Być może używasz programu Microsoft Excel do porządnego organizowania listy mailingowej. Jednak gdy przygotowujesz się do drukowania etykiet wysyłkowych, musisz użyć funkcji korespondencji seryjnej, aby utworzyć je w programie Word z listy programu Excel. Oto, jak to zrobić.
Krok pierwszy: przygotuj swoją listę mailingową
Jeśli już utworzyłeś listę mailingową w Excelu, możesz bezpiecznie pominąć ten krok. Jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, mimo braku funkcji etykiety wysyłkowej w Excelu, zdecydowanie zalecamy korzystanie z tego programu, ponieważ jest on lepszy do organizowania i utrzymywania danych niż tabele w programie Word.
Pierwszą rzeczą, którą musisz zrobić, jest utworzenie nagłówka kolumny odpowiadającego danym, które znajdują się w każdej kolumnie. Umieść te nagłówki w pierwszym wierszu każdej kolumny.
To, które nagłówki umieścisz, zależy od informacji, które planujesz wykorzystać w etykietach wysyłkowych. Tytuły są zawsze ładne, ale przed utworzeniem etykiet ważne jest, aby wiedzieć, jakie tytuły mają osoby na Twojej liście. Jeśli lista jest przeznaczona dla firm, a nie dla osób prywatnych, możesz pominąć nagłówki „Imię” i „Nazwisko”, a zamiast tego wpisać „Nazwa firmy”. Aby właściwie zilustrować kroki, w tym przykładzie posłużymy się osobistą listą mailingową. Nasza lista będzie zawierała następujące nagłówki:
- Imię
- Nazwisko
- Adres ulicy
- Miasto
- Stan
- Kod pocztowy
To są standardowe informacje, które znajdziesz na etykietach wysyłkowych. Jeśli chcesz, możesz nawet wstawiać obrazy do etykiet, ale ten krok omówimy później w programie Word.
Po zakończeniu tworzenia nagłówków przejdź dalej i wprowadź dane. Po zakończeniu lista powinna wyglądać mniej więcej tak:
Śmiało, zapisz swoją listę i przejdźmy do Microsoft Word.
Krok drugi: skonfiguruj etykiety w programie Word
Otwórz pusty dokument Word. Następnie przejdź do zakładki „Korespondencja” i wybierz „Rozpocznij korespondencję seryjną”.
W wyświetlonym menu rozwijanym wybierz „Etykiety”.
Pojawi się okno „Opcje etykiet”. Tutaj możesz wybrać markę etykiety i numer produktu. Po zakończeniu kliknij „OK”.
Twoje kontury etykiet pojawią się teraz w programie Word.
Uwaga: jeśli kontury etykiet nie są wyświetlane, przejdź do opcji Projekt > Krawędzie i wybierz „Wyświetl linie siatki”.
Krok trzeci: Połącz swój arkusz roboczy z etykietami Worda
Zanim będzie można przesłać dane z programu Excel do etykiet w programie Word, należy je połączyć. Wróć do zakładki „Korespondencja” w dokumencie programu Word, wybierz opcję „Wybierz odbiorców”.
Pojawi się menu rozwijane. Wybierz „Użyj istniejącej listy”.
Pojawi się Eksplorator plików Windows. Użyj go, aby zlokalizować i wybrać plik listy mailingowej. Po wybraniu pliku kliknij „Otwórz”.
Pojawi się okno „Wybierz tabelę”. Jeśli masz w skoroszycie wiele arkuszy, pojawią się one tutaj. Wybierz ten, który zawiera Twoją listę. Pamiętaj, aby włączyć opcję „Pierwszy wiersz danych zawiera nagłówki kolumn”, jeśli jeszcze nie jest, a następnie kliknij „OK”.
Twoje etykiety są teraz połączone z arkuszem roboczym.
Krok czwarty: Dodaj pola korespondencji seryjnej do etykiet
Nadszedł czas, aby dodać pola korespondencji seryjnej do etykiet programu Word. Wybierz pierwszą etykietę, przejdź na kartę „Korespondencja”, a następnie kliknij „Blok adresu”.
W wyświetlonym oknie „Wstaw blok adresu” kliknij przycisk „Dopasuj pola”.
Pojawi się okno „Dopasuj pola”. W grupie „Wymagane dla bloku adresu” upewnij się, że każde ustawienie odpowiada kolumnie w skoroszycie. Na przykład „Imię” powinno pasować do „Imię” i tak dalej. Po potwierdzeniu, że wszystko jest ustawione prawidłowo, kliknij „OK”.
Wróć do okna „Wstaw blok adresu”, sprawdź podgląd, aby upewnić się, że wszystko wygląda dobrze, a następnie kliknij „OK”.
Blok adresu powinien teraz pojawić się na Twojej pierwszej etykiecie.
Wróć do karty „Korespondencja”, a następnie kliknij „Aktualizuj etykiety”.
Blok adresu powinien teraz pojawić się na każdej etykiecie.
Teraz możesz już wykonać korespondencję seryjną.
Krok piąty: wykonanie korespondencji seryjnej
Aby zobaczyć, jak dzieje się magia, na karcie „Korespondencja” kliknij „Zakończ i scal”.
Pojawi się okno „Scal do nowego dokumentu”. Wybierz „Wszystkie”, a następnie kliknij „OK”.
Twoja lista z programu Excel zostanie teraz scalona z etykietami w programie Word.
Teraz pozostaje tylko wydrukować etykiety i wysłać pocztę!
newsblog.pl
Maciej – redaktor, pasjonat technologii i samozwańczy pogromca błędów w systemie Windows. Zna Linuxa lepiej niż własną lodówkę, a kawa to jego główne źródło zasilania. Pisze, testuje, naprawia – i czasem nawet wyłącza i włącza ponownie. W wolnych chwilach udaje, że odpoczywa, ale i tak kończy z laptopem na kolanach.