Dogłębne zrozumienie interesariuszy, ich potrzeb i wpływu, jaki mogą wywrzeć na projekt, jest kluczowe dla osiągnięcia sukcesu. Z tego powodu, mapy interesariuszy zyskują na popularności.
Przedsiębiorstwa często mierzą się z nieprzewidzianymi zagrożeniami w trakcie realizacji projektów oraz napotykają trudności w zarządzaniu kluczowymi osobami i ich oddziaływaniem na projekt. Bariery komunikacyjne, jeśli nie zostaną odpowiednio rozwiązane, mogą utrudnić efektywną współpracę. Dlatego też, istotne jest znalezienie sposobu na ocenę tych ryzyk i ich skutków, poprzez wykorzystanie otwartych kanałów komunikacji.
Właściwie skonstruowana mapa interesariuszy może wspomóc skuteczne zarządzanie relacjami z nimi, ocenę ich potrzeb i wpływu oraz eliminację „silosów” w projektach. W efekcie, umożliwia to płynne i pomyślne sfinalizowanie przedsięwzięcia.
Na szczęście, nie trzeba już ręcznie kreślić takich map, ponieważ dostępne jest szerokie spektrum programów i narzędzi.
W niniejszym artykule przybliżę zagadnienie map interesariuszy, omówię ich potencjalne korzyści, oraz przedstawię niektóre z narzędzi, które pomogą Ci tworzyć efektywne mapy.
Zacznijmy zatem!
Czym jest mapa interesariuszy?
Mapa interesariuszy to graficzne przedstawienie powiązań między osobami lub grupami a projektem lub całą organizacją.
Taka mapa może również ukazywać, jak te relacje zmieniają się z upływem czasu. Analizując ją, można zrozumieć wpływ interesariuszy na projekt i organizację oraz konsekwencje, jakie wynik projektu ma dla samych interesariuszy. Jak widać, działa to w obie strony.
Mapa interesariuszy ma postać wykresu z dwiema osiami. Oś X symbolizuje poziom wpływu interesariuszy, a oś Y – ich poziom zainteresowania. Umiejscowienie interesariusza w danym kwadrancie decyduje o częstotliwości, intensywności i sposobie jego angażowania w projekt.
Mapa ilustruje osoby zaangażowane w projekt oraz te, na które ma on wpływ, oferując czytelny obraz grup interesariuszy, ich potrzeb i motywacji.
Podczas tworzenia mapy interesariuszy należy wziąć pod uwagę kilka kluczowych aspektów:
- Mapa powinna być szczegółowa i zawierać kompleksowy przegląd wszystkich zaangażowanych interesariuszy.
- Musi być zrozumiała, ponieważ nie wszyscy będą w stanie ją odczytać, jeśli będzie zbyt skomplikowana.
- Informacje powinny być przekazane jasno i szybko, aby umożliwić personelowi sprawną decyzyjność.
- Interesariuszy należy przypisać do grup w oparciu o poziom ich wpływu, charakter oraz wspólne interesy.
Dlaczego mapowanie interesariuszy jest tak ważne?
Oto zalety tworzenia map interesariuszy dla Twojej organizacji i projektów:
Łatwa identyfikacja kluczowych graczy: Mapy interesariuszy pomagają wyodrębnić osoby bezpośrednio i pośrednio zaangażowane w projekt, w tym te osoby, które mają istotny wpływ na jego sukces.
Wystarczy rzut oka na mapę, aby zrozumieć, kogo trzeba informować, monitorować lub aktywnie angażować na różnych etapach projektu. Zapewni to pomyślne zakończenie projektu w założonym czasie i z minimalnymi zakłóceniami.
Szybsze i lepsze decyzje: Dzięki mapie interesariuszy wszystkie istotne informacje o nich są łatwo dostępne. Ułatwia to podejmowanie trafnych decyzji i pozwala w pełni wykorzystać potencjał interesariuszy poprzez włączenie ich we właściwe zadania.
Nawet w sytuacjach awaryjnych, mapa pozwala na szybką reakcję i ochronę organizacji przed potencjalnymi zagrożeniami i szkodami.
Efektywna nawigacja: Mapa umożliwia analizę siły i zainteresowań poszczególnych interesariuszy. Na podstawie tych danych można opracować strategie i sprawnie zarządzać realizacją planu. Pomaga to zespołowi trzymać się harmonogramu i zapewnia terminowe ukończenie projektu.
Zwiększona produktywność: Identyfikując i oceniając interesariuszy projektu, można zbudować produktywny plan zaangażowania. Ukierunkuje to wysiłki, czas i zasoby zespołu na właściwe obszary, zapewniając, że praca przebiega zgodnie z założeniami i utrzyma dobrą reputację firmy.
Sprawniejsza komunikacja: Klasyfikując interesariuszy na podstawie ich zainteresowań, stopnia zaangażowania i innych czynników, można przypisać im odpowiednie role. Wszyscy będą pracować według jednej strategii i podziału obowiązków.
W rezultacie, będą mogli efektywnie komunikować się między sobą i z organizacją, unikając zamieszania i dezinformacji.
Gdzie wykorzystuje się mapy interesariuszy?
Mapy interesariuszy można stosować w wielu sytuacjach, m.in.:
- Przy wprowadzaniu na rynek nowego produktu lub usługi, mapa interesariuszy pomoże opracować skuteczne strategie.
- Przy wchodzeniu na nowy rynek lub obszar geograficzny, mapy interesariuszy stanowią nieocenioną pomoc w badaniach rynku.
- Mapy interesariuszy można tworzyć również w trakcie wdrażania strategii marketingowych, np. przy kampaniach reklamowych czy programach lojalnościowych.
Jak stworzyć mapę interesariuszy?
Dzięki nowoczesnym technologiom, rysowanie map interesariuszy stało się o wiele łatwiejsze. Dostępnych jest wiele narzędzi, które ułatwiają tworzenie skutecznych map.
Jednak zanim przystąpisz do tworzenia mapy, warto zastanowić się nad pewnymi strategiami.
Oto trzy proste kroki, które pomogą Ci stworzyć mapę interesariuszy:
#1. Zidentyfikuj interesariuszy
Pierwszym krokiem jest identyfikacja kluczowych interesariuszy. W tym celu można ich podzielić na trzy kategorie – liderów, współtwórców i interesariuszy pośrednich.
- Liderzy: Do tej kategorii zaliczają się osoby, które mają największy wpływ na kształt i realizację projektu. Są one bezpośrednio zaangażowane w projekt i odgrywają kluczową rolę w jego aspekcie organizacyjnym i technicznym.
- Współtwórcy: Są to osoby aktywnie zaangażowane w realizację projektu, takie jak kierownicy projektów, członkowie zespołów i przedstawiciele kluczowych działów. W tej grupie znajdują się również interesariusze zewnętrzni, tacy jak klienci, urzędnicy i dostawcy.
- Interesariusze pośredni: Są to osoby, które śledzą postępy projektu z pewnej odległości. Mogą być zainteresowani projektem lub nie, ewentualnie mogą zaangażować się w niego w późniejszym czasie.
#2. Przeprowadź analizę interesariuszy
Oceń stopień zaangażowania każdego interesariusza w projekt. Zbadaj, jakie są ich potrzeby i jaki mogą mieć wpływ. Zastanów się, w jaki sposób mogą odnieść korzyści lub straty z projektu i jak mogą się do niego przyczynić. Przeanalizuj ich motywacje, a następnie wykorzystaj te spostrzeżenia do stworzenia grup i opracowania strategii.
#3. Zaplanuj działania
Ostatnim etapem jest przyjęcie odpowiedniego podejścia do tworzenia mapy, w zależności od poziomu zainteresowania i siły poszczególnych interesariuszy. Opracuj także skuteczne plany komunikacji.
Po zapoznaniu się z koncepcją i metodologią tworzenia mapy interesariuszy, możesz wykorzystać dedykowane narzędzie do mapowania, aby stworzyć mapę, która będzie najlepiej oddawać specyfikę Twoich interesariuszy.
Oto kilka wartych rozważenia:
Miro
Zidentyfikuj osoby mające wpływ na Twoje projekty i uzyskaj ich wsparcie, korzystając z Miro – narzędzia do tworzenia map interesariuszy. Umożliwia łatwe tworzenie map i współpracę, a także centralizuje komunikację zespołową, niezależnie od ich specjalizacji.
Jego intuicyjny edytor „przeciągnij i upuść” sprawia, że proces projektowania jest niezwykle prosty. Oferuje on rozległe płótna do pracy, gotowe szablony, zaawansowane funkcje i zestaw przydatnych widżetów, wspomagając proces burzy mózgów w zespołach. Miro zapewnia bogaty zestaw narzędzi do analizy historii klienta, ścieżki klienta, planowania sprintów, retrospekcji i wielu innych aspektów zarządzania projektem.
Oprócz gotowych szablonów, można tworzyć własne, dostosowane do indywidualnych potrzeb. Miro zachęca do eksperymentowania i rozwijania kreatywności. Pozwala na swobodne korzystanie z karteczek samoprzylepnych, kształtów, różnorodnych pisaków, inteligentnego rysowania, strzałek i wielu innych opcji.
Miro ułatwia współpracę zespołom rozproszonym geograficznie, wspierając burze mózgów, warsztaty, planowanie i podejmowanie decyzji w czasie rzeczywistym i asynchronicznie. Pozwala śledzić kursory współpracowników i obserwować, jak członkowie zespołu wchodzą w interakcję z tablicami.
Mapy i dokumenty można łatwo udostępniać bezpośrednio z pulpitu nawigacyjnego. Można również zbierać opinie i uzyskiwać akceptacje za pomocą różnych opcji komunikacji, takich jak czat, komentarze i osadzone wideo. Miro tworzy centrum ułatwiające wielofunkcyjną pracę za pomocą wielu narzędzi.
Miro standaryzuje procesy i umożliwia skalowanie w całej firmie, wspierając transformację cyfrową, niezależnie od lokalizacji członków zespołu. Zapewnia bezpieczeństwo danych dzięki szyfrowaniu SSL, dziennikowi audytu, SSO, filtrowaniu domen, zaawansowanemu zarządzaniu użytkownikami i wielu innym funkcjom. Miro jest zgodne z PCI, RODO i SOC-2. Integruje się z ponad 20 usługami, takimi jak Slack, Teams i Dropbox.
Moqupy
Moqupy jest doskonałym narzędziem do tworzenia map interesariuszy. Oferuje różnorodne szablony, które ułatwiają ustalanie priorytetów, identyfikację i zrozumienie kluczowych osób zaangażowanych w projekt.
Moqupy pozwala na analizę mapy, dzięki której projekty startują w sposób efektywny, a zaangażowanie kluczowych graczy jest zapewnione od samego początku. Korzystanie z szablonów ułatwia zespołowi nawiązanie kontaktu z istotnymi osobami na wczesnych etapach realizacji projektu, co w konsekwencji zwiększa szanse na jego sukces.
Moqupy zapewnia solidną podstawę do opracowania strategii zaangażowania i komunikacji zespołowej. Stworzone w nim mapy ułatwiają ustalanie priorytetów, co pozwala na alokację zasobów w oparciu o rolę poszczególnych osób.
Moqupy pozwala na wykrywanie i zapobieganie potencjalnym zagrożeniom ze strony niezadowolonych interesariuszy. Ponadto, mapy interesariuszy można połączyć z innymi elementami wizualnymi, takimi jak szkielety interfejsu, wykresy i makiety. Moqupy pozwala także na projektowanie przepływów pracy i usuwanie przeszkód w aplikacjach przeznaczonych do konkretnego celu.
Smaply
Oprogramowanie do mapowania interesariuszy Smaply pomaga lepiej zrozumieć perspektywy interesariuszy i efektywnie zarządzać ich oczekiwaniami. Umożliwia wizualizację ekosystemu produktów i odnajdywanie wzajemnych powiązań między nimi.
Tworząc mapy w Smaply, dowiesz się, którzy interesariusze mają wpływ na Twoją pracę i jakie relacje między nimi zachodzą. Zobacz, w jaki sposób istotni interesariusze są ze sobą połączeni, przeanalizuj ich oddziaływanie na Twój produkt lub usługę i wykorzystaj te spostrzeżenia do doskonalenia swojej oferty.
W Smaply możesz przypisywać interesariuszy do różnych kategorii, np. istotnych, ważnych lub ciekawych, a także do grup o zasięgu międzynarodowym, krajowym lub lokalnym. Dodatkowo, użyj filtrów, aby analizować konkretne relacje i lepiej zrozumieć role interesariuszy. Możesz wykorzystać te dane do dopasowania komunikacji do indywidualnych potrzeb każdej grupy.
Mapy w wysokiej rozdzielczości z Smaply są idealne do wykorzystania na warsztatach. Wybierz interesariuszy, na których musisz się skupić i utwórz różne rodzaje map dla różnych produktów. Połącz interesariuszy z mapą ścieżki klienta i zobacz, jak mogą wpływać na jego doświadczenia.
Możesz dodawać interesariuszy, łączyć ich za pomocą funkcji „przeciągnij i upuść” i dowolnie przemieszczać po mapie. Wydrukuj swoją mapę i wykorzystaj ją podczas następnego warsztatu.
Lucidchart
Wypróbuj Lucidchart, wyjątkowe narzędzie projektowe do tworzenia map interesariuszy. Oferuje wiele szablonów, które ułatwiają identyfikację interesariuszy i analizę relacji między nimi. Możesz go również użyć do zbadania ich zainteresowania konkretnym projektem.
Lucidchart pomoże Ci określić stopień zaangażowania, jakiego wymaga każdy interesariusz w projekcie. Otwórz gotowe szablony, aby zobaczyć kompleksową mapę, którą możesz dostosować do własnych potrzeb. Lucidchart gwarantuje bezpieczeństwo i prywatność Twoich danych. Wykorzystuje 256-bitowe, szyfrowane połączenie przez TLS 1.2 oraz szyfrowanie AES-256 w stanie spoczynku, w celu ochrony danych.
Usługi zarządzania kluczami firmy Amazon zapewniają klucze kryptograficzne do ochrony Lucidchart. Nie musisz się martwić o zgodność, ponieważ Lucidchart jest zgodny z RODO, CCPA, PCI i SOC 2 oraz posiada certyfikat Tarczy Prywatności Szwajcaria-USA i UE-USA. Możesz zintegrować go z Google, Atlassian, Microsoft, Salesforce, Slack, AWS, Azure, GCP, GitHub, Zapier, BabooHR, Quip i innymi.
Mural
Skorzystaj z setek gotowych szablonów mapowania interesariuszy, dostępnych w Mural i rozpocznij analizę kluczowych graczy w swoim projekcie. Pomaga to zespołowi i klientom zminimalizować zamieszanie dotyczące zakresu obowiązków i zadań, w procesie przechodzenia od fazy niewiadomych do fazy ścisłej współpracy.
Mural ułatwia wizualną współpracę w dynamicznym, wspólnym środowisku. Dzięki płynnej i intuicyjnej obsłudze, z łatwością zaczniesz korzystać z narzędzia. Jego interfejs użytkownika jest prosty i intuicyjny, a jednocześnie oferuje potężne i łatwe w użyciu funkcje dla osób o różnych poziomach umiejętności.
Używaj karteczek samoprzylepnych i tekstu, aby bez wysiłku dodawać myśli, opinie i pomysły. Możesz także tworzyć diagramy za pomocą szerokiej gamy złączy i kształtów, aby ułatwić kompleksowe procesy. Mural oferuje też obszerną galerię ikon, które można wyszukiwać i tworzyć w formie historii wizualnej.
Mural oferuje szablony, które pozwalają na uporządkowanie pomysłów i treści w skuteczny sposób, aby uwolnić potencjał spostrzeżeń. Przeciągaj i upuszczaj elementy wizualne, takie jak obrazy i pliki GIF i wzbogacaj sesje współpracy. Możesz też pisać i szkicować odręcznie, aby maksymalnie wykorzystać swoją kreatywność.
Zaplanuj działania i zachowaj koncentrację, korzystając z timera, i upewnij się, że wszyscy uczestnicy jednocześnie obserwują te same elementy. Przeprowadź uczestników przez instrukcje i ukryj lub pokaż kolejne kroki. Możesz również użyć funkcji „superblokady”, aby przedmioty pozostały na swoim miejscu lub przenieść je za pomocą asystentów.
Świętuj sukcesy, skup się na pozytywnych momentach i korzystaj z trybu prywatnego, aby zapobiec myśleniu grupowemu dzięki anonimowym kontrybutorom. Mural oferuje wiele sposobów na komunikację z zespołem i udostępnianie diagramów za pomocą linków. Obsługuje również komentarze i czat tekstowy w celu wspólnej pracy nad diagramami.
Twórz efektywne przepływy pracy, integrując Mural z wieloma usługami, takimi jak Slack, MS Word, Dropbox, MS Excel, GitHub, Jira i inne. Mural przestrzega najnowocześniejszych standardów, takich jak protokoły najwyższej klasy, standardy globalne i kompleksowe praktyki bezpieczeństwa.
Podsumowanie
Jeśli planujesz wprowadzenie na rynek produktu lub usługi, lub przygotowujesz się do wejścia na nowy rynek, zrozumienie swoich interesariuszy i skuteczne zarządzanie nimi, pomoże Ci w osiągnięciu zamierzonych celów.
Dlatego, korzystaj z narzędzi do mapowania interesariuszy, aby przedstawić wszystkich zaangażowanych w projekcie i efektywnie wykorzystywać ich potencjał.