Obsługa wielu nieruchomości bez specjalistycznego oprogramowania to wyzwanie, które może szybko stać się bardzo czasochłonne dla każdego właściciela.
Monitorowanie wpływów z czynszów oraz innych wydatków związanych z posiadaniem nieruchomości bywa kłopotliwe. Tradycyjne metody, takie jak arkusze kalkulacyjne w Excelu czy ręczne notatki, okazują się niewystarczające. Dodatkowo, wynajęcie księgowego może generować kolejne, niepotrzebne koszty.
Zarządzanie kilkoma nieruchomościami jednocześnie, publikowanie ogłoszeń o wynajmie lub sprzedaży, obsługa dokumentacji prawnej oraz kontrolowanie budżetu to aspekty, które mogą znacznie utrudnić efektywne prowadzenie i utrzymanie biznesu w sektorze nieruchomości.
Przez lata zarządcy nieruchomości korzystali z papierowych dokumentów, e-maili, arkuszy kalkulacyjnych, a także tradycyjnego długopisu i papieru, aby śledzić wszelkie transakcje, zadania, zgłoszenia od najemców i inne codzienne działania.
Na szczęście, dzięki pojawieniu się oprogramowania do zarządzania nieruchomościami, większość kluczowych zadań jest teraz zautomatyzowana, co znacząco usprawnia operacje w porównaniu do przeszłości.
Specjalistyczne narzędzie do zarządzania nieruchomościami może pomóc właścicielowi w podejmowaniu bardziej świadomych decyzji. Umożliwia skupienie się na strategicznych aspektach działalności, zamiast na żmudnym obliczaniu czynszów czy kontrolowaniu zabezpieczeń.
Poniżej przedstawiamy kilka argumentów przemawiających za wdrożeniem oprogramowania do zarządzania nieruchomościami i wyjaśniamy, w jaki sposób może ono ułatwić Twoją pracę.
Kluczowe korzyści oprogramowania księgowego dla zarządzania nieruchomościami
Oprogramowanie do zarządzania nieruchomościami to sposób, aby stać się bardziej efektywnym właścicielem. Pozwala skupić się na istotnych sprawach, zamiast na kalkulacjach i pilnowaniu terminów płatności.
Oto kilka powodów, dla których warto zainwestować w to rozwiązanie i jakie korzyści z niego wynikają:
- Narzędzia do zarządzania nieruchomościami są zazwyczaj przystępne cenowo i pozwalają na realne oszczędności w dłuższej perspektywie. Program automatycznie porządkuje wszystkie transakcje, a dzięki łatwiejszemu zarządzaniu zadaniami księgowymi można uniknąć kosztów związanych z zatrudnianiem księgowego.
- Specjalistyczne oprogramowanie do księgowości nieruchomości automatyzuje procesy finansowe i księgowe, redukując błędy i pomyłki.
- Oprogramowanie oferuje zaawansowane i wszechstronne możliwości raportowania. Dzięki temu można generować szczegółowe raporty finansowe dla każdej z zarządzanych nieruchomości.
- Programy te gwarantują wysoki poziom bezpieczeństwa danych i oprogramowania, chroniąc przed cyberatakami.
- Kolejną zaletą jest skalowalność – oprogramowanie można dostosować do indywidualnych potrzeb i wymagań.
Niezbędne funkcje oprogramowania do zarządzania księgowością nieruchomości
Automatyzacja
Jedną z najbardziej przydatnych cech systemów do zarządzania nieruchomościami jest automatyzacja. Firmy, korzystając z tego rozwiązania, mogą osiągać lepsze rezultaty, automatyzując powtarzalne zadania, które maszyny mogą wykonywać sprawniej i szybciej niż ludzie.
Automatyzacja pozwala zaoszczędzić pracownikom czas, który mogą przeznaczyć na bardziej strategiczne aspekty działalności, takie jak obsługa klienta.
Doświadczenia klienta
Dobre oprogramowanie do zarządzania nieruchomościami to nie tylko narzędzie wsparcia technicznego. Oferuje szereg dodatkowych funkcji, takich jak synchronizacja kalendarza, powiadomienia i personalizacja kampanii marketingowych. Przy planowaniu ekspansji na rynki zagraniczne, warto rozważyć dodatkowe funkcje, które pomogą przyciągnąć klientów z innych krajów.
Poprzez ulepszanie obsługi klienta, budujesz lepsze relacje i pokazujesz, że cenisz swoich najemców. Warto dodać do aplikacji jak najwięcej funkcji zorientowanych na klienta, aby poprawić komfort użytkowania i zwiększyć atrakcyjność Twojej oferty.
Kompleksowe zarządzanie wieloma nieruchomościami
Zarządzanie wieloma nieruchomościami bywa skomplikowane i stresujące. W takim przypadku idealnym rozwiązaniem jest aplikacja, która umożliwia zarządzanie wszystkimi nieruchomościami w jednym miejscu.
Wybierając oprogramowanie księgowe, upewnij się, że oferuje ono tę kluczową funkcję. Poniżej przedstawiamy listę najlepszych programów do zarządzania nieruchomościami, które pomogą Ci sprawnie zarządzać Twoim portfolio.
FreshBooks
Oprogramowanie księgowe FreshBooks, należące do rodziny produktów Freshworks, jest dedykowane do zarządzania nieruchomościami. Pomaga w łatwy sposób zarządzać wszystkimi aspektami finansowymi związanymi z nieruchomościami i wynajmem.
Freshworks to uznany dostawca nowoczesnych rozwiązań SaaS dla firm różnej wielkości, które pomagają rozwiązywać złożone problemy biznesowe.
Kluczowe funkcje:
- Automatyczne przypomnienia o płatnościach czynszu dla najemców.
- Automatyczne generowanie i wysyłanie faktur najemcom.
- Monitorowanie depozytów zabezpieczających.
- Ułatwienie współpracy w zespole.
- Szybkie tworzenie estetycznych i w pełni spersonalizowanych faktur i kosztorysów.
- Automatyzacja procesu odnowienia umowy i akceptacja płatności online przekładają się na zadowolenie najemców i szybsze przelewy na konto.
- Monitorowanie miesięcznych płatności czynszu i interakcji z najemcami. Automatyczne przypomnienia o zaległym czynszu i bezpieczne płatności online pozwalają zaoszczędzić czas i zwiększyć rentowność firmy.
Przystępna cena i szeroki zakres funkcji sprawiają, że FreshBooks to doskonałe rozwiązanie dla małych i średnich firm. Oprogramowanie jest dostępne na urządzeniach mobilnych, co pozwala zaoszczędzić czas i wysiłek, a także skupić się na najważniejszych aspektach działalności: nieruchomościach, najemcach i rynkiem nieruchomości.
Buildium
Buildium to oparte na chmurze narzędzie, które zapewnia zarządcom pełną kontrolę nad wszystkimi aspektami ich działalności. Obejmuje zarządzanie płatnościami czynszu i opłatami online, zapełnianie wolnych lokali, planowanie prac konserwacyjnych i monitorowanie finansów.
Buildium usprawnia proces wynajmu dzięki funkcjom takim jak śledzenie najemców i umów najmu, pełna księgowość, automatyczne przypomnienia o płatnościach oraz generowanie raportów na żądanie.
Kluczowe funkcje:
- Pełny monitoring płatności czynszu
- Transparentność finansowa
- Automatyczne miesięczne uzgodnienie bankowe
- Aplikacja mobilna do śledzenia wydatków, liczne integracje z serwisami takimi jak Apartments.com i Zillow
Interfejs najemcy Buildium umożliwia zarządcom nieruchomości przyjmowanie płatności online i automatyzuje proces pobierania czynszu od właściciela.
TenantCloud
TenantCloud umożliwia właścicielom zarządzanie zgłoszeniami serwisowymi, weryfikację aplikacji i pobieranie czynszu online. To oparte na chmurze narzędzie jest skierowane do właścicieli, zarządców nieruchomości oraz agentów.
System obejmuje funkcje do zarządzania najemcami, księgowości oraz marketingu.
Kluczowe funkcje:
- Jeden przejrzysty pulpit nawigacyjny do zarządzania wszystkimi aspektami działalności: marketingiem, najmem, konserwacją i księgowością.
- Możliwość tworzenia indywidualnych stron internetowych z różnymi edytowalnymi szablonami, co pozwala na wzmocnienie wizerunku marki. Aplikacje i rezerwacje można przyjmować za pośrednictwem strony.
- Zarządzanie płatnościami czynszu, fakturami za usługi, opłatami za opóźnienia, zwrotami i innymi transakcjami finansowymi.
- Usprawnienie transakcji online dzięki integracji ze Stripe lub Dwolla umożliwia cyfryzację wszystkich transakcji i natychmiastowe ich rejestrowanie w systemie.
- Zarządzanie zespołami i poziomami dostępu, przypisywanie zadań, wysyłanie przypomnień i monitorowanie postępów pracy.
- Zintegrowany CRM ułatwia śledzenie potencjalnych klientów.
- Organizacja korespondencji z właścicielami, najemcami i dostawcami za pośrednictwem e-maila i czatu w aplikacji, co tworzy centralną bazę danych.
TenantCloud oferuje funkcje zarządzania najemcami, księgowość, automatyczne fakturowanie, raporty z analizy nieruchomości oraz bezpłatną stronę z ogłoszeniami. Dostępne są bezpłatne, podstawowe i zaawansowane pakiety.
QuickBooks
QuickBooks firmy Intuit to kompleksowy pakiet narzędzi do księgowości i zarządzania firmą, stworzony dla małych i średnich przedsiębiorstw.
Kluczowe funkcje:
- Automatyczne przypomnienia o płatnościach.
- Dostarczanie spersonalizowanych potwierdzeń płatności.
- Zaawansowane kanały bankowe i możliwość tworzenia grup klientów.
- Wykorzystanie kodów kreskowych przy wycenie produktów.
- Możliwość doliczenia kosztów frachtu, wysyłki, ubezpieczenia i innych kosztów do końcowej ceny.
Oprogramowanie usprawnia przepływ pracy i komunikację pomiędzy księgowymi a klientami. QuickBooks umożliwia generowanie szczegółowych raportów transakcji finansowych.
Stessa
Stessa to kolejne oprogramowanie do zarządzania finansami przy wynajmie nieruchomości. Umożliwia skanowanie paragonów, synchronizację kont bankowych oraz generowanie raportów.
Kluczowe funkcje:
- Dla właścicieli, którzy wynajmują krótkoterminowo lub posiadają domy wakacyjne, Stessa umożliwia śledzenie wyników za pomocą kolumny Stessa Pro Forma i funkcji miesięcznych wydatków.
- Możliwość połączenia AppFolio i Stessa dla automatycznych transakcji.
- Mobilna aplikacja Stessa na iOS wykorzystuje uczenie maszynowe do śledzenia, kategoryzowania, porządkowania i skanowania rachunków związanych z nieruchomościami.
Głównym celem tego systemu jest obsługa księgowości i monitorowanie finansów. Stessa, ze względu na nacisk na zarządzanie finansami, jest idealnym rozwiązaniem dla właścicieli mniejszych portfeli, poszukujących prostego sposobu na zarządzanie finansami i czynszami.
Baselane
Baselane to w pełni zintegrowane rozwiązanie finansowe stworzone specjalnie dla właścicieli nieruchomości. To oprogramowanie księgowe umożliwia pobieranie czynszów i prowadzenie rachunku bankowego dla firmy bez dodatkowych opłat.
Kluczowe funkcje:
- Wirtualne konta pozwalają na śledzenie depozytów zabezpieczających, podziału dochodów i kosztów według nieruchomości oraz dostosowanie sposobu zarządzania pieniędzmi.
- Czynsz można wpłacić na dowolne konto w Baselane.
- Kompleksowe wyceny nieruchomości i analizy przepływów pieniężnych obejmują przychody, koszty operacyjne, zysk operacyjny i przepływy pieniężne netto.
Baselane oferuje również płatne usługi, takie jak pożyczki dla właścicieli i ubezpieczenia nieruchomości.
DoorLoop
DoorLoop umożliwia łączenie kont bankowych, kart debetowych i kredytowych, co ułatwia śledzenie transakcji. Dodatkowo można je wykorzystać do automatyzacji innych zadań, takich jak pobieranie czynszu i realizacja płatności cyklicznych.
To oprogramowanie obejmuje wszystkie niezbędne funkcje księgowe, które pomogą w zarządzaniu finansami nieruchomości mieszkaniowych, komercyjnych, a nawet pracowniczych i komunalnych.
Ponadto, można połączyć DoorLoop z QuickBooks, innym narzędziem do księgowości online, i synchronizować wszystkie dane o wydatkach i dochodach w czasie rzeczywistym.
Kluczowe funkcje:
- Łatwo konfigurowalne szablony planów kont.
- Automatyzacja procesu płatności, w tym pobierania opłat.
- Łatwy eksport wszystkich danych księgowych do celów rozliczenia podatkowego.
- Integracja z aplikacjami, takimi jak CRM, procesory płatności i inne oprogramowanie online, dzięki otwartemu API Zapier lub DoorLoop.
- Zarządzanie finansami nieruchomości na arenie międzynarodowej.
DoorLoop oferuje 60 gotowych raportów, w tym przegląd działalności, bilans, rachunek zysków i strat oraz rachunek przepływów pieniężnych.
Landlord Studio
Landlord Studio obiecuje oszczędność czasu i pieniędzy dzięki automatyzacji zarządzania nieruchomościami. Zostało zaprojektowane, aby pomóc małym i średnim firmom w obsłudze księgowości i komunikacji z najemcami.
Funkcje tego narzędzia z pewnością Cię zainteresują, jeśli szukasz oprogramowania w Twoim języku ojczystym. Aplikacja Landlord Studio jest dostępna na urządzeniach mobilnych i komputerach w sklepach Apple i Google Play.
Kluczowe funkcje:
- Automatyczne obliczanie podatków. Możliwość dostosowania wszystkich ustawień podatkowych.
- Aplikacja i strona internetowa są zsynchronizowane i regularnie aktualizowane, a oprogramowanie działa bez błędów. Obsługa klienta stoi na wysokim poziomie.
- Pulpit nawigacyjny umożliwia śledzenie płatności czynszu i depozytów oraz szybkie sprawdzenie dochodów i wydatków.
- Możliwość przechowywania całej dokumentacji związanej z wynajmem, rejestrowania wydatków i przesyłania zdjęć rachunków, a także tworzenie dokładnych raportów i eksport do Excela.
Propertyware
Propertyware to ostatnie, ale równie istotne narzędzie na naszej liście. Jest to rozbudowane oprogramowanie księgowe do zarządzania nieruchomościami, które oferuje elastyczną i otwartą platformę dla firm zajmujących się nieruchomościami mieszkalnymi.
Kluczowe funkcje:
- Wszystkie dane dotyczące wynajmu w jednym miejscu.
- Łatwe tworzenie, sortowanie i filtrowanie raportów dzięki rozbudowanym funkcjom.
- Zarządzanie zgłoszeniami serwisowymi za pośrednictwem portalu właściciela.
- Powiadomienia e-mail oparte na chmurze dla najemców i właścicieli.
Propertyware oferuje zaawansowane możliwości raportowania, takie jak niestandardowe opcje pól i automatyczne powiadomienia dla właścicieli i najemców.
Podsumowanie
Zarządzanie finansami bywa trudne, zwłaszcza bez doświadczenia w księgowości. Właściciel nieruchomości powinien zadbać o prawidłową obsługę finansową. Zamiast tworzyć niezliczone arkusze kalkulacyjne, warto wypróbować oprogramowanie do zarządzania księgowością. Dzięki niemu staniesz się profesjonalistą w zarządzaniu finansami.