Codzienne stawianie czoła ludziom i bieganie za nimi w celu dotrzymania terminów może być ciężką pracą.
Prowadzenie firmy może być niepokojącym zadaniem, w obliczu wzlotów i upadków. Bez faktycznego zarządzania zadaniami prowadzenie ewidencji terminów nie jest łatwe. To główny powód, dla którego tylko kilka procent firm odnosi sukcesy. Ponieważ obciążenie pracą i codzienne zadania są zawsze na granicy skłonności, zwyczajowo traci się kontrolę nad harmonogramami i zadaniami.
Załóżmy, że projekt realizowany przez organizację jest rozległy, podobnie jak zespół. Z punktu widzenia menedżera jest całkiem zrozumiałe, że uzyskanie wymaganych wyników będzie wymagało znacznego wysiłku.
Najlepszym możliwym rozwiązaniem, jakim dysponujemy, będzie wykorzystanie narzędzi do zarządzania zadaniami i projektami w celu efektywnego zarządzania zadaniami i projektami. Narzędzia są obsługiwane cyfrowo, co pozwala nam zarządzać wszystkim związanym z zarządzaniem projektami za pośrednictwem przestrzeni online. Te proste narzędzia pozwalają nam przyjrzeć się przepływowi pracy organizacji. Służy do śledzenia tempa pracy i godzin pracy zespołu. Pomaga również utrzymać określone tempo w zależności od wymagań zadania.
Ale najpierw zrozummy, z jakimi problemami musiałby się zmierzyć kierownik projektu bez narzędzi do zarządzania projektami.
Spis treści:
Problemy bez narzędzi do zarządzania zadaniami i projektami
- Niepewne oczekiwania – Oczekiwania związane z projektem są niejasne zarówno ze strony klienta, jak i menedżerów. Brak niezdefiniowanego modus operandi systemu od początku do końca. Rozmyte cele mogą skutkować nędznym niepowodzeniem projektów.
- Niezdrowa komunikacja — luka komunikacyjna między członkami zespołu, kierownikiem projektu lub klientem może prowadzić do niepożądanych wyników, pozostawiając zadanie zagrożone bez ukończenia.
- Konflikty zespołowe – Będą sytuacje, w których ludzie o różnych osobowościach i zestawach umiejętności będą musieli ze sobą współpracować. Konflikty skutkują obniżoną produktywnością i negatywnymi zdolnościami całego zespołu do rozwiązywania problemów.
- Niezrównane terminy — spóźnione wykonywanie zadań przez niekompetentnych członków zespołu lub menedżerów lub słaba komunikacja zmniejszają retencję klientów.
- Niejasny rozkład pracy – Niejasny rozkład ról skutkuje niezdrowym środowiskiem pracy wypełnionym stresem, niejasnościami i frustracją.
Problemy te można jednak wyeliminować, korzystając z narzędzi do zarządzania zadaniami i projektami. Zauważysz również ogromną poprawę wydajności i produktywności Twoich pracowników. Narzędzia te mogą okazać się skuteczne w następujący sposób:
- Użytkownicy pracują inteligentnie i wydajnie, zapewniając większy wskaźnik sukcesu.
- Zarządzaj i zarządzaj obciążeniem pracą, ustawiając, przypisując i wykonując priorytety.
- Zarządzaj kosztami projektu, budżetem i bierz udział w spotkaniach zdalnie w dowolnym czasie i miejscu.
- Nowi członkowie mogą zostać skutecznie zintegrowani z zespołem przy minimalnym wysiłku.
- Planowanie i organizowanie zadań staje się łatwiejsze.
- Bez ręcznego lub umysłowego zaangażowania, ponieważ większość rzeczy jest zautomatyzowana.
Korzyści z narzędzi do zarządzania projektami
Przydaje się również niezależnie od wielkości firmy. Te narzędzia to coś, czego każda firma musi mieć. Niektóre z kluczowych zalet narzędzi do zarządzania projektami to:
- Poprawia koordynację i współpracę między członkami zespołu.
- Pilnuje harmonogramu, upewniając się, że terminy są dopasowywane przed lub na czas.
- Korzystając z odpowiednich narzędzi, członkowie zespołu mogą być na bieżąco z bieżącymi zamierzeniami.
- Udostępnianie dokumentów jest szybkie i łatwe, zachowując przejrzystość.
- Lepsza komunikacja między członkami zespołu skutkuje zwiększoną produktywnością i zarządzaniem czasem.
Ponieważ narzędzia do zarządzania projektami ustalają priorytety zadań i zarządzają rzeczami z jednego miejsca, większość pracy jest wykonywana przez maszynę. Zaoszczędzi to Twój czas i energię. Inwestowanie w odpowiednie narzędzie przyniesie znaczny zwrot z inwestycji.
W przypadku niektórych narzędzi zwroty mogą sięgać nawet 150% lub nawet więcej. Narzędzia są również bardzo przyjazne dla budżetu i efektywne kosztowo, dzięki czemu nie przekroczymy naszego limitu dla konkretnego projektu. Ponadto zwiększa produktywność poprzez generowanie produktywnych przepływów pracy i osiąganie celów w odpowiednim czasie.
Dostępnych jest wiele narzędzi, zwłaszcza tych, którzy są nowicjuszami w świecie biznesu i chcą je wypróbować. Aby uniknąć nieporozumień, oto niektóre z najlepszych z bezpłatnym dożywotnim dostępem z ograniczonymi funkcjami.
nZadanie
nTask to oprogramowanie do zarządzania projektami umożliwiające zespołom lub członkom uczestnictwo, analizowanie, planowanie i efektywne zarządzanie codziennymi zadaniami. Pomaga użytkownikom dostosować się do planowania projektu, alokacji zasobów, zarządzania i terminów, tworząc listę rzeczy do zrobienia. Nie musisz się więc martwić, że przegapisz ważne zadanie.
Zarządzanie pracą i jednoczesne koncentrowanie się na zadaniach staje się bardziej dostępne dzięki ustaleniu priorytetów, aby zapewnić, że wszyscy pozostaną w pętli w tym samym tempie. Możesz także śledzić swój wzrost, po prostu dodając zadania i planując terminy, tworząc wykresy Gantta.
Możesz również zanotować czas spędzony przez każdego członka zespołu na zadaniach poprzez śledzenie czasu nTask. Jeśli napotkasz jakikolwiek problem w narzędziu, nTask pomoże Ci łatwo nim zarządzać.
Najlepszą częścią tego narzędzia jest jego rozwój. Stale dodaje nowe funkcje, które pomogą Tobie i Twojej firmie prosperować.
Kliknij w górę
ClickUp to doskonałe narzędzie tablicy Kanban, które zrewolucjonizuje Twoją pracę. Sprowadza każde narzędzie w jedno miejsce. Elastyczność oprogramowania wynika z unikalnego zestawu rankingów.
Obecność funkcji widoku wszystkiego z lotu ptaka ułatwia znalezienie czegokolwiek, czego szukasz. To ostatecznie oszczędza również Twój czas, generując maksymalną automatyzację zadań i dostosowywanie. To pozwoli Ci swobodnie współpracować i udostępniać dokumenty członkom zespołu bez kłopotów.
Dzięki temu nigdy nie przegapisz żadnego zadania z powodu powtarzającej się listy kontrolnej. Możesz także szybko przejrzeć zaplanowane badania przed ich rozpoczęciem. Zaawansowany technicznie zespół ClickUp jest godny uwagi ze względu na bezpieczeństwo i prywatność użytkowników. Narzędzie oferuje bezpłatne szkolenia i całodobowe wsparcie dla wszystkich swoich użytkowników. Jeśli jesteś początkującym, zapoznanie się z tym narzędziem będzie bardzo łatwe.
ClickUp odnotował największą liczbę przestojów w ciągu ostatnich 12 miesięcy. Jest darmowy do użytku osobistego, składający się z nieograniczonej liczby członków do nieograniczonej liczby zadań.
Trello
Trello to szeroko stosowana aplikacja Kanban używana jako oprogramowanie do zarządzania projektami i zadaniami. Co więcej, może być również używany do tworzenia listy rzeczy do zrobienia.
Trello ma kilka doskonałych funkcji, które zapewniają członkom zespołu dodatkowe wsparcie potrzebne do dotrzymania terminów przed czasem. Twoimi zadaniami można zarządzać, śledzić i realizować z pomocą członków zespołu, otwierając karty. Możliwa jest również integracja aplikacji, na których każdy woli pracować.
Narzędzie przydaje się podczas planowania wydarzeń i zarządzania pracami terenowymi. Widok mapy Trello zapewnia, że Twój zespół nie straci z oczu, wyświetlając dane oparte na lokalizacji.
Plan jest bezpłatny dla początkujących początkujących firm i całych zespołów, które chcą uporządkować swoje przepływy pracy. Oferuje bezpłatną usługę każdemu, kto chce zarządzać swoim biznesem.
Meisterzadanie
Meisterzadanie zbudował swoją bazę tylko na kilku krytycznych blokach – projektach, zadaniach i dashboardzie. Plan jest darmowy dla jednej osoby, która jest początkującą.
Jego pracę można zrozumieć, przeglądając jej samouczki i przewodniki. Tworzenie kopii zapasowych danych użytkownika odbywa się regularnie, a transfery danych wszystkich kont są szyfrowane. Za pomocą tablicy Kanban możesz używać narzędzia zgodnie z wymaganiami swojej pracy.
Tutaj możesz ograniczyć liczbę zadań potrzebnych do wykonania w ciągu dnia. Używaj wielu list kontrolnych dla wielu zadań, jednocześnie śledząc funkcje. Również załączanie plików odbywa się przy minimalnym wysiłku. Obrazy i pliki nie większe niż 200 MB można dołączać bezpośrednio do zadań.
Jest to kompleksowa aplikacja dla początkujących i właścicieli firm, oszczędzająca czas i zasoby. Skutecznie oferuje bezpłatne usługi dla poszczególnych użytkowników w zakresie zarządzania podstawowymi zadaniami.
Pojęcie
Pojęcie, jeśli zajrzysz do słownika, słowo pojęcie oznacza ideę. To pomysł na prowadzenie całego biznesu lub firmy na jednym narzędziu.
Zespół techniczny zapewnia niestandardowe rozwiązania zgodnie z Twoimi potrzebami biznesowymi lub osobistymi. Aspekty dla każdej grupy nie są ograniczone, ponieważ narzędzie jest przeznaczone dla zespołów inżynieryjnych, projektowych i zorientowanych na produkt.
Możesz zrobić więcej niż tylko robić notatki. Efektywnie organizuj swoje zadania, korzystając z bezproblemowego i zapewniającego przejrzystość interfejsu. Zwiększa możliwości pracy zespołowej osób obsługujących małe, średnie i duże firmy.
Pozwala członkom zespołu rozpocząć rozmowę z kimkolwiek, w dowolnym momencie, związaną z zadaniami. Narzędzie stale wymyśla również częste, przyjazne dla użytkownika aktualizacje. Jest bezpłatny do użytku studenckiego i osobistego.
Poniedziałek
Monday to oprogramowanie cieszące się zaufaniem milionów klientów na całym świecie. Ma strukturę opartą na chmurze. Inwestowanie w to narzędzie przyniesie ROI nawet powyżej 250% ze względu na jego unikalne specyfikacje.
Możesz śledzić postępy zespołów, klikając przycisk statusu. Oddanie żmudnej pracy robotom, co pozwala całkowicie skupić się na wykonywanych zadaniach i zwiększać produktywność. Podłączenie innych niezbędnych narzędzi to tylko kilka kliknięć. Zmusi Cię do szybkiego i dokładnego podejmowania decyzji opartych na danych.
Narzędzie jest zgodne z podejściem do zarządzania potokami, umożliwiając kierownikowi projektu sprawdzenie stanu wszystkich zadań w jednym oknie. Eliminuje powtarzające się zadania, a w przypadku problemów niezawodna pomoc na czacie jest dostępna 24 godziny.
Todoist
Todoist jest jednym z najbardziej zaawansowanych narzędzi w ostatnim czasie. Ciągłe dodawanie nowych funkcji utrzymuje użyteczność narzędzia.
Korzystając z funkcji inteligentnego planowania, możesz odkładać lub odkładać zadania zgodnie z potrzebą godziny. Możesz utworzyć dostosowany widok zadań dla swojego przepływu pracy zobrazowany za pomocą kart w stylu Kanban. Oś czasu sprawi, że będziesz dotrzymywać terminów i śledzić codzienne postępy.
Notuj nowe placówki i postępowanie w swoim projekcie w dowolnym miejscu i czasie, integrując Todoist z aplikacjami, których używasz do wykonywania innych zadań, takich jak Alexa, IFTTT i wiele innych.
Jest dostępny na wszystkich urządzeniach, a plan jest bezpłatny dla początkujących dla pierwszych pięciu projektów. W ten sposób początkujący mogą dowiedzieć się, jak ważne jest organizowanie zadań i zarządzanie nimi.
Dowolny.do
Z Dowolny.do, przeglądanie i planowanie zadań jest proste. Jest to internetowe narzędzie do zarządzania zadaniami dostępne na Androida i macOS.
Użytkownicy mogą również używać tego narzędzia do zarządzania celami osobistymi i zespołowymi. Ze względu na prostą budowę UI/UX jest preferowanym wyborem dla początkujących i start-upów. Dezintegrację projektów i zadań na podzadania i przepływ pracy można rozdzielić na grupę zgodnie z zestawami umiejętności.
Any.do oferuje możliwość integracji z innymi kalendarzami imprez, takimi jak Google, w celu utrzymania skuteczności terminów. Możesz wprowadzać zadania ustnie, korzystając z funkcji wprowadzania głosowego.
Możesz nawet dodać do zakładek istotne punkty ze swoich spotkań, aby później je przejrzeć. Kupowanie planu premium, gdy już przyzwyczaisz się do tego narzędzia, jest dobrym pomysłem.
Otwarty projekt
Otwarty projekt to szybkie i bezpieczne oprogramowanie do zarządzania projektami typu open source do obsługi różnych projektów i spotkań zespołów. Wspomaga projekt w całym jego cyklu życia.
Obowiązki są rozdzielone między członków zespołu, aby praca przebiegała sprawnie. Możesz subskrybować działania zgodnie ze swoimi potrzebami, a nawet otrzymywać regularne aktualizacje na ich temat.
Możesz działać jako obserwator i codziennie przeglądać wykonane prace. Korzystanie z opcji filtrowania jest wysoko cenione, aby skrócić wyszukiwanie wymaganej encji. Możesz podzielić się swoim planem pracy z istotnymi interesariuszami za pośrednictwem OpenProject.
Posiada solidne API, pomagające w integracji różnych narzędzi. Wszystkie urządzenia obsługują to niezależnie od wielkości ekranu.
Możesz skorzystać z ich oferty w chmurze lub spróbować Hosting Kamatera aby uruchomić OpenProject jednym kliknięciem.
Asany
Asana to narzędzie do zarządzania zadaniami i projektami, które zapewnia najłatwiejszy sposób zarządzania i planowania zadań poprzez konfigurowanie wykresów Gantta. Jego model danych w formie wykresów roboczych utrzymuje wysoką produktywność zespołu w całym przedsięwzięciu.
Rozwiązywanie problemów napotykanych podczas wykonywania dowolnego zadania jest szybkie, ponieważ zespół wsparcia czatu jest dostępny przez 24 godziny. Pozwala przenieść swoje myślenie do realnego świata, dostosowując się do własnych potrzeb i wymagań. Możesz w pełni kontrolować spotkania zespołu i upewnić się, że wszyscy otrzymują prawidłowe informacje dotyczące zadań.
Ponieważ jest dostępny na wszystkich urządzeniach, możesz go nawet używać na Androidzie i iOS do integracji z innymi aplikacjami zgodnie z przepływem pracy. Jego długa lista funkcji pozwala użytkownikom na korzystanie z tej platformy bez wahania. Jego podstawowy plan jest bezpłatny dla osób i zespołów nowych w firmie.
Wniosek
Duża zależność od smartfonów, laptopów i innych technologii wzmacniających sprawiła, że praca jest szybsza. Pomaga w zwiększeniu efektywności zarządzania zadaniami i projektami. Jednak ewidentny wybór dowolnego narzędzia, które odpowiada Twoim wymaganiom, zaszkodzi tylko Twojej firmie. Równie niezbędny jest wybór odpowiedniego narzędzia. Ostatecznie zmniejsza wysiłek fizyczny i pomaga zaoszczędzić czas, energię i niezbędne zasoby.
Te narzędzia do zarządzania projektami są bramą dla początkujących i ucieczką od gorączkowych zadań dla doświadczonych profesjonalistów.