Współpraca w chmurze to skuteczny sposób na zebranie zespołu w jednym miejscu i umożliwienie mu płynnej pracy nad projektami, dokumentami, projektami i innymi plikami.
Obecnie wiele organizacji umożliwia swoim pracownikom pracę zdalną. Daje im to nie tylko możliwość zatrudniania talentów z całego świata.
Jednak współpraca i zarządzanie całą komunikacją i plikami może być trudne, jeśli pracujesz z różnych lokalizacji.
Przeniesienie pracy do chmury jest na to świetnym rozwiązaniem. Teraz nie jest to już opcja dla organizacji, ale konieczność, zwłaszcza jeśli masz rozproszoną siłę roboczą.
Współpraca w chmurze jest niedroga, skalowalna i dostępna dla zespołów do interakcji, współpracy i zarządzania obciążeniem pracą. A siła współpracy w chmurze zwielokrotnia się, jeśli korzystasz z odpowiednich narzędzi.
W tym artykule szczegółowo omówię współpracę w chmurze, w jaki sposób może ona zmienić kształt Twojej firmy i najlepsze narzędzia do współpracy w chmurze, z których możesz skorzystać.
No to ruszamy!
Spis treści:
Co to jest współpraca w chmurze?
Współpraca w chmurze to metoda, która umożliwia pracownikom wspólną pracę i łatwy dostęp do plików przechowywanych w chmurze, mając odpowiednie uprawnienia.
Korzystając z narzędzi do współpracy w chmurze, przedsiębiorstwa mogą umożliwić pracownikom przeglądanie i edycję dokumentów z dowolnego miejsca w dowolnym czasie oraz jednoczesną pracę nad danym dokumentem. Po wprowadzeniu zmian i zsynchronizowaniu zmian wszyscy członkowie zespołu mogą z łatwością przeglądać zmiany i uzyskać dostęp do tej samej wersji projektu.
Co więcej, narzędzia do współpracy w chmurze umożliwiają wizualizację, kto przegląda dokument. Możesz komunikować się z członkami swojego zespołu podczas pracy nad projektem, korzystając z czatu lub funkcji komentowania. Pomaga zespołom współpracować i osiągnąć cel bez konieczności fizycznej obecności w miejscu pracy. Jest zatem korzystne zarówno dla pracowników hybrydowych, jak i zdalnych.
Współpraca w chmurze a tradycyjna współpraca
Współpraca w chmurze Tradycyjna współpraca Dzięki rozwiązaniom do współpracy w chmurze możesz pracować zdalnie z dowolnego miejsca i efektywnie współpracować z członkami zespołu bez konieczności fizycznej obecności w ich pobliżu. W tradycyjnej współpracy musisz fizycznie spotkać się z członkami zespołu, aby omówić zmiany w dokumencie lub pliku. Zwiększa produktywność i efektywność. Może poprawić produktywność, ale wydajność może być niższa. Wydatki biurowe w przypadku współpracy w chmurze są niższe niż w przypadku tradycyjnej współpracy. Tradycyjna współpraca wymaga większych inwestycji w wydatki biurowe, takie jak infrastruktura, energia elektryczna, wodociągi, systemy, sprzęt, regularna konserwacja itp. Koszty administracyjne i licencyjne są bardziej elastyczne. Administracja i koszty licencji są mniej elastyczne. Zapewnia rozszerzalną przestrzeń roboczą dla dodatkowych współpracowników. Może pomieścić stałą liczbę współpracowników w obszarze roboczym. Centralizuje wszystkie aktualizacje i edycje dokumentów, rejestrując zmiany. Kontrola wersji jest problemem w tradycyjnej współpracy, ponieważ trudno jest wiedzieć, kto wprowadził zmiany, kiedy i w jakim czasie który projekt.
Podstawowe elementy współpracy w chmurze
System współpracy w chmurze może składać się z następujących elementów:
- Udostępnianie i przechowywanie dokumentów: Współpraca w chmurze umożliwia przechowywanie i udostępnianie dokumentów na dowolnym urządzeniu dzięki funkcjom wspólnego edytowania. Możesz zezwolić członkom swojego zespołu na dostęp, aby mogli wprowadzać zmiany i aktualizować je z dowolnego miejsca w dowolnym momencie.
- Zarządzanie projektami i zadaniami: dzięki rozwiązaniom do współpracy w chmurze możesz łatwo i elastycznie zarządzać projektami i zadaniami. Ponadto możesz monitorować postępy przeglądając każde zadanie i cały czas śledząc cele, aby zakończyć projekt w wyznaczonym czasie.
- Komunikacja i przesyłanie wiadomości: komunikacja i przesyłanie wiadomości stają się łatwe dzięki współpracy w chmurze. Obejmuje wideokonferencje, funkcje wiadomości błyskawicznych, czat grupowy, systemy telefoniczne i nie tylko. Otrzymasz szeroką gamę przydatnych funkcji umożliwiających lepszą współpracę poprzez efektywną komunikację.
Korzyści ze współpracy w chmurze
#1. Ulepszona współpraca zespołowa
Gdy wszystkie dokumenty związane z projektem są przechowywane w scentralizowanym miejscu, łatwiej jest je znaleźć, uzyskać do nich dostęp i edytować. Nie ma już potrzeby ciągłego wysyłania e-maili do członków zespołu w sprawie zaktualizowanej wersji pliku.
Podczas gdy członkowie Twojego zespołu mają dostęp do właściwej wersji pliku, dyskusje między nimi stają się płynniejsze, zapewniając wszystkim członkom zespołu wspólną wiedzę i usprawniając współpracę w zespole. Daje to równe szanse wszystkim członkom zespołu na aktywne zaangażowanie się w projekt.
#2. Obsługuje pracę zdalną
Współpraca w chmurze umożliwia przedsiębiorstwom zatrudnianie talentów z całego świata, którzy mogą pracować zdalnie. Ponadto ułatwia zdalnym zespołom współpracę z dowolnego miejsca w dowolnym czasie. Zwiększy to elastyczność ich pracy, a także produktywność i efektywność.
#3. Szybszy dostęp do danych
Wiele serwerów pocztowych nie obsługuje większych plików o wielkości 20–25 MB. Aby udostępnić te pliki członkom zespołu, musisz udostępnić je za pośrednictwem zewnętrznych dysków twardych i urządzeń USB. Jest to proces czasochłonny.
Współpraca w chmurze umożliwia Twojemu zespołowi szybkie udostępnianie dużych plików bez żadnych opóźnień. Po przesłaniu dokumentu online możesz udostępnić link członkom zespołu i pozwolić im na dostęp do niego.
#4. Usprawniony przepływ pracy
Współpraca w chmurze pomaga Twojemu zespołowi pracować wydajniej i szybciej, usprawniając przepływ pracy. Daje elastyczność planowania pracy i dzielenia się nią między współpracownikami z preferowanymi przez nich godzinami pracy w różnych strefach czasowych. Korzystanie z chmury oznacza, że każdy członek ma dostęp do dokumentów i możliwość udostępniania plików z dowolnego miejsca.
#5. Aktualizacje w czasie rzeczywistym
Gdy dowolny członek Twojego zespołu edytuje lub aktualizuje dokument w chmurze, zmiany pojawią się w czasie rzeczywistym w tym pliku, do którego inni będą mieli dostęp i który będą mogli przeglądać. Narzędzia do współpracy w chmurze oferują system alertów, który pomaga uzyskać natychmiastowe powiadomienia o aktualizacji dokumentu.
Najlepsze praktyki dotyczące współpracy w chmurze
- Ważne jest regularne kontrolowanie przepływu pracy, współpraca z zespołem i wprowadzanie niezbędnych modyfikacji.
- Ponieważ bezpieczeństwo jest dla nas najważniejsze, możesz współpracować ze swoim zespołem ds. bezpieczeństwa online, aby omówić problemy z dostępem i uprawnieniami.
- Zaleca się opracowanie strategii szkoleń i wdrażania w zakresie skalowalności.
Przyjrzyjmy się bliżej niektórym narzędziom do współpracy w chmurze i temu, jak mogą pomóc Twojej firmie.
Spotkanie Współpraca
Gryzmolić
Zaplanuj spotkanie w łatwiejszy i szybszy sposób dzięki Gryzmolić narzędzie do współpracy podczas spotkań. Pomaga szybciej zarezerwować dowolne spotkanie z klientem lub spotkanie robocze z członkami zespołu.
Niezależnie od tego, czy zajmujesz się rekrutacją, sprzedażą, edukacją, organizacją non-profit czy freelancerem, Doodle umożliwia zmianę kształtu Twojej firmy za pomocą zaledwie kilku kliknięć i upraszcza spotkania grupowe, eliminując podwójne rezerwacje.
Calendly
Calendly pozwala planować spotkania szybciej niż kiedykolwiek dzięki swojej platformie automatyzacji, dzięki czemu możesz wyeliminować niepotrzebny czas na ponowne sprawdzanie zaplanowanego spotkania w e-mailach.
Możesz zwiększyć przychody, zawrzeć więcej transakcji, przyspieszyć sprzedaż, nawiązać kontakt z właściwymi ludźmi i uzyskać realne wyniki. Ponadto możesz udostępnić swoją dostępność, aby umożliwić potencjalnym i kandydatom planowanie spotkań z Tobą.
Współpraca wiedzy
Coda
Połącz swoje narzędzia i zespoły z Codą, aby zapewnić zorganizowaną pracę. Łączy w sobie strukturę arkuszy kalkulacyjnych, możliwości aplikacji, elastyczność dokumentów i inteligencję sztucznej inteligencji.
Coda pozwala każdemu projektować aplikacje z wykorzystaniem automatyzacji, przycisków i formuł. Możesz wyeliminować nudne arkusze kalkulacyjne, tworząc tabele, edycje i widoki. Ponadto możesz zapewnić swojemu zespołowi scentralizowane miejsce do budowania strategii i planowania zadań.
Co więcej, Coda umożliwia Twojemu zespołowi szybkie korzystanie z dokumentów lub aplikacji, efektywną współpracę i szybsze podejmowanie decyzji.
Cofluence
Cofluence zaprasza na salę właściwych ludzi w celu nawiązania strategicznej rozmowy, której celem jest uzyskanie świetnych wyników. Umożliwia współpracę i otwarte uczestnictwo Twojego zespołu w tworzeniu i współprojektowaniu planów działania i nowych podejść.
Ponadto Cofluence pomaga w projektowaniu sesji interaktywnych nawet w niepewnych, złożonych, niejednoznacznych i niestabilnych czasach, uwzględniając bezpośredni przyszły kontekst i obecne okoliczności.
Pojęcie
Poznaj połączoną przestrzeń roboczą, w której możesz pracować szybciej i lepiej, korzystając z funkcji AI w Notion. Oferuje całą Twoją pracę w jednym, scentralizowanym miejscu. Dzięki prostym i wydajnym dokumentom nowej generacji możesz łatwo się komunikować.
Co więcej, możesz zarządzać dowolnym projektem bez korzystania z osobnego systemu. Notion AI daje Ci dostęp do nieograniczonej mocy, dzięki której możesz myśleć lepiej, pracować szybciej i pisać lepiej. Możesz wizualizować, sortować i filtrować dowolne zadania lub elementy na podstawie pilności lub priorytetu.
Udostępnianie plików
dysk Google
dysk Google umożliwia przechowywanie i udostępnianie dokumentów lub plików z komputera, tabletu lub urządzenia mobilnego. Umożliwia także bezpieczną współpracę nad plikami i folderami. Udostępniane pliki są proaktywnie skanowane w celu usunięcia spamu, złośliwego oprogramowania i oprogramowania ransomware.
Możesz łatwo tworzyć treści i efektywniej współpracować z członkami zespołu, integrując Dysk z dokumentami, slajdami i arkuszami. Zaawansowane możliwości wyszukiwania Google są wbudowane w dysk, aby zapewnić niezawodność, szybkość i współpracę.
Synchronizuj
Uzyskaj bezpieczną przestrzeń do najlepszej pracy dzięki Sync oraz pozostań w kontakcie i zabezpiecz się w chmurze. Jest to platforma do przechowywania i współpracy plików i dokumentów. Synchronizacja umożliwia zdalny dostęp do plików z dowolnego urządzenia i zarządzanie uprawnieniami w celu ochrony ważnej pracy.
Dzięki aplikacji Sync możesz łatwo łączyć się z wewnętrznymi zespołami, klientami, dokumentami, klientami i partnerami zewnętrznymi. Umożliwia także łączenie się z komputerami, urządzeniami mobilnymi i plikami, dzięki czemu wszyscy są na tej samej stronie i zawsze na bieżąco ze zmianami.
Microsoft 365 OneDrive
Zapisz swoje pliki i zdjęcia w Microsoft 365 OneDrive aby uzyskać do nich dostęp z dowolnego miejsca i na dowolnym urządzeniu. Nawet jeśli zgubisz urządzenie, nie stracisz zdjęć i plików znajdujących się w OneDrive.
Usługa OneDrive oferuje 1 TB przestrzeni dyskowej w chmurze, odzyskiwanie oprogramowania ransomware, udostępnianie dokumentów i wiele więcej. Za pomocą urządzenia mobilnego możesz skanować i przechowywać wizytówki, paragony, notatki, dokumenty itp. Narzędzie zapewnia dodatkową warstwę ochrony ważnych zdjęć i plików.
Dropbox
Uzyskaj pełny zestaw narzędzi za pomocą Dropbox aby efektywniej tworzyć, zarządzać, udostępniać i śledzić pliki. Zapewnia potrzebną przestrzeń dyskową i funkcje zabezpieczeń, takie jak ochrona hasłem, historia przeglądania, znak wodny i odzyskiwanie plików.
Możesz udostępniać łącza umożliwiające śledzenie, kiedy ktoś uzyskuje dostęp do danego udostępnionego pliku. Możesz także uniemożliwić każdemu dostęp bez wpływu na uprawnienia innych osób. Dropbox pomaga współpracować przy pracy i zarządzać firmą za pomocą różnych narzędzi.
Współpraca Pomysłów
Kapryśny
Kapryśny to centrum pomysłów i współpracy wizualnej, w którym można łączyć tworzenie tablic, tworzenie diagramów i nie tylko. Oferuje cztery zaawansowane formaty współpracy — schematy blokowe, modele szkieletowe, mapy myśli i dokumenty.
Możesz uzyskać szeroką gamę elementów konstrukcyjnych i szablonów, które pozwolą Ci urzeczywistnić Twoje pomysły. Usuń tarcia między projektantami, inżynierami i kierownikami projektów, aby szybciej tworzyć produkty.
Dodatkowo możesz łączyć diagramy ze szczegółową dokumentacją, aby każdy był dostosowany do procesu rozwoju.
Miro
Szybciej buduj i projektuj dzięki wizualnej przestrzeni roboczej – Miro dla innowacji. Zapewnia miejsce do wspólnego tworzenia dla wszystkich, niezależnie od lokalizacji. Pomaga w przechwytywaniu spostrzeżeń opartych na danych, porządkowaniu ich za pomocą tabel i diagramów oraz udostępnianiu ich w scentralizowanym miejscu.
Możesz zapewnić ciągłe zaangażowanie w strategię firmy i potrzeby klientów, definiując inicjatywy i cele, wizualizując zależności i priorytety oraz kontrolując plany.
Przejrzysty wykres
Poznaj inteligentną aplikację do tworzenia diagramów – Lucidchart, która może zjednoczyć Twój zespół w celu współpracy i podejmowania świadomych decyzji. Pomaga wyjaśnić złożoność, ujednolicić spostrzeżenia i wynieść firmę na nowy poziom.
Inteligentne diagramy Lucidchart pozwalają wyraźnie, szybciej i bardziej wspólnie wizualizować skomplikowane pomysły. Możesz także wizualizować systemy, procesy i strukturę organizacyjną zespołu. Ponadto możesz zapewnić wszystkim dostęp do tej samej informacji, urzeczywistnić plany i wykorzystać inteligencję nowej generacji.
Współpraca dokumentacyjna
Google Workspace
Google Workspace zapewnia innowacyjne i elastyczne rozwiązanie umożliwiające organizacjom osiąganie swoich celów. Dzięki niemu możesz być na bieżąco z wydarzeniami, najnowszymi historiami i nie tylko.
Możesz nawet odkryć nowe spostrzeżenia na temat swojej przyszłości zawodowej. Dzięki Duet AI możesz współpracować płynniej i zwiększyć produktywność, zapewniając każdemu członkowi organizacji kontrolę nad swoimi informacjami.
Microsoft 365
Zwiększ swoją produktywność dzięki programom Microsoft Excel, Word, Teams, PowerPoint i nie tylko. Platforma Microsoft 365 umożliwia tworzenie wpisów, projektów, zaproszeń i nie tylko w mediach społecznościowych za pomocą aplikacji do projektowania graficznego opartej na sztucznej inteligencji.
Niezależnie od tego, czy chcesz uczyć się zdalnie, kontaktować się z rodziną i przyjaciółmi, czy współpracować z organizacją, platforma Microsoft 365 to wszystko, czego potrzebujesz. Ponadto możesz przekazywać pomysły kolegom z klasy, członkom rodziny lub członkom zespołu na swoich urządzeniach za pomocą aplikacji firmy Microsoft.
Współpraca komunikacyjna
Spotkania Google
Spotkania Google zapewnia pojedynczą usługę zapewniającą wysokiej jakości i bezpieczne spotkania wideo oraz rozmowy na dowolnym urządzeniu dla każdego.
W Meet możesz zebrać całą swoją załogę, gdzie możesz współpracować przy zadaniach, przedstawiać propozycje biznesowe, wyjaśniać wątpliwości lub po prostu prowadzić rozmowy twarzą w twarz.
Powiększenie
Nawiązuj znaczącą współpracę z członkami zespołu lub uczniami za pośrednictwem czatu zespołowego, telefonu, tablicy, spotkań i nie tylko dzięki Zoom. Umożliwia współpracę, łączenie ludzi i konsolidację komunikacji w klasie, sali konferencyjnej, sali operacyjnej itp.
Klawiatura numeryczna
Zwiększaj sprzedaż, wspieraj klientów i współpracuj z zespołem dzięki wszechstronnej, pięknej aplikacji opartej na sztucznej inteligencji – Klawiatura numeryczna. Oferuje:
- Najbardziej zaawansowana platforma angażująca klientów i zespoły
- Sprzedaż wychodząca wraz z coachingiem na żywo
- Najinteligentniejszy na świecie system telefoniczny dla Twojej firmy
- Spotkania wideo z wbudowanymi transkrypcjami
Luźny
Natychmiast dotrzyj do swojego zespołu za pomocą Luźny i zacznij współpracować, rozmawiać, wysyłać filmy i audio oraz robić znacznie więcej. Zapewnia zorganizowane przestrzenie dla wszystkiego i wszystkich, których potrzebujesz, aby umożliwić współpracę bez wysiłku.
Współpraca projektowa
poniedziałek.com
Zdobądź platformę zbudowaną do współpracy nad różnymi projektami dla swojego zespołu dzięki monday.com. Zwiększa efektywność, produktywność i wyrównanie zespołu, dostosowując przepływ pracy do Twoich potrzeb.
Ponadto możesz podejmować decyzje w oparciu o dane, korzystając z pulpitów nawigacyjnych wysokiego poziomu i umożliwiając zespołom wywieranie wpływu.
Inteligentny arkusz
Smartsheet to pojedyncze miejsce, w którym możesz zarządzać skalowalnymi projektami, procesami i programami. Pomaga uchwycić plany, harmonogramy i zasoby.
Otrzymasz szeroką gamę przepływów pracy, pulpitów nawigacyjnych, raportów i widoków dostosowanych do Twoich potrzeb, od inicjatywy projektu po jego zakończenie.
Asana
Poznaj łatwą i elastyczną platformę współpracy projektowej dla swoich zespołów, aby mogły one wydajnie pracować. Asana zapewnia widok listy, osie czasu, tablice i inne elementy, które zapewniają elastyczność w zarządzaniu złożonymi projektami.
Współpraca w zakresie tajemnic i haseł
Paszport
Wpływ Paszport dla efektywnej pracy zespołowej i pozwól swoim pracownikom na szybki dostęp do swoich haseł w bezpiecznym środowisku. Umożliwia także administratorom systemu nadzorowanie wszystkich działań i praw dostępu w celu zachowania bezpieczeństwa i prywatności.
Ponadto możesz zapraszać współpracowników do zarządzania uprawnieniami użytkowników i udostępnionymi folderami oraz otrzymywać raporty o każdej aktywności.
Opiekun
Keeper zapewnia kontrolę, widoczność i możliwości bezpieczeństwa, dzięki czemu możesz wzmocnić poziom cyberbezpieczeństwa swojej organizacji. Możesz szybko konfigurować i usuwać użytkowników, tworzyć role, egzekwować zasady, monitorować bezpieczeństwo danych oraz zarządzać raportami aktywności i dziennikami użytkowników.
Współpraca projektowa
Figma
Współpracuj i wyposaż swoich projektantów w wydajniejsze tworzenie przepływów pracy dzięki Figma. To narzędzie umożliwia projektowanie prototypów w celu szybkiej iteracji stanów i przepływów.
Programiści mogą zapewnić przejrzystość swoim projektom dzięki trybowi deweloperskiemu. Ponadto możesz zachować spójność i zaoszczędzić czas dzięki zasobom wielokrotnego użytku.
Adobe Creative Cloud
Adobe Creative Cloud umożliwia Tobie i Twoim projektantom tworzenie na dużą skalę treści związanych z marką i wysokiej jakości. Umożliwia lepszą współpracę z zespołami w ramach połączonego przepływu pracy, zapewniając spójność marki.
Wniosek
Narzędzia do współpracy w chmurze umożliwiają zespołom projektowym, studentom, projektantom, programistom i innym osobom efektywną współpracę z dowolnego miejsca w dowolnym czasie, aby osiągnąć swoje cele i zwiększyć produktywność.
Omówiłem niektóre z najlepszych narzędzi do współpracy w chmurze, które nadają się do różnych celów i mogą pomóc w przeniesieniu firmy lub instytucji.
Następnie sprawdź najlepsze narzędzia do współpracy nad dokumentami dla zdalnych zespołów.
Czy ten artykuł był pomocny?
Dziękujemy za twoją opinię!