Jak utworzyć filtry Gmaila, aby łatwo uporządkować skrzynkę odbiorczą

Najważniejsze funkcje filtrowania wiadomości e-mail

Mechanizmy filtrowania w Gmailu stanowią skuteczne narzędzie do zarządzania i organizacji skrzynki odbiorczej. Pozwalają one na automatyczne przypisywanie etykiet, oznaczanie wiadomości jako przeczytane lub usuwanie niepotrzebnych maili.

• Filtry możesz tworzyć bezpośrednio z paska wyszukiwania, z poziomu wybranej wiadomości e-mail, lub korzystając z menu Ustawień. Umożliwia to precyzyjne zdefiniowanie kryteriów, a następnie automatyczne wykonywanie określonych akcji na przychodzących wiadomościach.
• Modyfikację oraz usunięcie filtrów znajdziesz w ustawieniach Gmaila, w zakładce „Filtry i zablokowane adresy”. Dzięki temu zachowasz pełną kontrolę nad porządkiem w swojej skrzynce.

Filtry Gmaila, zgodnie z sugestią nazwy, pomagają utrzymać porządek w korespondencji, poprzez automatyczne kierowanie wiadomości do odpowiednich miejsc. Poniżej przedstawiamy instrukcję, jak tworzyć, modyfikować i zarządzać filtrami w Gmailu.

Tworzenie filtrów w Gmailu

W celu utworzenia filtrów w Gmailu konieczne jest skorzystanie z komputera. Obecnie, filtry nie mogą być generowane za pośrednictwem aplikacji mobilnej Gmail, dostępnej na systemy iOS oraz Android.

Istnieje kilka metod tworzenia filtrów w Gmailu, lecz najbardziej intuicyjna jest ta z użyciem paska wyszukiwania. W górnej części skrzynki odbiorczej znajdź ikonę suwaka, podpisanej jako „Pokaż opcje wyszukiwania”.

Dodatkowo, filtr można utworzyć bezpośrednio z wybranej wiadomości e-mail, znajdującej się w skrzynce odbiorczej. W tym celu:

1. Otwórz wiadomość, która posłuży jako wzór dla twoich kryteriów.
2. Kliknij opcję „Więcej”, która znajduje się obok danych nadawcy.
3. Z wyświetlonego menu wybierz „Filtruj wiadomości tego typu”.
4. Pojawi się okno „Opcje wyszukiwania”, w którym pole „Od” zostanie automatycznie wypełnione adresem nadawcy. Ta metoda jest szczególnie przydatna w przypadku otrzymywania wielu wiadomości od tego samego nadawcy.
5. Po zdefiniowaniu kryteriów filtrowania, w oknie opcji wyszukiwania, kliknij opcję „Utwórz filtr”, znajdującą się obok przycisku „Szukaj”.
6. Po odebraniu wiadomości spełniającej zdefiniowane kryteria, wyświetli się lista możliwych automatycznych akcji do wykonania.

Na liście znajdziesz takie opcje jak: archiwizowanie wiadomości, oznaczanie jej jako przeczytanej, dodawanie gwiazdki, usuwanie, oznaczanie jako ważną (lub nie) oraz przypisywanie etykiety lub kategorii. Możesz również zastosować filtr do istniejących wiadomości w skrzynce, które spełniają te same kryteria.

Szczegółowe informacje na temat definiowania kryteriów filtrów znajdziesz w artykułu Google Workspace.

Praktyczne przykłady filtrów Gmail

Przeanalizujmy przykłady filtrów, które mogą znacząco ułatwić zarządzanie pocztą e-mail.

1. Filtrowanie wiadomości na podstawie słów kluczowych

Załóżmy, że chcesz zablokować wszystkie wiadomości zawierające frazę „inwestycja” od konkretnego nadawcy. Poniżej znajdziesz kolejne kroki:

1. Otwórz okno „Opcje wyszukiwania”.
2. Wprowadź adres nadawcy (możesz pominąć ten krok, aby zablokować wszystkich nadawców).
3. W polu „Zawiera słowa” wpisz frazę „inwestycja”.
4. Jeśli chcesz filtrować wiadomości na podstawie kilku słów, użyj operatora „LUB”, aby je rozdzielić. W takim przypadku Gmail znajdzie wiadomości, które zawierają przynajmniej jedno ze wskazanych słów. Jeśli natomiast chcesz, aby wiadomość zawierała wszystkie słowa, możesz połączyć je spacjami lub użyć operatora „AND”.
5. Możesz kliknąć „Szukaj”, aby przejrzeć wszystkie wiadomości spełniające kryteria.
6. Po zakończeniu, kliknij „Utwórz filtr” i zaznacz pole obok opcji „Usuń”, aby wszystkie wiadomości, które spełnią kryteria, były automatycznie przenoszone do kosza. Alternatywnie, wybierz opcję „Pomiń skrzynkę odbiorczą”, jeśli chcesz je zarchiwizować.
7. Ponownie kliknij opcję „Utwórz filtr”.
8. Od teraz, wszystkie wiadomości zawierające wprowadzone słowa, zostaną usunięte natychmiast po otrzymaniu.

2. Sortowanie skrzynki odbiorczej z wykorzystaniem adresowania Plus

Adresowanie Plus to funkcjonalność, która pozwala na dodawanie znaków do adresu e-mail, przy czym wiadomości są nadal dostarczane do twojej skrzynki odbiorczej. Możesz jej użyć do tworzenia tymczasowych adresów do szybkiej rejestracji oraz organizacji wiadomości od różnych nadawców.

Aby skorzystać z adresowania plus, dodaj znak plus (+) przed symbolem @ w swoim adresie e-mail. Na przykład, [email protected] zmieni się w [email protected].

Możesz użyć tego nowego adresu podczas zapisywania się do newslettera. Następnie utwórz filtr, aby automatycznie przypisywać etykietę wiadomościom z tego newslettera. Dodatkową korzyścią jest możliwość łatwego zidentyfikowania firmy, która mogła sprzedać Twój adres, jeśli zaczniesz otrzymywać spam.

Aby wykorzystać adresowanie plus do filtrowania, wykonaj następujące czynności:

1. Otwórz okno „Opcje wyszukiwania”.
2. W polu „Zawiera słowa” wprowadź kryteria: {to:[email protected] dostarczone do:[email protected]}. Pamiętaj, aby zmienić „makeuseof+tech” na swój indywidualny adres.
3. Nawiasy klamrowe zastępują w tym przypadku operator „OR”. Dostępne są też inne zaawansowane operatory wyszukiwania, które można stosować w Gmailu, a listę znajdziesz w Pomocy Gmaila.
4. Kliknij „Utwórz filtr” i wybierz opcję „Zastosuj etykietę”.
5. Wybierz etykietę z rozwijanej listy. Jeśli nie masz pasującej, możesz utworzyć nową.
6. Na koniec, ponownie kliknij „Utwórz filtr”.

3. Filtrowanie wiadomości na podstawie tematu lub nadawcy

Możesz ustawić filtr, który będzie kategoryzować wszystkie wiadomości związane z określonym tematem lub od wybranego nadawcy i umieszczać je pod jedną etykietą. Gmail łączy kryteria w oknie „Opcje wyszukiwania” za pomocą operatora „AND”, a nie „OR”. W efekcie, filtr wybiera wiadomości, które spełniają wszystkie kryteria, a nie te, które spełniają którekolwiek z nich.

Chociaż można utworzyć osobne filtry dla każdego kryterium, wygodniejsze jest wykorzystanie pola „Zawiera słowa”. Aby utworzyć filtr, który będzie porządkować wszystkie wiadomości związane z pracą i umieszczać je pod etykietą „Praca”, wykonaj następujące kroki:

1. Otwórz okno „Opcje wyszukiwania”.
2. Wpisz nadawcę, poprzedzając go operatorem „from:”. Możesz określić wielu nadawców, używając nawiasów klamrowych lub operatora „OR”.
3. Możesz określić słowo kluczowe, którego chcesz szukać w temacie, używając operatora „topic:”.
4. Jeśli chcesz, aby filtr wyszukiwał konkretne słowa w treści wiadomości (nie tylko w temacie), wpisz je po określeniu nadawcy. Pamiętaj, aby połączyć słowa kluczowe za pomocą operatora „OR”.
5. W kolejnym oknie wybierz etykietę, którą chcesz zastosować do wiadomości spełniających kryteria. W tym przykładzie jest to etykieta „Praca”.

Zapoznaj się z naszą listą inteligentnych filtrów Gmaila, która pomoże Ci opanować zalew poczty e-mail i poznać więcej przydatnych przykładów filtrowania.

Edycja i usuwanie filtrów Gmail

Jeśli filtry nie są już potrzebne lub wymagają edycji, postępuj zgodnie z poniższymi instrukcjami:

1. Kliknij ikonę koła zębatego, a następnie „Wyświetl wszystkie ustawienia”.
2. Wybierz zakładkę „Filtry i zablokowane adresy”.
3. Wybierz opcję „edytuj” lub „usuń” obok wybranego filtra. W przypadku edycji, zmień kryteria filtrowania, a następnie kliknij „Kontynuuj” > „Aktualizuj filtr”.
4. Jeśli chcesz usunąć kilka filtrów, zaznacz pole wyboru obok każdego z nich, a następnie kliknij „Usuń” na dole.

Filtry to przydatne narzędzie, które może uprościć zarządzanie pocztą i utrzymać porządek w skrzynce odbiorczej. Jednak, filtry to nie jedyny sposób organizacji. Możesz również nauczyć się, jak sortować skrzynkę odbiorczą według nadawcy, tematu oraz etykiety.

newsblog.pl