Jak utworzyć filtry Gmaila, aby łatwo uporządkować skrzynkę odbiorczą

• Filtry Gmaila umożliwiają porządkowanie skrzynki odbiorczej i zarządzanie nią poprzez dodawanie etykiet, oznaczanie e-maili jako przeczytanych lub usuwanie e-maili.
• Utwórz filtry na pasku wyszukiwania, w wiadomości e-mail lub w menu Ustawienia, aby zastosować kryteria i zautomatyzowane działania do poczty przychodzącej.
• Edytuj lub usuń filtry w sekcji Filtry i zablokowane adresy w ustawieniach Gmaila, aby zachować porządek i porządek w skrzynce odbiorczej.

Filtry Gmaila są dokładnie tym, co sugeruje nazwa. Pomagają uporządkować i uporządkować skrzynkę odbiorczą, automatycznie przekierowując wiadomości e-mail. Oto jak tworzyć, dostosowywać i zarządzać filtrami w Gmailu.

Jak tworzyć filtry w Gmailu

Aby utworzyć filtry Gmaila, musisz użyć komputera. Obecnie nie można tworzyć filtrów za pomocą aplikacji mobilnej Gmail (iOS lub Android).

Istnieje kilka sposobów utworzenia filtra w Gmailu, ale najłatwiejszym sposobem jest użycie paska wyszukiwania. Przejdź na górę skrzynki odbiorczej i wybierz ikonę suwaka oznaczoną „Pokaż opcje wyszukiwania”.

Dodatkowo możesz utworzyć filtr bezpośrednio z wiadomości e-mail znajdującej się w Twojej skrzynce odbiorczej. Aby utworzyć filtr na podstawie otrzymanej wiadomości e-mail:

Otwórz wiadomość e-mail odpowiadającą Twoim kryteriom.

Kliknij opcję Więcej obok informacji o nadawcy.

Z wyświetlonej listy opcji wybierz opcję Filtruj takie wiadomości.

Powinno pojawić się okno „Opcje wyszukiwania” z już wypełnionymi kryteriami Od. Ta opcja działa najlepiej, jeśli otrzymujesz kilka e-maili z tego samego adresu.

Po zastosowaniu żądanych kryteriów filtrowania w oknie opcji wyszukiwania wybierz opcję Utwórz filtr obok przycisku Szukaj.

Po otrzymaniu wiadomości e-mail spełniającej zdefiniowane kryteria powinna zostać wyświetlona lista potencjalnych automatycznych działań, które należy wykonać.

Lista ta powinna zawierać opcję archiwizowania wiadomości e-mail, oznaczania jej jako przeczytanej, oznaczania ją gwiazdką, usuwania, oznaczania zawsze lub nigdy jako ważnej oraz przypisywania jej etykiety lub kategorii. Możesz także zastosować filtr do istniejących rozmów w skrzynce odbiorczej, które spełniają te same kryteria.

Aby dowiedzieć się więcej o tym, jak ustawić kryteria filtrów, spójrz na Artykuł Google Workspace na ten temat.

Przykłady przydatnych filtrów Gmaila

Przyjrzymy się praktycznym przykładom filtrów Gmaila, które mogą znacznie usprawnić zarządzanie pocztą e-mail.

1. Filtruj e-maile na podstawie słów kluczowych w Gmailu

Aby zablokować wszystkie e-maile zawierające słowo „inwestycja” od konkretnego nadawcy, możesz wykonać czynności opisane poniżej:

Otwórz okno Opcje wyszukiwania.

Wprowadź adres e-mail nadawcy (lub pomiń ten krok, aby zablokować wszystkich nadawców).

Wpisz słowo „inwestycja” w polu Zawiera słowa.

Jeśli chcesz filtrować wiadomości e-mail na podstawie wielu terminów, użyj operatora „LUB”, aby je rozdzielić; Gmail wyszuka następnie e-maile zawierające co najmniej jedno z podanych haseł. W przypadku wiadomości e-mail, które muszą zawierać wszystkie terminy, możesz połączyć słowa spacjami lub użyć „AND”.

Możesz kliknąć Szukaj, aby znaleźć wszystkie aktualne e-maile spełniające wybrane kryteria.

Gdy już skończysz, kliknij Utwórz filtr i zaznacz pole obok Usuń, aby wszystkie e-maile spełniające kryteria były wysyłane do Kosza. (Zamiast tego możesz je zarchiwizować, wybierając opcję Pomiń skrzynkę odbiorczą).

Wybierz ponownie opcję Utwórz filtr.

Powinieneś zobaczyć komunikat utworzony przez Twój filtr. Wszystkie e-maile zawierające wprowadzone słowa zostaną teraz usunięte natychmiast po dostarczeniu.

2. Posortuj swoją skrzynkę odbiorczą Gmaila za pomocą filtrów adresowania Plus

Plus adresowanie to funkcja, która pozwala dodawać znaki do adresu e-mail, a mimo to wiadomości będą dostarczane do Twojej skrzynki odbiorczej. Można to wykorzystać do tworzenia jednorazowych adresów e-mail w celu szybkich rejestracji i organizowania wiadomości e-mail od różnych nadawców.

Aby skorzystać z adresowania plus, po prostu dodaj znak plus (+) do swojego adresu e-mail przed symbolem @. Na przykład, [email protected] stanie się [email protected].

Możesz użyć tego nowego adresu, aby zapisać się do newslettera, a następnie utworzyć filtr, aby automatycznie zastosować etykietę do e-maili wysyłanych z tego biuletynu. Kolejną zaletą tej funkcji jest to, że jeśli zaczniesz otrzymywać wiadomości spamowe, możesz łatwo stwierdzić, która firma wyprzedała Twój adres e-mail.

Aby użyć adresowania plus do filtrowania wiadomości e-mail, wykonaj poniższe czynności:

Otwórz okno Opcje wyszukiwania.

Wpisz swoje kryteria w polu Zawiera słowa: {to:[email protected] dostarczone do:[email protected]}. Pamiętaj, aby zastąpić „makeuseof+tech” swoim niestandardowym adresem e-mail.

Zamiast operatora OR można użyć nawiasów klamrowych i pełnią one tutaj tę samą funkcję. Istnieją inne zaawansowane operatory wyszukiwania, których możesz używać w wyszukiwaniach i filtrach w Gmailu. Można je znaleźć na liście Pomoc Gmaila.

Kliknij Utwórz filtr i wybierz Zastosuj etykietę.

Możesz wybrać odpowiednią etykietę z rozwijanego pola. Jeśli nie masz pasujących etykiet, możesz utworzyć nową.

Kiedy skończysz, kliknij ponownie Utwórz filtr.

3. Filtruj e-maile na podstawie tematu lub nadawcy w Gmailu

Możesz skonfigurować filtr Gmaila, aby kategoryzować wszystkie e-maile związane z określonym tematem lub od wyznaczonego nadawcy i umieszczać je w jednej etykiecie. Jednak Gmail łączy kryteria w oknie Opcje wyszukiwania, używając operatora AND, a nie operatora OR. W rezultacie powstaje filtr, który wybiera e-maile spełniające wszystkie określone kryteria, zamiast znajdować e-maile spełniające dowolne pojedyncze kryterium.

Chociaż dla każdego kryterium można utworzyć osobne filtry, znacznie łatwiej jest skorzystać z pola „Zawiera słowa”. Aby utworzyć filtr porządkujący wszystkie e-maile związane z pracą pod etykietą „Praca”, wykonaj proces podobny do opisanego poniżej:

Otwórz okno Opcje wyszukiwania.

Wpisz nadawcę poprzedzonego operatorem from:. Można określić wielu nadawców, używając nawiasów klamrowych lub operatora OR.

Możesz określić słowo kluczowe, którego chcesz szukać w temacie, używając operatora topic:.

Jeśli chcesz, aby filtr wyszukiwał określone słowa w całej wiadomości e-mail (niekoniecznie w samym temacie), wpisz je po określeniu nadawcy. Pamiętaj, aby połączyć wiele słów kluczowych za pomocą operatora OR.

W następnym oknie wybierz etykietę, którą chcesz zastosować do wiadomości e-mail spełniających kryteria. Wybrałem etykietę „Praca”.

Koniecznie sprawdź naszą listę inteligentnych filtrów Gmaila, które pomogą Ci poradzić sobie z przeciążeniem poczty e-mail, aby poznać więcej przykładów przydatnych filtrów Gmaila.

Jak edytować i usuwać filtry Gmaila

Jeśli nie potrzebujesz już niektórych filtrów lub chcesz je edytować, aby uwzględnić określone kryteria, oto jak edytować i usunąć filtry Gmaila:

Wybierz ikonę koła zębatego i kliknij Zobacz wszystkie ustawienia.

Kliknij Filtry i zablokowane adresy.

Wybierz edytuj lub usuń obok żądanego filtra. Podczas edycji zmień kryteria filtrowania i wybierz Kontynuuj > Aktualizuj filtr.

Jeśli chcesz usunąć wiele filtrów, kliknij pole wyboru obok każdego z nich i po zakończeniu wybierz opcję Usuń na dole.

Filtry mogą uprościć proces zarządzania e-mailami i utrzymywania porządku w skrzynce odbiorczej. Ale filtry to nie jedyny sposób na uporządkowanie skrzynki odbiorczej. Możesz także dowiedzieć się, jak sortować skrzynkę odbiorczą Gmaila według nadawcy, tematu i etykiety.