Zachowaj w tajemnicy poufne informacje biznesowe, podpisując umowę o zachowaniu poufności (NDA) z zaangażowanymi stronami.
Każda firma ma pewne tajemnice handlowe, które dają jej przewagę nad konkurencją. Umowy o zachowaniu poufności (NDA) funkcjonują jako kluczowe narzędzie do ochrony poufnych i wrażliwych danych. Ta umowa prawna występuje między dwiema lub więcej stronami podczas zatrudnienia, fuzji i przejęcia.
Jeśli chcesz zabezpieczyć swoje pomysły i strategie przed osobami z zewnątrz, jednocześnie dzieląc się nimi ze swoimi pracownikami, NDA jest właściwym podejściem.
W tym przewodniku omówimy NDA i jego zalety. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, kiedy stosować NDA i jakie kroki można podjąć w przypadku naruszenia NDA.
Spis treści:
Co to jest umowa NDA?
Umowa o zachowaniu poufności (NDA) lub umowa o zachowaniu poufności to umowa prawna. W NDA jedna ze stron zgadza się udostępnić drugiej stronie poufne informacje o firmie. Ci drudzy z kolei zobowiązują się nie udostępniać informacji nikomu innemu przez określony czas.
Celem NDA jest ochrona poufnych informacji, własności intelektualnej (IP) i tajemnicy handlowej przed ujawnieniem ich konkurencji. Taka umowa jest zwykle potrzebna, gdy dwie strony planują wspólne przedsięwzięcie, ale chcą chronić własny interes.
Dzięki NDA ujawnianie poufnych informacji o działalności lub planach osobom trzecim staje się prawnie zabronione. Stronami zaangażowanymi w NDA mogą być pracodawcy i pracownicy/kontrahenci lub dwie firmy.
Rodzaje NDA
Istnieją różne rodzaje umów o zachowaniu poufności i musisz wiedzieć o nich wszystkich, aby wybrać odpowiednią do swoich celów.
# 1. Jednostronna NDA
Jednostronne NDA to jednostronne umowy NDA. Tutaj tylko jedna strona ujawnia swoje poufne informacje innej stronie, którą chce chronić. Kiedy organizacje muszą udostępniać poufne informacje swoim pracownikom, kontrahentom lub interesariuszom i chcą, aby nie ujawniali tych informacji nikomu innemu, podpisywane są te umowy NDA. Z tego powodu jest to najczęstszy rodzaj NDA.
#2. Wzajemna umowa NDA
Są one również znane jako dwukierunkowe umowy o zachowaniu poufności lub dwustronne umowy o zachowaniu poufności. W nim obie strony wymieniają między sobą prywatne informacje biznesowe podczas negocjacji i istnieje ograniczenie dotyczące sposobu, w jaki druga strona będzie wykorzystywać i udostępniać te informacje. Wzajemne umowy NDA są zwykle widoczne podczas fuzji i przejęć, przejęć korporacyjnych i wspólnych przedsięwzięć.
Kiedy należy stosować NDA?
Rekrutacja pracowników
Kiedy zatrudniasz kogoś jako swojego pracownika, dajesz mu dostęp do szeregu poufnych i zastrzeżonych danych. Dlatego pracodawcy muszą zmusić pracowników do podpisania NDA, aby zabezpieczyć informacje i powstrzymać ich przed udostępnianiem poufnych danych w teraźniejszości i przyszłości.
Pracownik próbujący opuścić Twoją firmę może podczas rozmowy kwalifikacyjnej podzielić się poufnymi informacjami. Musisz więc zakazać udostępniania potencjalnym pracownikom poprzez NDA.
Zatrudnianie dostawców
Wiele firm woli zatrudniać freelancerów lub wykonawców do projektów krótkoterminowych. Nawet oni potrzebują dostępu do wrażliwych danych i tajemnic handlowych, aby zrozumieć biznes i świadczyć swoje usługi. Pracownicy nie powinni ich ignorować i podpisywać z nimi NDA podczas zatrudniania.
Wdrażanie klienta
Rozpoczynając świadczenie usług dla nowego klienta uzyskujesz dostęp do poufnych informacji tej firmy. Nawet w takim scenariuszu musisz podpisać NDA, aby zadeklarować dopuszczalne sposoby wykorzystania udostępnionych danych.
Wchodzenie w partnerstwa biznesowe
Każda relacja biznesowa powinna opierać się na zaufaniu. Aby ustanowić wiarę, NDA są kluczowe, ponieważ mogą zapewnić ograniczenia w korzystaniu z udostępnianych informacji. Szczególnie firmy planujące zaangażowanie poprzez fuzje i przejęcia powinny skupić się na podpisaniu NDA.
Ponieważ firmy te muszą dzielić się ze sobą krytycznymi danymi finansowymi i operacyjnymi podczas fazy due diligence, NDA mogą zapewnić, w jaki sposób wykorzystują te informacje.
Sprzedaż produktów lub usług
Kiedy sprzedajesz produkt lub usługę, istnieje ryzyko, że odbiorca udostępni poufne informacje osobom trzecim. W tym miejscu musisz zawrzeć z nimi umowę o zachowaniu poufności, aby chronić informacje o swoich ofertach.
Korzyści z posiadania NDA
# 1. Jasno definiuje informacje poufne
NDA pomaga, definiując informacje poufne. Jeśli więc ujawniasz poufne informacje drugiej stronie, upewnij się, że ta definicja jest jak najszersza.
#2. Zapewnia pewność udostępniania poufnych danych
Firmy zajmujące się cennymi, wrażliwymi informacjami mogą niechętnie dzielić się nimi z innymi stronami. W rezultacie możliwości biznesowe i relacje mogą być dla nich ograniczone. Dzięki umowie o zachowaniu poufności mogą być bezproblemowi i pewnie udostępniać dane.
#3. Przyciąga inwestorów
Inwestorzy wolą inwestować w firmę, która podejmuje środki w celu ochrony swoich informacji poufnych poprzez umowy o zachowaniu poufności. W związku z tym umowa o zachowaniu poufności może przyciągnąć kapitał dla firm poszukujących wzrostu.
#4. Chroni prywatne informacje
Główną zaletą NDA jest ochrona informacji o znaczeniu krytycznym (tajemnice handlowe, dane finansowe, listy klientów itp.) przed ujawnieniem ich osobom nieupoważnionym. Możesz zapewnić poufność, zmuszając pracowników i inne strony biznesowe do podpisania NDA.
#5. Utrzymuje przewagę konkurencyjną
NDA mają kluczowe znaczenie dla branż zajmujących się własnością intelektualną i tajemnicami handlowymi. Dzięki umowom o zachowaniu poufności organizacje mogą zachować poufność swoich informacji i strategii, zyskując w ten sposób przewagę nad konkurencją.
#6. Działa jako dokument prawny
W przypadku naruszenia NDA strona, której to dotyczy, może podjąć kroki prawne przeciwko drugiej stronie, domagając się odszkodowania za wszelkie szkody spowodowane naruszeniem. Podpisana umowa o zachowaniu poufności zapewnia ramy prawne, a w razie potrzeby podejmuje kroki prawne.
#7. Zwiększa siłę negocjacyjną
Umowy o zachowaniu poufności są również cenne dla stron zaangażowanych w rozmowy z potencjalnymi inwestorami lub klientami. Po podpisaniu NDA Twoje poufne informacje pozostają prawnie chronione. Wszystko to pozwala negocjować z pozycji siły.
#8. Zapewnia zgodność
Zgodność z przepisami jest kluczowym elementem świata biznesu. Firmy zajmujące się opieką zdrowotną, finansami i technologią muszą przestrzegać surowych przepisów dotyczących postępowania z informacjami poufnymi.
Dzięki umowom o zachowaniu poufności firmy mogą zapewnić zgodność, zapewniając przejrzyste i proste wytyczne dotyczące obsługi i udostępniania danych. NDA pomagają im również uniknąć kar prawnych i grzywien za nieprzestrzeganie przepisów.
#9. Wygładza współpracę
Bez względu na to, jak tajne są te informacje, czasami konieczne staje się udostępnienie ich partnerom i współpracownikom. NDA oferuje ramy dla bezpiecznego udostępniania poufnych informacji na potrzeby wspólnych projektów i współpracy bez żadnego ryzyka.
#10. Ustanawia zaufanie
Podpisanie NDA oznacza, że poważnie traktujesz ochronę danych wrażliwych. Świadczy to również o zaangażowaniu w ochronę własności intelektualnej Twojej firmy, a tym samym pomaga budować zaufanie wśród interesariuszy. Pomaga również poprawić wizerunek i reputację marki na rynku.
Niezbędne elementy, które należy zawrzeć w NDA
Uczestnicy Porozumienia
Najbardziej podstawowym elementem umowy o zachowaniu poufności są jej strony. Każda NDA powinna określać strony, które są częścią tej umowy. Stroną otrzymującą poufne informacje może być osoba fizyczna, wszyscy pracownicy firmy lub dowolny przedstawiciel firmy.
Firmy powinny również określić się w NDA. Zwłaszcza gdy firmy o złożonej strukturze prawnej są częścią NDA, muszą określić, który podmiot prawny jest właścicielem informacji.
Jasna definicja informacji poufnych
Jest to prawdopodobnie jeden z najtrudniejszych elementów do odpowiedniego zdefiniowania; NDA musi jednak wyraźnie określać, które informacje są uważane za poufne w ramach tej umowy.
Firmy nie powinny zakładać, że wszystkie strony zrozumieją zastrzeżone informacje. Dlatego ich obowiązkiem jest zidentyfikowanie i wymienienie informacji, których nie należy udostępniać innym.
Przy definiowaniu informacji poufnych istnieje możliwość ich ujawnienia w ramach NDA. Dlatego firmy zwykle przydzielają poufność dużej grupie.
Wyłączenia NDA
W niektórych przypadkach łatwiej jest określić, co nie jest poufne, zamiast określać, co uważa się za wrażliwe. Jeśli znajdziesz się w takiej sytuacji, możesz wspomnieć w NDA, że wszystko, co zostanie udostępnione podmiotowi zewnętrznemu, będzie poufne, z wyjątkiem tych, o których mowa.
Właściwe wykorzystanie informacji
To, że dana informacja nie jest poufna, nie oznacza, że strony mogą ją wykorzystać dla osobistych korzyści. Na przykład informacje o tym, jak działają rzeczy wewnątrz organizacji, mogą nie być informacjami poufnymi.
Strona nie powinna jednak udostępniać tych informacji konkurentowi w celu uzyskania korzyści finansowych ani powielać ich we własnej firmie. W związku z tym umowy o zachowaniu poufności powinny zawsze określać, w jaki sposób strona zewnętrzna może wykorzystywać jawne informacje, do których ma dostęp.
Ważność / Czas
Twoja NDA powinna zawierać ważność umowy. Niektóre informacje z czasem tracą na wartości lub nawet tracą ważność, zwłaszcza te związane z badaniami i rozwojem. Strony powinny rozważyć swoją sytuację i wskazać czas, do którego NDA będzie obowiązywała.
Inna prowizja
Nie trzeba dodawać, że umowy NDA można dostosować do konkretnych potrzeb. Na przykład agencje rządowe mogą być zobowiązane do wprowadzenia ścisłych przepisów w celu zachowania poufności poufnych informacji.
Podobnie umowa o zachowaniu poufności może również obejmować obowiązujące prawa i regulacje. Dlatego też, w zależności od potrzeb Twojej branży, powinieneś zawrzeć inne odpowiednie klauzule w NDA.
Konsekwencje złamania NDA
Konsekwencje naruszenia umowy o zachowaniu poufności (NDA) zależą od warunków umowy, jurysdykcji i innych czynników. Niektóre z typowych konsekwencji to:
# 1. Działanie prawne
Jeśli jesteś stroną, której dotyczy naruszenie NDA, możesz podjąć kroki prawne przeciwko stronie zaangażowanej w naruszenie NDA. Działania te mogą obejmować zarówno wniesienie pozwu, uzyskanie nakazu sądowego, jak i podjęcie alternatywnego rozwiązania.
#2. Konsekwencje ekonomiczne
Niektóre umowy NDA zawierają postanowienia dotyczące kar finansowych w przypadku naruszeń NDA. Kary finansowe są często określone w umowie lub mogą być określone przez sąd.
#3. Rozwiązanie umowy
Jeśli ktoś naruszy NDA, może zostać zwolniony jako pracownik lub wykonawca. Prawdopodobieństwo wystąpienia takiej konsekwencji jest duże, gdy wypowiedzenie w takich przypadkach było warunkiem zawarcia umowy.
#4. Uszkodzenie reputacji
Osoby zaangażowane w naruszenia NDA mogą również narazić się na utratę reputacji, zwłaszcza za pośrednictwem platform mediów społecznościowych. Przedstawia negatywny obraz sprawcy, w wyniku czego traci on zaufanie i przyszłe możliwości biznesowe.
#5. Zarzuty karne
Przede wszystkim naruszenie NDA może nawet skutkować postawieniem zarzutów karnych. Tak więc wszystkie strony powinny zachować ostrożność przy ujawnianiu informacji dotyczących bezpieczeństwa narodowego, tajemnic rządowych lub innych informacji o znaczeniu krytycznym.
Co się stanie, gdy wygaśnie NDA?
Zanim zaangażujesz się w NDA, powinieneś mieć jasne pojęcie o tym, co dzieje się po wygaśnięciu NDA. Każda NDA ma ramy czasowe, które określają ważność tej umowy prawnej. Kiedy ważność dobiegnie końca lub wygaśnie, strony nie są już prawnie zobowiązane do zachowania poufności informacji.
Oznacza to również, że informacje, o których mowa w NDA, przestają być uznawane za legalne, a ich dobrowolne ujawnienie nie pociąga za sobą skutków prawnych. Jeśli jednak informacje poufne są chronione innymi prawami lub umowami, powinny pozostać prywatne.
Czasami umowy o zachowaniu poufności zawierają postanowienia gwarantujące, że niektóre informacje pozostaną poufne nawet po wygaśnięciu NDA. W takim przypadku odbiorcę nadal obowiązują przepisy dotyczące poufności tych informacji.
Szablony NDA
# 1. PrawnyZoom
LegalZoom oferuje szablony NDA do wspólnych przedsięwzięć, zatrudniania pracowników lub wykonawców, opinii na temat biznesplanów i udostępniania informacji przez jedną stronę. Musisz podać podstawowe informacje o NDA; ta platforma będzie je dodawać do dokumentu.
Po podaniu wszystkich niezbędnych informacji NDA jest gotowe. Możesz zalogować się na tę platformę za pomocą swojego konta i skorzystać z umowy.
#2. Szablony prawne
LegalTemplates to zasób, w którym można uzyskać bezpłatne szablony NDA. Tutaj możesz wybrać szablon NDA pomiędzy standardowym, zatrudnieniem, zakupem i wynalazkiem.
Musisz wprowadzić informacje, takie jak strona ujawniająca, strona otrzymująca, warunki poufności i szczegóły umowy oraz przygotować NDA w formacie PDF lub Word. NDA można również wyświetlić podgląd przed zapisaniem i pobraniem.
Ostatnie słowa
Umowy o zachowaniu poufności (NDA) są potężnym narzędziem w środowisku biznesowym do ochrony informacji poufnych. Zmuszając pracowników, partnerów i innych interesariuszy do podpisania NDA, możesz zabezpieczyć własność intelektualną swojej firmy i utrzymać przewagę konkurencyjną w środowisku biznesowym.
Teraz, gdy wiesz, kiedy używać umowy o zachowaniu poufności, możesz ją utworzyć za pomocą szablonów wymienionych powyżej. Możesz również skorzystać z pomocy dostawców usług związanych z dokumentami prawnymi w tym zakresie.