Każdego dnia mamy do wykonania szereg zadań, ale nie wszystkie z nich są pilne lub ważne. Nauka korzystania z macierzy Eisenhowera pomoże ci ustalić priorytety zadań i zwiększyć produktywność.
Metoda lub macierz Eisenhowera to popularne podejście stosowane przez miliony ludzi na całym świecie do ustalania priorytetów zadań, które masz do wykonania. Z jego pomocą możesz kategoryzować swoje zadania na podstawie ważności i pilności. Pomaga również zrozumieć zadania, które należy przekazać innym osobom lub usunąć.
W tym artykule przyjrzymy się tej macierzy, jej znaczeniu w zarządzaniu zadaniami i produktywności, sposobom jej wdrożenia oraz niektórym zasobom szablonów.
Spis treści:
Co to jest macierz Eisenhowera?
Matryca Eisenhowera to ramy ustalania priorytetów zadań i zarządzania czasem. W przeciwieństwie do zwykłej listy rzeczy do zrobienia, pozwala kategoryzować i ustalać priorytety ważnych i pilnych zadań. Jest również znany jako macierz decyzyjna Eisenhowera, macierz pilnych-ważnych i skrzynka Eisenhowera.
Tradycyjnie wygląda jak kwadratowe pudełko z czterema ćwiartkami. Każdy kwadrant reprezentuje pilność lub wagę określonego zadania. Pola na osi X reprezentują zadania pilne i niepilne, podczas gdy pola na osi Y pokazują zadania ważne i nieważne.
Znaczenie macierzy Eisenhowera dla ustalania priorytetów zadań
Identyfikacja zadań priorytetowych
Ta macierz pozwala zidentyfikować i skoncentrować się na najważniejszych zadaniach, mierząc je pod kątem pilności i ważności. Deleguj mniej ważne zadania
Identyfikując pilne, ale mało ważne zadania, macierz pozwala delegować je członkom zespołu. Dzięki temu zyskasz czas na skupienie się na ważniejszych zadaniach.
Śledź postępy
Ta macierz jest również pomocna w monitorowaniu postępu zadań i identyfikowaniu wszelkich wąskich gardeł. Dzięki temu możesz zakończyć swoje projekty na czas.
Usuwanie niepotrzebnych zadań
Zadania, które nie są pilne lub ważne, mogą zostać całkowicie usunięte z listy rzeczy do zrobienia. W ten sposób Twoja lista zadań nie będzie przytłoczona.
Oszczędzaj czas
Jeśli masz długą listę zadań, które nie są posortowane według priorytetu, marnujesz dużo czasu na podejmowanie decyzji, które z nich wykonać jako pierwsze. Matryca Eisenhowera rozwiązuje ten problem i podpowiada, od którego zadania zacząć.
Jak używać macierzy Eisenhowera jako narzędzia zwiększającego produktywność
- Musisz nauczyć się korzystać z tej matrycy we właściwy sposób, aby uzyskać jak najwięcej korzyści. W zależności od preferencji możesz stworzyć matrycę codziennych zadań lub połączyć swoją miesięczną listę rzeczy do zrobienia. W obu przypadkach regularna praktyka zwiększy Twoją doskonałość.
- Dokładne określenie najważniejszego zadania zapewni maksymalną produktywność. Wybierz zadania, które wywrą maksymalny wpływ na Twoje życie lub pracę.
- Zadania, które będą należeć do kategorii pełnomocnika, należy przypisać komuś innemu. Dowiedz się, który członek zespołu jest najbardziej odpowiedni do tych zadań i deleguj im zadania.
- O ile twoja matryca nie jest przeznaczona do codziennych zadań, musisz ją regularnie przeglądać. Sprawdź swój dzienny harmonogram i zaktualizuj macierz jako swój dzienny harmonogram i nowe przydziały zadań.
- Zaznacz ukończone zadania, ponieważ zapewni ci to poczucie spełnienia i sukcesu. To również sprawi, że będziesz bardziej produktywny.
- Po utworzeniu tej matrycy musisz szczerze wykonać zadania. Wiele osób odkłada na później zadania, które są ważne, ale nie pilne. Jest to jednak duże nie-nie, jeśli chcesz pozostać produktywny.
- Poziom pilności i ważności zmienia się w zadaniu. Musisz być elastyczny, aby zachować produktywność bez względu na to, jakie zadania staną Ci na drodze.
Przewodnik krok po kroku dotyczący implementacji macierzy Eisenhowera
Aby utworzyć ręczną macierz Eisenhowera, musisz narysować cztery pudełka w kwadratowym pudełku. W ten sposób otrzymujesz cztery ćwiartki, które powinny mieć nazwy Wykonaj, Zaplanuj, Deleguj i Usuń. Dla lepszego zrozumienia pamiętaj, że dwie kolumny powinny zawierać zadania pilne i niepilne.
Z drugiej strony wiersze powinny mieć zadania ważne i nieważne. Teraz spójrz, jak uwzględnić zadania w różnych ćwiartkach macierzy:
Kwadrant 1: Zrób
Pierwsza ćwiartka zawiera zadania, które są zarówno ważne, jak i pilne. Zwykle w tym polu znajdują się zadania, których terminy się zbliżają. Te zadania muszą być wykonane dzisiaj lub jutro.
Kwadrant 2: Harmonogram
W drugim kwadrancie umieszczasz zadania, które są ważne, ale nie pilne. Tutaj zwykle umieszczasz zadania, które pomagają Tobie lub Twojej firmie w dłuższej perspektywie, nawet jeśli nie przynoszą natychmiastowego efektu. Planując zadanie, upewnij się, że nie musisz przenosić ich do kategorii Wykonaj, rezerwując odpowiednią ilość czasu.
Kwadrant 3: Delegat
Zawsze są jakieś zadania, które są pilne, ale nie są ważne. W takim przypadku musisz umieścić te zadania w trzeciej ćwiartce i delegować je innym. Jeśli inni członkowie zespołu są zajęci lub nie ma nikogo, kto mógłby wykonać to zadanie, możesz przełożyć je na później.
Zadania te zazwyczaj mają negatywny wpływ na Twoją produktywność. Dlatego lepiej delegować to i śledzić je za pomocą poczty e-mail lub narzędzi do zarządzania zadaniami
Kwadrant 4: Usuń
Czwarta lub ostatnia ćwiartka tej macierzy zawiera zabójców produktywności, które nie są ani pilne, ani ważne. Musisz zidentyfikować i wyeliminować je z listy zadań, aby stać się bardziej produktywnym.
Oto kilka platform, na których można uzyskać szablony macierzy Eisenhowera i dostosować je do własnych zadań.
Inteligentny arkusz
Smartsheet oferuje dobrą kolekcję szablonów Eisenhower Matrix, które można pobrać bezpośrednio. Szablony są dostępne w formatach Word, Excel, PowerPoint, PDF, Dokumentów Google, Arkuszy Google i Prezentacji Google.
Miro
Miro oferuje również szablon Eisenhower Matrix, w którym możesz ustalać priorytety lub delegować zadania zgodnie z potrzebami. Kolor, format i tekst szablonu można edytować w interfejsie Miro i udostępniać innym.
Poniedziałek.com
Na monday.com otrzymasz nasz szablon oparty na macierzy Eisenhowera do zarządzania zadaniami i zwiększania produktywności. Pozwala określić działanie na podstawie pilności i ważności. Co więcej, możesz przydzielać zadania członkom zespołu i aktualizować status zadania.
Pojęcie
Użytkownicy Notion mogą również skorzystać z szablonu dla macierzy Eisenhowera. Pozwala dodawać znaczniki pilności i ważności oraz oznaczać ukończone zadanie po wykonaniu.
twórczo
Szablon Eisenhower Matrix firmy Creately jest wysoce konfigurowalny. Możesz dodawać do niego różne kształty i obrazy. Istnieje również możliwość zmiany rozmiaru pudełek. Możesz także udostępnić go swoim współpracownikom.
Asany
Asana pozwala stworzyć własny szablon, kategoryzując zadania. Możesz dodać odpowiednie tagi do każdego zadania, aby zrozumieć, które zadanie wykonać jako pierwsze, a które delegować.
Wierzchołek42
Szablon dostępny na Vertex42 jest odpowiedni dla Excela i Arkuszy Google. Możesz jednak pobrać edytowalną wersję PDF i wprowadzić w niej zmiany. Po wykonaniu zadania można je zidentyfikować za pomocą znacznika wyboru.
Evernote
Szablon Evernote Eisenhower Matrix ma cztery ćwiartki, w których możesz sortować zadania na podstawie ważności i pilności. Pozwala także dodawać nazwiska osób, które będą odpowiedzialne za delegowane zadania. Po wykonaniu zadania możesz nawet oznaczyć je jako wykonane, aby członkowie zespołu mogli o tym wiedzieć.
Xtensio
Xtensio ma szablon oparty na kodzie kolorystycznym, którego można używać do ustalania priorytetów zadań na podstawie ważności i pilności. Z jego pomocą Twój zespół może łatwo dowiedzieć się, które zadanie wykonać w pierwszej kolejności.
HubSpot
Jeśli szukasz szablonów odpowiednich dla Excela i Arkuszy Google, HubSpot jest miejscem, w którym je znajdziesz. Możesz pobrać ten szablon na swój komputer i edytować go za pomocą wspomnianych aplikacji. Można go również udostępnić członkom zespołu.
Moqupy
Moqups ma edytowalny szablon macierzy Eisenhowera, który możesz edytować na tej platformie. Oprócz kodu kolorystycznego dla każdego kwadrantu, istnieje również odpowiedni emoji, który wyraża jego poziom istotności.
Paradygmat wizualny online
Visual Paradigm Online oferuje szablony, które można łatwo dostosować za pomocą narzędzi do rysowania online. Możesz zmienić jego rozmiar, dodać tekst według własnych preferencji, dodać różne obrazy i kształty oraz wykonać rysunek odręczny.
Wniosek
Każdy może korzystać z macierzy Eisenhowera w życiu osobistym lub zawodowym, aby znaleźć zadania wymagające natychmiastowej uwagi. Pomaga ustalać priorytety pilnych zadań i usuwać niepotrzebne z listy zadań.
Możesz postępować zgodnie z instrukcjami podanymi powyżej, aby wdrożyć tę metodę. Lub możesz użyć szablonów z podanych zasobów. Przyjrzyj się także macierzy priorytetów projektu.