Ustalanie priorytetów projektów – matryca wysiłku i wpływu
Czy zarządzanie projektami i ustalanie priorytetów zaczyna Cię przytłaczać? Z pewnością byłoby pomocne, gdyby istniała metoda, która pozwoliłaby zrozumieć, które zadania wymagają największej uwagi i zaangażowania.
Właśnie w tym miejscu z pomocą przychodzi Matryca Wysiłku i Wpływu, znana również jako matryca 2×2. To narzędzie znacznie ułatwia proces ustalania priorytetów, pomagając zespołom i jednostkom wrócić do wyznaczonych celów oraz zdefiniować konkretne kroki, które należy podjąć, aby rozpocząć pracę.
Jeśli szukasz prostego szablonu matrycy wysiłku i wpływu, ten artykuł będzie doskonałym wprowadzeniem. Zanim jednak przejdziemy do szablonów, przyjrzyjmy się podstawom tej metody.
Czym jest matryca wysiłku i wpływu?
Matryca Wysiłku i Wpływu, czyli matryca 2×2, jest narzędziem, które zarówno firmy, jak i osoby prywatne wykorzystują do efektywnego ustalania priorytetów zadań. Proces ten opiera się na analizie wysiłku potrzebnego do realizacji zadania i porównaniu go z potencjalnym wpływem, jaki to zadanie może przynieść.
W większości przypadków matryca wysiłku i wpływu powstaje podczas sesji burzy mózgów z zespołem. Pozwala to na zidentyfikowanie wszystkich zadań i projektów, które spoczywają na barkach zespołu. Następnie można określić wagę i pilność każdego z tych zadań.
Dzięki temu ćwiczeniu możesz ustalić kolejność realizacji zadań tak, aby osiągnąć jak największy efekt przy jak najmniejszym nakładzie pracy.
Zazwyczaj, zadania wymagające niewielkiego wysiłku, a przynoszące duży wpływ, to te, na których powinieneś się skoncentrować. Nie oznacza to jednak, że zadania o niskim nakładzie pracy i małym wpływie są całkowicie bezużyteczne – czasami i one mogą okazać się pomocne.
Cztery kwadranty matrycy wysiłku i wpływu
Poniżej przedstawione są 4 kwadranty matrycy wysiłku i wpływu:
Te cztery obszary są podzielone przez oś X (Wpływ) i oś Y (Wysiłek). Każdy z kwadrantów reprezentuje odmienne podejście do zadań:
#1. Szybkie zwycięstwa – niski wysiłek i duży wpływ
Ten kwadrant obejmuje wszystkie zadania, które są proste i szybkie do wykonania, a jednocześnie mają znaczący wpływ na firmę lub Twoją pracę. Zadania te są traktowane jako priorytetowe.
#2. Duże projekty – duży wysiłek i duży wpływ
Tutaj znajdują się zadania, które wymagają znacznego nakładu pracy, ale przynoszą również ogromny wpływ. Są to zwykle długoterminowe cele firmy, które również mają wysoki priorytet.
#3. Wypełniacze – niski wysiłek i mały wpływ
W tym kwadrancie umieszczone są zadania, które są łatwe do wykonania, ale nie generują znaczącego wpływu. Dlatego też nie są traktowane jako priorytetowe.
Możesz jednak realizować te zadania w wolnym czasie, lub wtedy, gdy nie masz energii na bardziej wymagające projekty. Pozwoli Ci to na usunięcie ich z listy „do zrobienia”.
#4. Niewdzięczne zadania – duży wysiłek i mały wpływ
W tym kwadrancie znajdują się zadania, które wymagają dużo czasu i wysiłku, a nie przynoszą znaczących korzyści. Te zadania są uważane za niepotrzebne i należy je odłożyć na bok, jeśli masz inne, ważniejsze zadania do wykonania.
Kiedy stosować matrycę wysiłku i wpływu?
Matryca ta jest szczególnie przydatna, gdy Ty lub Twój zespół macie wiele projektów lub zadań o różnym potencjale korzyści.
Jest również pomocna, gdy nie jesteś pewien, jakie działania podjąć lub od czego zacząć.
Matryca 2×2 może pomóc w uporządkowaniu pracy i uniknięciu chaosu.
Zazwyczaj start-upy lub mniejsze organizacje mają wiele zadań do wykonania przez niewielką grupę ludzi. W tak chaotycznej strukturze wiele pomysłów i projektów może zostać zablokowanych. Matryca pomaga uporządkować ten chaos i usprawnić działanie organizacji.
Oto lista korzyści, jakie matryca wysiłku i wpływu może przynieść Tobie i Twojemu zespołowi:
Korzyści z matrycy wysiłku i wpływu
#1. Zapewnienie spójności i synchronizacji w zespole
Najważniejszą korzyścią z matrycy wysiłku i wpływu jest fakt, że wszyscy członkowie zespołu mają takie samo zrozumienie celu, który chcą osiągnąć. Twój zespół może użyć szablonów matrycy, aby dodatkowo uporządkować swoją pracę.
#2. Optymalizacja zasobów i ich alokacja
Wiedząc, jakie zadania należy wykonać i w jakim czasie, możesz lepiej zarządzać dostępnymi zasobami i odpowiednio je rozdzielać. Dzięki temu kluczowe zasoby są przeznaczane na zadania priorytetowe.
#3. Tworzenie sekwencji zadań i ich priorytetyzacja
Matryca wysiłku i wpływu pomaga w stworzeniu usystematyzowanej listy działań/zadań, uporządkowanych według priorytetów. Ułatwia to zespołowi podążanie za określoną ścieżką.
#4. Dopasowanie pracy zespołu do celów firmy
Oprócz identyfikacji priorytetowych zadań, matryca wyjaśnia również, dlaczego te zadania są tak ważne. Dzięki temu zespół rozumie cele, które stoją za ich realizacją, a co za tym idzie – cele całej firmy.
#5. Oszczędność czasu i zwiększenie efektywności przepływu pracy
Stosując matrycę, unikniesz poświęcania czasu na zadania, które wymagają dużo wysiłku, a przynoszą niewielkie korzyści. W ten sposób przepływ pracy staje się bardziej efektywny, a wydajność wzrasta.
Chociaż matryca wysiłku i wpływu wydaje się być prosta, istnieje kilka rzeczy, które możesz zrobić, aby zmaksymalizować jej korzyści i użyteczność.
Wskazówki dotyczące ułatwienia pracy z matrycą wysiłku i wpływu
#1. Zdefiniuj jasne cele matrycy
Zastanów się, dlaczego to robisz. Upewnij się, że masz jasny cel i powód stworzenia matrycy, dzięki czemu będziesz wiedzieć, w jakim kierunku zmierzać.
#2. Burza mózgów z całym zespołem
Burza mózgów pozwala na uzyskanie szerszej perspektywy. Przeprowadzenie jej z zespołem pozwoli na uwzględnienie różnorodnych punktów widzenia przy ustalaniu priorytetów.
#3. Stwórz solidny plan działania po utworzeniu matrycy
Sama matryca wysiłku i wpływu to nie wszystko. Kluczem jest opracowanie planu działania i jego realizacja. Upewnij się, że masz gotowy plan dla wszystkich zadań i ich sekwencję, aby zapewnić płynny przepływ pracy.
#4. Zapewnij silną komunikację w zespole i twórz raporty z postępu prac
Po rozpoczęciu pracy, ważne jest, aby aktywnie komunikować się z zespołem i sprawdzać, czy priorytety są odpowiednio ustawione.
Jeśli zauważysz obszary do poprawy, sporządź raport, który pomoże Ci w usprawnieniu procesu przy kolejnym użyciu matrycy.
To już wszystko, co musisz wiedzieć o matrycy wysiłku i wpływu. Przejdźmy teraz do omówienia kilku szablonów, które ułatwią Ci pracę!
Miro
Miro to doskonałe narzędzie, które umożliwia zespołom i osobom indywidualnym tworzenie wykresów, tabel, map i innych narzędzi do planowania i organizacji pracy.
Korzystając z tego szablonu, zauważyliśmy kilka rzeczy:
- Interfejs jest bardzo intuicyjny, dzięki czemu każdy, kto ma podstawowe umiejętności edycji szablonów, może z niego korzystać.
- Brakuje jednak szczegółowych instrukcji, jak korzystać z matrycy wysiłku i wpływu, dlatego osoby początkujące mogą potrzebować dodatkowo poszukać informacji na ten temat.
- Narzędzie na początku pyta o poziom doświadczenia w korzystaniu z podobnych narzędzi projektowych, co jest pomocne dla początkujących.
Miro oferuje darmową wersję, która umożliwia korzystanie z szablonów. Możesz również przejść na wersję premium, aby uzyskać dostęp do dodatkowych funkcji, takich jak nieograniczona liczba projektów czy współpraca z wieloma członkami zespołu.
Lucidspark
Lucidspark to kolejne narzędzie do projektowania, które zostało stworzone z myślą o wydajności i organizacji zadań. Charakteryzuje się prostym interfejsem użytkownika oraz łatwością tworzenia i edycji szablonów.
Oto najważniejsze cechy szablonu matrycy wysiłku i wpływu w Lucidspark:
- Interfejs użytkownika jest prosty i szybki, co pozwala na błyskawiczne tworzenie matryc poprzez dodawanie projektów w odpowiednich polach.
- Szablon ma podstawowy design, ale umożliwia dodawanie obrazów oraz zmianę kolorów i czcionek w celu dostosowania do własnych potrzeb.
- Układ czterech kwadrantów pozwala na przedstawienie zadań o różnym poziomie wysiłku i wpływu, nie tylko w ramach jednego bloku, ale również umożliwia ich przesuwanie.
Możesz zacząć korzystać z Lucidspark za darmo, ale dostęp do dodatkowych funkcji premium wymaga aktualizacji konta.
Canva
Canva to narzędzie do projektowania, które można wykorzystać do różnorodnych potrzeb graficznych. Możesz w niej tworzyć wykresy, takie jak matryca wysiłku i wpływu, logotypy, infografiki i wiele innych.
Oto kilka informacji na temat szablonu matrycy wysiłku i wpływu w Canvie:
- Zawiera wiele funkcji projektowych, takich jak dodawanie elementów, zmianę kolorów i czcionek, dodawanie obrazów i filmów, tworzenie animacji, co może być nieco przytłaczające.
- Jest to świetne narzędzie dla użytkowników, którzy często będą z niego korzystać do innych celów, takich jak tworzenie projektów i treści.
- Szablon matrycy wysiłku i wpływu ma tradycyjny układ, który pozwala na umieszczanie zadań w poszczególnych blokach, ale nie umożliwia zmiany poziomów zadań.
Jeśli chodzi tylko o produktywność, Canva może wydawać się zbyt zaawansowana dla początkujących użytkowników.
Jednak dla średnio zaawansowanych i zaawansowanych użytkowników, Canva jest idealna do tworzenia unikatowych projektów i szablonów.
Jest dostępna za darmo, ale wersja premium oferuje dostęp do dodatkowych szablonów i elementów.
Creately
Creately to narzędzie do projektowania, które zostało stworzone z myślą o firmach i organizacjach, ułatwiając zarządzanie zadaniami organizacyjnymi, takimi jak tworzenie matrycy wpływu.
Oto cechy szablonu matrycy wysiłku w Creately:
- Szablon jest przejrzysty i kolorowy, z bardzo prostymi sposobami zapisywania zadań w każdym kwadrancie.
- Układ matrycy jest łatwy do zrozumienia, ale nie oferuje zaawansowanych opcji dostosowania.
- Jest przyjazny dla początkujących, ale ogranicza możliwości dostosowania, przez co nie można uzyskać bardziej dopracowanego projektu i układu matrycy.
Mimo że Creately nie oferuje zaawansowanego poziomu personalizacji, bardzo dobrze spełnia swoją funkcję i jest doskonałym rozwiązaniem dla liderów zespołów i menedżerów, którzy chcą szybko i łatwo wykonać zadanie.
GroupMap
GroupMap jest jednym z najlepszych narzędzi na tej liście, jeśli chodzi o szablony matrycy wysiłku i wpływu. Łączy w sobie dobry design z funkcjonalnością.
Oto cechy szablonu matrycy wysiłku w GroupMap:
- Szablon jest bardzo dobrze wykonany, wystarczy kliknąć w dowolnym miejscu i zacząć wpisywać zadania, a całość nadal będzie wyglądać świetnie.
- Układ jest bardzo elastyczny i pozwala na precyzyjne dostosowanie poziomu wpływu i wysiłku potrzebnego do wykonania zadania.
- Nie ma zbyt wielu opcji projektowych, ale szablon ma atrakcyjny wygląd, który dobrze spełnia swoje zadanie.
Jeśli chodzi o personalizację, istnieje możliwość zmiany układu tła i osi, aby dostosować go do swoich potrzeb. Przy minimalnym wysiłku można jednak stworzyć doskonałą i efektywną matrycę.
Ayoa
Ayoa to narzędzie do tworzenia map produktywności, gdzie można znaleźć szablony schematów blokowych, wykresów, matryc itp.
Oto cechy szablonu matrycy wysiłku i wpływu w Ayoa:
- Szablon jest łatwy w obsłudze i ma wystarczająco dużo opcji projektowych, aby dodać trochę personalizacji.
- Układ matrycy ma płynny design z oddzielnymi polami dla każdego projektu, co pozwala na prawidłową ich identyfikację.
- Interfejs użytkownika jest przyjazny dla początkujących, ale działa nieco wolniej niż inne narzędzia z tej listy.
Bezpłatna wersja próbna Ayoa trwa tylko 7 dni, po czym należy wykupić wersję premium, aby móc tworzyć nowe szablony.
Figma
Figma to narzędzie do projektowania, które oferuje szablony różnych map i wykresów potrzebnych organizacjom do produktywności i zarządzania zespołem.
Oto cechy szablonu matrycy wysiłku i wpływu w Figma:
- Po uruchomieniu dowolnego diagramu lub szablonu w Figma pojawia się samouczek dotyczący korzystania z narzędzia, co jest świetną funkcją dla początkujących.
- Dostępna jest również sekcja z instrukcjami, jak korzystać z szablonu matrycy oraz jak go dostosować, aby zwiększyć efektywność.
Narzędzie jest minimalistyczne i oferuje wystarczająco dużo wskazówek dla początkujących, aby stworzyć przyzwoitą matrycę bez pomocy innych. Jest idealne zarówno dla początkujących, jak i dla bardziej doświadczonych użytkowników.
Venngage
Venngage to narzędzie do projektowania, które można wykorzystać do tworzenia różnorodnych szablonów i grafik. Matryca wysiłku i wpływu jest dostępna w płatnej, biznesowej wersji tego narzędzia.
Oto cechy szablonu matrycy wysiłku w Venngage:
- Szablon matrycy oferuje przejrzysty układ, w którym można dostosować poziom wysiłku i wpływu danego projektu.
- Pod względem projektowym, narzędzie oferuje szerokie możliwości personalizacji i przyzwoity szablon startowy, dzięki czemu można stworzyć atrakcyjny projekt.
Szablon matrycy w Venngage jest świetny, ale poziom oferowanej personalizacji nie jest wystarczający, aby uzasadnić zakup wersji premium. Mimo to, jeśli szukasz dobrego oprogramowania do projektowania wielu projektów, Venngage jest dobrym wyborem!
Podsumowanie
Matryca wysiłku i wpływu jest niezbędna do oceny i ustalenia priorytetów w pracy. Aby to zrobić skutecznie, potrzebujesz idealnego szablonu, który będzie działał zgodnie z Twoimi potrzebami.
Po przetestowaniu wszystkich tych narzędzi doszliśmy do wniosku, że nie musisz mieć zaawansowanych opcji personalizacji, aby uzyskać dobrze wyglądający i funkcjonalny szablon matrycy.
Jeśli jednak wybierzesz narzędzia, które oferują dodatkowe opcje dostosowania, możesz zmaksymalizować atrakcyjność i skuteczność matrycy.
Możesz również zapoznać się z szablonami drzew decyzyjnych.