W czasach, gdy przedsiębiorstwa opierają się na danych, pojęcia takie jak efektywność i rezultaty, które kiedyś postrzegano z indywidualnej perspektywy, są obecnie definiowane poprzez analizę ogromnych zbiorów danych.
Obecnie, ocena wyników firmy i jej pracowników jest łatwa do przeprowadzenia za pomocą różnorodnych kluczowych wskaźników efektywności (KPI) oraz kluczowych obszarów odpowiedzialności (KRA).
W tym artykule przyjrzymy się szczegółowo zagadnieniu KPI i KRA – omówimy ich definicje, przykłady oraz porównamy KRA z KPI.
W jaki sposób KRA i KPI są powiązane ze światem biznesu?
W trzecim kwartale 2021 roku w Stanach Zjednoczonych powstało ponad 356 tysięcy nowych firm. To daje średnio 3869 firm rejestrowanych każdego dnia.
Utrzymanie się na rynku w dzisiejszym dynamicznym i pełnym zmian środowisku biznesowym jest sporym wyzwaniem.
Co gorsza, brak odpowiednich mierników wzrostu może spowodować, że Twoja firma dołączy do grona 50% startupów, które upadają w ciągu pierwszych pięciu lat działalności.
Jeśli chodzi o ocenę postępów, KPI i KRA są dwoma podstawowymi wskaźnikami, które pomagają właścicielom firm w analizie sukcesu ich przedsiębiorstw.
Możesz jednak zastanawiać się: czym dokładnie są KPI i KRA?
KRA, czyli kluczowe obszary odpowiedzialności, określają zakres obowiązków pracowników. Natomiast KPI, kluczowe wskaźniki efektywności, mierzą wyniki w odniesieniu do konkretnych celów.
Te terminy to coś więcej niż tylko skróty. Są one siłą napędową Twojego biznesu, niezależnie od jego rozmiaru, pomagając mu w pokonywaniu napotykanych trudności.
Zacznijmy od zrozumienia kluczowych wskaźników, czyli KPI.
Wszystko, co warto wiedzieć o KPI
Czym jest KPI?
Kluczowe Wskaźniki Efektywności (KPI) to zbiór wymiernych wartości, które służą do oceny wyników firmy w określonym czasie.
KPI mogą mieć charakter długoterminowy, koncentrując się na ogólnych celach biznesowych, lub krótkoterminowy, skupiając się na konkretnych osobach lub działach.
KPI pomagają w strategicznym rozwoju każdego obszaru Twojej firmy, w tym HR, finansów, marketingu i sprzedaży.
Rodzaje KPI
Kluczowe wskaźniki efektywności przyjmują różne formy, aby dopasować się do specyficznych celów biznesowych. Niektóre z nich są powszechnie stosowane do oceny postępów w skali miesięcznej, podczas gdy inne służą do mierzenia sukcesu w dłuższej perspektywie.
Jednak pomimo różnorodności, wszystkie mają jeden wspólny cel – ocenę realizacji celów strategicznych. Przyjrzyjmy się różnym rodzajom wskaźników KPI.
#1. Strategiczne KPI
Strategiczne kluczowe wskaźniki efektywności służą do oceny bieżącej sytuacji organizacji. Odgrywają istotną rolę w analizie długoterminowych celów biznesowych.
Przykłady obejmują: zwrot z inwestycji (ROI), roczny dochód, udział w rynku itp.
#2. Operacyjne KPI
Operacyjne wskaźniki KPI mierzą wydajność, jakość i spójność codziennych działań. Służą do oceny realizacji celów krótkoterminowych, koncentrując się przede wszystkim na procesach organizacyjnych i ich efektywności.
Przykłady to: miesięczna sprzedaż, średnie miesięczne koszty transportu, sprzedaż w podziale na regiony, koszt pozyskania klienta (CPA).
#3. Opóźnione i wiodące KPI
Opóźnione KPI służą do monitorowania zadań, które zostały już wykonane. Menedżerowie wykorzystują je do oceny osiągnięć w określonym czasie.
Przykłady to: analiza ruchu na stronie internetowej, liczby uczestników wydarzenia, a także przychodów uzyskanych dzięki konkretnej kampanii.
Z kolei wiodące KPI pomagają w prognozowaniu przyszłych wyników firmy.
Na przykład firmy mogą analizować takie wskaźniki jak wzrost zatrudnienia, zainteresowanie nowymi rynkami lub poziom bezrobocia, aby przewidywać różne scenariusze dla swojej organizacji.
Jak rozumieć jakościowe i ilościowe KPI?
Jakościowe KPI opierają się na opisowych cechach, zazwyczaj na opiniach lub właściwościach. Są one szeroko wykorzystywane do pomiaru satysfakcji klientów lub pracowników za pomocą ankiet.
Samo badanie ma charakter jakościowy, a mierniki są oparte na indywidualnych opiniach i interpretacjach.
Z drugiej strony, ilościowe KPI charakteryzują się mierzalnymi cechami. Obejmują one wszelkie dane liczbowe, takie jak: liczba sprzedanych produktów, miesięczna sprzedaż, liczba uczestników kursów, liczba obsłużonych połączeń telefonicznych. Są to najczęściej stosowane wskaźniki efektywności.
Oba rodzaje wskaźników mają swoje miejsce w procesie oceny.
Kluczowe wskaźniki efektywności, które warto mierzyć w każdej organizacji
Mimo że istnieje wiele wskaźników pozwalających ocenić wydajność firmy, przedstawiamy pięć kluczowych, które są ważne dla każdej organizacji.
- Wzrost przychodów: obserwowanie i monitorowanie wzrostu przychodów jest kluczowe. Pomaga to prognozować stabilny rozwój firmy w przyszłości.
- Strumienie dochodu: śledzenie wydajności każdego strumienia dochodowego, takiego jak przychód na klienta, przychód na sprzedaż i inne, pozwala na dokładną ocenę wzrostu.
- Rentowność w czasie: bez tego KPI firma nie ma perspektyw. Pozwala on mierzyć przychody i wydatki w danym okresie, obliczyć całkowity zysk (i ocenić, czy jest wystarczający, aby firma mogła przetrwać), co pomaga w redukcji kosztów, jeśli zajdzie taka potrzeba.
- Zadowolenie klienta: prosta zasada – Twoja organizacja nie przetrwa bez klientów. Niezależnie od tego, czy jest to organizacja zorientowana na zysk, czy non-profit, każda z nich musi zadbać o zadowolenie klienta.
- Kapitał obrotowy: odnosi się do środków niezbędnych do prowadzenia bieżącej działalności. Monitorowanie tego wskaźnika zapewnia, że organizacja ma wystarczające środki na bieżące funkcjonowanie i jest samowystarczalna.
Jak opracowywać KPI?
Mierzenie wszystkiego w kontekście tak dużej ilości nieprzetworzonych danych może być przytłaczające.
Dlatego warto mierzyć tylko kluczowe wskaźniki, które pomogą w osiągnięciu pożądanych celów biznesowych. Oto kilka aspektów, które należy wziąć pod uwagę podczas tworzenia KPI.
#1. Zdefiniuj wykorzystanie KPI
Porozmawiaj z pracownikami lub menedżerami, którzy są bezpośrednio lub pośrednio zaangażowani w proces. Zapytaj ich, co chcą osiągnąć w danym czasie i jak zamierzają to zrobić. Pomaga to w definiowaniu KPI, które są wartościowe i niezawodne.
#2. Dopasuj KPI do celów biznesowych
Jeśli KPI nie są zgodne z optymalnymi celami biznesowymi, możesz zmierzać w złym kierunku.
Niezależnie od tego, czy KPI są używane dla konkretnych operacji, czy kampanii, muszą być powiązane z celami firmy.
W końcu każda operacja ma na celu realizację długoterminowej wizji firmy. Podobnie działają KPI.
#3. Twórz KPI zgodnie z zasadą SMART
W kontekście biznesowym akronim SMART oznacza: konkretne (Specific), mierzalne (Measurable), osiągalne (Achievable), realistyczne (Realistic) i określone w czasie (Time-bound).
Na przykład: „Zwiększ sprzedaż o 20% do końca roku obrotowego i zmniejsz wskaźnik rezygnacji o 5% w ciągu 5 miesięcy”.
#4. Bądź jasny i precyzyjny
KPI bazują na danych, dlatego umiejętność ich wykorzystywania jest kluczowa.
Wszyscy w organizacji powinni rozumieć, czym są KPI, jak pracować z danymi i jak podejmować na ich podstawie decyzje, które pozytywnie wpłyną na realizację celów biznesowych.
#5. Unikaj nadmiaru KPI
Mnogość danych nie oznacza konieczności analizowania każdego dostępnego wskaźnika KPI.
KPI powinny być wykorzystywane w odniesieniu do najważniejszych celów. Unikaj analizy nieistotnych KPI, aby mieć przejrzyste plany i punkty odniesienia dla swojej firmy.
Czym są cele SMART?
SMART w kontekście celów oznacza: konkretne (Specific), mierzalne (Measurable), osiągalne (Achievable), istotne (Relevant) i określone w czasie (Time-bound). Takie parametry zapewniają, że Twoje cele opierają się na realistycznych oczekiwaniach i są możliwe do osiągnięcia w określonym czasie. Tworzenie celów SMART eliminuje zgadywanie, wyznacza jasny harmonogram, sprawia, że cele są mierzalne i zapewnia lepsze wyniki.
Teraz, gdy wiesz już dużo o KPI, przejdźmy do omówienia KRA.
Wszystko, co warto wiedzieć o KRA
Czym jest KRA?
Kluczowy Obszar Odpowiedzialności (KRA) odnosi się do krótkiej listy mierzalnych celów dla pracowników w danej organizacji.
KRA każdego pracownika różnią się w zależności od jego stanowiska, doświadczenia i zakresu oczekiwań. Przykłady:
- KRA dla menedżera sprzedaży może być całkowita wartość sprzedaży w kwartale.
- KRA dla menedżera HR to wskaźnik rotacji i satysfakcja pracowników.
- KRA dla administratora finansów to redukcja kosztów i księgowość.
KRA pomagają pracownikom lepiej zrozumieć, czego się od nich oczekuje, i zachęcają ich do działania w kierunku wyznaczonego celu.
Dlaczego kluczowe obszary wyników (KRA) są ważne dla firm?
Jak mówi zasada Pareto, 80% konsekwencji pochodzi z 20% przyczyn.
W odniesieniu do biznesu, 80% wartości Twojej pracy pochodzi z 20% wysiłku włożonego przez Ciebie i Twoich pracowników.
Dlatego ważne jest, aby zrozumieć i określić oczekiwane wyniki każdego pracownika, czyli te 20% ich pracy.
Po zdefiniowaniu kluczowych obszarów wyników, mają one potencjał do napędzania długoterminowego sukcesu poprzez dopasowanie działań pracowników do strategicznych celów firmy.
Określanie KRA ma również wiele innych zalet dla organizacji:
- Pracownicy są równomiernie obciążeni obowiązkami.
- Ułatwia zarządzanie zadaniami i śledzenie wydajności.
- Zwiększa produktywność pracowników.
- Umożliwia okresową ocenę wyników.
- Zapewnia spójność działań z celami firmy.
Przeszkody w identyfikacji, zrozumieniu i wykorzystaniu KRA
Choć tworzenie dobrych KRA nie jest skomplikowane, pewne przeszkody mogą powodować problemy.
- Brak jasności: tworzenie KRA to proces, w który zaangażowane są dwie strony – pracownik i pracodawca. Czasami może to prowadzić do niejasności w kwestii zadań i rezultatów, na których pracownicy powinni się skupić.
- Rozproszenie: często zdarza się, że pracownicy skupiają się na codziennych zadaniach, które wydają się ważne, jednak w rzeczywistości dodają niewielką wartość do ogólnego sukcesu organizacji.
- Delegowanie pracy: przełożeni, tworząc KRA dla podwładnych, bezpośrednio narzucają im obowiązki, zamiast je z nimi omawiać i uwzględnić ich zdanie. Takie podejście do definiowania KRA często nie przynosi oczekiwanych rezultatów.
Jak identyfikować kluczowe obszary odpowiedzialności?
Nie ma jednej uniwersalnej metody definiowania KRA. Różnią się one w zależności od organizacji, działu i pracownika. Dlatego ważne jest, aby zidentyfikować odpowiednie KRA i na ich podstawie planować działania.
Oto kilka aspektów, o których należy pamiętać podczas identyfikowania KRA:
#1. Cele organizacyjne
Przed przydzieleniem zadań i obowiązków konieczna jest znajomość misji i wizji firmy.
Upewnij się, że pracownicy wiedzą, nad czym będą pracować i w jaki sposób ich praca przyczyni się do realizacji długoterminowych celów organizacji.
Najlepiej, jeśli pozwolisz pracownikom aktywnie uczestniczyć w procesie i określić ich własne KRA (zawsze możesz dodać sugerowane KPI).
W efekcie pracownicy będą bardziej zaangażowani w swoje obowiązki, co zmotywuje ich do większego wysiłku i lepszej wydajności.
#2. Kwalifikacje edukacyjne
Kolejnym parametrem, który należy wziąć pod uwagę przy identyfikowaniu KRA, są kwalifikacje pracowników.
Nie każdy ma ten sam potencjał i nie każdy przyniesie takie same rezultaty.
Dlatego istotne jest, aby przed przypisaniem KRA ocenić kwalifikacje, dotychczasowe doświadczenie, umiejętności i zainteresowania pracowników.
Po przeanalizowaniu tych kwestii, zdecyduj, jakie stanowisko najlepiej do nich pasuje i określ kluczowe obszary odpowiedzialności.
Dodatkowa wskazówka: docenianie mocnych stron pracowników i uwzględnianie ich w KRA zwiększy ich morale i zmotywuje ich do lepszej pracy w organizacji.
#3. Chęć akceptacji KRA
Pomimo uwzględnienia celów organizacji i kwalifikacji, pracownicy muszą dobrowolnie zrozumieć i zaakceptować swoje KRA.
Akceptacja kluczowych obowiązków przez pracownika w znacznym stopniu przyczyni się do poprawy jego wyników. Pamiętaj jednak, że w dzisiejszych czasach komunikacja werbalna często nie ma wystarczającej autentyczności i formalności.
Dlatego upewnij się, że wszystkie kwestie związane z odpowiedzialnością, które omawiasz z pracownikiem, są właściwie udokumentowane.
KRA vs. KPI: jaka jest różnica?
Zarówno KRA, jak i KPI są kluczowymi wskaźnikami, które pomagają określić, czy organizacja zmierza we właściwym kierunku.
Oba te wskaźniki są ze sobą ściśle powiązane. Przeanalizujmy zatem kluczowe różnice między KRA a KPI.
Podstawowa różnica
KRA koncentrują się na zestawie oczekiwań określonych dla pracowników. Zawierają szczegółowe informacje o wszystkich zadaniach przydzielonych pracownikom oraz o rezultatach oczekiwanych w danym roku obrotowym.
KPI z kolei wchodzą w grę, aby skutecznie ocenić postęp i wydajność w realizacji tych KRA w odniesieniu do celów organizacyjnych.
KPI mierzą wydajność w kluczowych obszarach odpowiedzialności, które zostały określone dla poszczególnych pracowników lub działów i oceniają, czy organizacja robi postępy w kierunku realizacji swoich celów.
Na przykład, dział HR ma za zadanie zatrudnić menedżerów sprzedaży w ciągu miesiąca. Spójrzmy na KRA i KPI dedykowane temu zadaniu.
Cel: Zatrudnić 10 menedżerów sprzedaży w miesiąc.
KRA: Rekrutacja i wdrażanie nowej kadry zarządzającej.
KPI: Liczba zatrudnionych menedżerów.
Mamy nadzieję, że teraz rozumiesz różnicę między KPI a KRA. W dalszej części artykułu omówimy więcej przykładów.
Role
Kluczowe obszary wyników odgrywają ważną rolę w zrozumieniu, jak dobrze organizacja, jej działy i pracownicy osiągają swoje ogólne cele.
KRA tworzą strukturę, która określa zakres produktów lub usług oferowanych przez organizację.
Natomiast KPI to wymierne miary, które organizacje wykorzystują do analizy wydajności swoich produktów lub usług. To z kolei pomaga organizacji w osiągnięciu długoterminowych celów.
KPI to jedne z najbardziej polecanych wskaźników biznesowych, które służą do oceny sukcesu firmy w czasie.
Przykłady KRA i KPI dla różnych stanowisk
Menedżer Sprzedaży
KRA KPI Cele Umiejętność przedstawienia wartości produktu i oferty wsparcia w sposób dostosowany do potrzeb klientów Pozyskiwanie nowych klientów Dotarcie do 5 potencjalnych klientów o przychodach > 10 mln USD Przeprowadzenie warsztatów i działań związanych ze strategicznym planowaniem sprzedaży Programy rozwoju pracowników Przeprowadzenie 2 warsztatów na temat najlepszych praktyk w zakresie „skutecznej sprzedaży”.
Przeprowadzenie co miesiąc 3 sesji „szkolenia z generowania leadów”.
Menedżer Zasobów Ludzkich
KRA KPI Cele Opracowanie strategii HR dla celów krótko- i długoterminowych organizacji Zatrudnienie nowego pracownika Zatrudnienie i wdrożenie zespołu sprzedaży (5 pracowników) dla biura zachodniego do połowy listopada.
Indywidualne sesje orientacyjne
Rozwiązywanie typowych problemów i obaw pracowników Rozwój i zaangażowanie pracowników Tworzenie i udostępnianie formularzy opinii pracowników co 4 tygodnie.
Przeprowadzanie comiesięcznych ankiet zaangażowania pracowników.
Menedżer IT
KRA KPI Cele Zarządzanie fazami zaopatrzenia, rozwoju, testowania i dostarczania produktów technologicznych Migracja do nowego systemu Przeniesienie wszystkich danych do nowego systemu bez błędów do połowy listopada. Zapewnienie dostępności systemu 24/7 przez 365 dni w roku. Redukcja przestojów systemu Zapewnienie, że przestoje systemu wynoszą mniej niż 10 minut tygodniowo.
Podsumowanie
KRA i KPI to dwa elementy, które idą w parze i są równie ważne dla sukcesu każdej firmy.
Spójność między działaniami pracowników a strategicznymi celami organizacji znacząco zwiększa szanse na realizację długoterminowych celów.
Połączenie KRA i KPI jest kluczem do sukcesu Twojej firmy.
Możesz być również zainteresowany tworzeniem kokpitów menedżerskich KPI.
newsblog.pl