Łatwe podpisy cyfrowe – Odkryj moc PandaDoc –

przez

Po co tracić czas i pieniądze na drukowanie, skanowanie i faksowanie dokumentów, skoro można po prostu użyć podpisu cyfrowego?

Ponieważ charakter pracy staje się bardziej zdalny niż kiedykolwiek, podpis cyfrowy stał się kluczowym ułatwieniem dla firm prowadzących działalność ponad granicami. Bezpieczne i prawnie wiążące podpisy cyfrowe umożliwiają firmom szybkie i wirtualne podpisywanie nowych umów.

Przed podpisami elektronicznymi firmy na całym świecie poświęcały ogromne ilości czasu i pieniędzy na wypełnianie dokumentów. Ale to nie jedyny problem z fizycznymi dokumentami: brakuje im również zabezpieczeń. Można je łatwo zgubić, uszkodzić, sfałszować lub zmodyfikować.

Ponadto nasze potrzeby biznesowe w erze cyfrowej stale ewoluują. Zastąpienie dokumentów papierowych wydajnymi i usprawnionymi rozwiązaniami cyfrowymi wydaje się być jedyną drogą naprzód.

Czym są podpisy elektroniczne?

Podpisy elektroniczne to cyfrowa alternatywa dla podpisów odręcznych. Chociaż oszczędność czasu może być jedną z największych zalet podpisów elektronicznych w dzisiejszym pędzącym świecie, nie jest to jedyna.

Są wygodne, bezpieczne i prawnie wiążące. W rzeczywistości zapewniają one większe bezpieczeństwo niż tradycyjne podpisy, minimalizując w ten sposób ryzyko i chroniąc interesy indywidualne i biznesowe.

Jak działają podpisy cyfrowe

Gdy podpisujesz dokument za pomocą dostawcy rozwiązania do podpisu cyfrowego, używa on algorytmu matematycznego w ramach protokołu PKI (infrastruktura klucza publicznego) w celu wygenerowania dwóch kluczy: prywatnego i publicznego.

Podczas podpisywania dokumentu za pomocą pisania lub rysowania podpis cyfrowy jest tworzony przy użyciu klucza prywatnego. Jak tworzony jest klucz prywatny?

Algorytm matematyczny zaczyna działać, pobiera dane i tworzy coś, co nazywa się hashem. Szyfruje te dane, a wynikowym produktem jest Twój klucz prywatny, który jest zasadniczo Twoim podpisem elektronicznym.

Gdy odbiorca otrzyma dokument, będzie miał kopię Twojego klucza publicznego. Ale w jaki sposób sprawdzają, czy podpis jest twój lub ważny? Klucz publiczny pomaga im dopasować wartości skrótu i ​​odszyfrować te dane w celu zweryfikowania autentyczności podpisu elektronicznego. Jeśli wartości się nie zgadzają, oznacza to, że podpis elektroniczny jest nieprawidłowy.

Podpisy cyfrowe są również wspierane przez certyfikaty elektroniczne, które zawierają dane osobowe, takie jak imię i nazwisko, adres e-mail i lokalizacja, aby zweryfikować i potwierdzić, że podpis elektroniczny rzeczywiście należy do Ciebie.

W jaki sposób podpisy cyfrowe są zgodne z prawem

Dostawcy rozwiązań eSignature stosują protokół PKI i szyfrowanie danych w celu zapewnienia prywatności. Aby zachować zgodność z prawem, zapewniają zgodność z przepisami dotyczącymi podpisów elektronicznych określonymi w ustawie o podpisach elektronicznych w ustawie o handlu globalnym i krajowym.

Ponadto przestrzegają kilku standardów branżowych, takich jak ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO), międzynarodowy standard bezpieczeństwa informacji (ISO 27001) oraz kontrola systemów i organizacji (SOC) w ramach AICPE.

Te zasady i przepisy pozwalają, aby podpisy cyfrowe były prawnie wiążące. Należy jednak pamiętać, że wymagania prawne różnią się w zależności od kraju.

Przypadki użycia podpisów elektronicznych

Podpisy cyfrowe wykorzystują wiele warstw technologii szyfrowania, aby zapewnić minimalną utratę danych i wyeliminować ryzyko utraty dokumentów, manipulowania nimi lub fałszowania. Pamiętając o tych zaletach, oto kilka przypadków użycia dla zespołów, w których podpisy elektroniczne pomagają zwiększyć produktywność:

ZespołyZastosowaniaHROnboarding, oceny wydajności, NDA itp. Sprzedaż i
Marketing Formularze podatkowe, umowy kupna, umowy zleceniobiorcy/pełnomocnictwa itp. Prawne NDA, umowy, zgodność, zwolnienia itp. Księgowość Formularze podatkowe, umowy kupna, umowy z wykonawcą/pełnomocnictwa itp. IT Faktury, zestawienia wydatków, zatwierdzenia zarządzania polisą itp. .FinanseUmowy, oferty, zamówienia, wyceny, oferty specjalne, formularze zezwoleń i podpisy PR itp.ZamówieniaPrzeniesienie aktywów, podpisy zatwierdzające, prośby o zmianę systemu itp.

Chociaż podpis cyfrowy działa we wszystkich branżach i firmach każdej wielkości i typu, rzućmy okiem na branżowe przypadki użycia podpisów elektronicznych:

  • Ubezpieczenie
  • Nieruchomość
  • Produkcja
  • Opieka zdrowotna
  • Wyższa edukacja
  • Non-profit
  • Sprzedaż detaliczna
  • IT/Technologia
  • Reklama
  • Departamenty rządowe

Wszystkie powyższe branże mogą skorzystać z podpisów elektronicznych, aby pomóc im we wdrażaniu, zarządzaniu pracownikami i politykami, dystrybucji łańcucha dostaw, fakturach, ofertach, ofertach, umowach NDA i kontraktach.

Podpisy cyfrowe z PandaDoc

Jak wybrać jednego z wielu dostawców e-podpisów na rynku? Zwłaszcza jeśli nie wybierasz dostawcy zgodnego z prawem, możesz narazić siebie i swoją firmę na problemy prawne.

Rozważ PandaDoc, jednego z najlepszych dostawców podpisów cyfrowych, któremu ufa ponad 50 000 użytkowników. Dzięki zgodności z SOC, RODO i PKI AICPE gwarantuje, że Twoje podpisy są bezpieczne i prawnie wiążące.

Ponadto może pomóc Ci we wszystkich procesach zarządzania dokumentami, od podpisów cyfrowych po zarządzanie cyklem życia umów (CLM), dzięki zaawansowanym funkcjom, w przeciwieństwie do innych podstawowych narzędzi.

Dzięki wszechstronnemu oprogramowaniu do automatyzacji dokumentów możesz skrócić czas i obniżyć koszty, jednocześnie budując wartościowe relacje z klientami.

PandaDoc: podstawowe funkcje

Oprócz intuicyjnego interfejsu, doskonałej obsługi klienta i szerokiej gamy integracji, PandaDoc jest dobrze znany z następujących powodów:

Oferuje nieograniczone bezpłatne podpisy

PandaDoc umożliwia e-podpisywanie dokumentów w podróży! Możesz sfinalizować ważne transakcje kilkoma kliknięciami, mając pewność, że Twoje dane są bezpieczne. Mają też aplikację mobilną, która pozwala być na bieżąco z procesem zarządzania cyklem życia umowy.

Jednak PandaDoc twierdzi, że jest jedyną platformą eSigning, która umożliwia przesyłanie i podpisywanie nieograniczonej liczby dokumentów w ich bezpłatnym abonamencie!

PandaDoc jest zgodny z UETA, ESIGN i HIPAA. Oznacza to, że dokumenty podpisane przez PandaDoc nie tylko spełniają wymogi prawne obowiązujące w Twoim kraju. Ale także chronią Twoje indywidualne prawo do prywatności.

Ponadto PandaDoc posiada certyfikat AICPA SOC 2 typu II. Sugerując, że spełnia kryteria usług określone przez American Institute of Certified Public Accountants (AICPA). Dlaczego to ważne?

Gdy firmy mają do czynienia z wieloma poufnymi informacjami, które są wrażliwe lub umożliwiają identyfikację osób, muszą spełniać określony zestaw kryteriów dotyczących zachowania poufności, integralności i bezpieczeństwa danych swoich klientów.

Jednak jest coś więcej!

Gwarantuje zaawansowane zabezpieczenia

Kiedy podpisujesz dokument za pomocą PandaDoc, otrzymujesz elektroniczny certyfikat potwierdzający autentyczność dokumentu. Elektroniczny certyfikat ułatwi dostęp do imienia i nazwiska odbiorcy, podpisu, zweryfikowanego adresu e-mail oraz adresu IP. Ponadto będzie opatrzony datą i godziną podpisanego dokumentu.

W przypadku plików PDF PandaDoc zapewnia wyższy poziom bezpieczeństwa, udostępniając prywatny klucz szyfrujący w celu weryfikacji autentyczności dokumentu.

Obsługuje różne typy plików

Jeśli musiałbyś wybierać inną platformę dla każdego typu pliku, który chcesz podpisać, straciłbyś dużo czasu. To też na nic!

Dzięki PandaDoc możesz podpisywać pliki PDF, JPG lub DOCX i usprawniać je w jeden, ujednolicony przepływ pracy. PandaDoc obsługuje następujące typy treści: Word, Excel, PowerPoint, PDF, JPG i PNG.

Pomaga automatycznie śledzić podpis elektroniczny

PandaDoc stawia bezpieczeństwo danych na pierwszym miejscu, dlatego ma zautomatyzowaną funkcję śledzenia podpisu elektronicznego. Dla każdego podpisanego dokumentu istnieje osadzona ścieżka audytu, która pomaga zobaczyć, kto przeglądał dokument, uzyskiwał do niego dostęp lub go podpisał i kiedy.

Jest to szczególnie przydatne w przypadku jednoczesnego podpisywania wielu dokumentów. Funkcja automatycznego śledzenia może pomóc Ci zachować kontrolę i uzyskać widok 360 stopni na wszystko, co się dzieje.

Dzięki funkcji historii wersji PandaDoc będziesz mógł przełączać się między różnymi wersjami swoich dokumentów. Zawsze będziesz wiedzieć, kto wprowadził zmiany i gdzie.

Najważniejsze funkcje PandaDoc

Dla firm, które chcą usprawnić obieg dokumentów, skrócić czas zamykania i poprawić zwrot z inwestycji, PandaDoc to coś więcej niż prosta platforma podpisów elektronicznych. Dlatego:

# 1. Podpisywanie i śledzenie

  • Włącz kolejność podpisywania: jeśli Twoje umowy lub oferty wymagają wielu podpisów, jest to niezwykle przydatne. Możesz wybrać odbiorców, przypisać role (nadawca, klient, podpisujący), ustawić ich w odpowiedniej kolejności i zautomatyzować całą dystrybucję. PandaDoc wyśle ​​powiadomienie e-mailem, gdy nadejdzie czyjaś kolej na podpisanie. I nie musisz przeoczyć tego procesu ręcznie.
  • Wyślij prośbę o podpisanie: Chcesz otrzymać podpis od kogoś z Twojej firmy lub od klienta? PandaDoc umożliwia wysyłanie próśb, a także możesz to zautomatyzować za pomocą kilku kliknięć.
  • Śledź dokumenty: Chcesz wiedzieć, czy ktoś podpisał dokument, czy nie? Będziesz otrzymywać powiadomienia, gdy to zrobią. Ponadto ścieżka audytu pomoże Ci śledzić, kto przeglądał lub podpisał dokument, który wysłałeś.

#2. Zawartość automatyczna

  • Dodaj elementy zastępcze inteligentnej zawartości: dzięki inteligentnej zawartości możesz zminimalizować błędy i zaoszczędzić czas na tworzeniu dokumentów. Ustaw elementy zastępcze, aby przypominały Tobie lub Twojemu zespołowi o tym, co uwzględnić. I wybierz wstępnie wybrane elementy dla członków zespołu, aby dodać je do określonych dokumentów/propozycji.
  • Personalizuj swoje treści: przenieś swój przepływ pracy na wyższy poziom, wybierając zawartość warunkową. Tutaj tworzysz szablony z regułami, które pomagają Twoim nadawcom w generowaniu treści dostosowanych do potrzeb Twojego klienta.
  • Ustaw reguły, aby usprawnić gromadzenie danych: Możesz także skonfigurować pola warunkowe, aby ułatwić odbiorcom poruszanie się po dokumencie i łatwe znajdowanie tego, czego szukają. To znacznie poprawia jakość zbierania danych lub personalizacji klientów.

#3. Zaawansowane cytaty

  • Dostosuj oferty dla swoich klientów: poproś swój zespół o tworzenie spersonalizowanych ofert dla klientów bez utraty ważnych informacji za pomocą narzędzia do tworzenia ofert.
  • Ustaw określone ceny: możesz wybierać między strategiami cenowymi stałymi, cyklicznymi lub opartymi na wolumenie, a my pomożemy Ci otrzymywać płatności za pośrednictwem sieci ACH.
  • Osadzaj katalogi produktów: utwórz katalog produktów i osadź go w swoich ofertach za każdym razem, gdy zajdzie taka potrzeba.
  • Grupuj produkty w pakiet: Możesz także tworzyć pakiety produktów, aby usprawnić sprzedaż i ułatwić ich udostępnianie.

Możesz także utworzyć przestrzeń roboczą za pomocą PandaDoc, aby rozdzielić pracę między zespoły i zarządzać członkami zespołu oraz posiadanymi przez nich uprawnieniami. Ponadto możesz przeglądać historie wersji dokumentów, aby lepiej je śledzić, a także wyszukiwać je za pomocą określonych filtrów.

Wszystkie te funkcje PandaDoc są dostępne w planie Business lub Enterprise. Pomagają przekształcić działalność biznesową i wyeliminować pracochłonne, archaiczne praktyki.

Ceny i plany

PandaDoc oferuje bezpłatny plan, który umożliwia przesyłanie i podpisywanie elektroniczne nieograniczonej liczby dokumentów.

Jednak jego zaawansowane funkcje, takie jak inteligentne treści lub zaawansowany kreator wycen, są dostępne tylko w ramach planów premium. Rzućmy okiem na plany cenowe ofert PandaDoc:

  • Essentials: 19 USD za użytkownika/miesiąc rozliczane rocznie, oferujące doskonałe funkcje, takie jak edytor przeciągania i upuszczania, ścieżka audytu, ponad 750 szablonów, całodobowa pomoc techniczna
  • Biznes: 49 GBP użytkownika/miesiąc rozliczane rocznie, umożliwiające integrację CRM i Zapier, przepływy pracy zatwierdzania, bibliotekę treści i niestandardowe oznakowanie
  • Enterprise: Indywidualne ceny z odnawianiem, blokowaniem, nieograniczonymi obszarami roboczymi, niestandardowymi rolami i dostępem do QES, najbezpieczniejszej formy podpisów elektronicznych

Inteligentne treści lub Zaawansowane narzędzia do tworzenia wycen mogą być dostępne jako płatne dodatki do Twoich planów.

Jak łatwy jest PandaDoc w użyciu?

Możesz zacząć od 14-dniowego bezpłatnego okresu próbnego, aby sprawdzić, czy PandaDoc odpowiada Twoim potrzebom biznesowym. Po zarejestrowaniu się zostaniesz poproszony o wypróbowanie usług podpisu elektronicznego lub zautomatyzowanie przepływu pracy.

Pierwsza, jak sama nazwa wskazuje, umożliwia przesyłanie plików (PNG, JPG, DOCX itp.) i podpisywanie ich. Podczas gdy drugi może pomóc w zarządzaniu cyklem życia umowy, tworzeniu dokumentów, fakturach, wycenach i wielu innych!

Znajdź wszystko, czego potrzebujesz na wyciągnięcie ręki

Dzięki niezwykle łatwemu w użyciu interfejsowi PandaDoc jeszcze bardziej upraszcza sprawę dzięki menu nawigacyjnemu po lewej stronie. Tutaj znajdziesz prawie wszystko, co musisz zobaczyć – dokumenty, szablony, formularze, bibliotekę treści, kontakty, dodatki i raporty.

W sekcji Dokumenty zobacz, które odnowienia się zbliżają, a które umowy wkrótce wygasają, lub po prostu utwórz nowy dokument.

Następna jest galeria szablonów, która zawiera ponad 750 szablonów w różnych kategoriach, od formularzy po faktury i oferty. Bez względu na branżę, w której działa Twoja firma, w galerii szablonów PandaDoc z pewnością znajdziesz określone szablony, na których możesz budować.

Znajdziesz tu również formularze i możesz wybrać typ, który najbardziej Ci odpowiada: swobodny, nowoczesny i prosty! Tworzenie formularza jest tak proste, jak tworzenie dokumentu za pomocą edytora typu „przeciągnij i upuść” PandaDoc, który pozwala działać szybko i kreatywnie.

Poniżej formularzy znajdziesz także bibliotekę treści, katalog i raporty, oprócz swojej skrzynki odbiorczej, sklepu z dodatkami i kontaktów. Biblioteka treści zawiera bloki treści, które mogą pomóc w tworzeniu własnych szablonów i skutkować szybkim tworzeniem dokumentów.

Jeśli chodzi o katalog, to tam w kilku prostych krokach możesz zbudować katalog produktów. Możesz także korzystać z zaawansowanych narzędzi do raportowania PandaDoc, takich jak historia wersji i ścieżka audytu, aby być na bieżąco ze swoimi dokumentami.

Wysyłaj bezbłędne oferty w ciągu kilku minut

Na ekranie głównym możesz również być na bieżąco ze swoją aktywnością, a także z aktywnością w Twoim miejscu pracy! Jeśli chcesz szybko wysłać ofertę/dokument/kontrakt/fakturę, wybierz szablon, dostosuj go, dodaj odbiorcę i gotowe. Oto jak łatwy w użyciu jest PandaDoc.

Możesz dodać inne bloki treści (jak widać po prawej stronie) od tekstu po tabele i multimedia. Poniżej możesz również określić pola do wypełnienia dla odbiorcy. Jeśli chcesz zrozumieć, jak najlepiej wykorzystać to na swoją korzyść, możesz również poprosić zespół PandaDoc o demo.

Wniosek

Dzięki kompleksowemu podejściu, łatwemu interfejsowi i obsłudze czatu na żywo, PandaDoc ma dla siebie kilka świetnych punktów. Edytor typu „przeciągnij i upuść” to twórcza zaleta, a w połączeniu ze specjalistycznymi narzędziami do podpisywania zamówień i dostosowywania PandaDoc skraca czas zamykania o 28%.

Jeśli nadal jesteś sceptyczny, sugerujemy wypróbowanie zawsze bezpłatnej funkcji eSign, która jest idealna dla startupów, małych firm i osób prywatnych. Jeśli podoba Ci się to, czego używasz, zawsze możesz skorzystać z 14-dniowej wersji próbnej i przejść na plan, który bardziej Ci odpowiada.

Następnie możesz również zapoznać się z najlepszymi rozwiązaniami do podpisu elektronicznego dla dokumentów osobistych i biznesowych.