sekcję Kategoria na dole.
Wybierz konkretny, który chcemy usunąć, np. Społeczności, Aktualizacje, Fora lub Promocje.

Zaznacz pole normalnie w lewym górnym rogu.
Kliknij niebieski tekst, aby zaznaczyć wszystkie e-maile.
Kliknij Usuń lub Archiwizuj, jak chcemy.

W ten sposób możesz szybko usuwać aktualizacje, wiadomości spamowe i promocje, bez konieczności marnowania czasu na ręczne sprawdzanie ich.

#3. Usuwanie według okresu

Google umożliwia usuwanie e-maili na podstawie określonych dat, zmniejszając w ten sposób obciążenie związane z przewijaniem. Możemy przeglądać e-maile przed lub po preferowanej dacie oraz usuwać stare niechciane e-maile lub nowe e-maile, które nie będą przydatne w przyszłości.

Kroki, aby usunąć zbiorczo:

W panelu wyszukiwania Gmaila wpisz before:RRRR/MM/DD, aby wybrać wiadomość sprzed określonej daty.
Wpisz po:RRRR/MM/DD w polu wyszukiwania i naciśnij klawisz Enter, aby otrzymać pocztę po określonej dacie.

E-maile wyświetlane na ekranie należą do wybranego przedziału czasowego.
Zaznacz pole ponownie i kliknij, aby zaznaczyć wszystkie rozmowy.
Kliknij Usuń lub Archiwizuj.

Działa to dobrze w przypadku starych e-maili, które są zbędne i po prostu zajmują miejsce.

#4. Usuwanie od konkretnego nadawcy

Gmail ułatwia usuwanie e-maili od konkretnego nadawcy, co ułatwia czyszczenie danych z konkretnego adresu. Z tej funkcji możemy skorzystać, gdy jej skrzynka odbiorcza jest przepełniona od tylko jednej osoby, np. marketerów e-mailowych.

Kroki, aby usunąć wiadomości e-mail od konkretnego nadawcy:

Zaznacz pole po lewej stronie, jeśli chcemy usunąć wszystkie e-maile, lub możemy wybrać konkretnie nieprzeczytane wiadomości do przeczytania.
Kliknij Usuń lub Archiwizuj

Uff! Kto by pomyślał, że czysta skrzynka odbiorcza może być tak satysfakcjonująca, prawda?

#5. Usuwanie przeczytanych/nieprzeczytanych

Dobrym sposobem na okazjonalne uporządkowanie wiadomości e-mail jest usuwanie przeczytanych lub nieprzeczytanych wiadomości. Oznacza to, że możemy usunąć wszystkie przeczytane wiadomości lub wyczyścić skrzynkę odbiorczą bez patrzenia na nie.

Kroki, aby usunąć przeczytane lub nieprzeczytane e-maile:

Aby usunąć przeczytane lub nieprzeczytane wiadomości z wiadomości e-mail, wpisz odpowiednio: przeczytane lub jest: nieprzeczytane.

Naciśnij Enter i zaznacz pole po lewej stronie.
Postępuj zgodnie z instrukcjami usuwania zbiorczego, zaznacz pole i zaznacz wszystkie rozmowy.
Ponadto możemy wybrać opcję usuwania lub archiwizowania

Jest to świetne rozwiązanie w przypadku nieznośnych e-maili subskrypcyjnych, których po prostu nie chcesz zawracać sobie głowy otwieraniem!

#6. Usuwanie według rozmiaru

Usuwanie e-maili według rozmiaru to najlepszy sposób na zwolnienie ograniczonej przestrzeni dyskowej Gmaila. Niektóre e-maile zawierają załączniki lub duże pliki, które zajmują niepotrzebne miejsce, nawet jeśli są bezużyteczne. Google umożliwia usuwanie wiadomości e-mail na podstawie ich rozmiaru, odciążając w ten sposób platformę przechowywania.

Kroki usuwania wiadomości e-mail na podstawie ich rozmiaru:

Kliknij Ustawienia po prawej stronie paska wyszukiwania.
Spowoduje to wyświetlenie opcji wyboru rozmiaru załącznika.

Wpisz rozmiar i wybierz opcję większy lub mniejszy niż.
Wybierz e-mail i kliknij Usuń.

W ten sposób możesz szybko zwolnić miejsce, pozbywając się wiadomości e-mail, które zajmują najwięcej miejsca.

Oto kilka narzędzi, które moim zdaniem są bardzo pomocne w oczyszczaniu wiadomości e-mail i efektywnym zarządzaniu nimi:

SaneBox

SaneBox to oprogramowanie do zarządzania pocztą e-mail z automatycznym asystentem poczty e-mail. Narzędzie usuwa niechciane wiadomości e-mail ze skrzynki odbiorczej i umieszcza je w określonym folderze, oszczędzając czas zarządzania.

Kluczowa cecha

Narzędzie usuwa niechciane wiadomości e-mail ze skrzynki odbiorczej i umieszcza je w określonym folderze.
Posiada folder SaneBlackHole, który pozwala nam umieścić na nim konkretnego nadawcę i nie otrzymamy żadnej poczty od tego nadawcy.
SaneBox umożliwia tworzenie folderów dla paragonów lub rodzin, zmniejszając złożoność Gmaila.
Udostępnia folder SaneAttachment, który przechowuje wszystkie załączniki do wiadomości e-mail w chmurze, aby zwolnić miejsce.
Możemy zaplanować przerwę od poczty e-mail, modyfikując funkcję „Nie przeszkadzać” lub możemy odłożyć wiadomość e-mail, aby skupić się na naszej pracy.

To inteligentna i wyszkolona sztuczna inteligencja, która przyspiesza wysyłanie wiadomości e-mail i pozwala nam skupić się na podstawowej pracy.

Czysty e-mail

Clean Email to zorganizowany asystent poczty e-mail, który skutecznie zarządza przeciążonymi, niechcianymi i nieprzeczytanymi e-mailami. Jest to oprogramowanie skupiające się na prywatności, które przejmuje pełną kontrolę nad naszymi e-mailami. Filtruje i grupuje segmenty wiadomości e-mail, pomagając identyfikować wiadomości ważne i spam.

Kluczowe cechy

To oprogramowanie pozwala nam zatrzymać niechciane e-maile, w tym zrezygnować z subskrypcji biuletynów.
Posiada funkcję przesiewania, która blokuje pocztę od niechcianych i nowych nadawców.
Clean Email umożliwia łatwe usuwanie dużej liczby e-maili i zaleca sugestie dotyczące czyszczenia w oparciu o nasze nawyki.
Oprogramowanie umożliwia utworzenie niestandardowej reguły dla wiadomości e-mail, pomagając w utrzymaniu przy minimalnym wysiłku. Oznacza to, że użytkownicy mogą skonfigurować codzienne archiwizowanie lub automatyczne czytanie wiadomości e-mail z serwisów społecznościowych.

Email Assistant z łatwością obsługuje dużą liczbę e-maili, zapewniając nam najlepszą prywatność.

Nadludzki

Nadludzki to oprogramowanie do zarządzania oparte na sztucznej inteligencji, które pomaga nam łatwo zarządzać e-mailami w Gmailu i Outlooku. Oprogramowanie posiada wbudowane fragmenty, które pomagają szybciej tworzyć wiadomości e-mail, pisząc najbardziej odpowiednie frazy, akapity lub w razie potrzeby całe zimne wiadomości e-mail.

Kluczowe cechy

Umożliwia ustawienie przypomnień o wysłanych e-mailach, pomagając zarządzać ważną pracą bez delegowania.
Umożliwia odłożenie e-maili na określony czas, pomaga odłożyć na bok ciężary i w razie potrzeby skupia się na innej pracy.
Możemy zobaczyć status wiadomości e-mail, gdy odbiorca ją otrzyma lub przeczyta. Umożliwia także dzielenie się statusem w zespole, co poprawia efektywność.
Sztuczna inteligencja umożliwia automatyczną korektę pisma, obsługę dodatkowych znaków, brakujących znaków, transponowanych znaków, brakujących znaków interpunkcyjnych i nieprawidłowych wielkich liter.

Oprogramowanie obsługujące sztuczną inteligencję zwiększa możliwości pisania wiadomości e-mail, oszczędzając w ten sposób czas. Przypomina nam również o e-mailach, dzięki czemu użytkownik może wykonać ważne zadania.

Mailstrom

Mailstrom to oprogramowanie do zarządzania pocztą e-mail obsługiwane przez Google, Yahoo i Outlook. System ten jest przeznaczony dla firm każdego typu i wielkości i umożliwia zbiorcze wysyłanie, usuwanie lub archiwizowanie za pomocą jednego kliknięcia.

Kluczowe cechy

Narzędzie to opiera się na ludzkiej inteligencji, która z łatwością identyfikuje i grupuje tysiące e-maili.
Chroni skrzynkę odbiorczą przed spamem, umożliwiając blokowanie niechcianych nadawców lub tematów.
Wykorzystuje wiodący w branży protokół IMAP z szyfrowaniem OAuth2, co oznacza, że oprogramowanie nigdy nie otrzymuje hasła użytkownika.
Oprogramowanie umożliwia rezygnację z subskrypcji newslettera bez konieczności odwiedzania konkretnej strony internetowej.

Ludzka inteligencja Mailstrom Software odróżnia je od innych, ponieważ traktuje e-maile z ludzkiej perspektywy.

Ostatnie słowa

Czyszczenie Gmaila to ważne zadanie dla każdego biznesmena, profesjonalisty i osoby prywatnej. Nasza skrzynka odbiorcza jest często wypełniona ważnymi wiadomościami i zadaniami, ale zajmowanie się bałaganem i śmieciami e-mailowymi również stanowi część naszej pracy.

Uporządkowana skrzynka odbiorcza sprawia, że umysł jest szczęśliwy na początku dnia i pozytywnie wpływa na produktywność. Kiedy skrzynka odbiorcza jest wypełniona zbyt dużą liczbą e-maili, potrzebujemy wyjaśnienia, co i jak zrobić.

Dlatego e-maile powinny być przejrzyste i wolne od niepotrzebnych plików i wiadomości, aby zapewnić najlepsze rezultaty. Różne oprogramowanie dostępne w Internecie zapewnia usługę najlepszej optymalizacji Gmaila.

Niektórzy korzystają ze sztucznej inteligencji, aby zapewnić najlepsze wyniki, ale wśród nich wszystkich bezpieczeństwo jest dla nas największą troską. W Gmailu znajdują się e-maile, którymi nie chcemy się dzielić, dlatego wybór oprogramowania został dokonany po analizie jego bezpieczeństwa.

Nie korzystasz z Gmaila? Oto kilka aplikacji do czyszczenia poczty, które działają także w Yahoo i Outlooku!