W ostatnich latach nastąpiła zmiana w kulturze biznesu i miejsca pracy. Pracodawcy coraz częściej promują elektroniczne oprogramowanie biurowe, aby ułatwić szybki, wygodny i łatwiejszy dostęp do informacji.
W tego typu biurze pracownicy mogą pracować według swoich harmonogramów, a informacje są łatwiej rozprowadzane w całej organizacji.
Wraz z rosnącymi obawami o środowisko, firmy coraz bardziej polegają na biurach bez papieru. Jak wynika z badania przeprowadzonego przez Krajowe Stowarzyszenie Dostawców Produktów Biurowych (NAOP), przeciętny pracownik biurowy generuje rocznie ponad 2000 funtów odpadów.
Od firm zależy, czy zintensyfikują swoje wysiłki w zakresie recyklingu, czy też zmniejszą ilość wytwarzanych odpadów.
Możesz rozważyć model biura bez papieru, jeśli Twoja firma szuka zrównoważonego podejścia do zmniejszenia ilości odpadów. Eliminuje potrzebę korzystania z tradycyjnych dokumentów, takich jak listy, raporty i faktury przy użyciu elektronicznego oprogramowania biurowego.
Można wyeliminować kopiowanie i sortowanie stosów papieru, oszczędzając czas personelu administracyjnego. Co więcej, firmy mogą zaoszczędzić pieniądze na drukowaniu w biurze bez papieru.
Może wydawać się trudne, aby zrezygnować z papieru w twoim biurze, ale nie jest to tak trudne, jak myślisz. W tym przewodniku wyjaśnimy podstawy przejścia bez papieru i udzielimy wskazówek, jak zacząć.
Poniższe kroki pomogą Ci zorganizować biuro i sprawią, że będzie ono wydajniejsze, ułatwiając Ci życie w pracy.
Spis treści:
Wpływ na środowisko ze względu na biura zorientowane na papier
Papier jest materiałem wszechstronnym, używanym od wieków. Może być używany do różnych celów, od pisania i drukowania po pakowanie i izolację. Wraz z rosnącą popularnością używania papieru niezbędna jest świadomość wpływu odpadów na środowisko.
Ma znaczący wpływ na środowisko ze względu na wysokie wskaźniki produkcji i zużycia. W rzeczywistości, według Programu Narodów Zjednoczonych ds. Ochrony Środowiska (UNEP), przemysł papierniczy jest jedną z trzech najbardziej szkodliwych dla środowiska gałęzi przemysłu na świecie.
Biura zorientowane na papier przyczyniają się do szkód środowiskowych, gdy platformy cyfrowe stają się nową normą.
Co to jest biuro bez papieru?
Biura bez papieru to popularny trend w biznesie, w którym pracownicy nie muszą nosić ze sobą żadnych dokumentów. Dzięki biuru bez papieru, wszystkie formalności, które kiedyś były wykonywane w biurach, mogą być teraz wykonywane elektronicznie.
Zmniejsza to zużycie papieru i umożliwia pracownikom pracę z dowolnego miejsca na świecie. Biuro bez papieru jest ważne z kilku powodów i prawdopodobnie stanie się jeszcze bardziej popularne w nadchodzących latach.
Korzyści z elektronicznego biura
Nie jest tajemnicą, że technologia stale się rozwija. Dawno minęły czasy, kiedy musieliśmy tasować papiery po naszym biurze, aby zachować porządek.
Nowoczesne oprogramowanie biurowe bez papieru może łatwo znaleźć zapytania w największych dokumentach w ciągu kilku sekund. Właśnie dlatego biura zmierzają w kierunku biur bez papieru z dzisiejszym zaawansowanym oprogramowaniem biurowym bez papieru, w tym plikami cyfrowymi i zapisami elektronicznymi.
Oto kilka korzyści, dlaczego warto rozważyć przyjęcie biura bez papieru:
Poprawia komunikację
W przeciwieństwie do dawnych czasów, kiedy pracownicy musieli godzinami czekać na dokumenty w swoich skrzynkach pocztowych, teraz mogą uzyskać natychmiastowy dostęp do informacji, kiedy ich potrzebują, za pośrednictwem systemów cyfrowych. Oznacza to szybszy czas reakcji na żądania klientów i lepszą komunikację między pracownikami a kierownictwem.
Zmniejsza koszty energii
Produkcja i wysyłka papieru wymaga dużej ilości energii, która z czasem się kumuluje. Rezygnując z papieru, możesz zmniejszyć zużycie energii w biurze, używając dokumentów elektronicznych zamiast fizycznych. Może to obniżyć rachunki za energię o połowę lub więcej.
Oszczędzaj czas
Gdy wszystko jest cyfrowe, nie ma potrzeby kopiowania i wklejania informacji z jednego dokumentu do drugiego.
Możesz łatwo uzyskać dostęp do wszelkich potrzebnych informacji, siedząc wygodnie przy biurku, bez poświęcania dodatkowego czasu na ich wyszukiwanie. Oszczędza to czas, zmniejsza niepotrzebny stres i presję oraz zapewnia, że nigdy nie przegapisz tego krytycznego terminu.
Zmniejsza odpady
Duża część zmniejszania ilości odpadów polega na ograniczeniu tego, co trafia do kosza na śmieci. Rezygnując z papieru, możesz uniknąć drukowania niezliczonych kawałków papieru, które trafiają do kosza.
Zamiast tego przechowuj wszystkie informacje w formie cyfrowej na komputerze lub w plikach cyfrowych. Oznacza to mniej odpadów i mniej podróży do centrum recyklingu.
Jak wdrożyć pomysł na biuro bez papieru w miejscu pracy?
Zarządzanie całym papierem, który gromadzisz w dzisiejszym cyfrowym świecie, może być trudne. Jednak wdrożenie środowiska bez papieru nie tylko sprawia, że Twoja firma jest bardziej wydajna, ale także pomaga w kwestiach takich jak recykling i przechowywanie. Oto kilka sposobów na pozbycie się papieru dla swojej firmy:
#1. Korzystaj z platform do przechowywania w chmurze
Przejście na biuro bez papieru staje się coraz bardziej popularne, ale nie jest pozbawione wyzwań. Jednym z największych wyzwań jest to, że wielu pracowników nadal polega na papierowych dokumentach podczas wykonywania swojej pracy.
Oznacza to, że potrzebują dostępu do tych dokumentów niezależnie od tego, gdzie się znajdują, co może stanowić problem, jeśli są z dala od biurka lub ich komputer ulega awarii.
Jednym ze sposobów rozwiązania tego problemu jest wykorzystanie platform do przechowywania w chmurze. Platformy te umożliwiają pracownikom elektroniczne przechowywanie dokumentów i dostęp do nich z dowolnego urządzenia. Eliminuje to potrzebę noszenia ze sobą dużej ilości papierowych dokumentów i ułatwia śledzenie wszystkiego, czego potrzebują.
Kolejną zaletą korzystania z tych platform jest to, że mogą pomóc Ci zaoszczędzić pieniądze. Jeśli przechowujesz dokumenty w formie elektronicznej, nie musisz płacić za ich miejsce na dysku twardym. Jest to szczególnie ważne, jeśli masz dużo dokumentów do przechowywania.
Ogólnie rzecz biorąc, korzystanie z platform przechowywania w chmurze to świetny sposób na poprawę wydajności biura bez papieru. Zapewniają pracownikom łatwy dostęp do ich dokumentów, co minimalizuje ich czas na ich poszukiwanie.
#2. Wdrożenie narzędzi komunikacji elektronicznej
Nie jest tajemnicą, że narzędzia komunikacji elektronicznej stają się coraz bardziej powszechne w dzisiejszym miejscu pracy. Pracownicy biurowi na wszystkich poziomach korzystają z tych narzędzi, takich jak poczta e-mail, Microsoft Office 365 lub Slack, aby zwiększyć wydajność i zmniejszyć marnotrawstwo papieru.
Jedną z najważniejszych zalet korzystania z tych narzędzi jest to, że mogą one pomóc wyeliminować niepotrzebną papierkową robotę. Oszczędza to czas i energię oraz zmniejsza ryzyko błędu ludzkiego.
Ponadto narzędzia komunikacji elektronicznej mogą również pomóc w poprawie wydajności i produktywności w biurze. Umożliwiając pracownikom udostępnianie plików i współpracę nad projektami w czasie rzeczywistym, narzędzia te mogą zwiększyć wydajność nawet o 50%.
Firmy, które z powodzeniem wdrożyły te narzędzia, znacznie zwiększyły produktywność i satysfakcję pracowników.
#3. Szkolenie pracowników w zakresie oprogramowania elektronicznego
W miarę jak firmy zmierzają w kierunku miejsca pracy bez papieru, pracownicy muszą być odpowiednio przeszkoleni, aby uniknąć potencjalnych wypadków. Dzięki szkoleniu pracowników w zakresie pracy bez dokumentów możesz mieć pewność, że poradzą sobie ze wszystkimi plikami lub dokumentami, które muszą być przechowywane w formie elektronicznej.
Pozwoli to nie tylko zaoszczędzić czas i pieniądze Twojej firmy, ale także pomoże Twojemu zespołowi zachować produktywność i bezpieczeństwo podczas pracy w środowisku bez papieru.
#4. Stwórz elektroniczny obszar roboczy
Biura bez papieru stają się coraz bardziej popularne, nie tylko dlatego, że są bardziej przyjazne dla środowiska, ale także dlatego, że są lepsze dla produktywności pracowników.
Stworzenie elektronicznej przestrzeni roboczej dostosowanej do Twoich potrzeb zapewnia, że wszyscy w Twoim biurze są produktywni i mogą skoncentrować się na swojej pracy.
Oprogramowanie biurowe bez papieru ułatwia eliminację papieru
Ręczne wykonywanie każdego kroku związanego z tworzeniem przestrzeni roboczej bez papieru może być irytujące.
Co więcej, zarządzanie tak złożonym splotem różnych aplikacji jest zadaniem. Oto kilka programów biurowych, które nie wymagają użycia papieru, skrojonych na miarę, aby umożliwić biurom łatwe przejście na drogę cyfrową bez dużego szkolenia lub alokacji zasobów.
Zarejestruj się teraz
Wiele osób zna tradycyjną metodę papierową podczas podpisywania dokumentów. Jednak ten proces może czasami być czasochłonny i nie ma gwarancji, że wszystkie podpisy będą dokładne.
Na szczęście nowe narzędzie online o nazwie Sign Now ułatwia podpisywanie dokumentów online bez użycia papieru.
Sign Now umożliwia użytkownikom tworzenie podpisów cyfrowych przy użyciu komputera lub urządzenia mobilnego. Po zakończeniu podpisu możesz zapisać go w pliku lub udostępnić innym. Ponadto funkcja Sign Now zawiera przydatne wskazówki i instrukcje, dzięki którym Twoje podpisy są dokładne i czytelne.
Usługa jest bezpłatna i można z niej skorzystać z dowolnego komputera z dostępem do Internetu. Dokumenty można podpisywać z dowolnego miejsca na świecie i nie ma potrzeby drukowania ani faksowania dokumentu.
Wprowadź dane papieru, wybierz rodzaj podpisu, a następnie wyślij formularz. Usługa automatycznie utworzy cyfrową kopię dokumentu i wyśle ją na Twój adres e-mail.
Dodatkowo narzędzie to może być wykorzystywane do różnych celów, takich jak podpisywanie dokumentów online, generowanie umów i negocjowanie umów. Krótko mówiąc, jeśli szukasz łatwego sposobu na podpisanie dokumentów prawnych, warto spróbować „Podpisz teraz”.
Wypełniacz PDF
Pokochasz wypełniacz PDF, jeśli jesteś zajętym profesjonalistą z wieloma dokumentami do zarządzania. To narzędzie online pozwala szybko i łatwo edytować, tworzyć i zarządzać dokumentami.
Wypełnij pola, kliknij Prześlij, a zmiany zostaną automatycznie zapisane. Dodatkowo, jeśli chcesz wydrukować kopię lub udostępnić ją komuś innemu, wypełniacz PDF może Ci w tym pomóc.
Jest to wszechstronne narzędzie, którego można użyć do przekształcenia statycznego pliku PDF w interaktywne środowisko dla nadawcy i odbiorcy.
PDF Filler ma różne funkcje, które sprawiają, że jest idealnym wyborem dla osób, które chcą szybko aktualizować swoje pliki lub zarządzać nimi. Co więcej, jest również świetny dla osób, które potrzebują zautomatyzować tworzenie i wypełnianie dokumentów PDF online.
Sprawdź najlepsze narzędzia do kompresji plików PDF [Online + Software].
DeskTime
Zarządzanie czasem pracy i czasu osobistego jest trudne, ale jeśli szukasz aplikacji, która Ci w tym pomoże, DeskTime jest idealnym narzędziem.
Dzięki tej aplikacji możesz łatwo śledzić wszystko, co wymaga Twojej uwagi, za pomocą automatycznego śledzenia czasu. Niezależnie od tego, czy chodzi o godziny spędzone w pracy, czy o to, jak długo spałeś ostatniej nocy, ta aplikacja ma wszystkie dzwonki i gwizdki, które ułatwiają zarządzanie harmonogramem.
DeskTime to najlepsza aplikacja do skutecznego zarządzania harmonogramem i biznesem online. Aplikacja oferuje szereg funkcji, dzięki którym jest idealnym narzędziem do zarządzania czasem i organizacji.
Aplikację można pobrać bezpłatnie i nie ma zakupów w aplikacji. Może być również używany do śledzenia czasu własnego i czasu innych osób.
Możesz także użyć tej aplikacji do zarządzania działaniami biznesowymi online, w tym do śledzenia wyników sprzedaży i aktualizacji w mediach społecznościowych. Ten ostateczny rejestrator czasu jest idealnym narzędziem dla każdego, kto chce poprawić swoją wydajność i produktywność.
Pobierz– Sieć | Android | iOS
Juro
Złożoność umów prawnych jest dość zniechęcająca, ale rozwiązanie cyfrowe, takie jak Juro, jest idealne do takich przypadków. Jest to narzędzie do automatyzacji umów prawnych, które może pomóc Twojemu zespołowi usprawnić tworzenie, podpisywanie i śledzenie umów prawnych.
Automatyzując codzienne zadania związane z umowami, możesz zaoszczędzić czas i zapewnić dokładność w tworzeniu umowy. Zapewnia również interfejs użytkownika, który ułatwia korzystanie z niego wszystkim członkom zespołu.
Dzięki temu proces jest płynniejszy i bardziej dostępny dla wszystkich zaangażowanych. Ponadto Juro integruje się z kilkoma popularnymi legalnymi programami, dzięki czemu możesz łatwo zarządzać i śledzić swoje umowy z jednego miejsca.
Korzyści płynące z korzystania z Juro obejmują automatyzację procesu tworzenia umowy, monitorowanie i śledzenie zgodności oraz automatyzację negocjacji i realizacji umów.
Oferuje również szereg funkcji, które pomagają firmom poprawić wydajność i skuteczność w ramach ich umów prawnych. Jeśli więc szukasz sposobu na zautomatyzowanie procesu tworzenia umowy, nie szukaj dalej niż Juro.
Centrum plików
Wraz z rosnącą liczbą posiadanych plików cyfrowych łatwo jest przytłoczyć ilością danych, którymi trzeba zarządzać. Ale jednym ze sposobów radzenia sobie z tym jest użycie narzędzia takiego jak Filecenter.
Za pomocą tego narzędzia możesz szybko uporządkować swoje dokumenty i zarządzać wszystkimi plikami cyfrowymi, dzięki czemu można je łatwo znaleźć.
Filecenter to oparty na chmurze system zarządzania plikami, który ułatwia dostęp, udostępnianie i współpracę nad plikami z dowolnego urządzenia lub lokalizacji. Możesz uzyskać dostęp do tego narzędzia z dowolnego komputera z połączeniem internetowym.
Do korzystania z FileCenter nie jest potrzebne żadne specjalne oprogramowanie ani sprzęt. Po prostu otwórz witrynę i rozpocznij wyszukiwanie potrzebnych plików. Możesz także użyć tego narzędzia do udostępniania folderów lub przechowywania dużych plików w chmurze.
Jeśli szukasz prostego sposobu na usprawnienie przepływu pracy i pomoc w utrzymaniu porządku, Filecenter jest idealnym rozwiązaniem.
M-Pliki
Jeśli jesteś jak większość pracowników wiedzy, zawsze szukasz sposobów na zwiększenie produktywności. Ale przy ciągłym napływie nowych informacji i projektów może być trudno nadążyć. Tu właśnie wkracza M-Files.
Ta platforma do zarządzania dokumentami oparta na metadanych została zaprojektowana, aby pomóc pracownikom uwolnić ich potencjał produktywności. Platforma M-Files umożliwia łatwy dostęp i współpracę nad plikami z dowolnego urządzenia lub komputera, zapewniając scentralizowaną lokalizację wszystkich Twoich dokumentów.
Ponadto platforma M-Files oferuje potężne możliwości wyszukiwania, które pozwalają szybko i łatwo znaleźć dokładnie to, czego szukasz.
Jedną z najlepszych rzeczy w M-Files jest to, że mogą pomóc firmom zwiększyć ich zyski. Przeglądanie i tworzenie M-File zapewnia, że wszystkie istotne dane biznesowe są uporządkowane i łatwo dostępne.
Ułatwia to śledzenie postępów i kontrolowanie swoich finansów. Kolejną wielką zaletą M-Files jest to, że są prywatne. Twoje dane biznesowe nie są publicznie dostępne dla innych. Może to chronić reputację Twojej firmy i cenne tajemnice handlowe.
Cloudli
Zaawansowane rozwiązania wirtualizacji faksu przez IP Cloudli umożliwiają wirtualizację operacji przy jednoczesnym zachowaniu bezpieczeństwa krytycznych danych.
Ich rozwiązania pozwalają szybko i łatwo tworzyć, zarządzać i wdrażać maszyny wirtualne w chmurze bez martwienia się o infrastrukturę wymaganą do ich obsługi.
Dzięki rozwiązaniom Cloudli Fax / IP możesz bezpiecznie wysyłać i odbierać faksy na całym świecie bez konieczności posiadania dedykowanej linii faksowej lub urządzenia.
Cloudli oferuje kilka korzyści dla firm, które potrzebują wirtualizacji swoich operacji. Po pierwsze, pomaga skonsolidować infrastrukturę i poprawić wydajność, umożliwiając uruchamianie wielu aplikacji na jednym serwerze.
Oszczędza to czas i pieniądze, ponieważ nie musisz już kupować oddzielnych serwerów dla każdej aplikacji. Chroni również Twoje dane, umożliwiając wirtualizację serwerów.
Jeśli jeden serwer ulegnie awarii, pozostałe będą nadal działać. Wreszcie Cloudli może pomóc obniżyć koszty, automatyzując komunikację między Twoimi serwerami a klientami.
Wniosek
Biura bez papieru cieszą się coraz większą popularnością, nie tylko ze względu na korzyści dla środowiska, ale także dlatego, że pozwalają zaoszczędzić sporo pieniędzy.
W tym przewodniku omówiliśmy sposoby, w jakie możesz pomóc swojemu biuru wyjść bez papieru. Wspomnieliśmy również o najlepszym oprogramowaniu bez papieru, które pomoże Twojemu biuru łatwo przejść bez papieru.
Teraz możesz sprawdzić najlepsze rozwiązania wirtualnego pulpitu dla osób prywatnych i firm.