Jak korzystać z automatyzacji Airtable do łatwego zarządzania projektami

Jeśli poszukujesz efektywnego narzędzia do zarządzania projektami, warto zwrócić uwagę na Airtable. Ta platforma oferuje szeroki wachlarz funkcji, które umożliwiają doskonałą wizualizację danych oraz intuicyjną edycję. Co więcej, Airtable umożliwia automatyzację zadań, co znacząco redukuje czas i wysiłek potrzebny do zarządzania informacjami.

Funkcja automatyzacji w Airtable idealnie sprawdza się przy wykonywaniu powtarzalnych czynności, takich jak wprowadzanie danych czy wysyłanie aktualizacji e-mailowych. Przyjrzyjmy się bliżej, jakie rodzaje automatyzacji są dostępne w darmowej wersji Airtable.

Czym są automatyzacje Airtable?

Airtable to system automatyzacji oparty na zdefiniowanych wcześniej sekwencjach lub przepływach pracy, który może znacząco podnieść Twoją produktywność poprzez automatyzację powtarzalnych zadań. Zmniejszają one ryzyko wystąpienia błędów przy ręcznym przetwarzaniu danych, oszczędzając jednocześnie Twój czas i energię.

Automatyzacja w Airtable składa się z trzech kluczowych elementów:

• Wyzwalacz: określa zdarzenie, które inicjuje sekwencję automatyzacji.
• Konfiguracja wyzwalacza: definiuje warunki, które muszą zostać spełnione, aby wyzwalacz został aktywowany. W tym miejscu należy określić szczegóły tabeli oraz kryteria, które rekord musi spełnić na poziomie pola, by zdarzenie zostało zainicjowane.
• Akcje: definiuje działanie lub szereg działań, które mają być wykonane po uruchomieniu automatyzacji.

Po włączeniu automatyzacja Airtable monitoruje Twoją bazę w poszukiwaniu zdarzeń, które pasują do konfiguracji wyzwalacza. Automatyzacja jest uruchamiana tylko wtedy, gdy wszystkie warunki wyzwalacza zostaną spełnione.

Jak utworzyć automatyzację w Airtable

Aby stworzyć automatyzację, konieczne jest skonfigurowanie wyzwalacza oraz serii następujących po nim akcji. Poniżej przedstawiono, jak krok po kroku skonfigurować automatyzację w Airtable:

Krok 1: Dodanie wyzwalacza

W zakładce Automatyzacje kliknij opcję „Dodaj wyzwalacz”. Spowoduje to wyświetlenie listy dostępnych wyzwalaczy. Obejmuje ona wyzwalacze związane z Twoją bazą danych Airtable oraz integracje z zewnętrznymi platformami, które mogą inicjować zdarzenia, na przykład zdarzenie utworzone w Kalendarzu Google.

Krok 2: Konfiguracja wyzwalacza

Po wybraniu wyzwalacza możesz przejrzeć i dostosować jego właściwości. W tym miejscu istnieje również możliwość zmiany typu wyzwalacza.

Konfiguracja zdarzenia wyzwalającego jest zależna od wybranego typu wyzwalacza. Na przykład, jeśli wybrano wyzwalacz „Kiedy rekord pasuje do warunków”, oprócz zdefiniowania kryteriów, które musi spełnić rekord, aby wywołać zdarzenie, należy również wskazać tabelę, która ma być monitorowana.

Krok 3: Dodanie akcji

Następnym krokiem jest wybór akcji, którą chcesz wykonać. Masz do dyspozycji szeroki zakres możliwości, od tworzenia i aktualizacji rekordów po wysyłanie e-maili czy powiadomień w aplikacjach zewnętrznych.

Krok 4: Konfiguracja akcji

Teraz musisz skonfigurować wybraną akcję. Na przykład, jeśli wybrałeś akcję „Wyślij wiadomość e-mail”, musisz wskazać odbiorców wiadomości, temat, treść oraz wszelkie dodatkowe elementy, które mają znaleźć się w wiadomości.

Krok 5: Dodawanie dodatkowych warunków lub akcji

Możesz wzbogacić swoją automatyzację o dodatkową logikę i akcje, które będą wykonywane w zależności od poprzednich kroków. W razie potrzeby możesz powtórzyć kroki 4 i 5.

Krok 6: Testowanie automatyzacji

Przed aktywowaniem nowej automatyzacji, kliknij opcję „Testuj automatyzację”, aby sprawdzić, czy wyzwalacz i akcje są skonfigurowane zgodnie z oczekiwaniami.

Krok 7: Włączenie automatyzacji

Gdy upewnisz się, że konfiguracja jest prawidłowa, możesz włączyć automatyzację. Pamiętaj, że po włączeniu automatyzacja Airtable nie będzie działać na istniejących rekordach, które spełniają warunki wyzwalacza.

Integracja automatyzacji Airtable

Automatyzacja w Airtable nie ogranicza się jedynie do tworzenia/aktualizowania rekordów w bazie danych czy wysyłania e-maili. Możesz ją również zintegrować z zewnętrznymi aplikacjami, takimi jak Slack, Microsoft Teams, Gmail, Dokumenty Google, Kalendarz Google, Formularze Google, Arkusze Google, Poczta Outlook, Kalendarz Outlook, GitHub Issues, Strony na Facebooku, Salesforce, Jira Cloud, Jira Server / Data Center, Twilio oraz Hootsuite.

Oto kilka przykładów wykorzystania integracji zewnętrznych w automatyzacji Airtable:

Wysyłanie wiadomości do współpracownika na Slacku, gdy zostanie on przypisany do rekordu: wyzwalaczem jest sytuacja, gdy rekord spełnia określone warunki, a warunkiem jest zmiana osoby przypisanej do rekordu na danego użytkownika. W takim przypadku Airtable uruchomi akcję Slack > Wyślij wiadomość, jeśli wszystkie wyzwalacze zostaną spełnione. Możesz dostosować treść wiadomości i jej odbiorców.

Dodawanie pozycji do listy zadań po utworzeniu wydarzenia w Kalendarzu Google: wyzwalaczem jest Kalendarz Google > Kiedy utworzono wydarzenie, a akcją jest Utwórz rekord. Możesz wybrać miejsce utworzenia nowego rekordu i określić jego szczegóły.

Dodawanie ukończonych zadań do Arkusza Google: wyzwalaczem jest sytuacja, gdy rekord spełnia warunki, gdzie pole statusu rekordu zmieniło się na „ukończone” lub rekord jest teraz w filtrowanym widoku, który wyświetla tylko ukończone zadania. Akcją jest Arkusze Google > Dołącz wiersz. Możesz wybrać Arkusz Google, który ma być zaktualizowany, oraz pola, które mają zostać przeniesione z bazy do arkusza.

Ograniczenia automatyzacji Airtable

Mimo że automatyzacja w Airtable jest niezwykle przydatna, ma pewne ograniczenia. Dla każdej bazy danych Airtable możesz ustawić maksymalnie 50 przepływów pracy automatyzacji, niezależnie od tego, czy są one aktywne, czy nie. Możesz to jednak obejść, łącząc wiele akcji w jedną automatyzację.

Każda automatyzacja Airtable może zawierać do 25 akcji. To również nie stanowi większego problemu, ponieważ wynik jednej akcji może być wejściem dla innej w tym samym przepływie pracy. Ponadto, automatyzacje w Airtable mają zróżnicowane limity wykonywania akcji, w zależności od wybranego planu. Limity te obejmują zarówno udane, jak i nieudane uruchomienia.

Plan Airtable

Działania miesięcznie

Bezpłatny

100

Zespół

25 000

Biznes

100 000

Przedsiębiorstwo

500 000

Airtable przechowuje historię przebiegu automatyzacji, zawierającą szczegółowe informacje o każdym wykonanym zadaniu. Dostęp do tej funkcji również zależy od wybranego planu przestrzeni roboczej.

Plan Airtable

Historia uruchomień

Bezpłatny

2 tygodnie

Zespół

6 miesięcy

Biznes

1 rok

Przedsiębiorstwo

3 lata

W darmowej wersji Airtable automatyczne e-maile można wysyłać tylko do współpracowników z danej bazy. Jednak w wyższych planach istnieje możliwość skonfigurowania tej funkcji również dla zewnętrznych adresów e-mail.

Automatyzacja może być wyzwalana tylko przez nowe zmiany. Warto również wspomnieć, że w planie bezpłatnym nie są dostępne integracje z Google Docs, Salesforce, Jira Cloud, Jira Server/Data Center i Twilio.

Oszczędzaj czas dzięki automatyzacji Airtable

Automatyzacja w Airtable to skuteczne narzędzie do optymalizacji procesów i ograniczenia pracy ręcznej. Poprzez odpowiednie skonfigurowanie przepływu pracy możesz odzyskać kilka godzin tygodniowo, które można wykorzystać w bardziej efektywny sposób.

Dlatego przy konfiguracji nowego projektu warto poświęcić czas i energię na ustawienie automatyzacji Airtable. Dzięki temu możesz pozwolić sobie na relaks i pozwolić, aby zadania wykonywały się same.