Niezależnie od tego, czy starasz się zarządzać finansami swojej firmy, musisz być świadomy tego, dokąd trafiają Twoje pieniądze. W rezultacie posiadanie skanera paragonów jest najlepszą rzeczą, jaką można wybrać.
Paragony z dowolnych towarów lub produktów, które kupujesz w sklepach, są podatne na zagubienie, czy to w oceanie dokumentów, czy w stercie papierów. Z drugiej strony fizyczne papiery są bardziej podatne na uszkodzenie lub zniszczenie.
Zamiana wydrukowanych paragonów i dokumentów na pliki cyfrowe może rozwiązać te problemy, a skaner paragonów jest idealnym narzędziem do tego zadania. Niektóre skanery paragonów oferują usługi internetowe umożliwiające organizowanie i pobieranie paragonów z dowolnego miejsca.
W tym artykule omówimy, co musisz wiedzieć o skanerach paragonów. Tak więc bez zbędnych ceregieli zacznijmy.
Spis treści:
Co to są aplikacje do skanowania paragonów?
Aplikacje do skanowania paragonów umożliwiają robienie zdjęć fizycznych paragonów i przekształcanie ich w kopie cyfrowe, które można łatwo uzyskać z udostępnionej pamięci masowej w chmurze. Zanim przejdziemy dalej, dowiedzmy się, co robi skaner paragonów.
Aplikacja do skanowania paragonów to aplikacja na smartfony, która umożliwia pracownikom przechwytywanie paragonów za pomocą telefonów komórkowych. Aby zaoszczędzić papierkową robotę, firmy zaczęły używać skanerów paragonów do obsługi kosztów biznesowych w połączeniu z oprogramowaniem OCR (optyczne rozpoznawanie znaków).
Czy Twoja firma potrzebuje oprogramowania do skanowania paragonów?
Musisz zbadać wartość potwierdzeń czytania dla Twojej firmy. Najbardziej oczywistym sposobem, aby zdecydować, czy Twoja firma powinna mieć aplikację do skanowania paragonów, jest sprawdzenie, jak często i jak skomplikowany jest system zwrotu kosztów Twojej organizacji.
Zbadaj wcześniejsze dane dotyczące wydatków biznesowych i zaangażowania pracowników. Zapytaj swoich pracowników, czy czują, że to im pomoże.
Co najważniejsze, porozmawiaj z personelem finansowym, ponieważ to oni na co dzień zajmują się zwrotami i kwestiami związanymi z wydatkami. Aplikacja skanera paragonów może przynieść korzyści wszystkim pracownikom firmy, zmniejszając ilość ręcznej dokumentacji potrzebnej do zarządzania zwrotami kosztów i danymi o kosztach.
Zalety korzystania z aplikacji do skanowania paragonów
Stara technika zwrotu kosztów wymaga czasu zarówno dla pracowników, jak i personelu finansowego. Procedura jest również podatna na kilka błędów. Pracownikom trudno będzie uzyskać zwrot kosztów, jeśli stracą rachunki.
W tym przypadku może Ci pomóc korzystanie z aplikacji do skanowania paragonów. Umożliwia pracownikom szybkie przesyłanie rachunków w formacie cyfrowym. Algorytmy optycznego rozpoznawania znaków w aplikacji eliminują błędy ludzkie, które mogą wystąpić podczas bezpośredniego wprowadzania danych z paragonów.
Skaner paragonów dla Twojej firmy może również pomóc Twojemu działowi finansowemu. Dzięki rachunkom cyfrowym nie będą musieli nękać pracowników, aby przesyłali oświadczenia o paragonie.
Skanery paragonów są dostępne w różnych konfiguracjach, od fizycznych (skanery komputerowe i mobilne) po cyfrowe (np. aplikacje i oprogramowanie online). Ponieważ jednak to narzędzie jest inwestycją, przed zakupem powinieneś poznać podstawowe aspekty, które oferują najlepsze z nich.
Oto lista kluczowych funkcji, których należy szukać w skanerze paragonów. Możesz nie wymagać ich wszystkich, ale postępuj zgodnie z tą radą, aby wybrać najlepszy dla siebie.
Funkcje skanera paragonów
Nie od dziś wiadomo, że każda korporacja ma unikalne wymagania dotyczące śledzenia wpływów biznesowych. Wybierając aplikację, upewnij się, że odpowiada ona potrzebom Twojej firmy. Przy wielu alternatywach dostępnych obecnie na rynku wybór może być trudny.
Oto krótki przegląd najważniejszych kwestii, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze aplikacji do zarządzania paragonami.
Zdolność adaptacji
Przenośny skaner paragonów może być potrzebny do monitorowania raportów wydatków i pokwitowań dla pracowników lub wykonawców. Może to przybrać formę przenośnego skanera.
Rozmiar skanera ma również znaczenie dla mobilności. Wybierz gadżet, który jest lekki i wystarczająco mały, aby wygodnie zmieścić się w teczce lub torbie.
Dostępność online
Przydatny jest skaner paragonów, który można udostępnić online, podobnie jak mobilność. Będziesz mógł bardzo szybko połączyć się z oprogramowaniem księgowym, przyspieszając proces. Dzięki temu będziesz mógł pobrać swoje rachunki w dowolnym momencie i z dowolnego miejsca.
Przestrzeń magazynowa i bezpieczeństwo
Niezależnie od tego, czy wybierzesz fizyczną, czy cyfrową pamięć masową w chmurze, powinieneś wziąć pod uwagę ograniczenia skanera paragonów. Czy będziesz skanować paragony codziennie czy co tydzień? Czy użyjesz go tylko w rzadkich przypadkach, czy będziesz go używać przez cały rok? Może to pomóc w ustaleniu, ile miejsca potrzebujesz na oprogramowanie skanera paragonów lub na dysku zewnętrznym.
Nie zapomnij o bezpieczeństwie wybranego magazynu. Upewnij się, że wszystkie paragony i dokumenty są chronione przez więcej niż jeden poziom ochrony.
Tradycyjne paragony i dokumenty mogą zostać fizycznie uszkodzone lub zniszczone, ale zapisy cyfrowe mogą trafić w niepowołane ręce, jeśli nie zostaną zastosowane odpowiednie środki bezpieczeństwa.
Prędkość
Jednym z najbardziej nieprzyjemnych zadań, jakie może podjąć firma, jest skanowanie pokwitowań w celu uzyskania zestawień wydatków. Zazwyczaj ludzie lubią jak najszybciej zakończyć tę pracę, a szybki skaner paragonów może pomóc. Niektóre skanery mogą przechwycić obraz dokumentów w zaledwie 7,5 sekundy. Jest to przydatne do skanowania wielu paragonów naraz.
Formaty plików
Twoje rachunki mogą być sformatowane w określonym formacie w zależności od tego, do czego ich używasz. Księgowy może zażądać zeskanowania lub przesłania wszystkich rachunków w formacie PDF, ale Twój program rozliczeniowy akceptuje tylko zdjęcia w formacie JPEG. Sprawdź, jakie formaty plików akceptuje Twój skaner paragonów, aby nie trzeba było ich zmieniać po ręcznym zeskanowaniu.
Eksportowalność
Na koniec upewnij się, że skaner obejmuje całą rutynę po zeskanowaniu paragonów. Czy będziesz trzymać je w chmurze? Czy wyślesz je komuś innemu? Twój skaner paragonów musi być w stanie bez wysiłku przesyłać zeskanowane dokumenty.
Zwróć uwagę na najlepsze aplikacje do skanowania paragonów na rynku, teraz, gdy znasz podstawowe funkcje skanera paragonów. Oto lista najlepszych.
Czyste rachunki
Neat Receipts to inteligentne narzędzie do organizacji i przenośny skaner. Skaner mobilny Neat Receipts umożliwia skanowanie paragonów, wizytówek i dokumentów w podróży, ponieważ oprogramowanie wykrywa, pobiera i porządkuje istotne dane.
Cechy
- Przenośny skaner NeatReceipts jest lekki i wystarczająco kompaktowy, aby zmieścić się w teczce, plecaku lub podręcznym. Nie wymaga również zasilania prądem zmiennym. Podłącz go przez USB do komputera i gotowe.
- Twój komputer może go zasilać przez USB.
- Zgrabne skanowanie i wyodrębnianie danych ze wszystkiego, co skanujesz, w wyniku czego powstają zasoby cyfrowe.
- Dzięki danym paragonów możesz szybciej tworzyć raporty podatkowe lub wydatki, eksportować do programu Excel lub synchronizować kontakty za pomocą programu Outlook lub książki adresowej.
- Oferuje bezpłatną 30-dniową wersję próbną NeatCloud, która umożliwia synchronizację i tworzenie kopii zapasowych plików Neat oraz przeglądanie ich z dowolnej przeglądarki lub urządzenia mobilnego.
Co więcej, tak długo, jak jesteś subskrybentem NeatCloud, otrzymasz NeatCare, który zapewnia dodatkową pomoc i ubezpieczenie od przypadkowych uszkodzeń dla Twojego NeatDesk.
Dext
Dext przygotowuje i gromadzi dokumentację z 99% dokładnością, a następnie natychmiast przetwarza ją w oprogramowaniu księgowym. Pozwala zainwestować więcej czasu w działania, które przynoszą wartość.
Cechy
- Dext Prepare to cudownie proste rozwiązanie do porządkowania i digitalizacji wszystkich Twoich dokumentów.
- Prześlij pokwitowanie, rachunek lub wyciąg bankowy, a Dext zbierze potrzebne informacje i dostarczy je do Twojego systemu księgowego. Otrzymasz dokładne liczby, których potrzebujesz, zamiast usiąść i fizycznie je wprowadzić.
Dext Prepare przechwytuje i przetwarza wiodące na rynku dane przed opublikowaniem ich w systemie księgowym. Harmonogram Twojego zespołu zostaje zwolniony na bardziej istotne zadania, a Ty otrzymujesz pewność, że masz do czynienia z najlepszymi.
Pudełko na buty
Jeśli szukasz niezawodnego miejsca do przechowywania cyfrowych paragonów podatkowych, ShoeBoxed będzie idealną aplikacją do skanowania paragonów. Pomoże Ci to ułatwić obsługę paragonów.
Cechy
- Uprość codzienne czynności księgowe.
- Poznaj funkcje i narzędzia stworzone dla małych firm, księgowych i księgowych.
- Możesz przekształcić swoje paragony w wyodrębnione, zweryfikowane przez człowieka, skategoryzowane, uporządkowane, przeszukiwalne i edytowalne dane, do których masz dostęp w dowolnym miejscu i czasie.
Oprócz tego możesz tworzyć kompleksowe raporty o wydatkach, które zawierają obrazy paragonów, a także eksportować, udostępniać lub drukować dane w celu łatwego przygotowania podatku lub zwrotu kosztów.
Łatwy wydatek
Easy Expense wyodrębnia podstawowe informacje, takie jak sprzedawca, oddział, podatki, suma i rodzaj płatności, korzystając z wydajnego przetwarzania obrazu i sztucznej inteligencji.
Ponadto ten skaner paragonów bez problemu monitoruje wydatki na karty kredytowe i konta bankowe. Easy Expense integruje się z Twoimi rachunkami bankowymi, aby skanować do 18 miesięcy transakcji pod kątem kosztów i odpisów podatkowych.
Cechy
- Działa w trybie offline, dzięki czemu idealnie nadaje się do użytku w podróży.
- Najszybszy sposób przechwytywania, przycinania i śledzenia paragonów
- Nigdy nie zgub rachunku dzięki automatycznej synchronizacji z chmurą.
- Inteligentna automatyczna kategoryzacja w celu maksymalizacji odliczeń
- Zbiorcze przeglądanie transakcji
Korzystając z Easy Expense, możesz synchronizować między użytkownikami w czasie rzeczywistym za pomocą uprawnień użytkowników. Możesz łatwo ograniczyć, kto może zobaczyć odpowiednie informacje.
Zarządzanie kosztami
Od nieograniczonego skanowania paragonów i monitorowania przebiegu po zwrot kosztów następnego dnia, narzędzie do śledzenia kosztów, takie jak Zarządzanie wydatkami, może pomóc w zarządzaniu systemem księgowym.
Cechy
- Śledzenie i organizowanie paragonów podczas podróży lub pracy zdalnej może być trudne, a czasem prowadzić do utraty paragonu.
- Możesz skanować rachunki bez ograniczeń, rejestrować przebieg, wysyłać je e-mailem do zatwierdzenia i robić inne rzeczy.
W połączeniu z funkcją SmartScan Twoje paragony są natychmiast skanowane i odzyskiwane, co oszczędza Twój czas i energię.
Inteligentne rachunki
Inteligentne Paragony zamieniają Twój telefon w skaner paragonów i generator raportów wydatków! Zbiera informacje o paragonach i umożliwia tworzenie raportów w formacie PDF i CSV, które można wysyłać na konta e-mail.
Cechy
- Profesjonalne raporty można tworzyć zarówno do monitorowania budżetu, jak i wymagań Twojej pracy, korzystając z całkowicie konfigurowalnych raportów PDF, CSV i ZIP.
- Inteligentne paragony umożliwiają wybór spośród ponad 20 różnych domyślnych typów danych (takich jak daty, ceny, podatki, kategorie paragonów, uwagi, opcje płatności itd.).
Ta funkcja może być przydatna, aby pomóc Ci w tworzeniu idealnego dokumentu, oszczędzając niezliczone godziny pracy i pozwalając skupić się na rzeczach, które są dla Ciebie ważniejsze.
Przewidywania
Aplikacja Foreceipts to idealne rozwiązanie do zarządzania paragonami, z którego korzysta na całym świecie ponad 500 000 właścicieli firm, osób samozatrudnionych, agencji i freelancerów.
Cechy
- Zrób zdjęcia swoich papierowych rachunków lub wyślij swoje cyfrowe rachunki do siebie. Aplikacja Foreceipts natychmiast zeskanuje dane na Twoich rachunkach i wprowadzi je do Twojej księgi. Możesz również dodać dochód, skanując swoje faktury.
- Udostępniaj swoje raporty wydatków w formacie Excel lub PDF swojemu księgowemu lub używaj ich do rozliczania podatków. Każde zdjęcie paragonu jest przechowywane, więc jesteś chroniony w przypadku audytu.
Ustanowili kategorie wydatków biznesowych dla Stanów Zjednoczonych i Kanady, więc raport z wydatków na koniec roku będzie prawidłowo spełniał wymagania dotyczące rozliczania podatków. W razie potrzeby możesz również zmienić kategorie.
Weryfikacja
Najszybsza i najbezpieczniejsza na świecie aplikacja OCR Capture i Data Extraction dla paragonów, rachunków i faktur jest już dostępna. Pozbądź się wprowadzania danych i księgowości; oszczędzaj godziny każdego tygodnia. Veryfi w ciągu kilku sekund pobiera dostawców, płatności, sumy, podatki, a nawet pozycje.
Cechy
- Interfejs API OCR Veryfi wyodrębnia, kategoryzuje i ulepsza wszystkie informacje z niezorganizowanych rekordów zakupów konsumenckich, faktur i rachunków aż do pozycji pojedynczych (dane zakupu na poziomie SKU) na dużą skalę, eliminując potrzebę stosowania skryptów lub ludzi w pętli.
- Veryfi OCR API zapewnia jedną z najbardziej wpływowych i wyrafinowanych platform API do ekstrakcji danych OCR (Optical Character Recognition) i ICR (Intelligent Character Recognition).
Te cechy pozwolą Ci wyprzedzić konkurencję i zapewnić użytkownikom najlepsze usługi na całym rynku.
Jak wybrać najbardziej odpowiednią aplikację do paragonów?
Właściwa organizacja paragonów to jeden z najprostszych sposobów na uniknięcie stresu związanego z sezonem podatkowym. Wspomniane przez nas narzędzia sprawiają, że jest on dostępny bez konieczności zachowywania setek małych karteczek.
Rozważ swoje indywidualne potrzeby jako freelancer lub właściciel firmy, ilekroć się na nie zgadzasz. Pomyśl o następujących kwestiach:
- Ile osób nadzorujesz?
- Ilu klientów się opiekujesz?
- Ile zakupów komercyjnych robisz każdego miesiąca?
- Jak często i dokąd wyjeżdżasz do pracy?
W zależności od okoliczności możesz potrzebować wielu narzędzi, aby dostosować system śledzenia paragonów.
Wniosek
Musisz śledzić uporządkowane wydatki biurowe, aby nie stracić prawa do ich zwrotu. Jeśli tego nie zrobisz, pieniądze nie będą dostępne do następnego cyklu płatności.
Tak więc wiele różnych rodzajów oprogramowania może być używanych jako skanery paragonów. Każdy z nich ułatwia ten proces, oferując lepsze funkcje i usługi. Więc zakończmy to. Warto korzystać z najlepszych aplikacji do skanowania paragonów wymienionych powyżej. Jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, powinieneś go zdobyć!
Możesz również zapoznać się z najlepszym oprogramowaniem do śledzenia/zarządzania wydatkami dla właścicieli małych i średnich firm.