Jeśli stale szukasz wydajnego narzędzia do zarządzania projektami, nie szukaj dalej niż Airtable. Platforma oferuje mnóstwo funkcji zapewniających doskonałą wizualizację danych i uproszczoną edycję. Oprócz tego Airtable może również automatyzować zadania, redukując czas i wysiłek poświęcany na zarządzanie danymi.
Automatyka Airtable doskonale nadaje się do wykonywania powtarzalnych zadań, takich jak wprowadzanie danych i aktualizacje e-maili. Przyjrzyjmy się wszystkim rodzajom automatyzacji, które możesz osiągnąć dzięki darmowej wersji Airtable.
Spis treści:
Czym są automatyki Airtable?
Stół powietrzny automatyzacje to predefiniowane sekwencje lub przepływy pracy, które mogą znacznie zwiększyć Twoją produktywność poprzez automatyzację powtarzalnych zadań. Zmniejszają poziom błędów procesów ręcznych, oszczędzając jednocześnie czas i wysiłek w przypadku powtarzalnych zadań.
Istnieją trzy główne elementy automatyzacji Airtable:
- Wyzwalacz: definiuje zdarzenie inicjujące sekwencję automatyzacji.
- Konfiguracja wyzwalacza: Jest to stan, w którym wyzwalacz jest uruchamiany. W tym miejscu należy zdefiniować szczegóły tabeli i warunki na poziomie pola, które powinien spełniać rekord, aby wywołać zdarzenie.
- Akcje: definiuje akcję lub sekwencję akcji, które powinny zostać wykonane po uruchomieniu automatyzacji.
Kiedy automatyzacja Airtable jest włączona, wyszukuje zdarzenia w Twojej bazie, które pasują do konfiguracji wyzwalacza. Automatyzacja uruchamia się tylko wtedy, gdy spełnione są wszystkie warunki wyzwalacza.
Jak stworzyć automatyzację na Airtable
Aby stworzyć automatyzację, musisz skonfigurować wyzwalacz i zestaw akcji, które po nim następują. Oto jak skonfigurować automatyzację w Airtable:
Krok 1: Dodaj wyzwalacz
Na karcie Automatyzacje kliknij Dodaj wyzwalacz. Spowoduje to wyświetlenie listy wyzwalaczy, spośród których możesz wybierać. Lista zawiera wyzwalacze w Twojej bazie Airtable oraz integracje zewnętrzne, które mogą wywołać wydarzenie, na przykład wydarzenie utworzone w Kalendarzu Google.
Krok 2: Skonfiguruj wyzwalacz
Po wybraniu wyzwalacza możesz przeglądać i zmieniać właściwości wyzwalacza. Tutaj możesz także zmienić typ wyzwalacza.
Skonfigurujesz zdarzenie wyzwalające na podstawie typu wyzwalacza. Na przykład, jeśli typem wyzwalacza jest Kiedy rekord pasuje do warunków, oprócz warunków, które musi spełnić rekord, aby wyzwolić to zdarzenie, należy określić tabelę do monitorowania.
Krok 3: Dodaj akcję
Następnie musisz wybrać akcję, którą chcesz wykonać. Masz tutaj kilka możliwości, począwszy od tworzenia i aktualizowania rekordów, aż po wysyłanie e-maili lub powiadomień w aplikacjach zewnętrznych. Na przykład,
Krok 4: Skonfiguruj akcję
Będziesz teraz musiał skonfigurować akcję w oparciu o wybraną akcję. Na przykład, jeśli akcją jest Wyślij wiadomość e-mail, musisz określić odbiorców wiadomości e-mail, temat, treść i wszelkie szczegóły, które chcesz uwzględnić w wiadomości e-mail.
Krok 5: Dodaj dodatkowe warunki lub akcje
Możesz wprowadzić do swojej automatyzacji dodatkową logikę i akcje w oparciu o poprzednie akcje. W razie potrzeby możesz to zrobić, powtarzając kroki 4 i 5.
Krok 6: Przetestuj automatyzację
Przed uruchomieniem nowo utworzonej automatyzacji kliknij Testuj automatyzację, aby sprawdzić, czy wyzwalacz i akcje zostały skonfigurowane zgodnie z zamierzeniami.
Krok 7: Włącz automatyzację
Gdy będziesz mieć pewność co do swojej konfiguracji, możesz włączyć automatyzację. Pamiętaj, że gdy włączona jest automatyzacja Airtable, nie będzie ona miała zastosowania do istniejących rekordów, które spełniają konfigurację wyzwalacza.
Jak zintegrować automatyzację Airtable
Automatyzacja Airtable nie ogranicza się tylko do tworzenia/aktualizowania rekordów bazowych i wysyłania e-maili. Możesz go także zintegrować z aplikacjami zewnętrznymi, takimi jak Slack, Microsoft Teams, Gmail, Dokumenty Google, Kalendarz Google, Formularze Google, Arkusze Google, Poczta Outlook, Kalendarz Outlook, Problemy GitHub, Strony na Facebooku, Salesforce, Jira Cloud, Jira Server / Data Center , Twilio i Hootsuite.
Oto kilka przykładowych przypadków użycia zewnętrznych integracji automatyzacji Airtable:
Ograniczenia automatyzacji Airtable
Chociaż automatyka w Airtable może być całkiem przydatna, ma pewne ograniczenia. Dla każdej bazy Airtable możesz mieć maksymalnie 50 przepływów pracy automatyzacji, niezależnie od tego, czy są one aktywne, czy nieaktywne. Można to jednak obejść, łącząc wiele działań w jedną automatyzację.
Każda automatyzacja Airtable może mieć do 25 akcji. Nie stanowi to również dużej przeszkody, ponieważ wynik jednego działania może być wejściem dla innego w tym samym przepływie pracy. Ponadto automatyka Airtable ma różne limity działania, w zależności od planu. Obejmuje to zarówno udane, jak i nieudane przebiegi.
Plan stołu powietrznego
Działa miesięcznie
Bezpłatny
100
Zespół
25 000
Biznes
100 000
Przedsiębiorstwo
500 000
Airtable przechowuje historię przebiegów automatyzacji ze szczegółami każdej wykonanej automatyzacji. Zakres tej funkcji zależy również od planu przestrzeni roboczej.
Plan stołu powietrznego
Uruchom historię
Bezpłatny
2 tygodnie
Zespół
6 miesięcy
Biznes
1 rok
Przedsiębiorstwo
3 lata
W bezpłatnej wersji Airtable możesz wysyłać automatyczne e-maile tylko do współpracowników z wybranej bazy. Można to jednak skonfigurować dla zewnętrznych adresów e-mail w innych planach przestrzeni roboczej.
Tylko nowe zmiany mogą uruchomić automatyzację. Dodatkowo warto wspomnieć, że w planie Free nie są dostępne integracje z Google Docs, Salesforce, Jira Cloud, Jira Server/Data Center i Twilio.
Oszczędzaj czas dzięki automatyzacji Airtable
Automatyzacja w Airtable to skuteczne sposoby optymalizacji procesów i ograniczenia pracy ręcznej. Dzięki odpowiedniej konfiguracji przepływu pracy możesz odzyskać kilka godzin tygodniowo w ramach rutynowego zarządzania projektami.
Zatem następnym razem, gdy będziesz konfigurować projekt, poświęć czas i wysiłek na skonfigurowanie automatyzacji Airtable, abyś mógł się zrelaksować i pozwolić, aby zadania wykonały się same.