Znajomość interesariuszy, ich interesów i tego, jak mogą wpływać na projekt, jest niezbędna dla jego sukcesu, dlatego mapy interesariuszy stają się obecnie popularne.
Przedsiębiorstwa czasami stają w obliczu nieoczekiwanego ryzyka związanego z ich projektami i trudnościami podczas zarządzania kluczowymi graczami i ich wpływem na projekty. Ponadto bariery komunikacyjne mogą utrudniać współpracę, jeśli nie zostaną odpowiednio potraktowane. Dlatego najlepiej byłoby znaleźć sposób na zmierzenie tych zagrożeń i skutków przy użyciu płynnych kanałów komunikacji.
To powiedziawszy, właściwa mapa interesariuszy może pomóc Ci skutecznie zarządzać interesariuszami, oceniać ich interesy i wpływy oraz redukować silosy w twoich projektach, abyś mógł przejść do pomyślnego zakończenia.
Na szczęście nie musisz rysować tych map ręcznie, ponieważ dostępnych jest wiele narzędzi programowych.
W tym artykule omówię mapy interesariuszy, jak mogą ci pomóc, oraz niektóre narzędzia do mapowania interesariuszy, które pomogą ci tworzyć niesamowite mapy.
Zaczynajmy!
Spis treści:
Co to jest mapa interesariuszy?
Mapa interesariuszy to projekt przedstawiający relacje interesariuszy z projektem lub organizacją.
Ta mapa może również pokazać, jak ta relacja ewoluuje w czasie. Patrząc na to, możesz poznać wpływ interesariuszy na projekt i organizację oraz wynik organizacji lub projektu na interesariuszy. Widzisz, to działa w obie strony.
Mapa interesariuszy jest rysowana jako wykres składający się z dwóch osi. Oś x reprezentuje poziom wpływu interesariuszy, podczas gdy oś y reprezentuje ich poziom zainteresowania. Kwadrant zajmowany przez interesariusza określa częstotliwość, intensywność i zaangażowanie.
Mapa przedstawia osoby zaangażowane w projekt i osoby, na które ma on wpływ, dając jasny obraz grup interesariuszy, interesów i motywów.
Tak więc, kiedy tworzysz mapę interesariuszy, pamiętaj o kilku rzeczach:
- Mapa musi być zorientowana na szczegóły i przedstawiać pełny przegląd wszystkich zaangażowanych interesariuszy
- Musi być łatwy do zrozumienia, ponieważ nie każdy może to zrozumieć, jeśli uczynisz to skomplikowanym.
- Musi przekazywać informacje jasno i szybko, aby umożliwić zainteresowanemu personelowi szybkie podejmowanie decyzji.
- Zorganizuj interesariuszy w różne grupy w oparciu o poziom wpływu, ich charakter i wspólne interesy.
Dlaczego mapowanie interesariuszy jest ważne?
Oto korzyści płynące z tworzenia map interesariuszy dla Twojej organizacji i projektów:
Aby łatwo zidentyfikować kluczowych graczy: Mapy interesariuszy pomagają zidentyfikować interesariuszy projektu, w tym tych, którzy są kluczowymi graczami odpowiedzialnymi za powodzenie projektu.
Możesz spojrzeć na nie jednym rzutem oka i zrozumieć, kogo należy informować, monitorować lub kierować na różnych etapach projektu. Zapewni to pomyślne zakończenie projektu w wyznaczonym czasie przy minimalnym hałasie.
Aby szybko podejmować lepsze decyzje: Patrząc na mapę interesariuszy, będziesz mieć wszystkie istotne informacje o interesariuszach. Dzięki temu możesz szybko podejmować lepsze decyzje i wykorzystywać ich pełny potencjał, angażując ich we właściwych miejscach.
Nawet jeśli coś pójdzie nie tak, możesz szybko podjąć decyzję, aby uchronić swoją organizację przed możliwym ryzykiem i szkodami.
Efektywna nawigacja po planie: Mapa pomoże Ci przeanalizować siłę i interes Twoich interesariuszy. W ten sposób możesz definiować strategie w oparciu o te informacje i odpowiednio nawigować po planie. Pomoże Twojemu zespołowi trzymać się planu i zapewni pomyślne zakończenie projektu w wyznaczonym czasie.
Zwiększona produktywność: jeśli potrafisz zidentyfikować i ocenić interesariuszy projektu, możesz zbudować produktywny plan zaangażowania. Ukierunkuje wysiłek, czas i zasoby Twojego zespołu we właściwe miejsca i zapewni, że Twoja praca przebiega tak, jak powinna, utrzymując reputację Twojej firmy.
Lepsza komunikacja: ponieważ możesz kategoryzować interesariuszy na podstawie ich zainteresowań, poziomów i innych czynników, możesz odpowiednio przypisywać role. Sprawi, że wszyscy będą dostosowywani do tej samej strategii i przepływu obowiązków.
W związku z tym mogą skutecznie komunikować się ze sobą i organizacją bez zamieszania i dezinformacji.
Gdzie są używane mapy interesariuszy?
Możesz używać map interesariuszy w różnych przypadkach, w tym:
- Jeśli planujesz wprowadzić produkt lub usługę, możesz zmapować interesariuszy i opracować mocne strategie.
- Kiedy wchodzisz na nowy rynek lub lokalizację geograficzną, kluczowe znaczenie ma przeprowadzenie badań rynkowych. Mapy interesariuszy mogą ci w tym pomóc.
- Możesz tworzyć mapy interesariuszy, wdrażając swoje strategie marketingowe, takie jak kampania reklamowa, program lojalnościowy itp.
Jak stworzyć Mapę Interesariuszy?
Nowoczesna technologia ułatwiła rysowanie map interesariuszy. Możesz znaleźć wiele narzędzi dla interesariuszy, aby z łatwością tworzyć niesamowite mapy.
Ale pytanie brzmi: jak to zrobić?
Muszą istnieć pewne strategie, aby rozpocząć, zanim zaczniesz tworzyć mapę.
Oto jak stworzyć mapę interesariuszy w trzech prostych krokach:
# 1. Zidentyfikuj swoich interesariuszy
Pierwszą rzeczą, którą musisz zrobić, to zidentyfikować kluczowych interesariuszy. W tym celu zacznij organizować ich w trzy kategorie – liderów, współtwórców i pośrednich interesariuszy.
- Liderzy: Umieść w tej kategorii liderów i decydentów, którzy określają cykl życia projektu. Są bezpośrednio związani z projektem i mają największy wpływ na jego organizację lub techniczną stronę.
- Współtwórcy: Umieść współtwórców, takich jak kierownicy projektów, ich zespoły i kluczowe działy. Obejmuje również zewnętrznych interesariuszy, takich jak klienci, urzędnicy autoryzujący i dostawcy.
- Interesariusze pośredni: umieść osoby postronne, które obserwują rozwój projektu z pewnej odległości. Mogą być zainteresowani projektem lub nie, a może zaangażować się w niego później.
#2. Przeprowadź analizę interesariuszy
Oceń poziom zaangażowania każdego interesariusza w projekt. Dowiedz się, jakie są ich zainteresowania projektem i jakie mogą mieć wpływy. Pomyśl o tym, jak mogą ucierpieć lub skorzystać z projektu i przyczynić się do niego. Nie zapomnij również przeanalizować ich motywów i wykorzystać te spostrzeżenia do stworzenia grup i opracowania strategii.
#3. Podejmij działanie
W końcu przyjmij właściwe podejście do stworzenia mapy w oparciu o interes lub siłę swoich interesariuszy. Twórz także skuteczne plany komunikacji.
Po zapoznaniu się z koncepcją i sposobem tworzenia mapy interesariuszy użyj narzędzia do mapowania interesariuszy, aby utworzyć mapę, która może przedstawiać najlepsze informacje o interesariuszach.
Oto niektóre z najlepszych, które możesz rozważyć:
Miro
Dowiedz się, kto ma wpływ na projekty pracy i uzyskaj ich wsparcie za pomocą Miro kreator map interesariuszy. Pomaga w łatwym tworzeniu map i współpracy z nimi oraz w centralizacji całej komunikacji w celu pracy zespołowej o różnych funkcjach.
Jego płynny edytor typu „przeciągnij i upuść” sprawia, że projektowanie wygląda jak bułka z masłem. Zapewnij swojemu zespołowi możliwość burzy mózgów, korzystając z nieskończonych płócien, gotowych szablonów, zaawansowanych funkcji platformy i potężnego zestawu widżetów. Miro zapewnia cały zestaw narzędzi do historii klientów, map podróży, planowania sprintu lub mapy drogowej, retrospekcji, tworzenia szkieletów i nie tylko.
Oprócz gotowych szablonów możesz także samodzielnie tworzyć inteligentne ramy i szablony. Pracuj tak, jak chcesz i odkryj swoją kreatywność, korzystając z nieskończonego płótna. Korzystaj z samoprzylepnych karteczek, kształtów, dowolnego pióra, inteligentnego rysowania, strzałek i nie tylko.
Lepiej współpracuj ze zdalnymi i rozproszonymi zespołami podczas burzy mózgów, warsztatów, procesów i podejmowania decyzji przy użyciu obszarów roboczych, które oferują synchroniczną i asynchroniczną współpracę, tak jakby cały zespół był blisko. Przeglądaj kursory współpracowników i śledź sposób interakcji członków zespołu z tablicami.
Możesz łatwo udostępniać swoje mapy i dokumenty bezpośrednio z pulpitu nawigacyjnego. Uzyskaj także recenzje, opinie i zatwierdzenia, korzystając z kilku opcji komunikacji z czatem, komentowaniem i osadzonym wideo. Zbuduj centrum ułatwiające wielofunkcyjną pracę przy użyciu różnych narzędzi.
Standaryzuj procesy i skaluj je w całej firmie, aby zapewnić pełnowartościową transformację cyfrową, niezależnie od tego, czy członkowie Twojego zespołu znajdują się na całym świecie. Miro dba o bezpieczeństwo, oferując szyfrowanie SSL, dziennik audytu, SSO, filtrowanie domen, zaawansowane zarządzanie użytkownikami i nie tylko. Miro jest zgodny z PCI, RODO i SOC-2. Integruje się również z ponad 20 usługami, takimi jak Slack, Teams i Dropbox.
Moqupy
Moqupy to dobre miejsce do tworzenia map interesariuszy z fantastycznymi szablonami, które pomogą Ci skutecznie ustalać priorytety, identyfikować i rozumieć kluczowych interesariuszy wszystkich Twoich projektów.
Możesz analizować mapę, aby zapewnić doskonały start swoich projektów i zagwarantować zaangażowanie kluczowych graczy od samego początku. Korzystanie z tych szablonów pomoże Twojemu zespołowi zaangażować kluczowe osoby na wczesnych etapach rozwoju i zbliżyć się do sukcesu projektu.
Zapewnia również solidną podstawę dla strategii zaangażowania i komunikacji na poziomie zespołu. Mapy utworzone w Moqups pomagają ustalać priorytety interesariuszy, zapewniając dystrybucję zasobów w oparciu o ich role.
Wykrywaj i zapobiegaj szkodliwym zagrożeniom, które mogą stwarzać inni interesariusze, którzy mogą czuć się niewysłuchani. Ponadto możesz łączyć mapy interesariuszy z innymi elementami wizualnymi, takimi jak modele szkieletowe, wykresy, wykresy i makiety. Możesz także stworzyć swój przepływ pracy i usuwać przeszkody w aplikacjach przeznaczonych do jednego celu.
Smacznie
Oprogramowanie do mapowania interesariuszy Smacznie pomaga lepiej zrozumieć perspektywy interesariuszy i łatwo zarządzać ich oczekiwaniami. Umożliwia także wizualizację ekosystemu Twoich produktów i znajdowanie wzajemnych powiązań.
Twórz mapy w Smaply, aby dowiedzieć się, którzy interesariusze mają wpływ na Twoją pracę i powiązania między nimi. Zobacz, w jaki sposób powiązani są Twoi ważni interesariusze, analizuj ich wpływ na Twój produkt/usługę i wykorzystaj spostrzeżenia, aby ulepszyć swoją ofertę.
Zorganizuj interesariuszy w różne kategorie, takie jak ważne, istotne lub interesujące, i które z nich są międzynarodowe, krajowe lub lokalne. Dodatkowo użyj filtrów, aby zobaczyć określone relacje, aby zrozumieć role interesariuszy. Możesz także wykorzystać te spostrzeżenia, aby dopasować swoją komunikację do zainteresowań interesariuszy.
Mapy w wysokiej rozdzielczości od Smaply świetnie sprawdzają się w Twoich warsztatach. Zdecyduj interesariuszy, na których musisz się skoncentrować i utwórz różne typy map dla innych produktów. Połącz interesariuszy z mapą podróży i zobacz, jak mogą wpływać na podróże użytkowników.
Możesz dodawać interesariuszy, łączyć ich za pomocą funkcji „przeciągnij i upuść” i przesuwać po mapie. Wydrukuj swoją mapę i wykorzystaj ją w następnym warsztacie.
Lucidchart
Wskoczyć na Lucidchart – doskonałe narzędzie do projektowania – tworzenia mapy interesariuszy. Zapewnia wiele szablonów do identyfikacji interesariuszy i relacji między nimi. Możesz również użyć go do poznania ich zainteresowania konkretnym projektem.
Znajomość poziomu zaangażowania wymaganego dla każdego interesariusza w projekcie. Otwórz szablony map, aby zobaczyć kompleksową mapę, którą można dostosować do konkretnego przypadku użycia. Lucidchart zapewnia bezpieczeństwo i prywatność Twoich danych. Wykorzystuje 256-bitowe szyfrowane połączenie przez TLS 1.2 wraz z szyfrowaniem AES-256 w stanie spoczynku w celu ochrony danych.
Usługi zarządzania kluczami firmy Amazon zapewniają klucze kryptograficzne zabezpieczające Lucidchart. Nie martw się o zgodność, ponieważ Lucidchart jest zgodny z RODO, CCPA, PCI i SOC 2 oraz posiada certyfikat Tarczy Prywatności Szwajcaria-USA i UE-USA. Możesz zintegrować go z Google, Atlassian, Microsoft, Salesforce, Slack, AWS, Azure, GCP, GitHub, Zapier, BabooHR, Quip i innymi.
Fresk
Uzyskaj setki gotowych szablonów mapowania interesariuszy Fresk i zacznij analizować kluczowych graczy w swoim projekcie. Pomocne jest, aby Twój zespół lub interesariusze po stronie klienta zminimalizowali pomieszanie obowiązków, gdy przechodzą od niewiadomych do głównych współpracowników.
Mural ułatwia współpracę wizualną w dynamicznym, współdzielonym środowisku. Dzięki prawie płaskiej krzywej uczenia się możesz z łatwością rozpocząć korzystanie z narzędzia. Jego interfejs użytkownika jest intuicyjny, ale prosty, z potężnymi funkcjami łatwymi w użyciu dla każdego o dowolnym zestawie umiejętności.
Używaj samoprzylepnych karteczek i tekstu, aby bez wysiłku dodawać myśli, opinie i pomysły. Możesz także tworzyć diagramy przy użyciu szerokiej gamy złączy i kształtów, aby ułatwić złożone przepływy pracy. Zapewniają również obszerną galerię ikon, które można wyszukiwać i tworzyć wizualną historię.
Mural oferuje ramy, które pozwolą Ci uporządkować swoje pomysły i treści w skuteczny sposób, aby uwolnić spostrzeżenia. Przeciągaj i upuszczaj elementy wizualne, takie jak obrazy i pliki GIF, i ulepszaj sesje współpracy. Możesz także pisać i szkicować odręcznie, aby zmaksymalizować swoją kreatywność.
Zaplanuj działania i zachowaj koncentrację, korzystając z timera i upewnij się, że wszyscy jednocześnie patrzą na te same rzeczy. Przeprowadź uczestników przez instrukcje i ukryj lub pokaż kolejne kroki. Możesz także użyć superblokady, aby upewnić się, że przedmioty pozostaną na swoim miejscu lub przenieść je za pomocą pomocników.
Świętuj konfetti, skupiaj się na pozytywnych chwilach i korzystaj z trybu prywatnego, aby zapobiec grupowemu myśleniu z ukrytymi indywidualnymi współtwórcami. Mural oferuje wiele sposobów komunikowania się z zespołem i udostępniania diagramów za pomocą prostych hiperłączy. Obsługuje również komentarze i czat tekstowy w celu współpracy nad diagramami.
Twórz wydajne przepływy pracy, integrując Mural z wieloma usługami, takimi jak Slack, MS Word, Dropbox, MS Excel, GitHub, Jira i inne. Przestrzegają najnowocześniejszych praktyk, takich jak najlepsze w swojej klasie protokoły, globalne standardy i wszechstronne praktyki bezpieczeństwa w zakresie bezpieczeństwa.
Wniosek
Jeśli planujesz wprowadzić produkt/usługę lub przygotować się do wejścia na nowy rynek, poznanie swoich interesariuszy i zarządzanie nimi może pomyślnie zrealizować Twoje cele.
Dlatego rysuj mapy za pomocą narzędzi do mapowania interesariuszy, aby reprezentować wszystkich interesariuszy i efektywnie wykorzystywać swoje zasoby i ich potencjał.