Przewodnik na temat ciągłości biznesowej [+4 Software]

Ciągłość działania przedsiębiorstwa to jego zdolność do podtrzymywania kluczowych operacji po wystąpieniu sytuacji kryzysowej.

Nieprzewidziane okoliczności, takie jak poważne incydenty utraty danych, nagłe odejścia kluczowych pracowników czy zakłócenia w łańcuchu dostaw, mogą prowadzić do strat finansowych idących w miliony.

Sposób, w jaki firma radzi sobie z takimi wyzwaniami, ma fundamentalne znaczenie dla jej powodzenia. Awaria infrastruktury IT lub kluczowych aplikacji może skutkować znacznymi stratami finansowymi dla organizacji.

Nawet start-upy lub firmy w fazie rozwoju, gdzie koszty mogą być bardziej ograniczone, mogą dotkliwie odczuć skutki nieplanowanych przestojów, zarówno pod względem finansowym, jak i czasowym.

Nieoczekiwane przerwy w działaniu wystawiają na próbę konkurencyjność i zdolności adaptacyjne przedsiębiorstwa. Efektywne zarządzanie takimi sytuacjami pozwala nie tylko przetrwać trudne chwile, ale również wzmocnić reputację firmy na rynku.

Z tych powodów plan zapewnienia ciągłości działania jest niezbędnym elementem strategii każdej firmy, która aspiruje do sukcesu w dzisiejszym dynamicznym otoczeniu biznesowym.

W niniejszym artykule zgłębimy temat ciągłości działania, omówimy kluczowe praktyki w tym zakresie oraz przedstawimy najlepsze oprogramowanie, które może wspomóc Twoją firmę w tym obszarze.

Zaczynajmy!

Czym jest ciągłość działania?

Ciągłość działania to zdolność organizacji do kontynuowania swojej działalności biznesowej w obliczu kryzysu. Obejmuje ona kompleksowe planowanie z wyprzedzeniem, które umożliwia firmie przetrwanie nieprzewidzianych zakłóceń i kontynuowanie pracy bez większych problemów.

Posiadanie planu ciągłości działania jest niezwykle ważne dla firm, ponieważ pozwala uniknąć przestojów, które mogłyby negatywnie wpłynąć na ich rozwój i wyniki finansowe. Firma musi być w stanie utrzymać, przynajmniej, kluczowe funkcje operacyjne, niezależnie od sytuacji, w tym sytuacji kryzysowej, incydentów w miejscu pracy, zakłóceń w procesach operacyjnych, pandemii, katastrof naturalnych i wielu innych.

Wymaga to dalekowzrocznego myślenia i strategicznego planowania, aby żadne zdarzenie nie było w stanie całkowicie zatrzymać działalności firmy. Pomaga również w przewidywaniu potencjalnych zagrożeń, które mogą prowadzić do zakłóceń, umożliwiając opracowanie odpowiednich planów i przygotowanie pracowników do dalszej pracy.

Aby skutecznie radzić sobie z incydentami, firma powinna przestrzegać kilku podstawowych zasad, które pozwolą zminimalizować ryzyko, zachować ciągłość funkcji biznesowych i świadczyć usługi. Oto kilka z najlepszych praktyk, które można wdrożyć:

• Regularnie twórz kopie zapasowe kluczowych danych w niezależnym miejscu.
• Opracuj klarowny i dostępny plan postępowania w sytuacjach awaryjnych.
• Okresowo aktualizuj swoje strategie, dostosowując je do zmieniających się okoliczności.
• Regularnie testuj plan w realistycznych warunkach, aby upewnić się, że działa skutecznie.
• Wykorzystaj potencjał wirtualizacji, aby zwiększyć elastyczność i odporność.
• Szkol swoich pracowników, aby byli przygotowani na różne scenariusze kryzysowe.

Nawet zaawansowane narzędzia i zasoby nie pomogą w nieprzewidzianych sytuacjach, jeśli brakuje planu awaryjnego. Choć nie da się wyeliminować wszystkich zagrożeń, odpowiednie planowanie i wytyczne mogą pomóc w ich minimalizacji, ograniczając negatywny wpływ na firmę.

Dlatego firmy muszą koncentrować się na tym, jak zarządzać zakłóceniami w przypadku nieprzewidzianych zdarzeń. W obecnej epoce, gdzie sukces i przetrwanie firmy zależy od informacji, sprawne zarządzanie danymi i systemami IT ma kluczowe znaczenie.

Co to jest plan ciągłości działania (BCP)?

Plan ciągłości działania (BCP) to zbiór wytycznych i procedur, które pomagają organizacji funkcjonować w obliczu nieprzewidzianych sytuacji. Zawiera on kluczowe informacje, które umożliwiają firmie utrzymanie ciągłości operacyjnej nawet w kryzysie.

Dobrze opracowany plan ciągłości działania identyfikuje kluczowe systemy i procesy, określa podstawowe funkcje biznesowe i zawiera szczegółowe instrukcje, jak utrzymać ich działanie.

Plan ciągłości działania składa się z trzech głównych elementów: odporności, odzyskiwania i awaryjności. Firmy mogą zwiększać swoją odporność poprzez budowę solidnej infrastruktury i projektowanie systemów z uwzględnieniem różnych możliwych scenariuszy.

Podobnie, firma może poprawić swoje zdolności odzyskiwania i awaryjności poprzez wdrożenie planu, który obejmuje szkolenie pracowników, przechowywanie kopii zapasowych danych w różnych lokalizacjach i inne działania.

Potencjalny kryzys biznesowy może zakłócić normalne funkcjonowanie firmy. Chociaż nie mamy kontroli nad samymi nieoczekiwanymi zdarzeniami, możemy zminimalizować ich negatywne skutki i utrzymać kontrolę nad firmą.

Właśnie w tym kontekście planowanie ciągłości działania staje się niezbędne. Umożliwia ono tworzenie procedur i przygotowanie na wypadek wystąpienia kryzysowych sytuacji. Ponadto, plan ciągłości działania przynosi inne korzyści, takie jak:

• Szybkie przywracanie kluczowych operacji po wystąpieniu zakłóceń.
• Utrzymywanie działania firmy w trakcie i po incydencie.
• Minimalizowanie czasu trwania zakłóceń.
• Ochrona reputacji firmy na rynku.
• Ochrona życia w sytuacjach zagrożenia.
• Zapewnienie zgodności z wymogami prawnymi.
• Ograniczenie narażenia na ryzyko finansowe.
• Budowanie zaufania wśród pracowników.
• Budowanie zaufania klientów.
• Zabezpieczenie przed nadmiernym ryzykiem.

Jednak warto pamiętać, że nie każdy plan jest doskonały.

Każdy plan ciągłości działania napotyka na przeszkody i wyzwania. Chociaż ich pokonanie może być trudne, staje się łatwiejsze dzięki odpowiedniemu wsparciu i wskazówkom. Przyjrzyjmy się kilku wyzwaniom związanym z planowaniem ciągłości działania:

• Brak wystarczających środków finansowych.
• Nieodpowiednie podejście do planowania.
• Brak wsparcia ze strony kierownictwa.
• Niskie zaangażowanie pracowników.
• Brak spójnych ram planu w wielu lokalizacjach.
• Niewystarczająca technologia i narzędzia.
• Brak regularnych testów.
• Brak konsensusu w zespole planistycznym.
• Brak monitorowania wdrażanych planów.
• Wysoka złożoność procesów.
• Błędne założenia.
• Brak odpowiednich szkoleń.

W dalszej części artykułu omówimy elementy, które powinny być uwzględnione w planie ciągłości działania, aby szybko rozwiązywać opisane problemy.

Co powinien zawierać plan ciągłości działania?

Dobrze opracowany plan ciągłości działania powinien obejmować szereg funkcji i strategii, które organizacja musi wdrożyć, aby eliminować problemy i wyzwania.

• Dokładna analiza wszystkich kluczowych funkcji biznesowych w organizacji, aby przygotować odpowiednie zasoby.
• Sporządzenie listy zagrożeń, które mogą mieć największy negatywny wpływ na firmę.
• Opracowanie strategii łagodzenia ryzyka, które pomogą chronić wszystkie kluczowe elementy zidentyfikowane w planie.
• Wykorzystanie kluczowych wskaźników, analiz finansowych i metryk do oceny skuteczności planu we wszystkich obszarach działalności firmy.
• Aktualizowanie planu i procedur w oparciu o zmiany i sporządzanie raportów z jego realizacji.
• Umieszczenie danych kontaktowych w nagłych wypadkach na widocznym miejscu.
• Przygotowanie zespołów ratunkowych do szybkiego reagowania w sytuacjach kryzysowych.
• Przechowywanie kopii zapasowych niezbędnych danych w oddzielnej lokalizacji.
• Zorganizowanie awaryjnych źródeł zasilania i niezbędnych usług lub sprzętu.
• Przygotowanie alternatywnych kanałów komunikacji i miejsc działania.

Plan ciągłości działania a plan odzyskiwania po awarii

Zarówno plany ciągłości działania, jak i plany odzyskiwania po awarii odgrywają kluczową rolę w każdej firmie. Obydwa mają na celu pomoc w radzeniu sobie z nieoczekiwanymi przestojami i sytuacjami kryzysowymi. Różnią się jednak w szczegółach, a także funkcjami, jakie pełnią w czasie kryzysu.

Przyjrzyjmy się bliżej tym różnicom.

• Plan ciągłości działania koncentruje się na zarządzaniu operacjami biznesowymi, podczas gdy plan odzyskiwania po awarii skupia się na przywróceniu infrastruktury IT i dostępu do danych.
• Plan ciągłości działania ma na celu ograniczenie przestojów operacyjnych, natomiast plan odzyskiwania po awarii ma na celu przywrócenie sprawności systemów.
• Plan ciągłości działania zapewnia, że wszystkie kanały komunikacji, takie jak serwery sieciowe i telefony, działają prawidłowo podczas kryzysu. Natomiast plan odzyskiwania po awarii pomaga w przywróceniu wszystkich funkcji i danych po awarii.
• Plan ciągłości działania wdrażany jest w trakcie kryzysu, natomiast plan odzyskiwania po awarii – po jego zakończeniu.

Czym jest oprogramowanie do zapewnienia ciągłości działania?

Oprogramowanie do zapewnienia ciągłości działania to narzędzie, które pomaga w opracowaniu, zarządzaniu i wdrożeniu planu awaryjnego, aby zapewnić ciągłość działania firmy w sytuacjach kryzysowych. Dzięki niemu można analizować bieżące procesy biznesowe i oceniać ich podatność na zakłócenia.

Oprogramowanie do zapewnienia ciągłości działania wspomaga proces analizy i tworzenia niezbędnych procedur. Jego głównym celem jest analiza procesów, zasobów, funkcji biznesowych, działów i przepływów pracy. Oprogramowanie tego typu można podzielić na dwie kategorie:

• Pierwsza kategoria oprogramowania pomaga analizować ryzyko w różnych scenariuszach i opracować plan minimalizacji zakłóceń.
• Druga kategoria oprogramowania wspiera wdrażanie planu ciągłości działania i zarządzanie operacjami w sytuacjach kryzysowych.

Teraz, gdy mamy jasne pojęcie o ciągłości działania, przejdźmy do omówienia najlepszych programów w tej kategorii, które oferują zaawansowane technologie.

Continuity2

Continuity2 to jedno z wiodących narzędzi do zapewniania ciągłości działania dla firm. Continuity2 oferuje rozwiązania dla firm, które potrzebują certyfikatu ISO, chcą wdrożyć program ciągłości działania, chcą zyskać poparcie całej organizacji, potrzebują szczegółowego raportu lub chcą usprawnić proces podejmowania decyzji.

Continuity2 zapewnia skuteczne i łatwe w obsłudze oprogramowanie do zarządzania ciągłością działania, które ułatwia pracę. W dzisiejszych czasach zakłócenia w działalności biznesowej są czymś normalnym, dlatego ważne jest, aby plan ciągłości działania pozwalał firmie szybko wrócić do normy po każdej awarii.

Continuity2 dba o to, aby Twoja organizacja szybko odzyskała pełną sprawność. Programiści i projektanci UX pracują codziennie, aby zapewnić najnowocześniejszą technologię potrzebną do szybkiego i sprawnego wykonywania zadań. Dostęp do usług jest zapewniony w każdej chwili, bez żadnych problemów.

Z Continuity2 będziesz mieć gotowy do użycia plan ciągłości działania, dzięki któremu Twoja firma stanie się bardziej innowacyjna. Weź udział w 1-godzinnej demonstracji już dziś i wybierz Continuity2 jako partnera w zakresie zarządzania ciągłością działania.

Quantivate

Quantivate to strategiczne oprogramowanie do planowania biznesowego i zarządzania ciągłością działania, które można z powodzeniem wdrożyć w organizacji. Gwarantuje przetrwanie i sukces firmy w obliczu nieplanowanych zdarzeń.

Minęły już czasy, gdy firmy przechowywały tomy planów ciągłości działania, które z czasem stawały się przestarzałe. Quantivate skraca czas potrzebny do zarządzania planami i ich aktualizacji. Pomaga w zrozumieniu organizacji i opracowaniu planu, który można wdrożyć w praktyce.

Quantivate dba o to, aby plany były aktualne i zwiększa dostępność operacji w całej firmie. Oprogramowanie do ciągłości działania wykorzystuje powtarzalne metody, które eliminują pojedyncze punkty awarii poprzez wdrożenie nowych procesów i technologii.

Dzięki łatwemu w obsłudze rozwiązaniu, Twoja firma zyska solidne podstawy do zarządzania ryzykiem. Pozwala firmom na wykorzystanie danych do zapewnienia zgodności, bezpieczeństwa i doskonałego zarządzania.

Oprogramowanie do ciągłości działania firmy Quantivate:

• Zapewnia wgląd w zależności i powiązania w całej organizacji dzięki zintegrowanym funkcjom udostępniania danych.
• Umożliwia opracowanie całego programu ciągłości działania opartego na zasobach i procesach biznesowych, a nie na rozproszonych danych.
• Scentralizuj i zdigitalizuj swoje plany ciągłości działania i inne dokumenty, aby zrezygnować z nieefektywnych arkuszy kalkulacyjnych i notatników.
• Rejestruj procedury na wypadek sytuacji awaryjnych, nieoczekiwanych zdarzeń i katastrof, aby móc szybko reagować w razie potrzeby.
• Twórz plany ciągłości działania oparte na danych, aby przygotować pracowników na wszelkie nieprzewidziane sytuacje. Narzędzia wbudowane w oprogramowanie pomogą Ci skoncentrować się na kluczowych procesach, analizować ryzyko, testować skuteczność i reagować na incydenty.
• Udostępnia szablony planów, opcjonalne usługi doradcze i wbudowany edytor, który pomoże w prawidłowym opracowaniu planu.

Fusion

Firma Fusion oferuje zintegrowane podejście do zarządzania ciągłością działania, doskonałe rozwiązania w zakresie odzyskiwania danych po awarii IT, mapowanie zależności i zarządzanie incydentami.

Oprogramowanie Fusion pomaga firmie dostosować się do nowych wyzwań, szybciej przywracać kluczowe operacje i chronić firmę przed zakłóceniami. Pozwala utrzymać firmę na właściwej ścieżce, dzięki zrozumieniu, jak działa biznes i jakie działania należy podjąć, aby rozwiązać problemy.

Gdy zrozumiesz, jak działa Twoja firma, łatwiej przygotujesz się do identyfikacji i naprawy kluczowych zagrożeń, nieefektywności i pojedynczych punktów awarii. Utwórz jeden widok wszystkich operacji w całej organizacji, aby wyeliminować chaos we wszystkich obszarach firmy, wykorzystując w tym celu zasoby ludzkie, procesy, systemy i dane.

Fusion oferuje plany ciągłości działania, zarządzanie ćwiczeniami, ocenę ryzyka i wpływu, mapowanie kontekstowe oraz mapowanie zależności. Dzięki temu możesz poruszać się w trudnych warunkach i radzić sobie z nieoczekiwanymi sytuacjami.

MetricStream

MetricStream to potężne oprogramowanie do zarządzania ciągłością działania, które umożliwia proaktywne zarządzanie kryzysami biznesowymi. MetricStream może skrócić czas potrzebny na wykonanie analizy wpływu biznesowego o 80% i obniżyć koszty zarządzania planowaniem ciągłości działania o 40%.

Z MetricStream możesz zapewnić nieprzerwane działanie, szybsze odzyskiwanie danych i lepsze reagowanie na awarie. Pozwala to organizacji na zarządzanie i realizację skutecznego programu ciągłości biznesowej.

Jest to potężna, zintegrowana i elastyczna platforma do dostosowywania planowania ciągłości biznesowej, monitorowania katastrof, masowego powiadamiania w sytuacjach awaryjnych, działań naprawczych i oceny ryzyka.

Dzięki scentralizowanej bibliotece MetricStream można zachować hierarchiczną strukturę procesów biznesowych. Obejmuje to relacje między procesami, zasobami, podprocesami i celami.

Można łatwo uruchomić ankiety analizy wpływu dla swojej firmy i zautomatyzować ocenę krytyczności poprzez mapowanie docelowego punktu odzyskiwania i docelowego czasu odzyskiwania. Eksplorator danych pozwala zwizualizować możliwości modelowania procesów biznesowych.

Oprogramowanie do zarządzania ciągłością działania MetricStream pomaga w:

• Systematycznym planowaniu
• Przeprowadzaniu ocen jakościowych i ilościowych
• Wdrażaniu solidnego systemu awaryjnego
• Wysyłaniu masowych powiadomień alarmowych
• Zamykaniu i śledzeniu inteligentnego zarządzania problemami opartego na sztucznej inteligencji
• Zapewnieniu integracji z zarządzaniem ryzykiem dostawcy
• Tworzeniu i publikowaniu funkcji mobilnych do ciągłej pracy

Co więcej, narzędzie pomaga w osiągnięciu odporności operacyjnej, wzmocnieniu operacji biznesowych, podejmowaniu lepszych decyzji dzięki analizie wpływu 360 stopni oraz poprawie skuteczności reakcji na incydenty dzięki bezproblemowej integracji.

Zarejestruj się na demonstrację na żywo i dowiedz się, jak oprogramowanie może wspomóc rozwój Twojej firmy.

Podsumowanie

Nowoczesne organizacje wdrażają połączone sieci cyfrowe, aby zapewnić płynność procesów biznesowych. Oznacza to, że działalność firmy może zostać zatrzymana, jeśli połączenie zostanie przerwane z powodu nieprzewidzianego zdarzenia. Tego typu sytuacje są niekorzystne i generują dodatkowe koszty.

Na szczęście, skuteczny plan ciągłości działania pomaga Twojej firmie sprawnie działać w czasie i po zakończeniu kryzysu. Możesz wykorzystać jedno z wymienionych wyżej narzędzi do opracowania idealnego planu i analizy wpływu nieprzewidzianych przestojów na działalność firmy. Pomoże Ci to również w przeszkoleniu pracowników, aby byli przygotowani na tego typu scenariusze i mogli bez problemu kontynuować pracę.

Warto również zapoznać się z zagadnieniem odzyskiwania po awarii.