Jak używać Airtable do efektywnego zarządzania projektami

Czy dysponujesz odpowiednim narzędziem do organizacji projektów? Prowadzenie rozbudowanych przedsięwzięć wymaga sporego nakładu pracy, by informacje pozostawały aktualne, a wszyscy uczestnicy mieli identyczny obraz sytuacji. Jeśli zależy Ci na efektywnym zarządzaniu i monitorowaniu postępów, Airtable jest platformą zdecydowanie wartą rozważenia.

Airtable to zaawansowana, lecz intuicyjna platforma, która łączy w sobie bogactwo funkcji charakterystycznych dla narzędzi do zarządzania projektami z prostotą, jaką oferują arkusze kalkulacyjne. Poniżej przedstawiamy, jak rozpocząć korzystanie z Airtable, by sprawnie zarządzać swoimi projektami.

Krok 1: Tworzenie i konfiguracja bazy danych

W Airtable masz możliwość tworzenia odrębnych przestrzeni roboczych dla różnych projektów, a w ramach każdej z nich – wielu baz danych. W Airtable bazy danych nazywane są Bazami. Bazy w danej przestrzeni mogą być ze sobą powiązane, co upraszcza zarządzanie danymi w każdej z nich.

Oto, jak krok po kroku skonfigurować bazę w Airtable:

Po zalogowaniu na swoje konto Airtable możesz działać w domyślnej przestrzeni lub utworzyć nową, którą udostępnisz swoim współpracownikom. Aby utworzyć nową przestrzeń, wystarczy kliknąć opcję „Utwórz przestrzeń roboczą” i nadać jej nazwę.

Przejdź do wybranej przestrzeni roboczej i kliknij „Utwórz bazę”, by przygotować nową bazę danych.

Kliknij w tytuł bazy (domyślnie „Bez tytułu”), aby go zmienić. W tym miejscu możesz również dostosować wygląd strony.

Masz teraz możliwość zaimportowania istniejących danych, użycia gotowego szablonu Airtable lub utworzenia tabeli od zera.

Domyślnie Airtable proponuje kilka pól na start. Aby je edytować, kliknij dwukrotnie nazwę wybranego pola. Pozwoli Ci to na zmianę jego nazwy, a także typu danych.

Aby dodać kolejne pola, kliknij znak + w nagłówku tabeli. Określ pożądany typ danych, wprowadź nazwę pola, skonfiguruj jego ustawienia i kliknij „Utwórz pole”.

Po dodaniu wszystkich potrzebnych pól Twoja baza danych jest gotowa! Możesz również dowolnie przesuwać kolumny, aby dostosować ich kolejność.

Jeżeli korzystasz z Airtable po raz pierwszy, narzędzie oferuje szczegółowy przewodnik, który pomoże Ci w skonfigurowaniu pierwszej bazy.

Krok 2: Tworzenie i dostosowywanie widoków

Airtable wprowadził prawdziwą rewolucję w sposobie przeglądania danych. Różne konfiguracje widoków, takie jak siatka, kalendarz, galeria, formularz czy Kanban, oferują unikalne metody interakcji z danymi. W Airtable możesz utworzyć aż do 1000 różnych widoków dla jednej tabeli.

Oto jak skonfigurować widok w Airtable:

Domyślnie Airtable tworzy widok siatki dla Twojej tabeli. Możesz także utworzyć dodatkowe widoki siatki lub inne widoki z odmiennymi konfiguracjami.

W menu „Utwórz…” wybierz preferowany typ widoku, aby go utworzyć.

W nowo utworzonym widoku masz możliwość dostosowania pól, które chcesz wyświetlać, filtrowania rekordów na podstawie określonych kryteriów, a także sortowania danych według własnych potrzeb.

Krok 3: Dodawanie i zarządzanie współpracownikami

W Airtable możesz zapraszać członków zespołu do całej przestrzeni roboczej, a także do poszczególnych baz. Dzięki temu wszyscy pracujący nad projektem mają dostęp do tych samych informacji, zadań, harmonogramów itp., co zapewnia przejrzystość i spójność.

Oto jak zaprosić współpracowników do przestrzeni roboczej w Airtable:

Przejdź do strony głównej Airtable i wybierz odpowiednią przestrzeń roboczą.

Kliknij „Udostępnij” i dodaj współpracowników, wpisując ich adresy e-mail.

Zaproszeni współpracownicy otrzymają wiadomość e-mail z zaproszeniem do dołączenia do Twojej przestrzeni roboczej. Po zaakceptowaniu zaproszenia uzyskają dostęp do wszystkich baz w tej przestrzeni.

Oto jak zaprosić współpracowników do konkretnej bazy w Airtable:

Przejdź do swojej bazy w Airtable.

Kliknij „Udostępnij” i dodaj współpracowników, wpisując ich adresy e-mail.

Zaproszeni współpracownicy otrzymają wiadomość e-mail z zaproszeniem do dołączenia do Twojej bazy. Po zaakceptowaniu zaproszenia uzyskają dostęp tylko do danych w tej konkretnej bazie.

Po dołączeniu współpracowników możesz ponownie kliknąć „Udostępnij”, aby zobaczyć listę współpracowników i edytować ich uprawnienia dostępu.

W ramach bazy możesz użyć pola typu „Użytkownik”, aby przypisywać poszczególnych współpracowników do konkretnych rekordów. Dodatkowo, system powiadomień poinformuje współpracownika mailowo za każdym razem, gdy zostanie przypisany do danego rekordu.

Inne przydatne funkcje Airtable

Powyższe kroki powinny być wystarczające, aby rozpocząć zarządzanie projektami i współpracę za pomocą Airtable. Jeśli chcesz jeszcze bardziej usprawnić swoją pracę, warto poznać poniższe funkcje, które z pewnością zwiększą Twoją efektywność:

1. Interfejsy

Dzięki Kreatorowi Interfejsów w Airtable możesz stworzyć spersonalizowane środowisko pracy dla siebie i członków zespołu. Narzędzie umożliwia wizualizację i edycję rekordów w spersonalizowany sposób, bez zakłócania integralności widoków bazowych.

Możesz wykorzystać tę funkcję do tworzenia unikalnych kokpitów projektowych, które wyświetlają tylko te informacje, które są dla Ciebie istotne, i w preferowany sposób.

2. Automatyzacje

Airtable Automatyzacje pomagają zautomatyzować powtarzalne czynności, takie jak wysyłanie wiadomości e-mail, aktualizacja rekordów itp. Dzięki tej funkcji możesz również zintegrować swoją bazę z zewnętrznymi aplikacjami, np. Outlookiem czy Arkuszami Google, aby automatycznie wykonywać określone zadania.

3. Połączone bazy

Airtable oferuje również funkcję tworzenia powiązanych baz, czyli baz współpracujących ze sobą poprzez łączenie podobnych pól w tabelach. Dzięki temu dane są zawsze aktualne w różnych tabelach, co zwiększa przejrzystość i spójność informacji.

4. Udostępnianie tylko do odczytu

Funkcja udostępniania w Airtable tylko do odczytu umożliwia udostępnianie danych z wybranych widoków zewnętrznym użytkownikom. Nie muszą oni być dodani jako współpracownicy do Twojej bazy i będą mogli przeglądać rekordy tylko w taki sposób, w jaki skonfigurowano udostępniony widok.

5. Funkcja Formuła

Podobnie jak arkusze kalkulacyjne typu Microsoft Excel czy Arkusze Google, Airtable również daje możliwość generowania danych na podstawie formuł. Możesz utworzyć pole typu „Formuła” i skonfigurować w nim pożądaną formułę oraz zasady formatowania, aby wykonywać zarówno proste obliczenia, jak i bardziej zaawansowaną analizę danych.

Zwiększ efektywność zarządzania projektami dzięki Airtable

W dynamicznie zmieniającym się środowisku przejrzystość projektu jest kluczowa na każdym jego etapie. Dlatego tak istotne jest odpowiednie narzędzie, które ułatwi pracę wszystkim zaangażowanym osobom, a Airtable zdecydowanie spełnia te kryteria.

Intuicyjny i przejrzysty interfejs Airtable pozwala skonfigurować bazę danych projektu w zaledwie kilka minut. Platformy takie jak Airtable są niezbędne do tworzenia produktywnego, opartego na współpracy i efektywnego środowiska pracy.