Umowy są źródłem przychodów każdej firmy, a oprogramowanie do zarządzania umowami zapewnia, że kanał jest bezbłędny i terminowy.
Kontrakty biznesowe są teraz w pełni zdigitalizowane. Nie ma już redagowania dokumentów, ostatecznego redagowania, podpisywania, korespondencji pocztowej itp. Zespół ds. finansów, sprzedaży lub obsługi klienta używa teraz zautomatyzowanych narzędzi do tworzenia setek umów dziennie.
Jeśli nie próbowałeś jeszcze żadnej aplikacji do zarządzania umowami, jesteś we właściwym miejscu. Poniżej przedstawiamy ostateczną listę aplikacji do zarządzania umowami, abyś mógł po prostu wybrać.
Spis treści:
Jaki jest cel oprogramowania do zarządzania umowami?
Aplikacje do zarządzania umowami ułatwiają proces zawierania umów, obsługując negocjacje aż do ostatecznego podpisania. Brzmi interesująco? Znajdź poniżej kilka popularnych celów:
Zmniejsz ramy czasowe umowy
Sfinalizowanie projektu treści umowy zwykle zajmuje do 4 tygodni. Jeśli zajmujesz się sporządzaniem umów, zaimponuj swojemu menedżerowi, tworząc profesjonalne umowy w ciągu kilku minut, korzystając również z solidnego zarządzania umowami.
Zwiększ dokładność kontraktów
Niezamierzone błędy w dokumencie umowy mogą zepsuć dobrą transakcję i zmniejszyć zaufanie Twojej firmy. Możesz uniknąć takich wpadek, korzystając z automatycznych narzędzi kontraktowych. Takie narzędzia wykorzystują wcześniejsze kontakty do automatycznego wypełniania ważnych danych, pól, danych itp.
Wszystko, co musisz zrobić, to dokonać personalizacji i modyfikacji wprowadzonych danych, aby umowa była aktualna.
Automatyzacja kluczowych procesów
Proces umowy obejmuje wiele etapów, takich jak negocjacje, tworzenie, wstępne wyceny, zaktualizowane wyceny, odnowione wyceny, przypomnienia o podpisaniu umowy itp. Możesz zautomatyzować wszystkie te kroki za pomocą oprogramowania do zarządzania umowami, aby zachować zdrowie psychiczne i oczywiście również wiele dokumentów .
Włączenie podpisu elektronicznego
Zespół sprzedaży i obsługi klienta może na bieżąco przenosić proces podpisywania umowy z jednej osoby na drugą za pomocą podpisów elektronicznych. Cyfrowe podpisywanie dokumentów jest szybsze niż podpisywanie osobiste.
Teraz, gdy znasz już cele stojące za aplikacjami do zarządzania umowami, nadszedł czas, aby poznać kilka popularnych zestawów do zarządzania umowami.
PandaDoc
Chociaż PandaDoc jest popularnym i solidnym oprogramowaniem do zarządzania umowami, to robi coś więcej. Oprócz tego, że umożliwia dostosowywanie, negocjowanie i włączanie eSign do złożonych umów, utrzymuje rozmowy i działa w Twoim tempie.
Ta bogata w funkcje platforma zawiera setki szablonów umów, które można dostosować za pomocą edytora typu „przeciągnij i upuść” i szybko udostępnić swoim klientom. Co więcej, możesz użyć biblioteki wstępnie zatwierdzonych wyborów klauzul, aby wygenerować bezbłędne kontrakty do wielu zastosowań.
Wyróżnione funkcje PandaDoc to:
- Powiadomienia w czasie rzeczywistym
- Bezproblemowe przetwarzanie płatności
- Aplikacja mobilna na Androida i iOS
- Nieograniczone dokumenty i użytkownicy
- Integracja CRM do importu danych klientów
Pozwala usprawnić proces zarządzania umowami, automatyzując zadania, takie jak zatwierdzanie, podpisywanie zamówienia i indywidualne uprawnienia użytkownika. Członkowie zespołu mogą również komentować dokument lub kontynuować rozmowę za pośrednictwem ogólnej funkcji czatu.
Kontrakty Zoho
Zoho Contracts to kompleksowe oprogramowanie do zarządzania umowami, które pozwala usprawnić cykl życia umowy. Pomaga firmom poprawić wydajność we wszystkich aspektach zarządzania umowami poprzez poprawę zgodności i ograniczenie ryzyka biznesowego. Ta aplikacja może spełnić wszystkie Twoje potrzeby związane z umową, od tworzenia dokumentów, zatwierdzania i negocjacji po podpisanie.
Kluczowe cechy kontraktów Zoho to:
- Prawnie wiążące podpisy
- Działania dotyczące przypomnień
- Wstępnie zdefiniowane role użytkowników i uprawnienia dostępu
- Szyfrowanie i prywatne centra danych
- Centralne repozytorium dla przedsiębiorstw
Możesz błyskawicznie tworzyć nowe umowy za pomocą kreatora tworzenia umów, wypróbować dowolne predefiniowane szablony dla typowych umów lub tworzyć niestandardowe szablony. Funkcje takie jak wbudowany edytor dokumentów, śledzenie zmian i komentarze sprawiają, że współpraca nad dokumentami jest dla Ciebie bezproblemowa.
Ponadto można wykorzystać tę platformę do projektowania przepływu pracy zatwierdzania, uzyskiwania cennych informacji z analiz, przechwytywania historii umów, sprawdzania bieżących zmian i zarządzania zobowiązaniami umownymi.
Prace Kontraktowe
Jeśli szukasz prostego oprogramowania do zarządzania umowami, którego konfiguracja zajmuje tylko kilka minut, wybierz ContractWorks. Nie tylko drastycznie zwiększa widoczność Twojej umowy, ale także minimalizuje ryzyko przeoczenia następnej daty odnowienia.
Wyróżnione cechy ContractWorks to:
- Dostosowane, zaplanowane raporty obejmujące wszystkie aspekty
- Nielimitowane alerty i powiadomienia o ważnych kontraktach
- Tagi AI do łatwej nawigacji i wyszukiwania umów
- Inteligentne narzędzia AI do śledzenia kluczowych punktów danych
- Intuicyjny GUI i dedykowany Menedżer Wdrożeń
Ta aplikacja pozwala na włączenie nieograniczonej liczby użytkowników niezależnie od wybranego planu. Korzystając z OCI i funkcji wyszukiwania zaawansowanego, możesz szybko znaleźć potrzebne szczegóły umowy.
Co więcej, umożliwia przechowywanie wszystkich kontraktów w skalowalnym i bezpiecznym repozytorium kontraktów. Wbudowana funkcja podpisu elektronicznego umożliwia wysyłanie, podpisywanie i archiwizowanie umów z dowolnego miejsca.
Zgoda
Concord to pojedyncza platforma dla wszystkich procesów kontraktowych. Umożliwia zarządzanie opracowywaniem, zatwierdzaniem, podpisami elektronicznymi i przechowywaniem umów oraz pełną kontrolę nad zarządzaniem cyklem życia umowy.
Na tej platformie możesz wykonywać inne istotne zadania, takie jak negocjacje zewnętrzne, wyszukiwanie umów, zarządzanie alertami terminów i raportowanie. Ułatwia także współpracę nad dokumentami, komentowanie i czatowanie ze współpracownikami i dostawcami.
Kluczowe cechy Concord to:
- Regularna automatyzacja zadań z bogatą integracją
- Spostrzeżenia związane z umową z porównaniem w terenie
- Powiadomienia e-mail o odnowieniu umowy lub terminie
- Nieograniczone prawnie wiążące podpisy
- Automatyczne rozsyłanie i zatwierdzanie dokumentów
Concord obsługuje integrację z kilkoma aplikacjami, aby usprawnić przepływ pracy. Możesz zintegrować go z ponad 4000 aplikacjami za pośrednictwem Zapier lub użyć jego interfejsu API REST i webhooków. Co więcej, możesz połączyć go z Salesforce, DocuSign, Dropbox, Box, Google Drive, Slack, Hubspot, Microsoft Teams, Typeform, Google Forms i wieloma innymi.
DocuSign CLM
DocuSign CLM to właściwy wybór dla małych firm, ponieważ oferuje ekonomiczne oprogramowanie do zarządzania umowami. Pomaga uporządkować cały proces, tworząc niestandardowe umowy, automatyzując prace związane z kontraktem oraz poznając trendy, zagrożenia i możliwości.
Możesz szybko zbudować umowę za pomocą szablonów, bibliotek klauzul, edytora przeciągania i upuszczania oraz reguł warunkowych. Umożliwia także kontrolę wersji i routing kontraktów do przeglądu wewnętrznego i zewnętrznego.
Najważniejsze cechy DocuSign CLM to:
- Automatyzacja zadań i kompleksowe zarządzanie przepływem pracy
- Oszczędza czas dzięki standaryzacji procesów zarządzania umowami
- Usuwa wąskie gardła w celu wydajnej pracy
- Wspieraj analizę biznesową dzięki szybkiemu przeglądowi i informacjom o trendach
- Płynna i łatwa współpraca między członkami zespołu
Co więcej, firmy mogą używać DocuSign CLM do przechowywania umów w centralnym układzie oddechowym, zarządzania zobowiązaniami, wyszukiwania umów za pomocą filtrów i wielu innych. Aplikacja zawiera ponad 100 wstępnie skonfigurowanych kroków przepływu pracy, których można używać do generowania, przeglądania, zatwierdzania i przechowywania umów.
Ogar kontraktowy
Czy często gubisz się w swoich ważnych kontraktach? Contract Hound jest tutaj, aby Ci pomóc. To proste oprogramowanie do zarządzania umowami umożliwia łatwe wyszukiwanie, przechowywanie i organizowanie wszystkich umów, dzięki czemu możesz odłożyć zmartwienia na bok.
Godne uwagi cechy Contract Hound to:
- Przechowuj i organizuj dokumenty w przeszukiwalnej bazie danych
- Możliwość dodawania nieograniczonej liczby użytkowników za darmo w celu wyświetlenia kontaktu
- Bezpieczne podpisywanie i zatwierdzanie dzięki integracji
- Responsywny zespół wsparcia, aby uratować plecy
- Awaryjne i bezpieczne miejsce do przechowywania kopii zapasowych
Możesz ustawić przypomnienia i powiadomienia o datach wygaśnięcia i odnowienia umowy. Możesz zaoferować uprawnienia tylko do odczytu lub redakcyjne swoim preferowanym współpracownikom na tej platformie. Firmy mogą również używać Contract Hound do przeglądania i podpisywania umów, zarządzania dotacjami i śledzenia zmian.
CMx
CMx to wszechstronne, dynamiczne narzędzie do wszystkich zadań związanych z zarządzaniem umowami. Ta platforma jest dostępna zarówno w chmurze, jak i lokalnie. Z jego pomocą firmy mogą uzyskać dostęp do cennych danych dotyczących zarządzania cyklem życia kontraktów na jednej platformie, w tym umów, umów prawnych i powiązanych dokumentów.
Możesz tworzyć umowy bez wysiłku, wykorzystując zaakceptowany import klauzul do MS Word poprzez przeciąganie i upuszczanie. Możesz również zachować wszystkie wersje kontraktowe w centralnym układzie oddechowym.
Najważniejsze atrybuty aplikacji CMx to:
- Zaawansowana analityka z praktycznymi danymi, niestandardowymi i zaplanowanymi raportami
- Uwierzytelnianie wieloskładnikowe, zabezpieczona wielodostępność, certyfikat SSL
- Zaszyfrowane dane przechowywane w bezpiecznych centrach danych
- Workflow przeglądu i zatwierdzenia umowy
- Łatwa konfiguracja i szczegółowe uprawnienia
Obsługuje również integrację z różnymi edytorami, aplikacjami i platformami SSO, takimi jak Google Workspace, Salesforce, Microsoft Dynamics, Okta, MS Office 365 i Azure Active Directory.
Evisort
Szukasz odpowiedniego oprogramowania do zarządzania umowami dla swojej szybko rozwijającej się firmy? W takim przypadku Evisort może być idealną opcją dla Twojej firmy. To oparte na sztucznej inteligencji narzędzie do zarządzania umowami pomaga w zmniejszeniu obciążenia pracą, alertach o wygaśnięciu umowy, szybszym wyszukiwaniu umów i skróceniu czasu transakcji.
Najważniejsze funkcje aplikacji Evisort to:
- Automatyzacja kontraktów w celu skalowania zasobów
- Przejrzyste procesy zatwierdzania w celu egzekwowania zgodności
- Automatyczne alerty i powiadomienia wyzwalające
- Zaawansowana analityka kontraktów, raporty i wizualizacja
- Integracja bez kodu i zarządzanie dostępem
Dzięki platformie Contract Intelligence Platform firmy Evisort możesz uprościć zarządzanie umowami. Usprawnia również przepływy pracy, aby pomóc Twojemu zespołowi skoncentrować się na pracy strategicznej i współpracować w celu szybszego zamykania transakcji. Platforma ta obsługuje integrację z aplikacjami takimi jak Gmail, Google Drive, AWS, SharePoint, DocuSign, Adobe Sign, Box i Salesforce.
Podstawowe funkcje narzędzia do zarządzania umowami
Oprogramowanie do zarządzania umowami jest godne, gdy posiada następujące funkcjonalności:
Szablony umów
Aplikacja powinna oferować regularne szablony, z których często korzystają firmy. Powinna również oferować możliwość przekształcenia nowej umowy w szablon na przyszłość.
Centralne Repozytorium Treści Umowy
Powinna istnieć baza danych treści, z których umowy będą często korzystać. Operator powinien mieć możliwość dostosowania pól do potrzeb.
Kontrola dostępu oparta na rolach
Przedstawiciele handlowi w terenie, recepcjoniści, obsługa klienta, autor umowy, agenci pracy menedżera i właściciele firm powinni mieć różne poziomy dostępu w garniturze.
Bezpieczna i szyfrowana pamięć masowa
Solidne oprogramowanie do zarządzania umowami będzie wykorzystywać oprogramowanie uwierzytelniające i protokoły szyfrowania, aby chronić umowy przed złymi podmiotami.
OCR, AI, PDF i drukowanie
Oprogramowanie musi zawierać program OCR, jeśli chcesz dodać zawartość z fizycznej umowy. Sztuczna inteligencja może przetwarzać dane wejściowe, aby tworzyć czyste i profesjonalne pliki PDF.
Czasami możesz potrzebować drukowanych kopii, więc opcja drukowania również powinna tam być.
Panel
Pulpit nawigacyjny pokazujący kilka wskaźników zespołu przetwarzającego umowy pomoże menedżerom, specjalistom ds. finansów i zespołowi kierowniczemu w tworzeniu odpowiednich planów biznesowych i finansowych.
Oprogramowanie do zarządzania umowami nowej generacji powinno pokazywać pulpit nawigacyjny z oczekującymi umowami, projektami umów, umowami w przygotowaniu, umowami przesłanymi do zatwierdzenia przez klienta oraz nowymi propozycjami umów.
Wbudowany podpis elektroniczny
Kupując garnitur do zarządzania umowami, upewnij się, że zawiera on funkcję podpisu elektronicznego. W przeciwnym razie może być konieczne zakupienie innej aplikacji tylko dla podpisów elektronicznych. Oddzielenie tej ważnej funkcji z pewnością spowolni szybkość przetwarzania umowy.
Rurociąg procesu kontraktowego
Aplikacja powinna oferować intuicyjny przepływ pracy przetwarzania umów. Na przykład agent terenowy zainicjuje przepływ umowy. Następnie zespół sprzedażowy lub produktowy zweryfikuje elementy umowy i przekaże je menedżerom.
Gdy menedżer sfinalizuje ceny i warunki, osoba może wysłać kontrakt do kierownictwa. A wszystko to powinno się dziać w aplikacji.
Monitorowanie administratora
Menedżerowie biznesowi, finansiści, kierownictwo i właściciel firmy muszą dysponować zaawansowanymi możliwościami wizualizacji. Zapewni, że wszystko pójdzie zgodnie z polityką firmy.
Co to jest standardowy proces zarządzania umowami?
Typowy proces zarządzania umową lub przepływ pracy składa się z sześciu kroków. Przyjrzyj się każdemu etapowi cyklu życia.
kreacja
Pierwszym etapem zarządzania kontraktem jest stworzenie umowy. Możesz użyć szablonu lub zacząć go pisać od zera.
Współpraca
Będąc kluczowym dokumentem biznesowym, umowy często muszą obejmować współpracę wewnętrzną. Wiele zespołów przedstawia swoje wkłady, aby sfinalizować umowę w imieniu firmy.
Redagowanie
Pierwszy egzemplarz umowy nie jest ostatnim. Musi przejść przez różne zmiany edycji i wersji w celu sfinalizowania.
Podpis
Kiedy część pisemna jest kompletna, musisz podpisać umowę. W dzisiejszych czasach coraz częściej stosuje się podpisy elektroniczne.
Śledzenie
Istnieje również konieczność śledzenia zobowiązań i zgodności z umową.
Magazynowanie
Wszystkie umowy muszą być przechowywane w przeszukiwalnej, scentralizowanej i bezpiecznej sieci oddechowej. Dzięki temu użytkownicy mogą szybko sortować i znajdować dokumenty.
Raportowanie
Powinieneś otrzymać niestandardowy raport analityczny dla swojej umowy z praktycznymi spostrzeżeniami. Pomaga to podejmować świadome decyzje.
Odnowienie
W wielu przypadkach umowy są odnawiane po pewnym czasie. Jednak ważne jest, aby śledzić terminy przedłużenia.
Popularne książki do nauki zarządzania umowami
Zarządzanie umowami: podstawowe kompetencje biznesowe
Przygotowanie i negocjacje umów
Zasady zarządzania umowami
Zarządzanie kontraktami: Wygrywanie tajemnic
Ostatnie słowa
Do tej pory poznałeś osiem najlepszych narzędzi do zarządzania umowami, które szturmem podbijają świat biznesu. Możesz wybrać jedną z powyższych w zależności od potrzeb biznesowych, obciążenia umowy i budżetu. Możesz przejść na wersję próbną, a następnie zasubskrybować, jeśli narzędzie wygląda zadowalająco.
Możesz również chcieć wiedzieć, gdzie kupić i sprzedać biznes online.