Kierownicy działu obsługi klienta muszą codziennie odpowiadać na setki pytań. Aplikacje z gotowymi odpowiedziami mogą sprawić, że ich praca będzie szybka i łatwa.
Wiele zapytań, które zespół wsparcia otrzymuje codziennie, jest podobnych. Ręczne wpisywanie odpowiedzi na te pytania jest zadaniem nieproduktywnym. Jednak użytkownicy mogą generować predefiniowane odpowiedzi na często zadawane pytania i przechowywać je w gotowych narzędziach do odpowiedzi do natychmiastowego użycia.
Przyjrzyjmy się dokładniej odpowiedziom w puszkach, w tym ich zaletom i najlepszym narzędziom oferującym tę usługę.
Spis treści:
Co to jest gotowa odpowiedź?
Wiele osób myli gotową odpowiedź z odpowiedzią automatyczną. Podczas gdy odpowiedzi automatyczne są zautomatyzowane i bezosobowe, gotowe odpowiedzi są opisowe i spersonalizowane.
Są to z góry określone odpowiedzi na często zadawane pytania. Gotowe odpowiedzi są zawsze pomocne i dostosowane, więc nie brzmią dla klientów jako wygenerowane maszynowo.
Jak odpowiedzi w puszkach działają w Twojej firmie FAQ/Wiki?
Gotowe odpowiedzi i firmowa wiki, często zadawane pytania oraz baza wiedzy o rozwiązywaniu problemów powinny być zsynchronizowane. Powinien istnieć zautomatyzowany system do wstrzykiwania określonych kroków rozwiązywania problemów lub ogólnych informacji w symbolu zastępczym w odpowiedzi w puszce.
Jeśli nie użyjesz tekstowych symboli zastępczych, gotowe odpowiedzi będą się gromadzić. Agentom obsługi klienta trudno będzie poradzić sobie z tak długą listą gotowych odpowiedzi. Aby rozwiązać ten problem, niektóre usługi lub narzędzia skryptowe zawierają składnię.
Gdy personel pomocy technicznej wprowadzi określone skróty lub składnie w konsoli e-mail lub czatu, narzędzie automatycznie tworzy skrypt. Narzędzie pobiera również informacje pomocy technicznej z firmowej bazy wiedzy, często zadawanych pytań lub Wiki.
Połączenie narzędzia gotowych odpowiedzi z bazą wiedzy firmy pomaga również w przekazywaniu zaktualizowanych instrukcji lub kroków rozwiązywania problemów. W przeciwnym razie będziesz musiał ręcznie zaktualizować wszystkie skrypty wsparcia.
Korzyści z używania gotowych odpowiedzi
#1. Oszczędza czas
Gotowa odpowiedź gwarantuje, że nie musisz wpisywać odpowiedzi na często zadawane pytania. Ponieważ kierownicy obsługi klienta mogą szybko odpowiadać na często zadawane pytania za pomocą tych odpowiedzi, mogą skupić się na bardziej produktywnych zadaniach w zaoszczędzonym czasie.
#2. Bezproblemowe zarządzanie
Dostawcy usług dla klientów mogą z łatwością zarządzać dużą liczbą klientów za pomocą aplikacji z gotowymi odpowiedziami. Jeśli pracujesz dla dostawcy usług internetowych, cena dostępnych pakietów jest pytaniem, które może być często zadawane.
Zamiast odpowiadać wszystkim tą samą odpowiedzią, wpisując, możesz łatwo wykonać tę pracę, wklejając gotową odpowiedź w oknie czatu.
#3. Zadowolenie klientów
Klienci chcą natychmiastowego rozwiązania ich problemów. Jeśli wystąpi opóźnienie w odpowiedzi, możesz stracić je na rzecz konkurencji. Korzystając z gotowych odpowiedzi, możesz odpowiadać na ich pytania i upewnić się, że pozostaną lojalni wobec Twojej firmy.
#4. Zwiększ wskaźnik konwersacji
Gotowe odpowiedzi pomagają również przekształcić potencjalnego klienta w klienta, szybko i skutecznie odpowiadając na jego pytania. Czasami potencjalny klient zadaje jakieś wyjątkowe pytanie, a personel pomocniczy ma wiele na głowie.
W takiej sytuacji mogą odpowiedzieć na proste pytania za pomocą gotowych odpowiedzi i wykorzystać czas, aby odpowiedzieć na unikalne zapytanie. W ten sposób możesz przekształcić ten lead w klienta i poprawić współczynnik konwersji.
Oto niektóre z najlepszych aplikacji do odpowiedzi w puszkach.
maszynopis
Powtarzające się pisanie może być frustrujące i nużące dla pracowników obsługi klienta. Typedesk to prosta platforma, która pomaga im się tego pozbyć, pozwalając im tworzyć spójne odpowiedzi w puszkach i zarządzać nimi.
Ponadto to wielojęzyczne narzędzie można zintegrować ze wszystkimi witrynami i aplikacjami, z których korzysta Twoja firma, w tym Chrome, Gmail, Facebook, Slack, Zendesk i Linkedin.
Jeśli zdecydujesz się na skorzystanie z typedesku, Twój zespół będzie mógł konsekwentnie odpowiadać na zapytania klientów. W rezultacie klienci i potencjalni klienci uzyskają lepsze wrażenia podczas kontaktu z działem wsparcia.
To narzędzie jest również wyposażone w funkcję folderów zespołu, która umożliwia natychmiastowe udostępnianie i synchronizowanie wszystkich odpowiedzi w puszkach z każdym członkiem zespołu. Co więcej, kierownictwo wsparcia może sprawić, że każda odpowiedź w puszce będzie unikalna za pomocą zmiennych.
Freshdesk
Celem obsługi klienta jest odpowiadanie na pytania klientów, a Freshdesk pozwala to robić bezproblemowo. Za pomocą tej aplikacji do odpowiedzi w puszkach możesz prowadzić konstruktywną rozmowę z klientami na różnych kanałach.
Ten wielokanałowy pakiet oferuje kompletne rozwiązanie wsparcia, które koncentruje się na szybkim zapewnieniu doskonałej obsługi klienta. Aktywnie rozumie wymagania klientów i odpowiada na nie w najbardziej intuicyjny sposób.
Ponieważ musisz wykonać mniej powtarzalnych zadań, oszczędzasz czas i inwestujesz go w coś bardziej owocnego. Ta zunifikowana platforma zapewnia bazę wiedzy i automatyzację przepływu pracy, aby szybko odpowiadać na zapytania klientów.
Korzystając z Freshdesk, możesz również łączyć się z klientami przez preferowany przez nich kanał komunikacji i płynnie zmieniać tryb w dowolnym momencie.
Intencje społeczne
Czy jesteś zmęczony przełączaniem się między wieloma narzędziami do przesyłania wiadomości i czatu? Następnie nadszedł czas, aby użyć Intencji społecznościowych, jednej z najlepszych aplikacji do reagowania w puszkach. Korzystając z tego rozwiązania, możesz rozmawiać z odwiedzającymi witrynę bezpośrednio z aplikacji do współpracy, której już używasz jako zespół.
Oprogramowanie do czatu na żywo to popularna aplikacja, która działa w Microsoft Teams, Slack i Webex. Dzięki temu, że nie musisz wychodzić z istniejącej aplikacji, możesz błyskawicznie odpowiadać na zapytania i zadowolić klientów.
Intencja społecznościowa umożliwia korzystanie z gotowych odpowiedzi, aby pomóc klientom w szybkim czasie reakcji i budowaniu relacji z klientami. Jego proaktywne wyzwalacze czatu na żywo są również pomocne w angażowaniu odwiedzających witrynę. Ponadto aplikacja wspiera współpracę ze wszystkimi członkami zespołu w celu rozwiązywania problemów klientów.
Wesoły Lis
Wesoły Lis to kompleksowy system obsługi zgłoszeń pomocy technicznej, który zapewnia szybszą i lepszą obsługę klienta. Pomaga zmniejszyć chaos i zorganizować proces wsparcia dzięki funkcjom takim jak potężny system zgłoszeń do pomocy technicznej i samoobsługowa baza wiedzy.
Możesz szybciej odpowiadać na typowe i częste zapytania, korzystając z narzędzia pomocy w puszkach. Oprócz dodawania szablonów odpowiedzi ta aplikacja wykonuje akcje związane z biletami, takie jak zmiana statusu i dodawanie tagów.
Gdy masz zamiar odpowiedzieć na zgłoszenie, wszystkie dostępne gotowe akcje będą dla Ciebie widoczne. Możliwe jest również wyszukanie konkretnych akcji w puszkach, a następnie ich zastosowanie. Ta platforma obsługuje również tworzenie gotowych akcji specyficznych dla zespołu.
HappyFox obsługuje również integrację z wieloma aplikacjami biznesowymi, w tym MS Teams, WhatsApp, Salesforce, Wrike, Asana, Slack, Facebook, Jira, Shopify, Adobe Commerce, Zapier i Twitter.
Chrupiący
Współczesne scenariusze biznesowe wymagają od firm łączenia się z klientami i natychmiastowego prowadzenia. Chrupiący to wielokanałowa platforma do przesyłania wiadomości, która to umożliwia. Składa się z listy wyrafinowanych narzędzi, za pomocą których możesz osiągnąć w swojej firmie rewolucję zorientowaną na klienta i odblokować hiperwzrost poprzez rozmowy z nimi.
Ta platforma jest wyposażona w funkcję o nazwie Wspólna skrzynka odbiorcza. Centralizuje Twoje rozmowy z różnych kanałów, takich jak e-mail, komunikator, SMS, czat na żywo i Twitter DM. W związku z tym możliwe staje się zapewnienie najlepszej obsługi klienta dzięki bezproblemowej współpracy.
Crisp obsługuje również centralne centrum bazy wiedzy. Możesz połączyć go z chatbotami i czatami na żywo, aby poprawić wrażenia klientów dzięki odpowiedziom w czasie rzeczywistym.
UżyjOdpowiedź
UżyjOdpowiedź to wielokanałowe oprogramowanie do obsługi klienta, które znacznie skraca czas reakcji i poprawia jakość obsługi klienta. Platforma jest całkowicie skalowalnym i konfigurowalnym pakietem, który ma na celu pomóc Twojemu zespołowi wsparcia.
Korzystając z tego narzędzia, możesz bez wysiłku zarządzać ponad 10 kanałami wsparcia, takimi jak poczta e-mail, czat na żywo, komunikator, fora społecznościowe i media społecznościowe. Jego automatyczne powiadomienia i przypisywanie zapytań ułatwiają zadanie wszystkim kierownikom obsługi klienta.
Dodatkowo UseResponse zapewnia zaawansowane analizy i raporty dotyczące wydajności procesu obsługi klienta. Dzięki narzędziu do śledzenia ocen personelu i umowie SLA narzędzie może zaoferować lepszą obsługę klienta. Co więcej, użytkownicy mogą zintegrować tę aplikację z innymi narzędziami, takimi jak Google, Salesforce, Jira i Zapier.
Klutch
Czy masz dość przeszukiwania dokumentów i dążeń do znalezienia właściwej odpowiedzi we właściwym czasie? Posługiwać się Klutch przechowywać wszystkie szybkie odpowiedzi i poradniki w jednej firmowej bazie wiedzy.
Teraz nie musisz tracić czasu na szukanie odpowiednich odpowiedzi lub wpisywanie tych samych odpowiedzi na powtarzające się pytania. Uzyskaj dostęp do odpowiednich odpowiedzi w puszkach z dowolnego urządzenia i odpowiedz nimi.
Możesz nawet jednym kliknięciem napisać wiadomość e-mail do swoich klientów. Ponadto ta platforma umożliwia przechowywanie często używanych fragmentów i linków. Użytkownicy mogą uzyskać dostęp do tego narzędzia z aplikacji komputerowej, Chrome, Edge i dowolnego urządzenia mobilnego.
Zaangażuj Bay
Zaangażuj Bay może dostarczyć Ci najlepsze odpowiedzi w puszkach, które są przydatne dla obsługi klienta, takich jak help desk i e-maile. Zwłaszcza, gdy otrzymujesz setki podobnych pytań serwisowych, te odpowiedzi w puszkach mogą zaoszczędzić Twój czas i pomóc Ci zwiększyć sprzedaż.
W ten sposób Twoja obsługa klienta wzrośnie i stanie się bardziej produktywna, sprzedając więcej produktów w krótszym czasie.
Aby uzyskać lepsze połączenie z klientem, możesz również wypróbować narzędzia szybkiej personalizacji. Funkcje personalizacji sprawią, że gotowe odpowiedzi będą brzmieć jak niektóre świeżo wpisane i spersonalizowane odpowiedzi.
Aby zwiększyć efektywność biznesową, EngageBay promuje funkcje automatyzacji. Po prostu zdefiniuj warunki zapytań klientów, a narzędzie odpowie za pomocą spersonalizowanych, gotowych odpowiedzi.
Nie musisz być osobą obeznaną z technologią, aby korzystać z tego narzędzia dzięki intuicyjnym skrótom i ikonom. Ponadto użytkownicy mogą napisać dowolną odpowiedź i łatwo oznaczyć ją jako gotową do późniejszego wykorzystania.
Wniosek
W przypadku dużej liczby zapytań aplikacje z odpowiedziami w puszkach mogą zapewnić najłatwiejsze rozwiązania. Oprócz szybkiego reagowania, aplikacje te zwiększają produktywność zespołu wsparcia i zwiększają liczbę potencjalnych klientów.
Jeśli jesteś również zainteresowany stworzeniem bazy wiedzy dla swojej firmy, możesz wypróbować te platformy, aby stworzyć bazę wiedzy.