Wdrażanie nowych pracowników: Dlaczego warto postawić na oprogramowanie?
Rozpoczęcie pracy w nowej firmie to dla wielu osób stresujące doświadczenie. Brak organizacji w procesie onboardingu może pozostawić negatywne pierwsze wrażenie. Aby nowi pracownicy poczuli się komfortowo i szybko stali się produktywni, firmy coraz częściej sięgają po specjalistyczne oprogramowanie.
Dobre oprogramowanie onboardingowe to klucz do sprawnego zarządzania dokumentacją i całym procesem wdrażania. Pozwala ono zautomatyzować żmudne zadania, co pozytywnie wpływa na motywację nowych członków zespołu.
Korzyści z wdrożenia oprogramowania onboardingowego
Nieuporządkowany proces onboardingu nie tylko stresuje nowych pracowników, ale również może negatywnie świadczyć o kulturze firmy, komunikacji i zarządzaniu. Wprowadzenie dedykowanego oprogramowania ułatwia proces adaptacji nowych osób, przynosząc szereg wymiernych korzyści:
- Buduje pozytywne pierwsze wrażenie i wzmacnia kulturę organizacyjną.
- Zapewnia spersonalizowane podejście, redukując niepokój u nowych pracowników.
- Pomaga w obniżeniu kosztów związanych z rotacją personelu.
- Gwarantuje zgodność z przepisami i standardami pracy.
- Usprawnia cały proces wdrażania.
- Przekłada się na szybszy wzrost produktywności nowych pracowników.
- Automatyzuje zadania, optymalizując pracę działu HR.
Kluczowe funkcje oprogramowania onboardingowego
Wybierając oprogramowanie do wdrażania pracowników, warto zwrócić uwagę na kilka istotnych funkcji:
Przyjazny interfejs użytkownika: Intuicyjny i łatwy w obsłudze interfejs to podstawa. Nowi pracownicy powinni bez problemu odnaleźć się w systemie, aby proces adaptacji przebiegał płynnie.
Integracje: Oprogramowanie onboardingowe musi być kompatybilne z innymi narzędziami wykorzystywanymi w firmie. Zapewni to dostęp do wszystkich niezbędnych zasobów i usprawni pracę.
Automatyzacja przepływu pracy: Dobry system onboardingowy powinien automatyzować rutynowe zadania, eliminując zbędne kroki. Działy HR zyskują w ten sposób możliwość sprawnego monitorowania całego procesu.
Samoobsługa pracownicza: Nowi pracownicy powinni mieć możliwość samodzielnego wprowadzania danych osobowych, zarządzania dokumentami i wykonywania innych czynności bez konieczności angażowania innych osób.
Technologia oparta na chmurze: Oprogramowanie powinno być dostępne zdalnie, umożliwiając pracownikom i interesariuszom dostęp do systemu z dowolnego miejsca.
Poniżej prezentujemy listę najpopularniejszych programów do wdrażania pracowników, które mogą pomóc w znalezieniu idealnego rozwiązania dla Twojej firmy.
Freshteams
Freshteams od Freshworks to wszechstronne narzędzie, które umożliwia firmom personalizację procesu rekrutacji nowych pracowników. Automatyzacja zadań takich jak wysyłanie e-maili, udostępnianie dokumentów i zbieranie informacji znacząco skraca czas potrzebny na wdrożenie.
Funkcje:
- Lista kontrolna zadań onboardingowych.
- Zestaw powitalny umożliwiający szybkie udostępnianie dokumentów.
- Konfigurowalne szablony e-maili.
- Integracja z Signeasy i DocuSign dla bezpiecznego podpisywania dokumentów.
- Śledzenie postępów w procesie wdrażania.
Coassemble
Coassemble oferuje wysokiej jakości szkolenia wprowadzające dla nowych pracowników, co przekłada się na szybsze wdrożenie i pozytywny wpływ na wyniki firmy.
System ten ułatwia tworzenie atrakcyjnych kursów onboardingowych, które zwiększają zaangażowanie pracowników. Funkcja analityczna dostarcza cennych informacji, które pozwalają ocenić skuteczność wdrażania. Coassemble posiada szereg funkcji, które pozwalają skrócić czas onboardingu nawet o 41%.
Funkcje:
- Szablony powitalne dla nowych pracowników.
- Lista kontrolna do onboardingu.
- Szkolenia dla menedżerów odpowiedzialnych za nowych pracowników.
- Szablony kursów dla stażystów.
- Ponad 30 interaktywnych ekranów lekcyjnych.
Inform
Inform to oprogramowanie wyposażone w proste i elastyczne funkcje, które oszczędzają czas poprzez automatyzację procesu wdrażania. Proces onboardingowy można dostosować do indywidualnych potrzeb każdego pracownika.
Automatyzacja w Inform umożliwia zarządzanie pakietami onboardingowymi oraz przydzielanie odpowiednich materiałów szkoleniowych. Można również tworzyć pakiety szkoleniowe obejmujące kursy, quizy, rozmowy telefoniczne i podręczniki.
Funkcje:
- Centralny panel monitorowania postępów we wdrażaniu.
- Personalizacja procesu onboardingu.
- Ścieżki nauki z automatycznie przypisywanymi kursami i quizami.
- Obsługa wielu języków.
- Integracja z Zoom dla nagrywania rozmów wideo.
- Powiadomienia dla administratorów i pracowników o zadaniach i kursach do wykonania.
Factohr
Factohr automatyzuje proces onboardingu, dbając o pozytywne wrażenia nowych pracowników. Rozwiązanie to zwiększa efektywność menedżerów HR poprzez zdefiniowanie dokumentów, które muszą zostać przesłane. Umożliwia również zapraszanie rekrutów do samodzielnego przesyłania wymaganych dokumentów.
Funkcje:
- Personalizacja list i dokumentów dla nowych pracowników.
- Tworzenie i przypisywanie zasobów dla rekrutów.
- Generowanie raportów dotyczących pracowników i dokumentów.
- Przypomnienia dla kandydatów o ważnych terminach.
- Automatyczne tworzenie kont pracowników.
BambooHR
BambooHR pomaga w automatyzacji formalności związanych z onboardingiem, pozwalając skupić się na budowaniu relacji z nowymi pracownikami. Pakiety preboardingowe automatyzują podpisy elektroniczne i inne procesy związane z dokumentacją.
Zorganizowany i efektywny proces onboardingu, jaki oferuje BambooHR, pozytywnie wpływa na retencję pracowników.
Funkcje:
- Dostosowanie szablonów wdrażania do różnych stanowisk, działów i lokalizacji.
- Przydzielanie zadań onboardingowych.
- Zarządzanie bazą danych pracowników.
- Konfiguracja powitalnych e-maili i list kontrolnych dla IT.
ScribeNow
ScribeNow to rozwiązanie, które pozwala na płynne wdrożenie nowych pracowników i szybkie zwiększenie ich produktywności. Funkcja automatycznego zarządzania wiedzą umożliwia przekształcenie każdego zadania w instrukcję krok po kroku.
Centralna biblioteka Scribe daje nowym pracownikom dostęp do bazy wiedzy, eliminując potrzebę ciągłego zadawania pytań.
Funkcje:
- Szybkie tworzenie i udostępnianie dokumentacji.
- Rozwiązanie oparte na chmurze.
- Możliwość dostosowywania tekstów i wskazówek.
- Integracja z większością baz wiedzy i narzędzi.
Trakstar
Trakstar to nowoczesne rozwiązanie stosowane przez firmy takie jak Forbes i Pepsico. Ułatwia ono zarządzanie onboardingiem i podnosi efektywność pracy. Trakstar eliminuje ręczne procesy wdrażania i dokumentacji, umożliwiając podejmowanie lepszych decyzji związanych z zatrudnianiem i angażowaniem pracowników.
Trakstar bezproblemowo integruje się z popularnymi narzędziami HRIS, usprawniając pracę i eliminując niepotrzebne zadania.
Funkcje:
- Zarządzanie wydajnością (oceny, ankiety, śledzenie celów).
- Automatyzacja rejestracji i dostarczania materiałów szkoleniowych.
- Uproszczenie procesu rekrutacji.
- Centralny panel z dostępem do analiz.
Podsumowanie
Oprogramowanie onboardingowe to nieocenione narzędzie, które pozwala zapewnić nowym pracownikom pozytywne doświadczenia już od pierwszych dni pracy, bez obciążania ich nadmiarem zadań i formalności. Wspomniane powyżej narzędzia pomagają działom HR w sprawnym zarządzaniu procesem wdrażania, wzmacniając kulturę organizacyjną.
Wybierając oprogramowanie, warto porównać funkcje i ceny, aby znaleźć rozwiązanie idealnie dopasowane do potrzeb firmy. Warto również zwrócić uwagę na najlepsze oprogramowanie HRIS, które pomoże w optymalizacji pracy działu HR.