W sektorze powierzchni komercyjnych przedsiębiorstwa często mierzą się ze złożonymi projektami, które wymagają realizacji z dużą dokładnością. Niezbędne jest zatem zoptymalizowanie operacji, by uniknąć zamieszania w ostatniej chwili.
W przestrzeniach komercyjnych narzędzia wizualne odgrywają kluczową rolę w płynnym działaniu i zarządzaniu projektami. W skomplikowanej sieci przepływów pracy, diagram SIPOC jest jednym z takich narzędzi. Zapewnia on przejrzystość i strategiczne planowanie w dziedzinie zarządzania projektami biznesowymi.
Zatem, jeśli Twoim celem jest osiągnięcie doskonałości operacyjnej w organizacji, warto wykorzystać potencjał tego narzędzia. Ale czym dokładnie jest SIPOC i jak można go stworzyć?
Diagramy SIPOC prezentują szeroką perspektywę, rejestrując, w jaki sposób dane wejściowe przekształcane są w praktyczne rezultaty, prowadzące do osiągnięcia pożądanych celów. Dodatkowo, uwzględniają one również sposób, w jaki klienci otrzymują te produkty.
Skrót SIPOC pochodzi od słów Dostawcy (Suppliers), Dane wejściowe (Inputs), Procesy (Processes), Wyniki (Outputs) i Klienci (Customers), co odzwierciedla cały cykl zarządzania projektem biznesowym. Zawiera on etapy, które określają proces i wyjaśniają jego wewnętrzne działanie. Tę zwięzłą wizualizację można traktować jako plan projektu.
Dzięki temu zespół może efektywnie współpracować w czasie rzeczywistym, aktywnie rozwiązując pojawiające się problemy. Dla organizacji jest to niczym kompas, który pomaga wyznaczyć właściwy kierunek działania.
W ten sposób Twoje wysiłki nie będą chaotyczne, ponieważ zyskasz strategiczne i usystematyzowane podejście do realizacji zadań. Wyruszmy zatem w fascynującą podróż po diagramach SIPOC, odkrywając najprostsze sposoby ich tworzenia!
Z jakich elementów składa się diagram SIPOC?
Teraz, gdy już wiesz, czym są diagramy SIPOC, możesz zastanawiać się, co oznaczają poszczególne jego elementy. Przejdźmy więc od razu do szczegółów!
✔ Dostawcy: Każda firma lub projekt potrzebuje zasobów, które pozwolą na jego ukończenie. Część diagramu dotycząca dostawców identyfikuje, kto zapewnia niezbędne elementy, w tym siłę roboczą, materiały, środki finansowe itp., potrzebne do realizacji projektu.
✔ Dane wejściowe: O ile część dotycząca dostawców określa, kto działa jako Twój dostawca dla projektu, o tyle część danych wejściowych zawiera to, czego potrzebujesz. Są to surowce, konkretne kwoty finansowe, sprzęt i tym podobne.
✔ Proces: Proces to plan działania, który opisuje wykonanie projektu w serii zadań.
✔ Wyniki: Wyjścia obejmują rezultat projektu, który zostaje wygenerowany po zakończeniu procesu. Obejmują one rezultaty, takie jak produkty oraz inne materialne lub niematerialne efekty.
✔ Klienci: To osoby, które otrzymują produkt lub wynik projektu. Klientami są zazwyczaj interesariusze wewnętrzni lub klienci zewnętrzni.
Każdy z tych kluczowych elementów jest definiowany w celu stworzenia precyzyjnego diagramu SIPOC.
Jaką rolę pełni diagram SIPOC?
Diagram SIPOC stanowi fundamentalny element zarządzania projektami biznesowymi (BPM). Nie jest on niezbędny dla każdego projektu, który podejmuje firma, ale znacząco upraszcza te większe i bardziej złożone. Jest to narzędzie wizualne, które wspiera optymalizację rezultatów.
Zapewnia jasne zrozumienie tego, kto dostarcza zasoby, co jest potrzebne, jak wdrożyć plan, jakie będą ostateczne wyniki i kiedy konsumenci otrzymają produkty.
W jaki sposób diagram SIPOC pomaga?
Wiele osób może postrzegać diagramy SIPOC jako niepotrzebną formalność i kwestionować sens ich przygotowania. Chociaż istnieją powody, dla których można by zrezygnować z diagramu SIPOC, przedstawiamy kilka kluczowych argumentów, które wskazują, że może on usprawnić realizację Twoich projektów biznesowych.
✔ Pomaga obniżyć koszty: Diagram SIPOC jest planem, który szczegółowo określa potrzeby projektu, w tym koszty pracy, zasobów i innych elementów. Zawiera również listę przewidywanych zysków. Mapując cały projekt, SIPOC pomaga wizualizować, co jest niezbędne, a co zbędne. Dzięki temu można skoncentrować się na obszarach, gdzie można zaoszczędzić pieniądze, zwiększając rentowność projektu.
✔ Strategiczne rozpoczęcie procesu: Można przypuszczać, że diagram SIPOC nie jest bytem działającym w czasie rzeczywistym, a niektórzy z klientów mogą nie wymagać jego opracowania.
Jednak tworząc diagram SIPOC, rozpoczynamy planowanie dostaw, identyfikujemy dostawców, osoby z zespołu odpowiedzialne za poszczególne zadania itp. Dzięki strategicznemu podejściu można osiągnąć lepsze wyniki, co przekłada się na zwiększoną wydajność i uniknięcie problemów w ostatniej chwili.
✔ Przewaga w zarządzaniu zasobami: Prezentując diagram SIPOC swojemu zespołowi lub zaangażowanym pracownikom, umożliwiamy większej liczbie osób wgląd w projekt. W ten sposób wiele osób może podzielić się swoimi spostrzeżeniami, radami i pomysłami, co często prowadzi do usprawnienia procesu i efektywniejszego wykorzystania zasobów.
Diagram SIPOC stanowi zatem istotny element zarządzania projektami, który przyczynia się do zwiększenia efektywności, a tym samym do realizacji większej liczby projektów.
Przykład diagramu SIPOC
Kluczowym założeniem diagramu SIPOC jest zrozumienie przepływu procesu od jego rozpoczęcia do zakończenia. W poniższym przykładzie omówimy proces zakupu samochodu.
Dostawca: Dealerzy samochodowi, osoby prywatne, firmy.
Dane wejściowe: Modele samochodów, specyfikacje, ceny.
Proces: Realizacja jazdy próbnej, wybór modeli, które pomyślnie przejdą jazdę próbną, proces zakupu.
Wynik: Samochód, dokumentacja, umowa serwisowa.
Klient: Nabywcy samochodów, firmy, odsprzedawcy.
Powyższy przykład opisuje proces zakupu samochodu i kroki, które należy podjąć, aby osiągnąć ostateczny rezultat. Za pomocą poniższych narzędzi możesz stworzyć własny diagram SIPOC, dopasowany do Twoich potrzeb.
Lucidchart
Lucidchart to jedna z najbardziej przyjaznych użytkownikom platform do tworzenia narzędzi wizualnych. Diagramy SIPOC można tworzyć za pomocą narzędzia online lub poprzez aplikację na Androida. Dostępny jest specjalny szablon, który można spersonalizować, dopasowując go do potrzeb projektu. Aby korzystać z szablonu, wymagana jest rejestracja lub logowanie za pomocą konta Google, Slack lub Office 365.
Funkcje:
- W ramach darmowego abonamentu można dodać do 60 kształtów na jednym diagramie. W płatnej wersji liczba ta jest większa.
- Platforma umożliwia integrację z innymi narzędziami, takimi jak Jira, GitHub, Slack i pozwala importować dane z tych platform.
- Możliwość porównywania dokumentów i śledzenia różnic między nimi, co ułatwia tworzenie ulepszonych wersji diagramów.
- Współpraca w czasie rzeczywistym jest łatwiejsza dzięki funkcjom porządkowania znaczników czasu, oznaczania wersji i kontroli dostępu.
- Intuicyjny interfejs graficzny (GUI) i przejrzysty układ ułatwiają szybkie rozpoczęcie pracy.
Nic dziwnego, że Lucidchart jest doskonałym narzędziem do tworzenia diagramów SIPOC i wielu innych. W darmowej wersji jest wystarczający do tworzenia podstawowych diagramów. Aby uzyskać dostęp do bardziej zaawansowanych funkcji, należy przejść na wersję pro.
Visual Paradigm
Visual Paradigm, jak sama nazwa wskazuje, pomaga w mapowaniu paradygmatów zaangażowanych w dowolny proces. Umożliwia tworzenie różnorodnych diagramów, w tym diagramów SIPOC, które są doceniane przez użytkowników. Platforma oferuje szeroki wybór 200 szablonów, które można dopasować do konkretnego projektu.
Funkcje:
- Szeroki wybór wbudowanych narzędzi ułatwiających tworzenie diagramów SIPOC.
- Diagramy SIPOC można importować jako rysunki Visio i edytować w Visual Paradigm w trybie współpracy w czasie rzeczywistym.
- Platforma umożliwia osadzanie diagramów w programach Word, PowerPoint, Outlook i innych aplikacjach pakietu Microsoft Office.
- Obsługa eksportu diagramów SIPOC do formatów PNG, JPG, PDF, SVG i innych.
Użytkownicy doceniają to narzędzie za to, że jego obsługa jest intuicyjna i nie wymaga specjalnego przeszkolenia. Dodatkowo, nie ma ograniczeń co do liczby używanych kształtów, linii lub elementów. Jest to zatem kompleksowe narzędzie ułatwiające projektowanie diagramów SIPOC.
Creately to kolejne narzędzie do tworzenia diagramów, które dobrze sprawdza się również we współpracy. Jego rozbudowany interfejs oferuje szereg funkcji, które umożliwiają inteligentne dostosowywanie szablonów SIPOC. Platforma, wcześniej znana jako platforma do zarządzania pracą, obecnie uważana jest za jedną z najlepszych, ze względu na inteligentne uniwersalne płótno. Sprawdźmy, co czyni ją tak wyjątkową!
Funkcje:
- Łatwa edycja dzięki intuicyjnej funkcji „przeciągnij i upuść”.
- Umożliwia przekazanie kontroli dostępu członkom zespołu.
- Posiada funkcję restrukturyzacji wykresów w zależności od potrzeb.
- Wbudowana funkcja głosowania na opinie dotyczące narzędzia.
- Integracje z systemami CMS pozwalają na zapisywanie diagramów i importowanie danych do diagramów SIPOC.
- Wbudowana funkcja udostępniania ekranu ułatwia prezentację diagramów podczas spotkań.
Można z niej korzystać zarówno online, jak i offline. W pierwszym przypadku dostęp jest możliwy za pomocą linku. W drugim, można pobrać narzędzie, które działa na komputerach z systemami Windows, Mac i Linux.
Asana to platforma typu CRM, która oferuje możliwość tworzenia diagramów lub szablonów SIPOC bez żadnych opłat. Mimo, że w tym aspekcie wyróżnia się mniej niż inne, jej funkcje są dość zaawansowane w kontekście diagramów zarządzania projektami biznesowymi. Przyjrzyjmy się im.
Funkcje:
- Tworzenie diagramów SIPOC bez kodowania za pomocą kilku kliknięć, możliwość automatyzacji procesu za pomocą Workflow Builders.
- Integracje ze Slack, Creative Cloud i Zoom ułatwiają prezentację diagramów podczas spotkań.
- Możliwość dostosowywania istniejących szablonów.
- Różnorodne kształty i kolory pozwalają na stworzenie przejrzystego diagramu.
Asana to jedno z najbardziej zaawansowanych narzędzi wykorzystywanych w przestrzeni komercyjnej, ze względu na wysoki poziom zaawansowania i automatyzację, które oferuje. Ponadto, dzięki prostemu interfejsowi użytkownika, ułatwia tworzenie procesu.
Podsumowanie
Diagramy SIPOC stanowią istotny element zarządzania projektami biznesowymi. Można ich używać do zaplanowania strategii projektu, dzięki czemu można monitorować każdego z dostawców, dostawy, zaangażowany personel, oczekiwane wyniki, rezultat i dostawę do klienta.
Następnie można podzielić go na kamienie milowe i śledzić postępy poszczególnych etapów. Strategiczne wdrożenie diagramu pozwala zaoszczędzić koszty, daje przewagę w zarządzaniu zasobami, oszczędza czas, poprawia efektywność, a tym samym zwiększa zyski.
Warto również zapoznać się z narzędziami do tworzenia schematów blokowych, aby projektować procesy, diagramy i inne elementy.