To niesamowite oprogramowanie do zarządzania projektami agencji może Cię uratować, jeśli zarządzanie projektami agencji jest dla Ciebie wyzwaniem.
Marketing cyfrowy stał się złotym standardem marketingowym dla każdego produktu i usługi. Większość firm wymagających marketingu cyfrowego może nie zarządzać funkcjonalnie marketingiem online, ponieważ brakuje im dedykowanego zespołu.
Aby wypełnić tę pustkę, powstało wiele agencji marketingu cyfrowego. W związku z tym narzędzia do zarządzania projektami agencyjnymi stały się koniecznością dla takich agencji.
W tym artykule przedstawimy wiodące i niedrogie oprogramowanie do zarządzania agencjami, z którego może korzystać Twój zespół marketingowy.
Spis treści:
Typowe problemy napotykane przez agencje marketingowe
#1. Zarządzanie klientem
Większość agencji marketingowych twierdzi, że zarządzanie klientami w czasie rzeczywistym jest głównym wyzwaniem. Gdy Twoja agencja się rozrośnie, będziesz zarządzać od 5 do 10 klientami jednocześnie. Jest to również niezbędne dla przychodów i rentowności. Ale codzienne nadzorowanie projektów wszystkich klientów i raportowanie postępów jest zniechęcające.
#2. Zarządzanie projektami
Wraz ze wzrostem klienteli rośnie liczba aktywnych projektów. Nie możesz już zarządzać tymi projektami w arkuszu kalkulacyjnym. Nie wspominając o błędach ludzkich, przypadkowym usunięciu zadań, zadaniach oczekujących od dłuższego czasu, braku zasobów na zadania itd., które sprawiają, że zarządzanie agencją jest koszmarem.
#3. Współpraca
Kiedy założysz agencję marketingu cyfrowego i zaakceptujesz projekty klientów, wkrótce zobaczysz, że zespół projektowy pracuje w silosach.
Właściciele agencji często zauważają, że zespół jest zajęty zadaniami, które lubią, najczęściej łatwymi. Trudno im też komunikować się z całym zespołem na temat realizacji zadań, opracowywania treści itp.
#4. Zarządzanie zasobami marketingowymi
Zarządzanie wieloma klientami oznacza, że skończysz na mieszaniu treści dla jednego klienta z drugim. Nie wspominając o tym, że przechowywanie wszystkiego na komputerach oddzielnych twórców treści utrudnia dostęp do zasobów multimedialnych, gdy media społecznościowe lub zespół zarządzający PPC muszą publikować treści.
#5. Terminowa dostawa materiałów projektowych
Członkowie Twojego zespołu projektowego mogą zwlekać z terminowym dostarczaniem rezultatów projektu, ponieważ nie masz jasnego nadzoru nad projektem.
Alternatywnie, Twój zasób medialny, treść, posty w mediach społecznościowych, reklamy PPC itp. są gotowe, ale zaniepokojony zespół nie wykonuje swoich zadań.
Nie wspominając o tym, że okazuje się, że żądana treść została utworzona, ale nikt nie pomyślał o przesłaniu jej pocztą elektroniczną do klienta.
Niezależnie od przyczyny, jeśli prowadzisz agencję marketingu cyfrowego, będziesz musiał doświadczyć opóźnień w projektach klientów.
Co to jest oprogramowanie do zarządzania projektami agencji?
Narzędzia do zarządzania projektami agencji to specjalne aplikacje do pracy, które pomagają agencjom zajmującym się marketingiem cyfrowym.
Oprogramowanie do zarządzania projektami agencji zazwyczaj zawiera następujące funkcje:
- Centrum dowodzenia agencji lub pulpit nawigacyjny zapewniający całościowy widok wszystkich projektów na jednym ekranie
- Automatyczne wprowadzanie grafiku dla projektów godzinowych
- Bezpieczne i scentralizowane repozytorium treści dla wszystkich kreatywnych zasobów
- Cyfrowe tablice do sesji burzy mózgów
- Narzędzie do analizy danych do tworzenia raportów projektowych
- Dostęp do narzędzi oparty na rolach zapewniający bezproblemową współpracę zewnętrzną i wewnętrzną
- Dostęp do aplikacji służbowych z dowolnego miejsca na dowolnym urządzeniu bez narażania bezpieczeństwa
- Narzędzia do zarządzania projektami, takie jak wykresy Gantta, zarządzanie zależnościami, macierz priorytetów itp.
Kiedy przenosisz projekty swojej agencji do takiej aplikacji i wdrażasz jej użycie dla wszystkich projektów klientów w zespołach, eliminujesz większość wąskich gardeł w zarządzaniu projektem.
Jak pomaga oprogramowanie do zarządzania projektami agencji?
- Zyskujesz pełną kontrolę nad wszystkimi projektami klienta dzięki widokowi pulpitu bieżących projektów.
- Monitoruj wykorzystanie zasobów projektu w ciągu dnia i racjonalnie przydzielaj zadania.
- Stwórz spis umiejętności, aby nie angażować się w projekt klienta, dla którego niezbędne umiejętności są niedostępne.
- Zapewnij zespołowi projektowemu łatwy dostęp do aplikacji biznesowych, zasobów multimedialnych, treści itd. ze scentralizowanego oprogramowania.
- Rejestruj działania wszystkich zasobów projektu na potrzeby audytu i oceny wydajności.
- Nigdy nie przegap żadnych płatnych godzin ani treści z projektu klienta.
- Zapewnij członkom zespołu dostępną przestrzeń roboczą do łatwej współpracy nad pomysłami, zasobami kreatywnymi, treścią, kodami itp.
Do tej pory zapoznałeś się z podstawami oprogramowania do zarządzania projektami agencyjnymi. Teraz znajdź poniżej kilka wyjątkowych aplikacji do zarządzania agencjami, z których odnoszą sukcesy agencje marketingu cyfrowego na całym świecie:
Poniedziałek
Jeśli jesteś agencją kreatywną, monday.com pozwala zarządzać wszystkim — projektami, kampaniami marketingowymi, lejkami sprzedaży, kalendarzami wydarzeń i nie tylko. Tutaj agencje mogą śledzić projekty klientów, zarządzać historią klienta, planować zadania wewnętrzne, współpracować przy projektach oraz zarządzać fakturami i płatnościami.
Na monday.com firmy mogą łatwo przydzielać zadania kolegom z zespołu i je śledzić. Po przydzieleniu nowego zadania osoba otrzymuje powiadomienie, co zwiększa własność i odpowiedzialność. Wszystkie projekty i zadania można przeglądać w widoku osi czasu i kalendarza.
monday.com pomaga skutecznie dotrzymywać terminów, wyświetlając status projektu i termin na pierwszy rzut oka. Dzięki temu zespoły mogą wiedzieć, które projekty są na dobrej drodze, a które są zaległe. Dostępna jest również tablica do udostępniania i różne szablony.
Ta platforma ma również funkcję śledzenia czasu, aby śledzić czas spędzany na każdym zadaniu i projekcie. Co więcej, jeśli klienci płacą za godzinę, możesz użyć tego samego narzędzia do rejestrowania całkowitego czasu zainwestowanego w projekt do celów rozliczeniowych.
Wrike
Wrike to skuteczne oprogramowanie do zarządzania projektami agencyjnymi, które pozwala wykonać więcej projektów w krótszym czasie. Oferuje widok 360° na każde zadanie i projekt, który masz na rękach, aby zmaksymalizować zysk.
Ta platforma to ujednolicona przestrzeń robocza, w której przechowywane są wszystkie Twoje zasoby, aby zwiększyć Twoją wydajność i usprawnić komunikację w zespole. Ponieważ koledzy mogą bezproblemowo współpracować, nie będzie przeszkód na drodze i większa produktywność.
Co więcej, to narzędzie pomaga w zapewnieniu widoczności i przejrzystości, dzięki czemu możesz uszczęśliwić każdego interesariusza i oczekiwać od niego lojalności. Inne wyróżnione cechy to:
- Narzędzie do oznaczania wizualnego w czasie rzeczywistym
- Widok zadań
- Udostępnione kalendarze zespołu
- Wykres Gantta jednym kliknięciem
- Śledzenie czasu
- Dostosowanie przepływu pracy
Jeśli korzystasz z tego oprogramowania, nie musisz przełączać się między innymi używanymi aplikacjami. Obsługuje integrację z Salesforce, Tableau, Google Drive, SharePoint, OneDrive, Jira, MS Excel, Slack, Dropbox i HubSpot.
Analityka Agencji
AgencyAnalytics to niezawodne narzędzie dla agencji marketingowych. Umożliwia skalowanie działalności dzięki funkcjom takim jak automatyczne raportowanie klientów i konfigurowalne pulpity nawigacyjne. Agencje otrzymają również następujące atrybuty z tego narzędzia:
- Konfigurowalne szablony raportów marketingowych
- Narzędzie do tworzenia raportów metodą „przeciągnij i upuść” do automatyzacji
- Spersonalizowany pulpit nawigacyjny z niestandardowymi wskaźnikami, celami, widżetami i treściami, które można osadzić
- Funkcja do śledzenia postępów w osiąganiu celów
- Pakiet narzędzi SEO do audytów witryn, rankingów słów kluczowych i monitorowania linków zwrotnych
Co więcej, możesz połączyć się z ponad 70 kanałami marketingowymi AgencyAnalytics, w tym Ahrefs, Amazon ads, BrightLocal, Campaign Monitor, Drip, Facebook Ads, Google Ads, Google Analytics, HubSpot, Instagram, LinkedIn, Mailchimp, Moz, Semrush, Shopify, Stripe , YouTube, Vimeo, WooCommerce.
Produktywny
Productive to idealne miejsce dla wszystkich agencji poszukujących rentowności i silnej kontroli nad swoją działalnością. Ta skalowalna platforma może służyć do konsolidacji danych, planowania zasobów, złożonego budżetowania i nie tylko.
Dodatkowo firmy marketingowe mogą również używać go do przechowywania danych finansowych, zarządzania leadami, tworzenia budżetów i komunikacji w zespole. Jeśli chcesz szybciej realizować swoje projekty, skorzystaj z tej platformy, aby wszyscy członkowie zespołu byli skupieni na ich priorytetach, a tym samym usprawnić pracę nad projektem.
Productive może również śledzić czas rozliczenia, aby zaoszczędzić czas, automatycznie generując faktury. Ponadto ta sama platforma może monitorować budżet i marże zysku w czasie rzeczywistym.
Whatagraph
Każda agencja marketingowa musi tworzyć wiele raportów dla zespołów i klientów. Whatagraph ułatwia to zadanie, automatyzując procesy tworzenia i dostarczania raportów. Platforma ta jest nie tylko przyjazna dla użytkownika i skalowalna, ale także zdolna do pobierania danych z ponad 40 źródeł w celu ich przejrzystej prezentacji.
Agencje mogą korzystać z dowolnych gotowych szablonów lub tworzyć raport od podstaw. Jego widżety typu „przeciągnij i upuść” zapewniają elastyczność dla użytkowników. Możesz także mieszać dane na Whatagraph za pomocą niestandardowych formuł.
Co więcej, platforma ta obsługuje udostępnianie raportów na żywo za pomocą linków i raportów harmonogramu, aby były automatycznie wysyłane. Daje również przegląd wyników według zespołów, kont lub regionów.
Ul
Hive oferuje wszystkie narzędzia, których potrzebuje agencja marketingowa, aby doskonalić się w zarządzaniu projektami. Tutaj możesz zaplanować i zorganizować wiele złożonych projektów i zadań. Nadaje się również do ustawiania linii bazowych projektu i przydzielania zadań różnym członkom zespołu.
Możesz tutaj oznaczać i kategoryzować działania, aby uzyskać pełną widoczność swoich działań w czasie rzeczywistym. Można używać tej samej platformy do rejestrowania czasu i rozliczanych godzin. Hive może również scentralizować zatwierdzenia, opinie i prośby klientów.
Gainapp
Gainapp jest szczególnie odpowiedni dla agencji marketingu cyfrowego, które kładą nacisk na zaangażowanie w mediach społecznościowych. W kampaniach w mediach społecznościowych Twoja agencja musi współpracować z zespołem klienta i twórców treści w czasie rzeczywistym.
Projekty i kopie tekstowe muszą przejść od twórcy treści do klienta iz powrotem, aby uzyskać informacje zwrotne na temat projektu, sugestie kreatywne i zatwierdzenia. Możesz to wszystko zrobić bez wysiłku w Gainapp.
Gainapp tworzy następujący, łatwy w użyciu przepływ pracy dla Twojej agencji marketingu w mediach społecznościowych:
- Twórz, importuj i przesyłaj treści i kopie kreacji
- Umieść całą zawartość w bezpiecznym magazynie w chmurze w przegródkach
- Udostępnij wymaganą przegródkę klientowi, aby uzyskać informacje zwrotne i sugestie
- Menedżerowie klientów i agencji mogą automatycznie zatwierdzać treści
- Opublikuj treść na uchwytach w mediach społecznościowych
Możesz rozpocząć bezpłatny okres próbny, aby dowiedzieć się o ich interfejsie, zanim przejdziesz do płatnych planów.
Praca zespołowa
Możesz użyć pracy zespołowej, aby podzielić złożone projekty na wiele zadań i podzadań. Następnie uporządkuj je na osi czasu zgodnie z ich zabudżetowanym czasem do ukończenia, terminami i zależnościami.
Nie dotyczy to tylko jednego projektu. Możesz to zrobić dla jak największej liczby projektów, zarówno cyklicznych, rozliczanych godzinowo, jak i jednorazowych.
Oto kluczowe cechy tego oprogramowania do zarządzania projektami agencji:
- Zarządzaj nieograniczoną liczbą prostych lub złożonych projektów klientów
- Śledź i monitoruj wszystkie płatne godziny
- Klienci mogą również uzyskać dostęp do przyściennej wersji aplikacji
- Skaluj w górę i w dół wraz ze wzrostem lub spadkiem projektów klientów
W chwili pisania tego tekstu ponad 6000 globalnych agencji korzysta z Teamwork do wydajnego i niedrogiego zarządzania projektami dla agencji zdalnych, stacjonarnych i hybrydowych.
Accelo
Accelo stało się wiodącym producentem oprogramowania do automatyzacji biznesu z agencji cyfrowej. Dzięki temu rozumie bolączki zarządzania agencjami marketingu cyfrowego.
Dzięki swojemu doświadczeniu w branży stworzył narzędzie do zarządzania agencjami Accelo, które przynosi korzyści w następujących punktach:
- Łączy pracowników, rozliczenia i klientów w jednej centralnej aplikacji
- Dokładnie rejestruj wszystkie płatne godziny
- Zsynchronizuj harmonogramy wszystkich pracowników Twojej agencji marketingu cyfrowego, aby efektywnie wykorzystać dzień pracy personelu
- Stwórz bezproblemowe medium komunikacji z klientem, aby był szczęśliwy
- Utrzymuj projekty klientów w budżecie
- Zarządzanie projektami online dla jednorazowych, godzinowych i cyklicznych projektów klientów
- Spraw, aby Twoja agencja przynosiła zyski od pierwszego dnia, zmniejszając straty godzinowe i przecieki naliczane na rachunek
Improwizacja
Impprovado stosuje technikę Extract, Transform i Load lub narzędzia ETL do integracji danych. Za pomocą ETL narzędzie agreguje dane marketingowe agencji z różnych projektów, zespołów, poszczególnych pracowników i aplikacji biznesowych, aby zapewnić przejrzysty wgląd w status agencji.
Narzędzie umożliwia łączenie zewnętrznych źródeł danych z różnych platform kampanii, takich jak Google Ads, Instagram, Twitter, Shopify, Bing Ads, LinkedIn, YouTube, Facebook Ads i tak dalej.
Po zebraniu danych projektu z powyższych źródeł możesz tworzyć wizualizacje danych na platformach takich jak Google Data Studio, Tableau, Power BI i Looker bezpośrednio z aplikacji internetowej Impprovado.
Możesz także przechowywać dane agencji marketingu cyfrowego na solidnych platformach baz danych, takich jak PostgreSQL, Google Big Query, ClickHouse, MariaDB, Snowflake i innych.
Ostatnie słowa
Według niedawnej ankiety na temat globalnego biznesu marketingu cyfrowego, Expert Market Research (EMR) poinformował, że marketing cyfrowy stworzył ogromny biznes o wartości około 305 miliardów dolarów w 2020 roku.
Raport mówi również, że branża powinna osiągnąć łączną roczną stopę wzrostu (CAGR) na poziomie 17,6% od 2021 do 2026 roku i zgromadzi około 807 miliardów dolarów przychodów do końca 2026 roku.
Krótko mówiąc, agencje marketingu cyfrowego są tutaj, aby pozostać. Muszą jednak zastosować oprogramowanie do zarządzania projektami agencji, aby ułatwić zarządzanie klientami.
Następnie możesz wypróbować narzędzia marketingu cyfrowego, aby zwiększyć przychody i zaangażowanie.