Udane projekty polegają na skutecznym zarządzaniu projektami. Skorzystaj z tych narzędzi, aby osiągnąć sukces!
Zarządzanie projektami to sekretny sos, który skutecznie kończy projekty i pozwala firmom stać się wielkimi. Nie, to nie jest clickbait — widziałem z bliska dwie firmy programistyczne (byłem tam zatrudniony) zniszczone w ciągu 1-2 lat z powodu złego zarządzania projektami. Kilku innych zauważyło, że premiery ich produktów zostały opóźnione o kilka miesięcy. Chociaż zgodzę się, że podobnie jak większość innych dyscyplin, zarządzanie projektami widzi mnóstwo wężowego oleju i szarlatanów, nie umniejsza to jego znaczenia i wpływu.
A co dotyczy zarządzanie projektami dotyczy również narzędzi do zarządzania projektami — te doskonałe mogą pomóc zwiększyć wydajność zarządzania, skrócić czas realizacji, zmniejszyć zamieszanie i frustrację i tak dalej. Oto niektóre z najlepszych narzędzi do zarządzania projektami dla firm o różnej wielkości i potrzebach.
Spis treści:
Praca zespołowa
Zgodnie ze swoją nazwą, Teamwork pozwala zespołom współpracować i pracować wydajniej, jednocześnie umożliwiając zainteresowanym stronom zawsze utrzymywanie wysokiego poziomu widoku projektu.
Teamwork ma wbudowane tablice Trello i wbudowane śledzenie czasu, więc jeśli szukasz przejrzystej, użytecznej aplikacji z tymi funkcjami, Teamwork jest dla Ciebie. Korzystanie z niego jest bezpłatne, jeśli masz do pięciu użytkowników, a plany premium zaczynają się od 9 USD za użytkownika miesięcznie.
Zanim to zamknę, chciałbym wspomnieć, że Teamwork to zestaw produktów, jednym z nich jest aplikacja do zarządzania projektami. Oferują również CRM, oprogramowanie helpdesk, system zarządzania dokumentami, aplikację do czatu (np. Slack) i wiele innych.
Poniedziałek
Gdy potrzebujesz platformy do zarządzania projektami dla swoich podstawowych projektów i złożonych portfeli, Monday może Ci pomóc. Wykorzystaj wyższy poziom zarządzania projektami dzięki konfigurowalnym funkcjom, które umożliwiają realizację planów, opracowywanie ich strategii i przesyłanie najlepszych prac.
Poniedziałek pomaga efektywnie współpracować z członkami zespołu i łączyć ich na jednej wspólnej platformie. W ten sposób możesz ich bardziej zaangażować, przyspieszyć rozwój projektu i wyeliminować bariery komunikacyjne.
Dowiesz się o statusie swojego projektu i łatwo uzyskasz dostęp do zatwierdzeń budżetu, statusu zadań, aktualizacji postępów, produktywności zespołu i wielu innych w interaktywnym i przejrzystym panelu. Dzięki potężnym wykresom Gantta możesz wizualizować, planować, monitorować i zarządzać wszystkim, aby podejmować świadome decyzje na podstawie prawdziwych danych. Na każdym etapie cyklu życia projektu możesz zmieniać i kontrolować zależności, plan bazowy i kamienie milowe projektu.
Możesz śledzić obciążenie każdego członka, korzystając ze zaktualizowanych i aktualnych danych na temat ich aktualnej zdolności i decydować o efektywnym przydzielaniu zasobów. W ten sposób możesz zaoszczędzić czas i zainwestować go w bardziej kreatywną pracę, jednocześnie ograniczając przeróbki. Nie trzyma się jednego stylu; otrzymujesz różne szablony dla różnych projektów i wybierasz je w oparciu o swoje preferencje.
Te szablony są przeznaczone wyłącznie do zarządzania programami, portfelami i projektami. Zorganizuj zadanie zespołowe i nadaj mu priorytety, aby uzyskać pełną widoczność. Możesz dodawać osie czasu, dopasowywać wszystkich do tego i przypisywać terminy członkom zespołu.
Istnieje sto sposobów przeglądania danych za pomocą metodyki Agile, kaskadowej i hybrydowej. Narzędzie pozwala również zaangażować interesariuszy w dane w czasie rzeczywistym i aktualizacje na żywo oraz czerpać korzyści z automatyzacji, aby zasilać projekty i oszczędzać czas.
Utrzymują również najwyższe standardy bezpieczeństwa dzięki funkcjom, takim jak pełna własność danych, szczegółowe dzienniki audytu i uprawnienia dostępu, aby zapewnić, że wrażenia użytkownika nigdy nie zostaną naruszone. Możesz go bezproblemowo zintegrować z istniejącymi narzędziami, takimi jak Excel, Kalendarz Google, Slack, Microsoft Teams itp.
Monday oferuje cztery plany cenowe, które możesz wybrać w zależności od potrzeb i wielkości zespołu. W razie wątpliwości rozpocznij bezpłatny okres próbny.
Smartsheet
Smartsheet przedstawia inteligentne narzędzia do zarządzania projektami, z których obecnie korzysta blisko 90% firm z listy Fortuny 100.
Ta inteligentna platforma do zarządzania jest idealna do zdrowej współpracy i zapewnia elastyczność dzięki formatowi widoku siatki, wykresu Gantta, kart i kalendarza.
Poza tym możesz zastosować formuły do komórek i kolumn, aby ułatwić obliczenia w tym samym i między oddzielnymi arkuszami. Smartsheets obsługuje silne zasady logowania dla użytkowników i umożliwia użycie jednego poświadczenia wszędzie.
Co więcej, modyfikacje są dostosowywane wszędzie automatycznie. Jego „formy” mają logikę warunkową, która umożliwia informację zwrotną od zamierzonych odbiorców.
Ponadto wstępnie zbudowana automatyzacja ogranicza powtarzalną pracę, a „korekta” umieszcza wszystko na jednym pulpicie nawigacyjnym, aby uzyskać zatwierdzenia i sugestie.
Umożliwia publikowanie arkuszy i raportów dla wszystkich, w tym poza Smartsheet, aby uzyskać lepszy zasięg.
Wreszcie, Smartsheet jest wyposażony w 30-dniową bezpłatną wersję próbną, aby wypróbować wszystko bez ryzyka.
Obóz bazowy
Obóz bazowy jest w grze zarządzania projektami od bardzo dawna. Został wprowadzony na rynek w 2004 roku i od tego czasu pozostaje wierny swojej filozofii prostoty i przejrzystości. To są ludzie, którzy stworzyli hiperpopularny Ruby on Rails web framework, więc powiedziałbym, że wiedzą co nieco o projektowaniu prostych, użytecznych rzeczy.
Basecamp ma zespoły, projekty, zadania itp., jak można się spodziewać, ale jest kilka innych fajnych funkcji, które chciałbym podkreślić:
- Czat w czasie rzeczywistym: Jeśli korzystasz z Basecamp, nie musisz przełączać się między nim a narzędziem czatu, aby zarządzać komunikacją w czasie rzeczywistym. Czaty grupowe obsługują również wszystkie funkcje, których oczekujemy obecnie od aplikacji do czatu: @wzmianki, załączniki multimedialne, emotikony i inne.
- Dostęp klienta: Basecamp pozwala podłączyć klientów bezpośrednio do projektów (w pełni kontrolując to, co widzą, a czego nie mogą) i pracować z nimi. Możesz przekazywać wiadomości e-mail istniejących klientów do Basecamp, a wyniki można przeglądać, omawiać i zatwierdzać bezpośrednio z Basecamp.
- Listy rzeczy do zrobienia: bez względu na to, jak zaawansowane są narzędzia do zarządzania projektami, zawsze znajdzie się miejsce na listy rzeczy do zrobienia. Jest wiele, wiele przypadków, w których zadania są bardzo dobrze rozumiane przez wszystkich zaangażowanych i wszystko, czego potrzebujemy, to „szybki i brudny” sposób, aby je gdzieś trzymać. W Basecamp listy rzeczy do zrobienia są dość potężne, ponieważ przypomnienia i powiadomienia są wykonywane automatycznie, więc nie musisz nikogo zaczepiać o aktualizacje statusu.
- Tablice dyskusyjne: podczas burzy mózgów lub ogłaszania można generować niezwykle przydatne dyskusje — i tracić je. Tablice dyskusyjne Basecamp umożliwiają przekształcenie takiej komunikacji w tablicę dyskusyjną, na której Twój zespół może dyskutować, reagować i załączać pliki.
- Dokumenty i pliki: Gra w zarządzanie dokumentami i plikami w Basecamp jest solidna. Wszystkie przesłane i zachowywane projekty oraz zmienione pliki są wersjonowane. Dokumenty Google można bezpośrednio udostępniać w Basecamp i edytować.
Basecamp to wspaniały produkt, moim zdaniem, który ma sens dla zespołów każdej wielkości, których potrzeby są ogólne i proste. Tak, Basecamp nie jest potężnym narzędziem do wykonywania bardzo specjalistycznych zadań (np. Agile Software Development) i firma nie ukrywa tego faktu.
Prawdopodobnie najlepszą częścią jest wycena: przy stałej cenie 99 USD miesięcznie (tak, bez względu na wielkość zespołu!) Basecamp sprawia, że nie musisz się martwić w swojej domenie.
Jira
W przeciwieństwie do naszego poprzedniego narzędzia Basecamp, Jira to pakiet do zarządzania projektami przeznaczony do zarządzania zwinnymi projektami oprogramowania. W rezultacie rynek docelowy, ceny, złożoność, możliwości itp. są różne. W rzeczywistości często zdarza się, że zespoły programistyczne zaczynają od Basecamp i „przechodzą” do Jira.
Jira jest rozwijana przez firmę Atlassian, która stoi za nią BitBucketktóry przez długi czas był preferowany przez projekty o zamkniętym kodzie źródłowym niż GitHub, ponieważ oferował nieograniczoną liczbę prywatnych repozytoriów.
Jeśli Twoje zespoły programistyczne urosły do tego stopnia, że narzędzia do zarządzania projektami, które wcześniej wydawały się proste, teraz wydają się niewystarczające, nadszedł czas, aby przejść na Jira. Począwszy od planowania projektu, przez raportowanie, śledzenie błędów, aż po głębokie marnotrawstwo, Jira ma wszystko. Oto kilka fajnych cech, które wyróżniają Jira:
- Bogaty zestaw interfejsów API dostępny dla tych, którzy chcą budować alternatywne interfejsy dla swoich przepływów pracy.
- Tablice Scrum i Kanban.
- Obsługiwanych jest kilka metodologii rozwoju. Dla tych, którzy wciąż nie są szczęśliwi, istnieje możliwość stworzenia własnego.
- Integruje się z ponad 3000 aplikacji.
- Inteligentna automatyzacja, taka jak automatyczne przypisywanie zadań do osoby, łączenie problemów z kodem itp., zmniejsza tarcia umysłowe i pozwala szybko tworzyć skomplikowane przepływy pracy.
- Potężne i obszerne raportowanie.
Jira jest droga, przynajmniej w porównaniu z innymi popularnymi, ale lekkimi narzędziami do zarządzania projektami. Jego koszt na użytkownika miesięcznie (7 USD za standard, 14 USD za premium) może kosztować tysiące dolarów miesięcznie dla dużych zespołów. Ale z drugiej strony koszt jest rekompensowany faktem, że bez Jira zespoły tej wielkości po prostu by tonęły.
Asany
Asany to uniwersalne narzędzie do zarządzania projektami, które koncentruje się na szybkości i intuicyjności. Mówię o szybkości, ponieważ Asana jest doskonałym przykładem dobrze zaprojektowanej aplikacji jednostronicowej. Wszystko dzieje się natychmiast po kliknięciu, co jest ogromną wygodą, gdy robisz coś w pośpiechu (pod presją).
Oto niektóre z godnych uwagi cech Asany:
- Obciążenie pracą: Obciążenia to wizualne podsumowanie tego, ile członkowie zespołu mają na swoim talerzu. W ten sposób możesz na pierwszy rzut oka stwierdzić, czy Twoje zespoły marketingowe, projektowe i inżynieryjne będą w stanie współpracować nad tą kluczową zmianą produktu, która ma się odbyć w przyszłym miesiącu.
- Wizualne osie czasu: Osie czasu projektów w Asanie są wizualnie skomponowane i bardzo potężne. Pozwalają z łatwością zaplanować projekt i wizualnie zobaczyć, na czym on stoi.
- Kalendarz: Kalendarz Asana jest połączony ze wszystkimi Twoimi zadaniami i planowaniem i może ujawnić, jak ułożony jest harmonogram zespołu. To miejsce, do którego należy się udać, jeśli chcesz się upewnić, że harmonogram nie jest zsynchronizowany lub po prostu zepsuty.
- Sprawdzanie obrazu: to tylko fantazyjny termin, ale podstawowa funkcja jest świetna — umożliwia recenzentom dodawanie komentarzy do różnych części obrazu. Jest to bezcenne dla zespołów projektowych, ponieważ zbieranie informacji zwrotnych bez konkretnych odniesień wizualnych bywa koszmarem.
Podstawowa wersja Asany jest darmowa i ma ograniczenie do 15 członków zespołu. Jeśli potrzebujesz dodać więcej członków lub chcesz uzyskać dostęp do zaawansowanych funkcji, takich jak konsola administracyjna, sprawdzanie obrazu itp., Ceny zaczynają się od 10 USD za użytkownika miesięcznie.
Jest tu o wiele więcej miejsca, a za mało miejsca na pokrycie. Najważniejsze jest to, że Asana szybko zyskała na popularności i jest doskonałym wyborem do zarządzania projektami dla organizacji każdej wielkości.
Trello
Trello to odświeżająco odmienne i minimalistyczne podejście do zarządzania projektami. Nie ma żadnych przytłaczających cech, które wymagają głębokiego studiowania i zaangażowania. W rzeczywistości na palcach jednej ręki można policzyć jego łączną liczbę kluczowych funkcji. Zanim przewrócisz oczami i odrzucisz to, daj mu szansę.
Trello przyjął koncepcję Tablica Kanban z metodyki oprogramowania Agile i wprowadził ją na rynek masowy. Pomysł jest prosty: zadania tworzy się na kartach, które układa się na jednej z wielu plansz, które tworzysz.
Tablice te mogą przedstawiać wszystko: funkcje/działy w Twojej firmie, stan zadania, a może nawet miesiące roku kalendarzowego. Członkowie zespołu mogą komentować karty, brać udział w dyskusjach, dołączać obrazy i tak dalej. Po zakończeniu zadania na karcie jest ono przenoszone do następnego. Lubię to:
Darmowy plan Trello jest całkiem niezły, z ograniczeniem dotyczącym tylko liczby tablic i rozmiaru załącznika, a nie liczby użytkowników! Dla większości ludzi to wystarczy, chociaż plany premium zaczynają się od 10 USD za użytkownika miesięcznie. Jeśli jesteś małym zespołem (lub nawet pojedynczą osobą!), którego projekty nie muszą być szczegółowo zaplanowane, Trello jest zabawną i wydajną opcją!
Podio
Następna na naszej liście jest Podiociężka oferta dla dużych zespołów i przedsiębiorstw, które potrzebują możliwości dostosowywania i CRM.
Dlaczego więc używać Podio? Oto niektóre z powodów:
- Możliwość dostosowania: W przeciwieństwie do wielu konkurentów, Podio ma rozbudowane opcje dostosowywania. Pozwala to nie tylko zmienić sposób działania jego modułów, ale także pozbyć się części, które nie są dla Ciebie istotne.
- Wbudowany CRM: Podio CRM jest dostarczany wraz z zarządzaniem informacjami o klientach, śledzeniem podróży klienta, śledzeniem leadów i innymi kluczowymi funkcjami CRM.
- Zarządzanie pracownikami: Podio oferuje najwyższej klasy wsparcie dla zarządzania pracownikami, co pozwala zarządzać wydatkami, urlopami, strumieniami aktywności i nie tylko z jednego miejsca.
- Zarządzanie projektami: współpraca z klientami, łączenie wiadomości e-mail z zadaniami, szczegółowe prawa dostępu, planowanie projektów Scrum i wykonywanie sprintów; to wszystko jest wliczone.
- Zarządzanie wydarzeniami, zarządzanie pocztą e-mail, zarządzanie biznesem . . . i tak dalej!
Chociaż Podio ma bezpłatny plan, oferuje tylko podstawowe zarządzanie zadaniami. Szczerze mówiąc, nie ma powodu, aby korzystać z podstawowego planu, poza tym, aby poczuć platformę. Płatne poziomy to miejsca, w których odblokowywane są atrakcyjne funkcje, a te wahają się od 9 do 24 USD na użytkownika miesięcznie.
Nadmuchiwany
Pod względem czystej innowacji, Nadmuchiwany to najbardziej ekscytujący rozwój najnowszych narzędzi do zarządzania projektami. Możesz myśleć o Airtable jak o arkuszach kalkulacyjnych na sterydach – i nawet firma tak to opisuje – ale moim zdaniem ten pogląd szkodzi możliwościom tego narzędzia.
Teraz jednym z komponentów Airtable są rzeczywiście arkusze kalkulacyjne, ale jest tak naładowany funkcjami, że możesz zacząć nienawidzić swojego ulubionego programu do obsługi arkuszy kalkulacyjnych! Po prostu spójrz na to:
Jest tak zwięzły jak arkusz kalkulacyjny, ale ma wizualną separację zadań, kolorowe znaczniki, które można natychmiast rozróżnić, możliwość przypisywania zadań do osób, powiadomień i tak dalej.
Kolejną niesamowitą funkcją są bloki, które są małymi, kompletnymi i wyspecjalizowanymi modułami, które można włączyć do swoich przepływów pracy w celu zwiększenia produktywności. Wiem, brzmi abstrakcyjnie, więc oto kilka konkretnych przykładów: mapy i geokodowanie, wykresy Gantta, wykresy słupkowe/liniowe/rozrzutowe, wizualny kreator stron, eksplorator modeli 3D, śledzenie czasu, schemat organizacyjny — cóż, brak mi tchu! Chodzi o to, że te bloki po prostu działają i można je umieścić w dowolnym z twoich zadań i przepływów pracy.
Połącz to ze zwykłymi funkcjami, takimi jak zarządzanie dokumentami, tablice Kanban, kalendarze, a otrzymasz coś niesamowitego w swoich rękach.
Najlepszą częścią jest wycena: darmowy plan pozwala zespołom o nieograniczonej wielkości, z jedynym ograniczeniem, że pojedyncza podstawa (arkusz) nie może zawierać więcej niż 1200 elementów. Brzmi dla mnie nie do odparcia!
Projekt Microsoft
Kiedy Microsoft coś robi, może nie jest to najładniejsza rzecz w historii, ale dobrze wykonuje swoją pracę, a ludzie nie mogą oddzielić tego od swojego życia. Windows, Office, Outlook, Sharepoint i Exchange to wszystkie przykłady. To samo dotyczy Projekt Microsoftprodukt skierowany konkretnie (w rzeczywistości bardzo konkretnie) do profesjonalnych kierowników projektów pracujących z bardzo dużymi zespołami.
Niezależnie od tego, czy jest to zarządzanie projektami, zarządzanie zasobami, czy zarządzanie portfelem, Microsoft Project zapewnia wszechstronne narzędzie do dokładnego uchwycenia złożoności. W chwili pisania tego tekstu Microsoft dodał ostatnio obsługę przepływów pracy w projektach Agile, co spodoba się tym przedsiębiorstwom, które mają zespoły lub działy pracujące w sposób Agile.
Są dwa ważne powody, aby wybrać:
Planning, PMP, Enterprise — brzmi jak twój jam, a potem sprawdź Microsoft Project!
Zespół Gantta
Jak sama nazwa wskazuje, Zespół Gantta jest dla wykresów Gantta tym, czym Trello jest dla tablic Kanban. Firma skoncentrowała się na wykresach Gantta jako głównym (i jedynym) motorze przepływów pracy związanych z planowaniem i realizacją projektów wykonawczych. Chociaż poważnie ogranicza to funkcjonalność, sprawia również, że TeamGantt jest niezwykle czysty, łatwy do nauczenia i wydajny.
Ale nie daj się zwieść myśleniu, że wszystko, co możesz zrobić z TeamGantt, to tworzyć wykresy Gantta i kontynuować współpracę z cesjonariuszem. Istnieje wiele funkcji związanych z ułatwianiem współpracy, takich jak:
- Rozmowy
- Zarządzanie dokumentami
- Śledzenie czasu
- Zależności (mapowanie projektów, które opierają się na innych projektach)
Bezpłatny abonament pozwala tylko na trzech członków i jeden projekt, więc możesz tam zasmakować aplikacji. Płatne plany to 10 USD i 15 USD za użytkownika miesięcznie. Jeśli uważasz, że wykresy Gantta działają najlepiej dla Ciebie i chcesz budować wokół tego swoje przepływy pracy, TeamGantt jest fajną i dobrze wyglądającą opcją.
Projekty Zoho
Projekty Zoho to jedna z wielu ofert Zoho, firmy, którą być może już znasz. Pomyśl o projektach Zoho jako solidnej mieszance wszystkich funkcji, które napotkaliśmy na tej liście.
Wykresy Gantta, kamienie milowe, śledzenie błędów, arkusze czasu pracy, zarządzanie dokumentami, finanse, integracja z popularnymi aplikacjami, forami i nie tylko — tak jak powiedziałem, to wszystko po trochu i odgrywa naprawdę dobrze wszystkie części. Plan podstawowy jest bezpłatny dla maksymalnie 10 użytkowników, a następnie aplikacja będzie kosztować od 20 do 35 USD miesięcznie (uwaga: jest to stały koszt miesięczny, a nie na użytkownika).
Zoho Projects to fajna opcja sama w sobie, ale ma to jeszcze większy sens, jeśli korzystasz już z biznesowego pakietu aplikacji Zoho.
Wniosek
Nie można zaprzeczyć, że narzędzia do zarządzania projektami mają kluczowe znaczenie dla sukcesu zespołu. Przy tak wielu dostępnych opcjach podjęcie decyzji o tym, co jest dla Ciebie dobre, może być przytłaczające. Dlatego ta lista zawiera najlepsze narzędzia, które moim zdaniem są najlepsze i różnią się od siebie. Naprawdę mam nadzieję, że pomoże ci to zerować się we właściwym miejscu!