Najlepsze narzędzia do współpracy przy dokumentach dla zespołów zdalnych [Notion + 8 Alternatives]

przez

Nagła zmiana w kierunku pracy z kultury domowej sprawiła, że ​​dokumenty online do współpracy zespołowej stały się nową normą. Współpraca zespołowa online umożliwiła pracę nad projektem zespołowym bez potrzeby fizycznej bliskości.

Praca zespołowa jest kluczem do efektywnej realizacji dużych projektów, ale wcześniej wymagała od członków zespołu fizycznej obecności w miejscu pracy w celu efektywnej współpracy. Nagły wzrost liczby pracowników pracujących w domu zmusił branżę do zmiany zwyczajów i poszukiwania alternatyw, takich jak dokumenty online do współpracy zespołowej.

Wyobraź sobie, że pracujesz nad projektem zespołowym, a Twój zespół ciężko pracuje, aby dotrzymać terminu. Jeden z członków zespołu nie może przyjść do pracy z powodu problemów osobistych. Projekt najprawdopodobniej zostanie opóźniony, chyba że Twój zespół korzysta z oprogramowania do współpracy przy dokumentach. Możesz zaprosić nieobecnego członka zespołu do oprogramowania do współpracy przy dokumentach, a projekt będzie kontynuowany w zwykłym tempie.

Przyjrzyjmy się najlepszym dokumentom online do współpracy zespołowej i ich zaletom.

Poniedziałek

Przymiotniki takie jak monotonny, nudny, nudny lub nużący pojawiają się, gdy ludzie myślą o poniedziałkach, ale Poniedziałek ma na celu zmianę całego pojęcia. Poniedziałek jest dostosowany do potrzeb pracowników pracujących nad projektem zespołowym. Zespoły mogą tworzyć spersonalizowane przepływy pracy, a Monday inteligentnie dostosowuje się do potrzeb zespołu.

Poniedziałek jest idealny dla firm każdej wielkości i zawiera mnóstwo funkcji.

  • Daje elastyczność w przydzielaniu zadań członkom zespołu i śledzeniu postępów każdego członka. Ta funkcja eliminuje brak przejrzystości obciążenia podczas pracy nad projektem online.
  • Ich interfejs użytkownika jest przejrzysty i umożliwia wizualizację większego obrazu dzięki intuicyjnemu i przyjaznemu dla użytkownika układowi.
  • Oznacz członków zespołu za pomocą @, co znacznie ułatwia komunikację. Członkowie zespołu nie muszą już komunikować się za pośrednictwem długich e-maili w przypadku najmniejszych potrzeb.
  • Zintegruj wszystkie aplikacje pod jednym dachem, aby uczynić je miejscem docelowym dla projektów zespołowych. W poniedziałek możesz przesyłać pliki z Dysku Google, Dropbox i innych.
  • Nie ogranicza się do jednej platformy; zamiast tego platforma zapewnia dostęp do projektu na wszystkich głównych platformach. Obecnie poniedziałek jest dostępny w Internecie, na urządzeniach z Androidem, iPhonie i iPadzie.

Kliknij w górę

Kliknij w górę to kompleksowa aplikacja, która ma na celu ułatwienie projektów współpracy zespołowej dzięki specjalistycznemu zestawowi funkcji. Jego w pełni konfigurowalne i unikalne funkcje sprawiają, że jest niezbędny dla firm każdej wielkości. Za pomocą ClickUp możesz łatwo zarządzać zadaniami grupowymi, dokumentami, przypomnieniami, celami, kalendarzami i nie tylko.

Otrzymasz również funkcję przesyłania wiadomości, dzięki której możesz wysyłać wiadomości indywidualne lub grupowe na tej samej platformie.

Niektóre korzyści z korzystania z tej platformy to:

  • Masz osiem różnych opcji widoku do zarządzania projektami współpracy zespołowej.
  • Zdarza się, że członek zespołu pracuje jednocześnie nad wieloma projektami. ClickUp umożliwia tworzenie niestandardowych, edytowalnych statusów dla każdego indywidualnego projektu.
  • Jest to idealne narzędzie dla administratorów, ponieważ mogą przydzielać zadania wielu członkom jednocześnie. Administratorzy mogą śledzić każde przydzielone zadanie za pomocą widoku tabeli i funkcji wielozadaniowości.
  • ClickUp wykorzystuje metodologię SCRUM, aby zapewnić pouczający, ale prosty wgląd w różne parametry na platformie.
  • Integracje z innymi firmami są bezproblemowe, a platforma pozwala na pobieranie plików ze wszystkich popularnych aplikacji.

Wypróbuj ClickUp, aby zobaczyć, jak to pomaga.

Dokument360

Dokument360 to platforma, na której zespoły mogą gromadzić i zapisywać ważne informacje w jednym miejscu. Zapewnia wszystko, czego potrzebujesz z narzędzia do współpracy nad dokumentami: łatwe udostępnianie, przepływ pracy, historię wersji, komentowanie, tagowanie, przypomnienia o przeglądach itp.

Oferuje bezproblemowy interfejs użytkownika, który ułatwia generowanie i rozpowszechnianie treści do przeglądu. Ma wbudowaną funkcję wyszukiwania, dzięki czemu użytkownik może szybko znaleźć informacje, których szuka w dokumentacji.

Twórz artykuły i zarządzaj nimi za pomocą zaawansowanych, gotowych do użycia funkcji dokumentacji, takich jak:

  • Twórz poradniki, standardowe procedury operacyjne, podręcznik dla pracowników, dokumenty referencyjne, dokumenty systemowe i informacje o wydaniu.
  • Document360 ma bogate edytory tekstu, takie jak edytory WYSIWYG i Markdown. Ponadto obsługiwane jest wiele wersji i komentowanie artykułów w celu wewnętrznej współpracy z członkami zespołu.
  • Menedżer kategorii pomaga w tworzeniu kategorii i podkategorii, grupowaniu porównywalnych plików i ustanawianiu dobrze zorganizowanej hierarchii wszystkich informacji.
  • Automatycznie przechowuje zawartość i zawsze możesz odzyskać poprzednią wersję usuniętej zawartości.
  • Document360 pozwala na zapewnienie wielu ról użytkownikom, co pozwala zarządzać tym, kto ma dostęp do jakich treści.
  • Pozwól swoim pracownikom lub klientom na łatwy dostęp do Twojej dokumentacji za pomocą bezproblemowego logowania.

Document360 łączy się z różnymi aplikacjami, w tym Microsoft Teams, Slack, Chrome, Zapier i Integrately, aby zapewnić bezproblemową współpracę zespołową.

Pisarz Zoho

Zoho to kolejne bogate w funkcje narzędzie do przetwarzania tekstu w chmurze, które synchronizuje dokumenty w czasie rzeczywistym. Zoho zapewnia, że ​​dokumenty MS Word zostaną zaimportowane na platformę bez żadnych błędów formatowania. Ponadto Zoho umożliwia współpracę przy projektach zespołowych przy użyciu funkcji udostępniania w czasie rzeczywistym. Gdy udostępniasz swoje dokumenty innym członkom zespołu, możesz zobaczyć ich ruchy kursora i wprowadzane przez nich zmiany.

Niektóre korzyści z używania Zoho Writera to:

  • Oparta na chmurze natura Zoho sprawia, że ​​współpraca zespołowa jest wydajna i szybka.
  • Dokumenty, które tworzysz w Zoho, nie zajmują lokalnej pamięci systemowej, a zamiast tego są przechowywane w chmurze.
  • Funkcja synchronizacji w czasie rzeczywistym gwarantuje, że Twoje dokumenty nigdy nie zostaną naruszone w przypadku katastrofy.
  • Zoho posiada nowy interfejs użytkownika z łatwą nawigacją do wszystkich najważniejszych opcji przetwarzania tekstu.
  • Administratorzy mogą kontrolować prawa dostępu każdego członka w projekcie zespołowym, a także przyznawać uprawnienia do określonych funkcji.

Papier Dropbox

Dropbox Paper to internetowy dokument do współpracy zespołowej od samego giganta technologicznego Dropbox. To oczywiste, że Dropbox Paper ma o wiele więcej korzyści, jeśli Twój zespół w dużej mierze polega na Dropbox do przechowywania plików. Zespoły mogą łatwo organizować dokumenty, przydzielać zadania, tworzyć systematyczne przepływy pracy i współpracować przy projektach.

Co więcej, narzędzia do zarządzania zadaniami w Dropbox Paper znacznie upraszczają funkcje, które w innym przypadku byłyby skomplikowane w scenariuszu online. Platforma pozwala wspominać o innych członkach grupy, przydzielać zadania innym i efektywnie zarządzać swoimi zadaniami do wykonania. Niektóre ekscytujące funkcje tej platformy obejmują:

  • Na Dropbox Paper możesz wymieniać się szeroką gamą multimediów, takich jak linki do YouTube, GIF-y, tablice Pinterest, lokalizacje w Mapach Google, dźwięk z SoundCloud i wiele innych.
  • Paper obsługuje osadzone podglądy plików odwrócenia i szkicu. Możesz także konwertować dokumenty na PPT bez korzystania z aplikacji innej firmy.
  • Możesz wybrać szablon dla swojego projektu z obszernej biblioteki szablonów w Dropbox Paper. Istnieje wiele szablonów do burzy mózgów, wprowadzania produktów, specyfikacji produktów, projektów śledzenia błędów i nie tylko.
  • Dropbox Paper oferuje opcję połączenia kalendarza z platformą. Cały Twój harmonogram pracy zostanie zsynchronizowany z platformą. Paper następnie dostosowuje się, zapewniając dostęp do programów, dokumentów pomocniczych, przydziałów zadań i spotkań bezpośrednio z aplikacji.
  • Aplikacja mobilna daje możliwość robienia zdjęć za pomocą aparatu i przekazywania informacji zwrotnych.

Dokumenty Google

Dokumenty Google to oprogramowanie do przetwarzania tekstu od Google, które wykorzystuje inne podejście do przetwarzania tekstu. Większość edytorów tekstu, takich jak Word i Open Office, pozostawała narzędziami offline, które były lokalnymi programami przechowywanymi na komputerze. Z drugiej strony Dokumenty Google to edytor tekstu oparty na chmurze, który do działania wymaga łączności online.

Wybór trasy online otwiera nowy świat innowacji dla edytora tekstu, takiego jak współpraca zespołowa. Dokumenty umożliwiają udostępnianie dokumentu innym członkom, dzięki czemu jest to platforma do podstawowej współpracy zespołowej. Pamiętaj, że Dokumenty to głównie edytor tekstu i nie otrzymasz dostosowanych funkcji, takich jak inne wykazy w artykule. To powiedziawszy, Dokumenty są nadal świetną opcją do współpracy zespołowej, głównie jeśli używasz ich jako głównego edytora tekstu.

Niektóre korzyści wynikające z korzystania z Dokumentów Google:

  • Dokumenty Google wysyłają powiadomienie jako e-mail, gdy dokument zostanie Ci udostępniony.
  • Członkowie nie muszą się rejestrować, zwłaszcza w przypadku Dokumentów; do korzystania z platformy wystarczy posiadanie konta Google.
  • Możesz wyświetlić ostatnie poprawki do dokumentu i członków, którzy wprowadzili poprawki.
  • W Dokumentach możesz bezproblemowo importować wszystkie ważne formaty dokumentów tekstowych.
  • Funkcja synchronizacji w czasie rzeczywistym zapewnia, że ​​nigdy nie stracisz żadnych danych podczas przerwy w sieci.

Jeśli w końcu korzystasz z Google Workspace w swojej firmie, możesz wypróbować to oprogramowanie, aby zmienić pocztę w potężne centrum pomocy.

Fragment

Fragment nie jest zwykłym edytorem tekstu; zamiast tego obsługuje głównie projekty współpracy zespołowej. Możesz tworzyć szybkie dynamiczne notatki, dokumenty, wiki, bazy wiedzy, projekty, elementy dostarczane przez klienta, dokumenty techniczne i nie tylko, korzystając z potężnych narzędzi do zarządzania w Bit. Co więcej, możesz stworzyć oddzielne obszary robocze dla wszystkich swoich projektów.

Współpraca na Bit jest wydajna i pomaga zachować przejrzystość między różnymi członkami zespołu.

Niektóre korzyści z używania Bitu:

  • Funkcja Workspace w Bit pozwala organizować projekty, klientów i zespoły. Możesz także przenosić dokumenty między różnymi obszarami roboczymi, eliminując kłopoty z wielokrotnym przesyłaniem tego samego pliku.
  • Funkcja wzmianek za pomocą „@” jest świetnym zwiększeniem wydajności podczas pracy w zespole.
  • Bit jest wyposażony w minimalistyczny, ale innowacyjny edytor, który pozwala bez wysiłku tworzyć dokumenty. Wydajność jest dodatkowo zwiększana przez połączenie edytora i funkcji współpracy w czasie rzeczywistym.
  • Możesz dodawać wizualne linki internetowe, multimedia, filmy, grafikę, projekty, osadzania, posty w mediach społecznościowych, ankiety i wiele więcej bezpośrednio do edytora.
  • Bit daje również funkcję śledzenia zaangażowania udostępnionych dokumentów. Te spostrzeżenia to świetny sposób na ulepszenie dokumentów i zwiększenie przyczepności.
  • Możesz zapisać wszystkie swoje niezbędne pliki na Bit, aby zwiększyć wieloplatformową użyteczność rozwiązania.

Zbieg

Zbieg to udostępniony obszar roboczy, który pozwala zespołom współpracować, organizować i wydajnie publikować. Jest otwarty i oparty na współpracy, pomagając Twojemu zespołowi w wydobyciu najlepszej wspólnej pracy. Często trudno jest śledzić zmiany, komentarze lub opinie innych członków zespołu, ale ta platforma rozwiązuje problem. Otrzymujesz uniwersalną opcję wyszukiwania, która umożliwia przeszukiwanie całego obszaru roboczego i znajdowanie pasujących informacji.

Niektóre korzyści z korzystania z tej platformy to:

  • Confluence umożliwia integrację aplikacji z Atlassian Marketplace. Atlassian Marketplace zawiera ponad 3000 aplikacji, które możesz dodać do platformy.
  • Platforma jest dostępna na wielu platformach, takich jak Android, iOS i Internet.
  • Oferuje pierwszorzędną integrację Jira bezpośrednio z platformą.
  • Dostajesz fantastyczne funkcje organizacyjne, a uniwersalna opcja wyszukiwania jest głównym przełomem.
  • W bibliotece szablonów jest mnóstwo pięknych szablonów dla marketingu, produktu, HR i innych.
  • Otrzymujesz bezproblemową integrację z popularnymi platformami, takimi jak Trello, Slack, Microsoft Office, Invision, Dropbox, Dysk Google i nie tylko.
  • Witryny Confluence przestrzegają zasad ochrony prywatności i sprawdzonych w branży standardów szyfrowania danych.

Microsoft Word

Microsoft Word od dłuższego czasu jest synonimem oprogramowania do przetwarzania tekstu. Word zawsze był liderem w branży w dostarczaniu uproszczonego, ale potężnego rozwiązania do przetwarzania tekstu. Mimo to Microsoft podniósł oprogramowanie na wyższy poziom, wprowadzając funkcje współpracy zespołowej. Najnowsza wersja programu Word zawiera wiele funkcji, takich jak:

  • Otrzymujesz funkcję przekształcania dokumentów w strony internetowe bez korzystania z aplikacji innych firm.
  • Możesz łatwo udostępnić dokument członkom zespołu, korzystając z funkcji udostępniania w czasie rzeczywistym w programie Word.
  • Word ma wbudowany tłumacz, który jest szczególnie pomocny podczas pracy z członkami z różnych środowisk kulturowych.
  • Modele 3D można dodawać bezpośrednio do dokumentów za pomocą programu Word.
  • Funkcja synchronizacji w czasie rzeczywistym gwarantuje, że nigdy nie stracisz swoich dokumentów.
  • Program Word jest teraz dostępny w systemach Android, iOS, w sieci Web i Windows, ułatwiając międzyplatformowe przepływy pracy.

Pojęcie

Spodziewałeś się tego, prawda?

Pojęcie to najbardziej bogata w funkcje i łatwa w użyciu platforma do współpracy zespołowej na tej liście. Platforma pozwala firmom usprawnić swoje operacje w celu wyznaczania celów, śledzenia statusu przepływu pracy, zarządzania potencjalnymi klientami i nie tylko za pomocą jednego scentralizowanego narzędzia. Jest wyposażony w interfejs typu „przeciągnij i upuść”, który pomaga organizować, zmieniać kolejność i opracowywać nowe pomysły lub plany.

Notion przynosi znaczące korzyści dla współpracy zespołowej, takie jak:

  • Notion pozwala firmom tworzyć i utrzymywać bazę wiedzy dla wielu zadań, takich jak wytyczne projektowe, instrukcje kodowania, przepływy pracy HR i inne.
  • Platforma ma wbudowany kalendarz i tablice Kanban, których członkowie zespołu mogą używać do tworzenia szybkich notatek i śledzenia swoich postępów.
  • Członkowie zespołu mogą dodawać komentarze do zadań i projektów dla lepszej komunikacji i przejrzystości.
  • Możesz użyć API Notion, aby zintegrować swoje systemy z różnymi aplikacjami innych firm, takimi jak Slack, Figma i Invision.
  • Tworzenie list rzeczy do zrobienia, przygotowywanie notatek ze spotkań i ustalanie cotygodniowych planów staje się zbyt łatwe dzięki zunifikowanej platformie.

Notion możesz też używać w swojej domenie niestandardowej. Jeśli jednak z jakiegoś powodu nie jesteś zadowolony, możesz wypróbować wyżej wymienione oprogramowanie do dokumentacji online do współpracy jako alternatywę dla Notion.

Ostatnia uwaga 👩‍💻

Współpraca zespołów online skutecznie tworzy projekty, unikając wad konwencjonalnego rozwoju, takich jak czasy podróży do biura i stałe godziny pracy. Korzystanie z dokumentu online jest niezbędne do organizowania przepływu pracy, ustalania planów i wielu innych.

Platformy takie jak Notion, Monday i Paper specjalnie obsługują projekty związane z zespołem dzięki specjalistycznemu zestawowi funkcji. Platformy te są idealne dla wszelkiego rodzaju firm i osób prywatnych.

Dokumenty Google, Word i Zoho to oprogramowanie do przetwarzania tekstu, które umożliwia współpracę w czasie rzeczywistym. To powiedziawszy, te aplikacje nie są wyposażone w funkcje organizacyjne, takie jak inne narzędzia z tej listy.

Następnie zapoznaj się z najlepszymi arkuszami kalkulacyjnymi online dla Twojej firmy.