Jeśli prowadzisz agencję, z pewnością znasz wyzwania związane z procesem rozliczeniowym. Od tworzenia ofert, poprzez przesyłanie ich do akceptacji, każdy etap pochłania cenną ilość czasu.
Aby zoptymalizować ten proces i oszczędzić zarówno czas, jak i wysiłek, niezbędne jest wdrożenie oprogramowania do zarządzania ofertami, które scentralizuje wszystkie działania w jednym miejscu.
W tym artykule przybliżymy Ci, czym dokładnie jest oprogramowanie do zarządzania wycenami i zaprezentujemy najlepsze dostępne na rynku rozwiązania.
Czym Jest Oprogramowanie do Zarządzania Ofertami?
Oprogramowanie do zarządzania ofertami to narzędzie, które umożliwia sprawne przygotowywanie ofert biznesowych oraz szybką reakcję na zapytania. Dzięki automatyzacji procesu tworzenia ofert, integracji danych z systemów CRM i usprawnieniu generowania faktur, pozwala zaoszczędzić cenny czas i zasoby.
Warto spojrzeć na to z tej perspektywy – proces wyceny stanowi pierwszy, bezpośredni kontakt między Twoją firmą a potencjalnym klientem, następujący po działaniach marketingowych i sprzedażowych. Profesjonalnie przygotowana, kompletna i precyzyjna oferta wywrze pozytywne pierwsze wrażenie.
Platforma do zarządzania wycenami umożliwia prowadzenie całej komunikacji w jednym miejscu – zarówno dla właścicieli firm, menedżerów sprzedaży, jak i samych klientów – eliminując potrzebę komunikacji za pośrednictwem poczty elektronicznej i ułatwiając negocjacje.
Przyjrzyjmy się teraz kluczowym funkcjom, na które należy zwrócić uwagę przy wyborze oprogramowania do zarządzania ofertami.
Kluczowe Funkcje Oprogramowania do Zarządzania Ofertami
#1. Profesjonalne Szablony Biznesowe
Dobrze przygotowana, kompletna oferta, prezentująca się w profesjonalny sposób, ma istotne znaczenie dla wywarcia korzystnego pierwszego wrażenia. Oprogramowanie do zarządzania ofertami udostępnia konfigurowalne szablony, które można dostosować do indywidualnych potrzeb firmy, umożliwiając tworzenie dokumentów o profesjonalnym wyglądzie.
#2. Automatyzacja Przepływu Pracy
Oprogramowanie do zarządzania wycenami pozwala na automatyczne uzupełnianie ofert aktualnymi danymi o produktach i cenach, pochodzącymi z systemu księgowego.
#3. Redukcja Błędów Ludzkich
Prawdopodobieństwo popełnienia błędu w ofercie tworzonej ręcznie jest znacznie wyższe niż w przypadku automatycznego generowania wycen przy użyciu dedykowanych narzędzi.
#4. Możliwość Dosprzedaży
W oprogramowaniu do zarządzania wycenami można łatwo umieszczać szczegółowe i przejrzyste opcje sprzedaży dodatkowej, zwiększając potencjalne przychody.
#5. Przejrzystość Cyklu Sprzedaży
Dzięki powiadomieniom o wyświetleniu oferty przez klienta, możesz monitorować status procesu sprzedaży i szybko reagować, prowadząc dyskusje na platformie.
#6. Automatyzacja Cykli Płatności
Oprogramowanie do zarządzania ofertami umożliwia automatyczne generowanie faktur za płatności cykliczne, eliminując potrzebę ręcznej obsługi tego procesu.
Po zapoznaniu się z funkcjonalnościami, nadszedł czas, aby przedstawić najlepsze programy do zarządzania ofertami i fakturami, uszeregowane według ich popularności.
Przegląd Popularnych Rozwiązań do Zarządzania Ofertami
SuperOps.ai
SuperOps.ai to platforma do automatyzacji usług profesjonalnych (PSA), która wspomaga płynne funkcjonowanie przedsiębiorstw. Posiada wbudowaną funkcję zarządzania wycenami, dzięki której oferta może trafić do klienta w zaledwie kilka kliknięć.
Użytkownicy mogą tworzyć oferty zawierające wszystkie szczegóły usługi i przesyłać je klientom za pośrednictwem dedykowanego linku. Klienci mają możliwość łatwej akceptacji lub odrzucenia oferty, co usprawnia cały proces. Dodatkowo, mogą dodawać komentarze, które dostarczają dodatkowego kontekstu i pomagają uniknąć nieporozumień.
SuperOps.ai umożliwia prowadzenie dyskusji z klientami w ramach samej wyceny, co eliminuje długie wątki e-mailowe dotyczące tego samego tematu.
Scoro
Scoro to intuicyjna platforma, która ułatwia współpracę przy tworzeniu wycen, fakturowaniu i śledzeniu wszystkich etapów projektów. Wspomaga pracę zespołową nad zadaniami, zapewniając przejrzystość i kontrolę nad ich statusem. Pozwala na śledzenie czasu poświęconego na realizację zadań oraz rozliczanie klientów na tej podstawie.
Scoro upraszcza proces tworzenia ofert poprzez oferowanie gotowych szablonów dla predefiniowanych usług, segmentowanych profili klientów i różnych walut. Dokumenty te można następnie dostosować do konkretnych zleceń i jednym kliknięciem przekształcić w spersonalizowane pliki PDF. Platforma umożliwia także monitorowanie wyników sprzedaży oraz wyznaczanie celów za pomocą konfigurowalnych pulpitów.
Scoro integruje się z ponad 1000 narzędzi za pośrednictwem Zapier, w tym z popularnymi platformami do zarządzania projektami takimi jak Slack, Asana, Jira, Trello i Basecamp. Oferuje również integrację ze Slackiem, Gmailem i Kalendarzem Google, usprawniając komunikację.
Bitrix24
Bitrix24 to kompleksowe oprogramowanie do współpracy, które obsługuje różne aspekty zarządzania firmą, współpracę i komunikację zespołową. Jest to platforma internetowa, która łączy wiele funkcji, eliminując potrzebę korzystania z wielu narzędzi SaaS. Oferuje funkcje zarządzania projektami, udostępniania plików, zarządzania sprzedażą, kontaktami, pocztą e-mail i inne.
Bitrix24 umożliwia tworzenie nieograniczonej liczby ofert oraz integrację z platformami płatniczymi, takimi jak PayPal, co ułatwia przyjmowanie płatności online. Jego architektura oparta na chmurze i otwarty charakter sprawiają, że rejestracja i fakturowanie klientów są proste i bezstresowe. Bitrix24 oferuje również integrację z aplikacjami księgowymi, takimi jak Xero, co ułatwia interakcję z klientami.
Po rejestracji w Bitrix24 użytkownicy mają dostęp do wielu opcji, w tym do narzędzia do fakturowania. Platforma umożliwia współpracę między różnymi działami firmy, takimi jak marketing, sprzedaż i zarządzanie zasobami ludzkimi, za pomocą dedykowanych narzędzi do zarządzania wycenami i fakturami. Zaufało jej już milion firm, a dostępna jest również aplikacja mobilna na smartfony i tablety z systemem Android i iOS.
ITarian
ITarian to platforma do zarządzania IT dla firm oferujących usługi w zakresie obsługi zgłoszeń, zdalnego zarządzania przepływem pracy, zdalnego pulpitu i bezpieczeństwa punktów końcowych.
ITarian oferuje funkcję zarządzania ofertami, która pomaga uprościć proces tworzenia profesjonalnych dokumentów. Oferty są zintegrowane z systemem CRM, co pozwala przedstawicielom handlowym skupić się na budowaniu relacji z klientami.
Platforma udostępnia gotowe, profesjonalne szablony ofert, które przyspieszają cykl sprzedaży. Użytkownicy mają również możliwość automatycznego wypełniania pól ofert danymi od dystrybutorów.
Hubspot
Hubspot to popularna platforma marketingowa, znana przede wszystkim jako narzędzie CRM, które umożliwia bezpłatne wysyłanie e-maili i monitorowanie odpowiedzi klientów. Użytkownicy cenią go za intuicyjny system zarządzania treścią, który pozwala generować formularze do osadzania na stronach docelowych lub wykorzystania jako zgody na e-mail.
Wielu użytkowników może nie zdawać sobie sprawy z faktu, że Hubspot oferuje również oprogramowanie do wyceny w ramach swojego centrum sprzedaży. Umożliwia ono szybkie tworzenie markowych ofert, które mogą być dopasowane do identyfikacji wizualnej firmy. Dzięki temu, kupujący zapamięta Twoją ofertę.
Narzędzie CRM Hubspot pozwala na zbieranie podpisów elektronicznych i zarządzanie wszystkimi płatnościami w jednym miejscu. Oferty sprzedaży automatycznie pobierają dane kontaktowe i informacje o produktach powiązanych z daną transakcją, oszczędzając czas i pracę ręczną.
Onpipeline
Onpipeline to oparte na chmurze oprogramowanie CRM, które pomaga firmom w budowaniu lepszych relacji z klientami. Ułatwia zespołom sprzedażowym zarządzanie kontaktami, transakcjami, zadaniami i automatyzacją procesów sprzedaży z dowolnego miejsca.
Zatwierdzanie ofert w Onpipeline umożliwia przechowywanie wszystkich wycen w roboczej wersji, do akceptacji przez kierownictwo, niezależnie od ich statusu. Po sfinalizowaniu, gotową ofertę można przesłać do klienta jednym kliknięciem.
Użytkownicy Onpipeline mogą dodawać pozycje do ofert z gotowego cennika lub tworzyć własne pozycje, bez konieczności weryfikowania stawek. Dzięki temu firmy mogą tworzyć bardziej efektywne oferty, oszczędzając czas i środki.
Quoter
Quoter to intuicyjne narzędzie, które przyspiesza proces tworzenia wycen. Dostępne jest w chmurze, co zapewnia dostęp dla całego zespołu bez konieczności zakupu wielu licencji. Użytkownicy mają dostęp do wielu gotowych szablonów, które można dostosowywać w zależności od potrzeb i szybko wysyłać klientom.
Wyróżnikiem Quoter jest integracja z platformami innych firm i narzędziami SaaS. Platforma współpracuje z popularnymi systemami, takimi jak Hubspot, Salesforce, QuickBooks, Avalara Tax i Zoho. Oferuje także integrację z systemami księgowymi FreshBooks Classic, QuickBooks Online i Xero.
Quoter umożliwia obsługę płatności cyklicznych oraz integrację z oprogramowaniem księgowym w celu automatycznego przetwarzania płatności. Platforma oferuje również funkcję ustawiania przypomnień e-mailowych dla klientów o oczekujących wycenach.
PandaDoc
PandaDoc to oprogramowanie do zarządzania umowami e-commerce, które upraszcza procesy związane z ofertami, takie jak tworzenie faktur, uzyskiwanie podpisów i akceptacji od menedżerów. Platforma posiada wbudowane, prawnie wiążące podpisy elektroniczne, zapewniając zgodność z RODO oraz ochronę przed błędami w danych.
Oprogramowanie do zarządzania ofertami PandaDoc wspomaga firmy w zwiększaniu efektywności zespołów sprzedażowych dzięki automatyzacji tworzenia umów. Platforma umożliwia szybkie generowanie ofert i faktur, a także edycję opisów produktów i zadań, ilości, kwot oraz dodawanie obrazów.
PandaDoc oferuje ponad 750 szablonów faktur, co znacznie oszczędza czas i wysiłek wkładany w projektowanie. Umożliwia wysyłanie wycen do klientów, którzy mogą dokonywać płatności za pomocą Stripe i kart kredytowych. Użytkownicy mogą również konfigurować automatyczne przypomnienia o płatnościach.
Podsumowanie
Zarządzanie płatnościami klientów to kluczowy element działalności każdej firmy. Właściciele firm doskonale zdają sobie sprawę, jak bardzo czasochłonne jest to zadanie, a zespół sprzedażowy często traci cenny czas na przygotowanie ofert.
Wdrożenie oprogramowania do zarządzania ofertami może rozwiązać większość problemów związanych z procesem wyceny, pozwalając zespołowi sprzedażowemu skoncentrować się na generowaniu sprzedaży.
Wreszcie, skuteczne fakturowanie ma kluczowe znaczenie dla każdego przedsiębiorstwa. Rozpoczęcie eksperymentów z platformami do zarządzania ofertami, może przynieść tylko pozytywne rezultaty.
Warto również przyjrzeć się indywidualnym kalkulatorom ofert cenowych.
newsblog.pl
Maciej – redaktor, pasjonat technologii i samozwańczy pogromca błędów w systemie Windows. Zna Linuxa lepiej niż własną lodówkę, a kawa to jego główne źródło zasilania. Pisze, testuje, naprawia – i czasem nawet wyłącza i włącza ponownie. W wolnych chwilach udaje, że odpoczywa, ale i tak kończy z laptopem na kolanach.