Niezależnie od tego, czy działasz w pojedynkę, czy też jesteś częścią większego zespołu, diagramy Gantta stanowią znakomite narzędzie do koordynowania złożonych przedsięwzięć. Wiele programów do zarządzania zadaniami oferuje funkcję tworzenia wykresów Gantta, a platforma Notion jest jednym z nich.
Opanowanie sztuki korzystania z wykresów Gantta w środowisku Notion może początkowo wydawać się trudne, zwłaszcza jeśli nie miałeś z nimi wcześniej styczności. Jeśli jednak szukasz wyczerpującego przewodnika, to dobrze trafiłeś, ponieważ dokładnie to jest celem tego opracowania.
Czym jest wykres Gantta?
Zanim zagłębimy się w tajniki tworzenia wykresów Gantta, warto upewnić się, że rozumiemy, czym tak naprawdę są. Wykresy Gantta to struktury służące do monitorowania postępów w realizacji obszernych projektów. Mimo że są one często stosowane w większych firmach, wykresy Gantta są również wartościowe dla freelancerów i studentów. Sprawdzają się doskonale także w przypadku zespołów pracujących zdalnie.
Wykresy Gantta zazwyczaj prezentują podział każdego zadania w projekcie, na przykład przebudowę witryny internetowej czy rozpoczęcie kampanii marketingowej. Następnie prezentują one oś czasu z przewidywanymi datami ukończenia i wskaźnikiem postępów. Podobnie jak w innych metodach zarządzania zadaniami, istnieje możliwość delegowania poszczególnych etapów innym osobom.
Jeśli pracujesz w zespole zdalnym, warto przyjrzeć się tym najlepszym narzędziom do zarządzania zadaniami umożliwiającym współpracę na odległość.
Jak utworzyć i wykorzystać wykres Gantta w Notion
Chociaż w Notion możesz skonstruować wykres Gantta od podstaw, znacznie wygodniej jest użyć gotowego szablonu – zwłaszcza na początku. W Notion dostępny jest darmowy szablon wykresu Gantta, który można zaimportować i wykorzystać w preferowanej przestrzeni roboczej. To właśnie ten szablon posłuży nam w tym poradniku.
Oto jak uzyskać szablon:
Po zaimportowaniu szablonu możemy przejść do jego konfiguracji i używania wykresu Gantta w Notion.
1. Wprowadzanie nazw projektów
Zanim przejdziesz do bardziej zaawansowanych aspektów konfiguracji, powinieneś zacząć od wprowadzenia nazw projektów. To bardzo proste:
Alternatywnie, możesz kliknąć nazwę, którą chcesz zmienić w tabeli i dostosować ją wedle potrzeb. Powtarzaj ten proces, aż zmodyfikujesz wszystkie nazwy projektów zgodnie z własnymi wymaganiami.
2. Dostosowywanie szczegółów każdego projektu
Po zmianie nazw projektów na wykresie Gantta w Notion, możesz przejść do konfiguracji dalszych detali. Możesz modyfikować następujące aspekty:
- Dodawanie podzadań w każdym oknie.
- Aktualizowanie statusu i postępów.
- Oś czasu.
Aby ułatwić Ci śledzenie procesu, podzielimy go na poszczególne etapy.
Dodawanie podzadań w każdym oknie
Dodawanie podzadań to prawdopodobnie najlepszy krok, który powinieneś wykonać po zmianie nazw projektów. Oto jak to zrobić:
Po dodaniu nowych zadań możesz dostosować je w taki sam sposób, jak gotowe zadania.
Aktualizowanie statusu zadania
Aby zaktualizować status zadania w szablonie Gantta w Notion, otwórz kartę związaną z Twoim projektem lub podzadaniem. Znajdziesz tam sekcję „Status”. Rozwiń menu i wybierz aktualny status projektu.
Zauważysz także sekcję procentową w zakładce „Postęp”. Możesz ją aktualizować poprzez wykonywanie podzadań w ramach projektu.
Jeśli dopiero zaczynasz przygodę z Notion, warto zapoznać się z tym poradnikiem omawiającym użyteczne funkcje, które możesz wykorzystać w Notion.
Oś czasu
Jeśli chcesz zmienić harmonogram każdego zadania, możesz skorzystać z sekcji „Oś czasu”. Wybierz nowe daty rozpoczęcia i zakończenia w kalendarzu.
Możesz również przesuwać projekt na osi czasu wykresu Gantta, przeciągając i upuszczając odpowiednie zadania.
3. Zmiana widoku
Jeśli chcesz zmienić widok wykresu Gantta, masz do dyspozycji kilka opcji. Po prawej stronie zobaczysz menu rozwijane z wyborem skali czasu, np. miesiąc, rok, kwartał itd.
Wybierz preferowany zakres czasu z menu. Możesz też użyć przycisku „Dzisiaj”, aby przejść do bieżącej daty.
Inną opcją jest zmiana widoku zadania według priorytetu. W tym celu wybierz opcję „Według priorytetu” po lewej stronie ekranu. Możesz też wybrać opcję „Wszystkie projekty”, aby uzyskać kompleksowy przegląd wszystkich zadań.
Pamiętaj, że wszystkie te nazwy można dowolnie modyfikować. Jeśli jesteś początkujący, możesz także zapoznać się z tym przewodnikiem szybkiego startu po szablonach projektów i zadań w Notion.
4. Przeglądanie i delegowanie zadań
Jeśli korzystasz z wykresu Gantta w projektach solowych, ta sekcja nie jest Ci potrzebna. Jeśli jednak stworzyłeś wykres Gantta w Notion z myślą o pracy w większym zespole, ważne jest, abyś wiedział, jak delegować zadania.
Alternatywnie możesz postępować zgodnie z poniższymi instrukcjami:
Jeśli później uznasz, że wykresy Gantta nie są najbardziej optymalną metodą zarządzania projektami, nie martw się. Istnieje kilka alternatywnych rozwiązań do zarządzania projektami.
Twórz efektywne wykresy Gantta w Notion
Mimo że wykresy Gantta mogą na początku wydawać się skomplikowane, to są one skutecznym narzędziem do zarządzania zadaniami. Umiejętność korzystania z wykresów Gantta w Notion to cenna umiejętność, która pomoże Twojemu zespołowi osiągnąć większą produktywność.
Nawet jeśli zamierzasz wykorzystywać te wykresy wyłącznie w projektach indywidualnych, śledzenie postępów w realizacji większych przedsięwzięć może stać się znacznie prostsze. Wykresy Gantta można wykorzystać do różnych rodzajów projektów, a szczególnie przydatne okazują się w przypadku długoterminowych zadań.