Zaproszenia do spotkań w programie Outlook to doskonałe narzędzie, które pomaga upewnić się, że wszyscy uczestnicy są świadomi daty i miejsca spotkania oraz mogą odpowiedzieć na zaproszenie. Kiedy przyjmujesz zaproszenie w Outlooku, automatycznie aktywowane zostaną przypomnienia, które powiadomią Cię o zbliżającym się wydarzeniu. Jeżeli to Ty jesteś organizatorem spotkania, program umożliwi Ci monitorowanie, ile osób zaakceptowało zaproszenie, a także ponowne przesłanie go, jeśli zajdzie taka potrzeba. Jeśli jeszcze nie wysyłałeś zaproszeń w Outlooku, możesz mieć wrażenie, że to skomplikowane, ale w rzeczywistości proces ten jest zbliżony do wysyłania standardowej wiadomości e-mail.
Tworzenie zaproszeń na spotkania w Outlooku
Aby rozpocząć, otwórz Outlook i kliknij na rozwijane menu „Nowe elementy” na karcie „Strona główna”. Następnie wybierz opcję „Spotkanie”.
Na ekranie pojawi się nowe okno, które w dużej mierze przypomina okno wiadomości, z pewnymi różnicami. To tutaj stworzysz spotkanie i wyślesz zaproszenie do uczestników.
Jako zaproszenie na spotkanie, formularz będzie zawierał pola dotyczące lokalizacji oraz czasu rozpoczęcia i zakończenia. Wybierz miejsce, w którym odbędzie się wydarzenie, ustal czas jego rozpoczęcia i zakończenia oraz datę. Dodatkowo możesz wpisać szczegóły dotyczące spotkania w sekcji „Treść”, na przykład agendę spotkania. Istnieje również możliwość dołączenia plików do zaproszenia – wystarczy, że przeciągniesz i upuścisz plik w oknie spotkania, a zostanie on automatycznie załączony.
Gdy wszystko będzie gotowe, kliknij w pole „Do” i wpisz adresy e-mail wszystkich osób, które chcesz zaprosić. Standardowo zaproszenie poprosi odbiorców o potwierdzenie udziału poprzez zaakceptowanie lub odrzucenie, a także umożliwi im sugerowanie alternatywnych terminów, jeśli nie mogą uczestniczyć w zaproponowanym czasie.
Na koniec kliknij „Wyślij”, a Twoje zaproszenie trafi do odbiorców.
Zasady etykiety przy zapraszaniu na spotkania
Zaproszenia do spotkań w Outlooku są doskonałym sposobem na zapewnienie, że wszyscy wiedzą, gdzie i kiedy się spotkać. Korzystanie z nich jako jedynego sposobu organizowania spotkań i ciągłego przeglądania odpowiedzi może być czasochłonne i frustrujące. Lepiej jest najpierw porozmawiać z kluczowymi uczestnikami osobiście lub za pośrednictwem innego kanału komunikacyjnego, jak czat, aby ustalić, które terminy będą dla wszystkich odpowiednie. Następnie możesz wysłać jedno zaproszenie, które będzie mogło zostać zaakceptowane przez wszystkich.