Zaproszenia na spotkania programu Outlook to świetny sposób, aby upewnić się, że wszyscy wiedzą, kiedy i gdzie jest spotkanie, i aby odpowiedzieć im na odpowiedź. Jeśli korzystasz z Outlooka, zaakceptowanie zaproszenia na spotkanie spowoduje włączenie przypomnień, które poinformują Cię, kiedy ma się rozpocząć. Jeśli to Ty wysyłasz zaproszenia, Outlook pozwoli Ci sprawdzić, ile osób przyjęło zaproszenie i ponownie wysłać je w razie potrzeby. Jeśli nigdy nie wysyłałeś zaproszenia na spotkanie w Outlooku, możesz pomyśleć, że jest to skomplikowany proces, ale różni się tylko nieznacznie od wysłania wiadomości e-mail.
Zaproszenia na spotkania w Outlooku
Otwórz program Outlook i kliknij listę rozwijaną Nowe elementy na karcie Strona główna. Z menu wybierz Spotkanie.
Otworzy się nowe okno, które będzie w większości przypominać nowe okno wiadomości z pewnymi różnicami. W tym miejscu utworzysz spotkanie i wyślesz na nie zaproszenie do jego adresatów.
Ponieważ jest to zaproszenie na spotkanie, będzie zawierało pola Lokalizacja oraz czas rozpoczęcia i zakończenia. Wybierz miejsce, w którym odbędzie się spotkanie, ustaw jego czas rozpoczęcia i zakończenia oraz datę, w której ma się odbyć spotkanie. Spotkanie ma również „treść”, w której można dodać dodatkowe szczegóły na jego temat, np. Program spotkania. Możesz także dołączyć pliki do zaproszenia, chociaż nie jest jasne, jak to zrobić. Wystarczy, że przeciągniesz i upuścisz plik do okna spotkania, a zostanie on załączony.
Gdy wszystko zostanie ustawione, kliknij w polu Do i wprowadź adresy e-mail wszystkich, których chcesz zaprosić na spotkanie. Domyślnie zaproszenie poprosi odbiorców o odpowiedź poprzez zaakceptowanie lub odrzucenie zaproszenia, a także pozwoli im zasugerować alternatywne godziny odbycia spotkania, jeśli nie mogą uczestniczyć w sugerowanym czasie.
Kliknij Wyślij, a Twoje zaproszenie będzie w drodze.
Etykieta zaproszenia na spotkanie
Zaproszenia na spotkania programu Outlook to świetny sposób, aby upewnić się, że wszyscy wiedzą, gdzie i kiedy się tam znaleźć, używając ich jako jedynego sposobu na zorganizowanie spotkania i ciągłego przeglądania zaproszeń w tę iz powrotem, aby spróbować ustawić czas jest licznikiem produktywne i irytujące. Lepszym pomysłem jest rozmowa z wybranymi uczestnikami spotkania za pośrednictwem osobistego kanału komunikacyjnego, np. Czatu, lub porozmawianie z nimi osobiście, aby dowiedzieć się, które godziny są odpowiednie dla wszystkich, a następnie wysłać jedno zaproszenie, które każdy może przyjąć.