Jak używać Airtable do efektywnego zarządzania projektami

przez

Czy masz odpowiednie narzędzie do zarządzania projektami? Zarządzanie dużymi projektami wymaga wiele wysiłku, aby informacje były zawsze aktualne i wszyscy byli na tej samej stronie. Jeśli chcesz wydajnie zarządzać i nadzorować swój projekt, Airtable to świetna platforma do rozważenia.

Airtable to niezwykle bogata w funkcje i przyjazna dla użytkownika platforma, która łączy złożoność narzędzi do zarządzania projektami z prostotą arkuszy kalkulacyjnych. Oto jak możesz zacząć używać Airtable do efektywnego zarządzania projektami.

Krok 1: Konfigurowanie bazy

W Airtable możesz mieć osobne obszary robocze dla różnych projektów i wiele baz danych w każdym obszarze roboczym. Bazy danych w Airtable nazywane są Bazami. Bazy w obszarze roboczym mogą być również powiązane ze sobą, aby uprościć dane w każdej bazie.

Oto jak skonfigurować bazę Airtable:

  • Raz ty zaloguj się na swoje konto Airtable, możesz rozpocząć w domyślnym obszarze roboczym lub utworzyć nowy obszar roboczy, który można udostępniać współpracownikom. Aby utworzyć nowy obszar roboczy, po prostu kliknij Utwórz obszar roboczy i nazwij swój obszar roboczy.
  • Przejdź do żądanego obszaru roboczego i kliknij opcję Utwórz bazę, aby skonfigurować nową bazę danych.
  • Kliknij tytuł bazy (domyślnie „Bez tytułu”), aby zmienić jej nazwę. Tutaj możesz również dostosować wygląd strony.
  • Możesz teraz zaimportować istniejące dane do swojej tabeli, użyć szablonu Airtable lub utworzyć tabelę od podstaw.
  • Domyślnie Airtable już dodaje kilka pól na początek. Aby edytować te pola, kliknij dwukrotnie nazwę pola. Umożliwia to zmianę nazwy pola i typu pola.
  • Aby dodać więcej pól, kliknij znak + w nagłówku tabeli. Wybierz żądany typ pola, wprowadź nazwę pola, skonfiguruj konfigurację i kliknij Utwórz pole.
  • Po dodaniu wszystkich niezbędnych pól Twoja baza danych jest gotowa! Możesz także przeciągać i upuszczać kolumny w zależności od tego, jak chcesz je rozmieścić.

    • Jeśli używasz Airtable po raz pierwszy, narzędzie zapewnia doskonały przewodnik, który pomoże Ci skonfigurować pierwszą bazę.

    Krok 2: Tworzenie i dostosowywanie widoków

    Airtable naprawdę zrewolucjonizował łatwość przeglądania danych. Konfiguracje przeglądania, takie jak siatka, kalendarz, galeria, formularz, Kanban itp., oferują unikalne sposoby interakcji z danymi. Airtable umożliwia utworzenie do 1000 widoków na stół.

    Oto jak skonfigurować widok Airtable:

  • Domyślnie Airtable tworzy widok siatki dla twojego stołu. Można także tworzyć dodatkowe widoki siatki lub inne widoki z różnymi konfiguracjami.
  • W menu Utwórz… kliknij żądany typ widoku, aby utworzyć nowy widok.
  • W nowo utworzonym widoku możesz dostosować pola, które chcesz wyświetlić, filtrować rekordy na podstawie niektórych kryteriów, a także sortować rekordy zgodnie z własnymi potrzebami.

    • Krok 3: Dodawanie współpracowników i zarządzanie nimi

    Na Airtable możesz dodawać członków zespołu/współpracowników do całego obszaru roboczego, jak również do poszczególnych baz. Pomaga to zapewnić, że wszyscy pracujący nad projektem znajdują się na tej samej stronie, z przejrzystym przeglądem wspólnych informacji, zadań, harmonogramów itp.

    Oto jak dodać współpracowników do obszaru roboczego Airtable:

  • Przejdź do strony głównej Airtable i wybierz obszar roboczy.
  • Kliknij Udostępnij i dodaj współpracowników przez e-mail.
  • Twoi współpracownicy otrzymają e-mail z zaproszeniem do dołączenia do Twojego obszaru roboczego. Gdy zaakceptują zaproszenie, uzyskają dostęp do wszystkich baz we wspólnym obszarze roboczym.

    • Oto jak dodać współpracowników do bazy Airtable:

  • Idź do swojej bazy Airtable.
  • Kliknij Udostępnij i dodaj współpracowników przez e-mail.
  • Twoi współpracownicy otrzymają e-mail z zaproszeniem do dołączenia do Twojej bazy. Gdy zaakceptują zaproszenie, będą mogli uzyskać dostęp tylko do danych w udostępnionej bazie.

    • Po dołączeniu współpracowników możesz ponownie kliknąć Udostępnij, aby wyświetlić listę współpracowników, a także edytować uprawnienia dostępu.

    W ramach bazy możesz użyć pola typu „Użytkownik”, aby dodać swoich współpracowników do poszczególnych rekordów. Ma to również funkcję powiadomień, która powiadamia współpracownika za pomocą wiadomości e-mail za każdym razem, gdy zostanie on przypisany do rekordu.

    Inne przydatne funkcje Airtable

    Wymienione powyżej kroki powinny wystarczyć, aby rozpocząć zarządzanie projektami i współpracę za pomocą Airtable. Jeśli chcesz ulepszyć swoją grę Airtable, możesz również sprawdzić następujące funkcje, które z pewnością poprawią Twoje doświadczenie w zarządzaniu projektami:

    1. Interfejsy

    Dzięki Projektantowi interfejsów Airtable możesz stworzyć spersonalizowane środowisko dla siebie i członków swojego zespołu. Narzędzie pozwala na elastyczność wizualizacji i edytowania rekordów w niestandardowy sposób bez uszczerbku dla integralności widoków bazowych.

    Możesz go używać do tworzenia unikalnych pulpitów nawigacyjnych projektów, które pokazują dokładnie to, co chcesz zobaczyć, w sposób, w jaki chcesz to zobaczyć.

    2. Automaty

    Airtable Automations pomaga w automatyzacji powtarzalnych zadań, takich jak wysyłanie wiadomości e-mail, aktualizowanie rekordów itp. Dzięki tej funkcji możesz również zintegrować swoją bazę z zewnętrznymi aplikacjami, takimi jak Outlook i Arkusze Google, aby automatycznie wykonywać określone zadania.

    3. Bazy połączone

    Airtable ma również funkcję tworzenia połączonych baz, tj. baz, które współpracują ze sobą, łącząc podobne pola w tabelach. Pomaga to zapewnić, że dane są zawsze aktualizowane w różnych tabelach, zwiększając w ten sposób przejrzystość i przejrzystość.

    4. Udostępnianie tylko do odczytu

    Funkcja udostępniania Airtable tylko do odczytu umożliwia udostępnianie danych z wybranych widoków użytkownikom zewnętrznym. Ci użytkownicy nie muszą być dodawani jako współpracownicy do Twojej bazy i będą mogli wyświetlać rekordy tylko w oparciu o sposób, w jaki skonfigurowałeś udostępniony widok.

    5. Formuła funkcji

    Podobnie jak oprogramowanie arkuszy kalkulacyjnych, takie jak Microsoft Excel i Arkusze Google, Airtable ma również możliwość generowania obliczonych danych. Możesz utworzyć pole typu „Formuła” i skonfigurować żądaną formułę oraz reguły formatowania, aby wykonać wszystko, od prostej arytmetyki po złożoną analizę danych.

    Zwiększ poziom zarządzania projektami dzięki Airtable

    W szybko zmieniających się środowiskach kluczowe znaczenie ma przejrzystość projektu w dowolnym momencie. Właśnie dlatego potrzebujesz odpowiedniego narzędzia, aby uprościć sprawy dla wszystkich zaangażowanych osób, a Airtable zdecydowanie pasuje do rachunku.

    Przyjazny dla użytkownika, kolorowy interfejs Airtable ułatwia skonfigurowanie bazy danych projektu w ciągu kilku minut. Platformy takie jak Airtable są niezbędne do stworzenia produktywnego, opartego na współpracy i wydajnego obszaru roboczego.