Jednym z najważniejszych aspektów prowadzenia odnoszącego sukcesy biznesu jest zapewnienie, że wszystkie jego części są ze sobą zsynchronizowane. Aby te części działały i były zsynchronizowane, firmy powinny mieć zestaw procedur dla swoich pracowników w celu wykonywania rutynowych zadań lub dowolnych standardowych zadań.
Firma bez odpowiedniego zestawu dokumentacji lub procedur jest bardziej narażona na upadek i problemy z terminami!
Na przykład firma produkująca samochody musi przeprowadzać różne rutynowe kontrole i testy oraz dostrajać, aby osiągnąć maksymalną wydajność.
I tu wkraczają standardowe procedury operacyjne (SOP).
Nie należy mylić SOP z regulaminem pracownika lub procedurami przepływu pracy. Zamiast tego, standardowe procedury operacyjne zawierają przewodnik krok po kroku dotyczący wykonywania zadań w celu zwiększenia wydajności i zmniejszenia niejasności organizacyjnych.
Chociaż cel SOP pozostaje niezmieniony, szablony i kroki różnią się w zależności od wielkości organizacji i branży. Dlatego stworzyliśmy listę najlepszych szablonów SOP dla firm każdej wielkości.
Spis treści:
Dlaczego standardowe procedury operacyjne są ważne?
SPO są podstawą wydajnego przepływu pracy w organizacji. Szczegółowa SOP jest stałą instrukcją dla pracowników i określa ich oczekiwania.
Zagłębmy się w zalety SPO:
# 1. Ulepszone wdrażanie
Wiele organizacji stosuje standardowe procedury operacyjne, aby przyspieszyć i usprawnić proces wdrażania. Od pierwszego dnia pracownicy otrzymują potężne i szczegółowe procedury wykonywania swoich rutynowych zadań.
Powoduje to lepszą produktywność i pomaga liderom zespołów i menedżerom ocenić każdego z ich nowych pracowników.
#2. Utrzymuje spójność organizacyjną
Jednolity opis procedur zapewnia spójność organizacyjną i utrzymuje wszystkich członków zespołu i pracowników na tej samej stronie.
Kiedy każdy z pracowników ma jasne zrozumienie, komu powinien podlegać i jakie kroki powinien podjąć w następnej kolejności w sposób hierarchiczny, szanse na to, że coś pójdzie nie tak, są mniejsze.
#3. Zrozumienie najlepszych praktyk
Powtarzanie i weryfikacja zadań zapisanych w dokumencie zapewnia lepsze zrozumienie najlepszych praktyk rutynowych zadań w dziale.
Chociaż SOP to tylko sugestie, mogą zamienić się w satysfakcjonujące przewodniki krok po kroku, zapewniające głęboki wgląd w to, jak należy wykonać zadanie, które dostosowuje się do wymagań interesariuszy.
#4. Zaoszczędź na szkoleniu
SPO mogą zaoszczędzić organizacji tysiące, jeśli nie miliony. Koszt szkolenia obecnych i nowych pracowników można zminimalizować poprzez włączenie szablonów SOP do ich zestawów szkoleniowych.
Również znaczące lub niewielkie zmiany w organizacji, takie jak przejścia na emeryturę, awanse lub rezygnacje, nie powinny wpływać na przepływ pracy. SOP określają standardowy proces dla zadań, które pracownik wykonał w ciągu ostatnich kilku lat.
#5. Utrzymuje jakość pracy
Aby uniknąć początkowej czkawki, SOP okazują się ratunkiem. Za każdym razem, gdy istniejący pracownik odchodzi i dołącza nowy pracownik, SPO nakładają na każdego indywidualnego odpowiedzialność za zadania, które muszą wykonać i jaką ścieżkę powinni obrać, aby osiągnąć maksymalną wydajność.
Jak stworzyć standardowe procedury operacyjne?
Tworzenie szczegółowych i jasnych SOP może być czasochłonne i nie jest bułka z masłem. Istnieje wiele czynników, które należy wziąć pod uwagę podczas opracowywania SOP dla swojej organizacji.
Oto kroki związane z tworzeniem standardowej procedury operacyjnej:
- Zidentyfikuj cel i zadania: Zapisz cel stworzenia SPO i zadania, które chcesz osiągnąć za jego pomocą. Jeśli nie jesteś właścicielem codziennego procesu, pamiętaj o zaangażowaniu interesariuszy i ról odpowiedzialnych za ten proces.
- Poznaj swoich odbiorców: wybierz odbiorców, robiąc krok do przodu, aby napisać dokumentację. Jeśli piszesz SOP dla odbiorców, którzy potrzebują pomocy 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, konieczne jest stworzenie dokumentacji, którą ludzie mogą łatwo przejąć.
- Zdecyduj o strukturze SOP: Następnym krokiem jest urzeczywistnienie pomysłów. Ale zanim napiszesz te SOP, wybierz strukturę, język i ton swojej SOP, które są zgodne z Twoją marką i branżą.
- Wybierz odpowiedni szablon: Chociaż zawsze możesz zacząć od zera, istnieje mnóstwo szablonów SOP stworzonych dla każdej branży lub mikro-niszy. Szablony SOP przyspieszają proces pisania i zapewniają zgodność ze standardową normą.
- Zaktualizuj swoje SOP: Ważne jest również, aby aktualizować SOP, ponieważ proces od czasu do czasu się zmienia. Chociaż ręczna aktualizacja może zająć trochę czasu, możesz użyć oprogramowania zautomatyzowanego lub oprogramowania SOP do przechowywania i aktualizowania SOP.
Zapisanie SPO może wydawać się kuszące z powyższych kroków. Staje się to jeszcze bardziej ekscytujące, gdy masz gotowy szablon. Poniżej udostępniliśmy najbardziej praktyczne szablony SOP (standardowa procedura operacyjna) dla firm, które obsługują różne przypadki użycia.
Inteligentny arkusz
Inteligentny arkusz oferuje szeroką gamę szablonów SOP, w tym różne przypadki użycia, takie jak operacje helpdesku, SOP dla hoteli i gości, SOP dla magazynów, a nawet SOP dla usług czyszczenia sanitarnego.
Każda z tych SOP została zaprojektowana zgodnie ze standardami branżowymi i procesem, który większość zespołów zastosowałaby w celu maksymalizacji wydajności.
Bardzo podoba mi się szablon standardowej procedury operacyjnej IT firmy Smartsheet. Poniższy szablon określa każdy krok i utrzymuje schemat blokowy operacji IT. Jest to warunek konieczny do zrozumienia przestrzegania zasad i przepisów.
Szablon operacji IT Smartsheet
Ten szablon jest dostępny w formacie Word i konfiguruje przypomnienie o wykonaniu rutynowych zadań, które obejmują również rozwiązywanie problemów z dokumentami, zdarzenia związane z bezpieczeństwem i procedury konfiguracyjne, a także tworzenie schematów procedur i zaplanowaną konserwację.
Kliknij w górę
Szablony SOP wg Kliknij w górę są łatwe do przejrzenia i wciągające oraz zawierają każdy szczegół, który powinien zawierać standardowy SOP. Szablony ClickUp są przyjazne dla użytkownika i wystarczająco szybkie, aby można je było wdrożyć w standardowej procedurze.
Obsługuje ponad 15 przypadków użycia, w tym sprzedaż, wsparcie, HR, finanse, IT, projektowanie i tak dalej.
Moim ulubionym jest szablon HR SOP. Zamiast korzystać z tradycyjnego Excela lub ręcznej aktualizacji, ten wciągający szablon SOP tworzy listę kontrolną dla wszystkich zadań. Stanowi podstawę do automatyzacji powtarzalnych zadań.
Szablon HR SOP firmy ClickUp
W tym szablonie wyszczególniono wszystkie obowiązki działu HR, począwszy od wdrożenia, przez rekrutację i odstąpienie, aż po inne rutynowe zadania.
Guru
Przejrzysta, ale szczegółowa SOP dla zespołów, aby usprawnić ich wewnętrzny proces i zidentyfikować problem, który rozwiązuje. W rzeczywistości znalazłem każdy z nich Szablony SOP autorstwa Guru szybko adaptowalny i łatwy do przełykania, do którego przywykli nawet nowicjusze.
Szablon zaczyna się od celu zadania i kontekstu tworzenia SPO. Druga zakładka sekcji zawiera „Jak przetworzyć”, która wygląda jak szczegółowy przewodnik krok po kroku.
Guru zawiera różne szablony SOP, w tym dokumentację produktu, wytyczne dotyczące marki, zarządzanie zmianami, wdrażanie pracowników itp. Możesz sprawdzić listę szablonów Tutaj.
Standardowe szablony procedur operacyjnych Guru
Scribehow
Następny na liście to strawny standardowy szablon wg Scribehow. Ich SOP gwarantuje spójność i jakość operacji, aby zapewnić zgodność Twojego zespołu z wymogami regulacyjnymi i prawnymi.
Jeśli chcesz stworzyć łatwy do przejrzenia szablon, szablon SOP Scribehow jest właściwym wyborem na początek.
Scribehow SOP szablon
Szablon zaczyna się od tytułu, po którym następuje wersja i data wejścia w życie. Spis treści sprawia, że naprawdę łatwo jest przejść do dowolnej sekcji.
Po dalszym przewijaniu użytkownicy mogą uzyskać szczegółowe informacje o zadaniach, w tym cel, zakres dokumentu i obowiązki. Następnie szablon zawiera proces How-to, który dzieli się na proste kroki podrzędne.
Najlepsza część? Scribehow zawiera również szczegóły każdej wersji wraz z datą zatwierdzenia i historią wersji.
Proces.st
Proces.st to platforma oparta na sztucznej inteligencji, która oferuje oprogramowanie SOP, a także ogromną bibliotekę szablonów. Platforma udostępnia dwa rodzaje szablonów; pierwszy do tworzenia procedur od podstaw, a drugi do tworzenia procedur ręcznych.
Ich standardowa struktura szablonów jest bardziej szczegółowa i opisowa w porównaniu do Scribe. Większość z tych szablonów została zaprojektowana z myślą o systemie zarządzania jakością zgodnym z normą ISO.
Process.st oferuje ponad 50 darmowych szablonów do pobrania, które można dodać do konta lub pobrać bezpłatnie w formacie PDF. Możesz przeglądać szablony według kategorii, takich jak content marketing, onboarding pracowników i klientów, biznes, budownictwo, bezpieczeństwo, IT, operacje i inne.
SzablonLAB
SzablonLAB posiada szeroką gamę szablonów SOP w formacie Word do pobrania. Mają szablony SOP dla procesów biznesowych, zarządzania prawnego, HR i nieruchomości, a także dla firm artystycznych i medialnych.
Najlepsze jest to, że te szablony SOP można łatwo edytować i nie pozostawiają żadnego zadania bez nadzoru. To, co najbardziej podobało mi się w TemplateLAB, to jego prosta konstrukcja, ale udało się uwzględnić każdy szczegół, który chcesz uwzględnić w SOP.
Na przykład ta SOP dla ośrodka badawczego obejmuje skróty i definicje stosowanych procesów. Podczas przewijania w dół lista kontrolna rutynowych zadań zawiera zasady, próbki, sprzęt, odczynniki i roztwory, kontrolę jakości i gospodarkę odpadami.
Szablon SOP firmy Templatelab
Jotform
Jotform to narzędzie do tworzenia formularzy online, które obejmuje różne przypadki użycia biznesplanów i SPO. Jotform oferuje wszystko bezpośrednio ze swojej strony SOP; tzn. nie musisz pobierać i edytować SPO w formacie Word lub PDF.
Gdy przejdziesz do ich witryny, szablony SOP są wyświetlane w formie kwestionariusza, który możesz wypełnić i wysłać szablon do przeglądu zainteresowanym stronom.
Po zatwierdzeniu SPO można pobrać w formacie PDF.
Szablon SOP firmy Jotform
To, co podobało mi się w Jotform, to jego konfigurowalne elementy, które można dodawać lub usuwać z szablonów SOP. Możesz także dodawać lub usuwać strony, aby dodać więcej szczegółów do SOP.
Pojęcie
Pojęcie ma szczegółowy szablon SOP, który jest przeznaczony dla małych firm. Nie ma jednak gotowych szablonów dla konkretnej branży. Jest tylko jeden standardowy szablon, który możesz wykorzystać i edytować dla swojego zespołu.
Chociaż brakuje im kategoryzacji i szerokiej gamy szablonów, można ich używać do tworzenia strawnych i szybkich do odczytania SOP.
Pierwsza zakładka szablonu zawiera tytuł procedury i datę utworzenia wraz z działem, który ją utworzył. Następnie ręcznie dodaj kontekst lub umieść link w postaci pliku PDF, Dysku Google lub Map i dołącz linki do wszystkich odpowiednich dokumentów.
Możesz także dodać terminologię branżową i podzielić proces na etapy. Najlepsza część? Możesz narysować kroki, osadzając wideo z Loom lub Miro.
Możesz również oznaczyć lub dodać nazwiska osób odpowiedzialnych za zadania na każdym kroku.
Kipwise
Kipwise Szablony SOP są przeznaczone dla zespołu marketingu i sprzedaży, operacji, obsługi klienta i zespołów HR. Ten standardowy szablon ma taką samą strukturę jak większość szablonów.
Podczas rejestracji możesz edytować szablon bezpośrednio z platformy. Autor może odpowiednio dodać lub usunąć zadanie. Możesz także dołączyć odpowiednie i powiązane łącza, takie jak łącza do spotkań, zasoby i przewodniki, aby usprawnić przepływ pracy.
Końcowe przemyślenia
Szablony SOP mogą wyeliminować godziny drapania się po głowie. Elastyczne szablony SOP wymagają niewielkiej edycji i dostosowania w celu utworzenia dokumentacji, która sprawia, że rutynowe zadania są ekscytujące i szybkie do zapamiętania.
Przejrzyj te bezpłatne szablony i wykorzystaj najlepszy z nich, aby wzmocnić pozycję swojego zespołu.
Następnie sprawdź szablony zarządzania projektami Notion, aby zmienić swój przepływ pracy.