Jak zmniejszyć rozmiar arkusza kalkulacyjnego Excel

Arkusze kalkulacyjne tworzone w programie Excel mogą z łatwością osiągnąć znaczne rozmiary, zwłaszcza gdy zawierają obszerne ilości danych lub grafik. Chociaż w wielu przypadkach nie stanowi to problemu, duże rozmiary plików mogą utrudnić sprawne zarządzanie arkuszem, jego udostępnianie oraz pracę z nim.

Na szczęście istnieje kilka metod, które umożliwiają zmniejszenie rozmiaru plików Excel bez utraty istotnych danych. W tym artykule przedstawimy, jak to osiągnąć.

1. Usuwanie niepotrzebnych arkuszy

Nadmiar nieużywanych arkuszy w pliku Excel może znacząco powiększyć jego objętość. Dlatego warto zacząć od wyeliminowania arkuszy, które nie są już potrzebne. W celu usunięcia arkusza, otwórz plik Excel, kliknij prawym przyciskiem myszy na nazwie arkusza, który chcesz usunąć i z menu kontekstowego wybierz opcję „Usuń”.

Podobną strategię można zastosować usuwając niepotrzebne wykresy, ilustracje, tabele i inne elementy.

2. Eliminacja zbędnego formatowania

Rozmiar pliku Excel może także wzrosnąć z powodu nadmiernego formatowania komórek. Każda komórka, która posiada dodatkowe formatowanie, takie jak obramowanie, zajmuje więcej miejsca w pliku niż komórka bez formatowania.

Dlatego dobrym rozwiązaniem jest pozbycie się niepotrzebnych stylów formatowania z arkusza Excel. Aby to zrobić, postępuj zgodnie z instrukcjami:

Otwórz plik Excel i zaznacz komórki, z których chcesz usunąć formatowanie.

Przejdź do zakładki „Narzędzia główne” znajdującej się na górnym pasku.

W sekcji „Edytowanie” odszukaj i kliknij przycisk „Wyczyść”, a następnie z rozwijanego menu wybierz „Wyczyść formaty”.

3. Dostosowanie ustawień rozmiaru i jakości obrazów

Czy twój plik Excel zawiera grafiki? Jeżeli tak, zmniejszenie ich rozmiaru i jakości może efektywnie zredukować całkowitą wielkość pliku.

Należy pamiętać, że obniżenie rozmiaru i jakości obrazów może wpłynąć na ich wygląd w pliku Excel. Jeżeli nie stanowi to problemu, wykonaj poniższe kroki, aby skonfigurować program Microsoft Excel do zapisywania obrazów z niższą rozdzielczością:

Uruchom program Microsoft Excel na swoim komputerze.

Kliknij menu „Plik” znajdujące się w górnej części okna.

W panelu po lewej stronie wybierz „Opcje”.

W oknie „Opcje programu Excel” przejdź do zakładki „Zaawansowane”.

Przewiń zawartość do sekcji „Rozmiar i jakość obrazu” i zaznacz opcję „Odrzuć dane edycyjne”.

Odznacz opcję „Nie kompresuj obrazów w pliku”.

Z rozwijanej listy obok opcji „Rozdzielczość domyślna” wybierz rozdzielczość 150 ppi lub niższą.

Kliknij przycisk „OK”, aby zapisać zmiany.

4. Kompresja obrazów w arkuszu kalkulacyjnym Excel

Jeśli nie chcesz obniżać rozdzielczości wszystkich obrazów, Microsoft Excel daje możliwość skompresowania wybranych grafik w arkuszu. Poniżej przedstawiamy, jak użyć tej funkcji do zmniejszenia rozmiaru pliku Excel.

W arkuszu kalkulacyjnym programu Excel wybierz obraz, który chcesz poddać kompresji.

Przejdź do zakładki „Format obrazu”.

W sekcji „Dostosowywanie” kliknij przycisk „Kompresuj obrazy”.

Zaznacz opcję „Zastosuj tylko do tego obrazu”, jeśli chcesz skompresować wyłącznie wybrany obraz.

Zaznacz opcję „Usuń przycięte obszary zdjęć”.

W sekcji „Rozdzielczość” wybierz preferowaną wartość ppi.

Kliknij „OK”.

Możesz powtórzyć powyższe kroki, aby skompresować więcej obrazów. Dzięki temu, całkowity rozmiar pliku Excel powinien ulec znacznemu zmniejszeniu.

5. Wyłączenie zapisywania pamięci podręcznej tabel przestawnych

Pamięć podręczna tabel przestawnych w programie Excel jest miejscem tymczasowego przechowywania danych wykorzystywanych w tych tabelach. Chociaż poprawia to wydajność i umożliwia sprawniejszą pracę z tabelami przestawnymi, może również zwiększyć rozmiar pliku, ponieważ program Excel zapisuje te dane w pliku.

Jeśli Twój arkusz kalkulacyjny Excel zawiera tabelę przestawną, wykonaj poniższe kroki, aby uniemożliwić programowi Excel zapisywanie pamięci podręcznej tabeli przestawnej razem z plikiem.

Otwórz arkusz kalkulacyjny Excel.

Wybierz dowolną komórkę w tabeli przestawnej i przejdź do zakładki „Analiza tabeli przestawnej” znajdującej się na górze.

Kliknij przycisk „Opcje”.

W oknie „Opcje tabeli przestawnej” przejdź do zakładki „Dane”.

Odznacz pole wyboru „Zapisz dane źródłowe w pliku” i zaznacz pole „Odśwież dane przy otwieraniu pliku”.

Kliknij „OK”, aby potwierdzić.

Po wykonaniu tych kroków, Excel nie będzie już zapisywał pamięci podręcznej tabel przestawnych w pliku, co skutecznie zmniejszy jego rozmiar.

6. Zapisywanie arkusza w formacie binarnym (.xslb)

Domyślnie, Microsoft Excel zapisuje pliki w formacie XML, co ułatwia wymianę danych z innymi aplikacjami. Jeżeli jednak zależy Ci na szybkim zmniejszeniu rozmiaru pliku, możesz zapisać swój arkusz kalkulacyjny Excel w formacie binarnym.

Aby zapisać arkusz w formacie binarnym, wykonaj poniższe kroki:

Otwórz arkusz kalkulacyjny w programie Excel.

Kliknij „Plik”, a następnie „Zapisz jako”.

Wybierz preferowaną lokalizację dla zapisywanego pliku.

Z rozwijanej listy „Zapisz jako typ” wybierz opcję „Skoroszyt binarny programu Excel (*.xlsb)”.

Kliknij „Zapisz”.

Spowoduje to zapisanie pliku Excel w formacie binarnym, który zajmuje mniej miejsca na dysku. Jeżeli chcesz, aby Microsoft Excel zawsze zapisywał pliki w formacie binarnym, możesz zmienić domyślne ustawienia programu. Oto jak to zrobić:

Uruchom program Microsoft Excel i przejdź do „Plik” > „Opcje”.

W panelu po lewej stronie wybierz „Zapisywanie”.

Z rozwijanej listy obok opcji „Zapisz pliki w tym formacie” wybierz „Skoroszyt binarny programu Excel (*.xslb)”.

Kliknij „OK”, aby zapisać zmiany.

Po wykonaniu tych kroków Excel będzie zapisywał wszystkie pliki w formacie binarnym, chyba że określisz inaczej.

7. Konwersja arkusza na plik ZIP

Jeżeli nie chcesz zmieniać ustawień programu Excel, możesz po prostu skompresować arkusz kalkulacyjny do pliku ZIP. Można to zrobić, korzystając z wbudowanej funkcji kompresji plików systemu Windows. W ten sposób zredukujesz rozmiar pliku bez konieczności jego otwierania. Poniżej opisujemy, jak to zrobić.

Wciśnij klawisze Win + E, aby otworzyć Eksplorator plików.

Przejdź do folderu, w którym zapisany jest plik.

Kliknij prawym przyciskiem myszy plik Excel i z menu kontekstowego wybierz opcję „Kompresuj do pliku ZIP”.

System Windows zapisze skompresowany plik w tej samej lokalizacji, co oryginał. Możesz również skorzystać z zewnętrznego narzędzia do kompresji plików. Po skompresowaniu, możesz swobodnie udostępniać arkusz Excel, nie martwiąc się o jego rozmiar.

Zmniejsz swoje pliki Excel z łatwością

Duże pliki Excel mogą być uciążliwe, wolno się wczytują i trudno je przesyłać pocztą elektroniczną. Na szczęście nie musisz się z tym godzić. Postępując zgodnie z powyższymi wskazówkami, w krótkim czasie zredukujesz rozmiar swojego pliku Excel.