Jak narzędzia do współpracy w chmurze zmieniają kształt firm [25 Tools Discussed]

Współpraca w oparciu o chmurę obliczeniową to efektywny sposób na zintegrowanie zespołu w jednym, wirtualnym środowisku, pozwalając mu na harmonijną pracę nad projektami, dokumentami i rozmaitymi zasobami.

Obecnie, wiele firm oferuje swoim pracownikom możliwość pracy zdalnej, co otwiera drzwi do pozyskiwania utalentowanych osób z różnych zakątków globu.

Jednakże, organizacja współpracy, komunikacji i zarządzania plikami może stanowić wyzwanie, szczególnie gdy zespół działa z rozproszonych lokalizacji.

Migracja działań do chmury staje się tu idealnym rozwiązaniem. W dzisiejszych czasach to już nie tylko opcja, lecz konieczność dla przedsiębiorstw, zwłaszcza tych z rozproszonym zespołem.

Współpraca w chmurze jest ekonomiczna, łatwo skalowalna i umożliwia zespołom efektywną interakcję, kooperację oraz zarządzanie zadaniami. Potencjał ten wzrasta jeszcze bardziej, gdy korzystamy z odpowiednich narzędzi.

W tym opracowaniu szczegółowo przeanalizuję istotę współpracy w chmurze, jej wpływ na transformację biznesu, a także przedstawię sprawdzone narzędzia, które możesz wdrożyć.

Zaczynajmy!

Czym jest współpraca w chmurze?

Współpraca w chmurze to podejście, które umożliwia pracownikom wspólną pracę i łatwy dostęp do zasobów przechowywanych online, pod warunkiem posiadania właściwych uprawnień.

Wykorzystując narzędzia do współpracy w chmurze, firmy mogą umożliwić pracownikom przeglądanie i modyfikowanie dokumentów z dowolnej lokalizacji i o dowolnej porze, a także jednoczesną pracę nad tym samym plikiem. Po wprowadzeniu i zsynchronizowaniu zmian, każdy członek zespołu ma dostęp do najnowszej wersji projektu.

Co więcej, rozwiązania do współpracy w chmurze zapewniają wgląd w to, kto aktualnie przegląda dany dokument. Komunikacja z członkami zespołu podczas realizacji projektu jest możliwa za pośrednictwem czatu lub funkcji komentowania. To ułatwia zespołom współpracę i osiąganie celów bez konieczności bycia w jednym miejscu, co jest szczególnie korzystne dla zespołów hybrydowych i zdalnych.

Współpraca w chmurze kontra tradycyjna

Współpraca w chmurze	Tradycyjna współpraca
Dzięki rozwiązaniom w chmurze można pracować zdalnie i efektywnie współpracować z zespołem, niezależnie od lokalizacji.	W tradycyjnym modelu trzeba się fizycznie spotykać, aby omawiać zmiany w dokumentach lub plikach.
Zwiększa produktywność i efektywność pracy.	Może wpływać na produktywność, ale efektywność może być niższa.
Koszty operacyjne są niższe niż w przypadku tradycyjnej współpracy.	Wymaga większych nakładów finansowych na infrastrukturę biurową, media, sprzęt itp.
Koszty administracyjne i licencyjne są bardziej elastyczne.	Administracja i koszty licencji są mniej elastyczne.
Oferuje skalowalną przestrzeń roboczą.	Pozwala na określoną liczbę współpracowników.
Centralizuje aktualizacje i edycje dokumentów, rejestrując zmiany.	Kontrola wersji jest problematyczna, trudno śledzić zmiany i ich autorów.

Kluczowe elementy współpracy w chmurze

System współpracy w chmurze bazuje na następujących fundamentach:

• Udostępnianie i przechowywanie dokumentów: Współpraca w chmurze umożliwia przechowywanie i udostępnianie dokumentów na dowolnym urządzeniu z opcją wspólnej edycji. Możesz dać dostęp członkom zespołu, aby mogli wprowadzać zmiany i aktualizacje z każdego miejsca i w dowolnym czasie.
• Zarządzanie projektami i zadaniami: Rozwiązania chmurowe zapewniają elastyczne i łatwe zarządzanie projektami i zadaniami. Możesz śledzić postępy, monitorować zadania i dbać o realizację celów w wyznaczonym terminie.
• Komunikacja i przesyłanie wiadomości: Komunikacja staje się prosta dzięki chmurze, oferując wideokonferencje, wiadomości błyskawiczne, czat grupowy, systemy telefoniczne i wiele innych. Szeroki wachlarz narzędzi usprawnia współpracę dzięki efektywnej komunikacji.

Korzyści z wykorzystania chmury we współpracy

#1. Lepsza współpraca zespołowa

Gdy wszystkie materiały związane z projektem są przechowywane w jednym, centralnym miejscu, łatwiej je wyszukać, uzyskać do nich dostęp i dokonać edycji. Nie ma już potrzeby ciągłego przesyłania e-maili z aktualnymi wersjami plików.

Dzięki temu, że członkowie zespołu mają dostęp do tej samej, aktualnej wersji dokumentu, dyskusje są bardziej płynne, wszyscy mają dostęp do tych samych informacji, co usprawnia współpracę. Każdy ma równe szanse, aby aktywnie uczestniczyć w projekcie.

#2. Wsparcie dla pracy zdalnej

Współpraca w chmurze umożliwia firmom zatrudnianie talentów z całego świata i pracę w trybie zdalnym. Ułatwia zespołom zdalnym współpracę bez względu na czas i miejsce. To przekłada się na większą elastyczność, produktywność i efektywność pracy.

#3. Szybszy dostęp do danych

Serwery pocztowe często ograniczają wielkość załączników do 20-25 MB. Udostępnianie większych plików wymaga przesyłania ich za pomocą zewnętrznych dysków i urządzeń USB, co jest czasochłonne.

Współpraca w chmurze umożliwia szybkie udostępnianie dużych plików bez opóźnień. Po przesłaniu dokumentu do chmury, link można udostępnić członkom zespołu i dać im dostęp.

#4. Usprawniony przepływ pracy

Współpraca w chmurze pomaga zespołowi pracować wydajniej i szybciej dzięki usprawnieniu przepływu pracy. Zapewnia elastyczność w planowaniu pracy i jej udostępnianiu współpracownikom w różnych strefach czasowych. Dzięki chmurze każdy ma dostęp do plików i może je udostępniać z dowolnego miejsca.

#5. Aktualizacje w czasie rzeczywistym

Gdy którykolwiek z członków zespołu edytuje lub aktualizuje dokument w chmurze, zmiany są widoczne dla pozostałych w czasie rzeczywistym. Narzędzia do współpracy w chmurze oferują system powiadomień o aktualizacjach dokumentów.

Praktyczne wskazówki dotyczące współpracy w chmurze

• Konieczne jest regularne monitorowanie przepływu pracy, współpraca z zespołem i wprowadzanie potrzebnych modyfikacji.
• Bezpieczeństwo jest kluczowe, dlatego warto skonsultować z zespołem ds. bezpieczeństwa kwestie dostępu i uprawnień.
• Zalecane jest opracowanie strategii wdrażania i szkoleń w zakresie skalowalności.

Przyjrzyjmy się teraz niektórym narzędziom do współpracy w chmurze i ich wpływowi na biznes.

Współpraca w planowaniu spotkań

Doodle

Zaplanuj spotkania szybko i łatwo za pomocą Doodle – narzędzia do współpracy podczas planowania spotkań. Ułatwia ono szybką rezerwację spotkań z klientami i współpracownikami.

Niezależnie od tego, czy prowadzisz rekrutację, sprzedaż, działalność edukacyjną, non-profit, czy jesteś freelancerem, Doodle umożliwia reorganizację spotkań grupowych za pomocą zaledwie kilku kliknięć, eliminując podwójne rezerwacje.

Calendly

Calendly przyspiesza planowanie spotkań dzięki automatyzacji, eliminując potrzebę ciągłego sprawdzania terminów w e-mailach.

Możesz zwiększyć przychody, finalizować więcej transakcji, przyspieszyć sprzedaż, nawiązywać kontakty i osiągać realne rezultaty. Udostępniając swoją dostępność, umożliwiasz potencjalnym kandydatom i klientom umawianie spotkań.

Współpraca w zakresie wiedzy

Coda

Połącz swoje narzędzia i zespoły z Coda, aby zapewnić zorganizowaną pracę. Łączy strukturę arkuszy kalkulacyjnych, funkcjonalność aplikacji, elastyczność dokumentów i inteligencję sztucznej inteligencji.

Coda pozwala każdemu projektować aplikacje z wykorzystaniem automatyzacji, przycisków i formuł. Możesz wyeliminować nudne arkusze kalkulacyjne, tworząc tabele, edycje i widoki. Zapewnia zespołowi scentralizowane miejsce do budowania strategii i planowania zadań.

Co więcej, Coda umożliwia Twojemu zespołowi szybkie korzystanie z dokumentów lub aplikacji, efektywną współpracę i szybsze podejmowanie decyzji.

Cofluence

Cofluence angażuje odpowiednich ludzi w strategiczne rozmowy w celu osiągnięcia doskonałych wyników. Umożliwia współpracę i otwarte uczestnictwo zespołu w tworzeniu planów działania i nowych podejść.

Cofluence pomaga również w projektowaniu interaktywnych sesji, uwzględniając kontekst przyszły i obecne okoliczności.

Notion

Poznaj zintegrowaną przestrzeń roboczą, w której możesz pracować szybciej i lepiej, wykorzystując sztuczną inteligencję w Notion. Oferuje całą pracę w jednym, centralnym miejscu. Dzięki prostym i efektywnym dokumentom nowej generacji możesz łatwo się komunikować.

Możesz zarządzać dowolnym projektem bez konieczności korzystania z odrębnego systemu. Notion AI zapewnia dostęp do nieograniczonej mocy, dzięki której możesz lepiej myśleć, pracować szybciej i pisać bardziej efektywnie. Możesz wizualizować, sortować i filtrować zadania lub elementy według pilności lub priorytetu.

Udostępnianie plików

Dysk Google

Dysk Google umożliwia przechowywanie i udostępnianie dokumentów z komputera, tabletu lub telefonu. Umożliwia bezpieczną współpracę nad plikami i folderami. Udostępniane pliki są skanowane w celu usunięcia spamu i złośliwego oprogramowania.

Możesz łatwo tworzyć treści i efektywniej współpracować z członkami zespołu dzięki integracji Dysku z dokumentami, slajdami i arkuszami. Zaawansowane wyszukiwanie Google jest wbudowane w Dysk, co zapewnia niezawodność, szybkość i współpracę.

Sync

Sync to bezpieczna platforma do przechowywania plików i współpracy. Pozwala na zdalny dostęp z dowolnego urządzenia i zarządzanie uprawnieniami w celu ochrony ważnych danych.

Aplikacja Sync łączy zespoły, klientów i partnerów. Umożliwia synchronizację z komputerami, urządzeniami mobilnymi i plikami, zapewniając wszystkim dostęp do najnowszych zmian.

Microsoft 365 OneDrive

Zapisuj swoje pliki i zdjęcia w Microsoft 365 OneDrive, aby mieć do nich dostęp z każdego miejsca i urządzenia. Nawet w przypadku utraty urządzenia, pliki i zdjęcia pozostają bezpieczne.

OneDrive oferuje 1 TB przestrzeni w chmurze, ochronę przed ransomware, udostępnianie plików i wiele innych. Za pomocą urządzenia mobilnego możesz skanować i przechowywać wizytówki, paragony, notatki i dokumenty.

Dropbox

Dropbox to wszechstronne narzędzie do tworzenia, zarządzania, udostępniania i śledzenia plików. Zapewnia przestrzeń dyskową i funkcje bezpieczeństwa, takie jak ochrona hasłem, historia przeglądania, znaki wodne i odzyskiwanie plików.

Możesz udostępniać linki i śledzić dostęp do plików. Dropbox ułatwia współpracę i zarządzanie firmą przy użyciu różnych narzędzi.

Współpraca w zakresie pomysłów

Whimsical

Whimsical to platforma do wizualnej współpracy, oferująca tablice, diagramy i inne narzędzia. Obsługuje cztery formaty współpracy: schematy blokowe, modele szkieletowe, mapy myśli i dokumenty.

Dostępna jest szeroka gama elementów i szablonów, które ułatwiają realizację pomysłów. Whimsical eliminuje trudności we współpracy projektantów, inżynierów i menedżerów, co przyspiesza tworzenie produktów.

Można połączyć diagramy ze szczegółową dokumentacją, aby wszyscy byli na bieżąco z postępami.

Miro

Miro to przestrzeń robocza do wizualnej współpracy, która przyspiesza innowacje. Umożliwia tworzenie i udostępnianie spostrzeżeń, danych i diagramów w centralnym miejscu.

Miro zapewnia ciągłe zaangażowanie w strategię firmy i potrzeby klientów, umożliwiając definiowanie inicjatyw i celów, wizualizowanie zależności i planowanie działań.

Lucidchart

Lucidchart to inteligentna aplikacja do tworzenia diagramów, która jednoczy zespoły we współpracy i podejmowaniu decyzji. Pomaga w zrozumieniu złożonych zagadnień, ujednolica spostrzeżenia i wspomaga rozwój firmy.

Inteligentne diagramy Lucidchart pozwalają wizualizować złożone pomysły szybko i wspólnie. Można wizualizować systemy, procesy i strukturę organizacyjną zespołu. Zapewnia dostęp do tych samych informacji, wspiera realizację planów i wykorzystuje inteligencję nowej generacji.

Współpraca nad dokumentami

Google Workspace

Google Workspace to innowacyjne i elastyczne rozwiązanie dla firm, które ułatwia osiąganie celów. Pozwala być na bieżąco z wydarzeniami i nowościami.

Umożliwia odkrywanie nowych perspektyw zawodowych. Dzięki Duet AI, współpraca i produktywność rosną, a każdy członek organizacji ma kontrolę nad informacjami.

Microsoft 365

Zwiększ swoją produktywność dzięki aplikacjom Microsoft Excel, Word, Teams, PowerPoint i innym. Microsoft 365 umożliwia tworzenie postów, projektów, zaproszeń i innych treści z wykorzystaniem aplikacji do projektowania graficznego opartej na AI.

Niezależnie od tego, czy uczysz się zdalnie, kontaktujesz z rodziną i przyjaciółmi, czy współpracujesz z firmą, Microsoft 365 to wszechstronna platforma. Pomaga również w komunikacji z kolegami z klasy, rodziną i zespołem za pośrednictwem różnych urządzeń.

Współpraca w komunikacji

Google Meet

Google Meet to pojedyncza usługa do prowadzenia bezpiecznych wideokonferencji i rozmów na dowolnym urządzeniu.

W Meet możesz zebrać cały zespół, aby wspólnie realizować zadania, przedstawiać propozycje biznesowe, wyjaśniać wątpliwości i rozmawiać twarzą w twarz.

Zoom

Zoom umożliwia współpracę za pomocą czatu zespołowego, telefonu, tablicy, spotkań i innych narzędzi. Ułatwia komunikację i współpracę w klasach, salach konferencyjnych, salach operacyjnych itp.

Dialpad

Dialpad to aplikacja oparta na sztucznej inteligencji, która pomaga w sprzedaży, obsłudze klienta i współpracy. Oferuje:

• Zaawansowaną platformę do angażowania klientów i zespołów.
• Sprzedaż wychodzącą z coachingiem w czasie rzeczywistym.
• Inteligentny system telefoniczny dla firm.
• Wideokonferencje z transkrypcją.

Slack

Slack umożliwia natychmiastowy kontakt z zespołem, współpracę, rozmowy, wysyłanie wideo i audio. Zapewnia zorganizowaną przestrzeń dla wszystkich i wszystkiego, co potrzebne do efektywnej współpracy.

Współpraca w projektach

monday.com

Monday.com to platforma do zarządzania różnorodnymi projektami, która zwiększa efektywność, produktywność i spójność zespołu, dopasowując przepływ pracy do indywidualnych potrzeb.

Umożliwia podejmowanie decyzji na podstawie danych dzięki zaawansowanym panelom i pomaga zespołom wywierać wpływ.

Smartsheet

Smartsheet to platforma do zarządzania projektami, procesami i programami na dużą skalę. Umożliwia organizację planów, harmonogramów i zasobów.

Oferuje szereg przepływów pracy, pulpitów, raportów i widoków dostosowanych do potrzeb, od inicjacji projektu po jego zakończenie.

Asana

Asana to elastyczna platforma do współpracy nad projektami, która umożliwia zespołom efektywną pracę. Oferuje widok listy, osi czasu, tablice i inne narzędzia ułatwiające zarządzanie złożonymi projektami.

Współpraca w zakresie haseł i tajemnic

Passwork

Passwork umożliwia szybki dostęp do haseł w bezpiecznym środowisku. Administratorzy mogą nadzorować działania i prawa dostępu w celu ochrony bezpieczeństwa i prywatności.

Możesz zapraszać współpracowników do zarządzania uprawnieniami i folderami oraz otrzymywać raporty aktywności.

Keeper

Keeper zapewnia kontrolę, wgląd i bezpieczeństwo, wzmacniając cyberbezpieczeństwo organizacji. Umożliwia konfigurowanie użytkowników, tworzenie ról, egzekwowanie zasad, monitorowanie bezpieczeństwa danych oraz zarządzanie raportami aktywności.

Współpraca projektowa

Figma

Figma ułatwia współpracę projektantów i tworzenie wydajnych przepływów pracy. Pozwala na tworzenie prototypów w celu szybkiego testowania.

Programiści mogą uzyskać wgląd w projekty dzięki trybowi deweloperskiemu. Można również zaoszczędzić czas, wykorzystując zasoby wielokrotnego użytku.

Adobe Creative Cloud

Adobe Creative Cloud umożliwia tworzenie wysokiej jakości materiałów związanych z marką. Wspomaga współpracę zespołową w ramach spójnego przepływu pracy.

Podsumowanie

Narzędzia do współpracy w chmurze umożliwiają zespołom projektowym, studentom, projektantom, programistom i innym osobom efektywną współpracę z dowolnego miejsca i o dowolnej porze, zwiększając produktywność.

Przedstawiłem najlepsze narzędzia do współpracy w chmurze, które nadają się do różnych celów i wspomagają transformację biznesu i instytucji.

W kolejnym kroku sprawdź najlepsze narzędzia do współpracy nad dokumentami dla zespołów pracujących zdalnie.

Czy ten artykuł był pomocny?

Dziękujemy za Twoją ocenę!