Podczas gdy jesteś z dala od biura, warto, aby Twoje służbowe e-maile pozostały w tyle. Aby zorganizować sobie przerwę, możesz ustawić automatyczne odpowiedzi w Gmailu, które poinformują innych o Twojej nieobecności. Oto jak to zrobić.
Konfiguracja wiadomości o nieobecności w Gmailu przez przeglądarkę
Najprościej jest ustawić wiadomość o nieobecności w Gmailu na komputerze z systemem Windows lub Mac. W pierwszej kolejności zaloguj się na swoje konto Google.
Wejdź na stronę Gmail i kliknij ikonę koła zębatego „Ustawienia” znajdującą się w prawym górnym rogu. Następnie wybierz opcję „Zobacz wszystkie ustawienia” z rozwijanego menu „Szybkie ustawienia”.
Przeniesiesz się do sekcji ustawień Gmaila. Przewiń w dół, aż dojdziesz do zakładki „Ogólne”, a następnie znajdź sekcję „Wiadomość o nieobecności”.
W przypadku niektórych lokalizacji, takich jak Wielka Brytania, ten obszar może być określany jako „Odpowiedź automatyczna poza biurem”, co wynika z różnic w terminologii używanej w różnych krajach. Jednakże, niezależnie od regionu, zasady pozostają takie same.
Wiadomości o nieobecności funkcjonują jako automatyczne odpowiedzi na przychodzące e-maile, informując nadawców, że nie możesz odpowiedzieć. Możesz określić zakres dat, w którym będziesz „poza biurem” lub „na urlopie”, w polach „Pierwszy dzień” i „Ostatni dzień”.
Aby ustawić datę zakończenia, zaznacz pole „Ostatni dzień”. W przeciwnym razie Gmail będzie kontynuował wysyłanie automatycznych odpowiedzi, dopóki nie wyłączysz tej funkcji ręcznie.
Po ustaleniu dat, musisz wprowadzić treść wiadomości, która będzie wysyłana automatycznie. Wpisz tytuł wiadomości w polu „Temat”, a następnie treść w polu „Wiadomość”.
To pole jest idealne do wskazania, jak długo będziesz nieobecny.
Aby ograniczyć automatyczne odpowiedzi tylko do kontaktów z Twojej listy, zaznacz pole wyboru „Wysyłaj odpowiedź tylko do osób z moich kontaktów”. Dzięki temu unikniesz wysyłania automatycznych odpowiedzi do nieznanych osób oraz na wiadomości systemowe.
Kiedy będziesz gotowy do zapisania ustawień, wybierz opcję „Włącz wiadomość o nieobecności” lub „Włącz automatyczną odpowiedź podczas nieobecności”, w zależności od preferencji.
Po włączeniu tej opcji i upewnieniu się, że wszystko jest zgodne z oczekiwaniami, kliknij przycisk „Zapisz zmiany” na dole strony.
To spowoduje aktywację wiadomości o nieobecności, zaczynając od godziny 12:00 w wyznaczonym dniu. Jeśli ustaliłeś datę zakończenia, wiadomość przestanie być wysyłana o 23:59 tego dnia.
Ustawienie wiadomości o nieobecności w Gmailu na urządzeniach mobilnych
Możesz także skonfigurować wiadomość o nieobecności w aplikacji Gmail na urządzeniach z systemem Android, iPhone oraz iPad. Te kroki będą obowiązywały na wszystkich platformach mobilnych.
Aby rozpocząć, otwórz aplikację „Gmail” na swoim telefonie lub tablecie. Po jej otwarciu dotknij ikony menu „hamburger” w lewym górnym rogu aplikacji.
Przewiń w dół i wybierz opcję „Ustawienia”.
W menu „Ustawienia” wybierz konto Google, dla którego chcesz ustawić wiadomość o nieobecności w biurze.
Menu ustawień tego konta będzie zawierało specyficzne opcje, w tym możliwość ustawienia wiadomości o nieobecności.
Aby dodać wiadomość o nieobecności, dotknij opcji „Wiadomość o nieobecności” lub „Automatyczna odpowiedź poza biurem”, w zależności od regionu.
Kolejnym krokiem jest skonfigurowanie ustawień wiadomości o nieobecności.
Aktywuj suwak „Wiadomość o nieobecności” lub „Odpowiedź automatyczna poza biurem”, aby móc modyfikować ustawienia tej funkcji.
Podobnie jak w wersji przeglądarkowej, musisz ustawić okres, w jakim wiadomość będzie aktywna, korzystając z opcji „Pierwszy dzień” i „Ostatni dzień”.
Jeśli nie chcesz kończyć wiadomości w określonym dniu, ustaw pole „Ostatni dzień” na „Brak”.
Musisz również wpisać temat i treść wiadomości, aby wiadomości mogły być wysyłane do odbiorców. Jeśli chcesz, aby były one kierowane tylko do Twoich kontaktów, zaznacz pole „Wyślij tylko do moich kontaktów”.
Aby zapisać i aktywować wiadomość, kliknij „Gotowe” w prawym górnym rogu ekranu.
To spowoduje aktywację wiadomości o nieobecności od godziny 12:00 w dniu określonym w polu „Pierwszy dzień”. Jeśli ustawisz datę zakończenia, wiadomości przestaną być wysyłane o godzinie 11:59 w tym dniu.
newsblog.pl