Zmagasz się z dylematem, które narzędzie wybrać – Confluence czy Notion? Ten kompleksowy przewodnik porównujący Confluence i Notion pomoże Ci podjąć świadomą decyzję.
W dzisiejszym cyfrowym środowisku pracy, oprogramowanie zwiększające produktywność i narzędzia SaaS odgrywają kluczową rolę. Niezależnie od tego, czy pracujesz nad aplikacjami, tworzysz treści marketingowe, projektujesz produkty konsumenckie czy świadczysz usługi cyfrowe, konieczne jest planowanie projektów, generowanie pomysłów, bezpieczne przechowywanie danych online i umożliwienie łatwego dostępu dla członków zespołu.
Jednak wybór właściwego narzędzia wymaga często wielu godzin analiz i testów. Nie chcesz przecież zmieniać platformy w trakcie projektu, ryzykując niedotrzymanie terminów. Dlatego pomogę Ci zdecydować, które rozwiązanie będzie najlepsze dla Twojej firmy – Confluence czy Notion – przedstawiając szczegółowe porównanie.
Czym jest Confluence?
Confluence, stworzone przez Atlassian, to oparte na chmurze narzędzie do współpracy i zarządzania wiedzą. Stanowi platformę dla firmowych wiki, dokumentów, sesji burzy mózgów, szkiców projektów i wielu innych zasobów.
Użytkownicy wewnątrz i na zewnątrz firmy mogą z łatwością korzystać z Confluence, aby wspólnie pracować nad pomysłami, tworzyć plany projektów, redagować treści i uzyskiwać zatwierdzenia od menedżerów.
Wyobraź sobie, że Twój asystent biurowy musi przeszukiwać archiwa w poszukiwaniu dokumentów i makiet z poprzedniego projektu. Strata czasu może być ogromna. Confluence eliminuje ten problem, digitalizując cały proces.
Dzięki przestrzeniom, drzewom stron i stronom możesz przechowywać tysiące dokumentów, planów, standardowych procedur operacyjnych (SOP) i innych zasobów online. Odzyskiwanie tych danych zajmuje tylko chwilę. Co więcej, Confluence zapewnia bezpieczeństwo pracy zdalnej i hybrydowej, oferując dostęp do treści i zasobów projektów oparty na rolach.
Zastosowania Confluence w biznesie
Confluence znajduje szerokie zastosowanie w firmach, zarówno tych działających online, jak i offline:
- Dokumentacja to jedno z najczęstszych zastosowań Confluence. Firmy wykorzystują go do tworzenia dokumentów dotyczących sterowników, osób zatwierdzających, współautorów i osób informowanych (DACI) w procesie podejmowania decyzji, zarządzania zmianami, SOP operacji biznesowych, SOP ciągłości biznesowej i wielu innych.
- Confluence pomaga w tworzeniu strategii dla różnych wydarzeń, takich jak agregacja inwestorów, debiut giełdowy, wprowadzenie produktu na rynek, działania marketingowe, sprzedaż czy rekrutacja HR.
- Platforma umożliwia publikację treści, co jest szczególnie ważne dla wydawców online i offline, którzy korzystają z Confluence do tworzenia dokumentów strategii dotyczących treści. Dzięki łatwym aktualizacjom i automatycznemu dostępowi do najnowszych zmian, Confluence idealnie nadaje się do dynamicznego świata publikacji.
- Profesjonaliści z branży kreatywnej cenią Confluence jako narzędzie do wspólnej burzy mózgów.
- Confluence integruje się z inVision, Atlassian Team, Figma i innymi narzędziami, co umożliwia projektowanie produktów, usług, aplikacji mobilnych, stron internetowych i oprogramowania.
- Firmy tworzą zespołowe przestrzenie robocze, aby zapewnić bezpieczny dostęp do poufnych dokumentów, projektów, dyskusji i zasad w chronionym środowisku online.
Jak działa Confluence?
Confluence oferuje Tobie i Twoim zespołom panel nawigacyjny z przeglądem zadań, aktualizacjami organizacyjnymi, aktywnością w przestrzeniach i innymi ważnymi informacjami. Atlassian zintegrował w tym narzędziu następujące interfejsy:
- Twoje imię i przestrzeń
- Funkcję „Wróć do pracy”, która umożliwia wznowienie zadania w miejscu, gdzie zostało przerwane
- Kanał „Odkryj”, który prezentuje popularne i obserwowane treści
- Przestrzenie obejmujące wszystkie obszary robocze i strony utworzone lub udostępnione użytkownikowi
- Ogłoszenia
- Kalendarze osobiste i zespołowe
Przestrzenie Confluence to centralne centra działań dla każdego projektu, zespołu, działu lub całej organizacji. Mniejsza firma może korzystać z jednej przestrzeni, a międzynarodowe korporacje z setek.
Każda przestrzeń zawiera wiele stron. Przykładowo, wstępnie skonfigurowana przestrzeń zarządzania projektami zawiera strony z planem projektu, dokumentacją decyzji i raportami o postępach.
W przeciwieństwie do SharePoint, Confluence nie zapewnia nieograniczonego dostępu do przestrzeni, stron i blogów. Zewnętrzni współpracownicy mogą zostać zaproszeni, ale muszą założyć bezpłatne lub płatne konto w Confluence, aby móc uczestniczyć we współpracy.
Korzyści z używania Confluence
- Confluence pozwala firmom tworzyć internetowe bazy wiedzy, które są kompatybilne z różnymi urządzeniami.
- Platforma przyspiesza proces tworzenia i publikacji treści, umożliwiając współpracę przy edycji, automatyczną akceptację publikacji i funkcje poufności.
- Confluence zapewnia dodatkową ochronę treści, zapobiegając nieautoryzowanemu powielaniu i chroniąc przed atakami ransomware.
- Funkcja kontroli wersji pozwala na łatwe przywracanie wcześniejszych wersji treści.
- Firmy IT, które korzystają już z innych narzędzi Atlassian, takich jak Jira Software, Jira Service Management i Jira Work Management, często wybierają Confluence jako platformę do współpracy nad treściami.
Czym jest Notion?
Notion to narzędzie zwiększające produktywność, przeznaczone do użytku osobistego, zawodowego i biznesowego. Łączy funkcje zarządzania projektami, tworzenia notatek i zarządzania wiedzą w jednej aplikacji w chmurze. Użytkownicy nie muszą już korzystać z wielu różnych aplikacji do różnych zadań.
Jeśli Twoja firma potrzebuje tworzyć bazy danych, strony z treściami, witryny do pracy zespołowej i wiele innych, Notion jest idealnym rozwiązaniem. Dzięki setkom dostępnych pól, możesz stworzyć stronę internetową lub aplikację z wszystkimi potrzebnymi opcjami.
Notion Pages pozwalają na wyświetlanie różnorodnych danych, takich jak wykresy Gantta, tabele, galerie, osie czasu, nazwy, specyfikacje produktów, formuły, numery telefonów, adresy e-mail i wiele innych.
Zastosowania Notion w biznesie
Oto podstawowe zastosowania Notion w kontekście komercyjnym:
- Możesz tworzyć interaktywne dokumenty, wykorzystując bazę danych notatek ze spotkań. Umożliwia ona przechowywanie informacji, takich jak autor, uczestnicy, typ spotkania, porządek obrad, zadania do wykonania, data ostatniej edycji, sekcja na osobiste opinie i wiele innych.
- Do bazy danych Notion można dodawać różne widoki, aby przekształcić ją w stronę zarządzania projektami. Dostępne widoki to m.in. Tabela, Oś czasu, Galeria, Lista, Kanban i Kalendarz.
- Jeśli pracujesz nad wieloma projektami, możesz utworzyć oddzielne przestrzenie zespołu dla każdego z nich i przeglądać je obok siebie na stronie głównej Notion.
- Najnowszym dodatkiem jest Notion AI, model generatywnej sztucznej inteligencji, który potrafi tworzyć prezentacje slajdów, treści, SOP, bazy danych, tabele i pomysły biznesowe.
Jak działa Notion?
Notion opiera się na solidnej aplikacji relacyjnej bazy danych. W przeciwieństwie do tradycyjnych baz danych, które pozwalają jedynie na wykonywanie zapytań i pobieranie danych, Notion umożliwia tworzenie historii z baz danych. Możesz łączyć strony, aby opowiedzieć wybraną historię.
Podstawowym elementem Notion są strony (Pages). Nowa strona zawiera następujące opcje konfiguracji:
- Tytuł (ikona, okładka, komentarz)
- Możliwość rozpoczęcia pisania z wykorzystaniem Notion AI
- Możliwość dodawania nowych bloków treści, takich jak:
- Import
- Szablony
- Tabela
- Tablica
- Oś czasu
- Kalendarz
- Lista
- Galeria
Jeśli chcesz stworzyć unikalne doświadczenia dla pracowników i klientów, możesz zacząć od pustej strony. Na niej możesz dodawać różnorodne bloki, w tym:
- Tekst
- Lista rzeczy do zrobienia
- Lista wypunktowana
- Lista przełączana
- Nagłówek
- Kod
- Hiperłącza
- Widok połączonej bazy danych
- Przyciski
- Spis treści
Powyżej stron znajdują się Przestrzenie robocze (dla całej firmy) i Przestrzenie zespołu (dla poszczególnych projektów lub zespołów). Zaletą Notion w porównaniu z Confluence jest możliwość publikowania wiki lub czasopism online, które mogą być przeglądane przez wszystkich w Internecie bez konieczności rejestracji.
Korzyści z używania Notion
- Każdy może zacząć tworzyć strony i witryny w Notion.
- Strony Notion można przeglądać za pomocą przeglądarek internetowych bez konieczności instalacji lub subskrypcji.
- Możesz w pełni wykorzystać możliwości relacyjnej bazy danych.
- Notion oferuje wiele rodzajów widoków, takich jak oś czasu, tabela, lista i galeria.
- Moduł tworzenia dokumentów umożliwia dodawanie ponad 100 bloków w celu wstawienia własnych treści.
Przeczytaj także: Szablony pulpitów nawigacyjnych Notion dla sprawnego zarządzania zadaniami
Confluence vs. Notion: Porównanie funkcji
Porównanie funkcji
Funkcja | Confluence | Notion |
---|---|---|
Interfejs użytkownika i doświadczenie | Łatwy w nawigacji interfejs Widok pulpitu nawigacyjnego na stronie Przegląd Łatwy dostęp do stron, przestrzeni, szablonów itp. |
Pasek boczny dla obszarów roboczych i stron. Brak pulpitu nawigacyjnego; wymaga ręcznej konfiguracji Przycisk Importu treści ze źródeł zewnętrznych Interfejs na początku może wydawać się skomplikowany |
Krzywa uczenia się | Praktycznie nie występuje | Rozbudowana, jeśli chcesz korzystać ze wszystkich funkcji, prostsza w przypadku Pages |
Aplikacja mobilna | Dostępna | Dostępna |
Aplikacja na komputery | Niedostępna | Dostępna |
Dodatki do przesyłania plików i przechowywania | Od 2 GB do nieograniczonej przestrzeni w zależności od subskrypcji | Od 5 MB do nieograniczonej przestrzeni zgodnie z subskrypcją |
Edycja w czasie rzeczywistym | Tak | Tak |
Szablony | Ponad 100 dla wielu zastosowań biznesowych | Ograniczona liczba szablonów (do 65 od Notion). Potrzeba korzystania z szablonów zewnętrznych |
Automatyzacja przepływu pracy | Wbudowane aplikacje i integracje | Trzeba tworzyć ręcznie lub kupować szablony z automatyzacją |
Tablice cyfrowe | Bezpłatna integracja z Miro, inVision, Mural itp. | Tryb przeglądania online, np. tablic Miro. Brak współpracy w czasie rzeczywistym |
Wersje i historia stron | Nieograniczona dla wszystkich poziomów | 7 dni za darmo, 30 dni w pakiecie Plus, 90 dni w pakiecie firmowym. Nieograniczone dla Enterprise |
Integracja z aplikacjami Atlassian | Pełna kompatybilność z wszystkimi aplikacjami Atlassian | Ograniczona obsługa aplikacji Atlassian |
Wznawianie pracy | Dedykowana strona do wznawiania pracy | Brak dedykowanej strony. Konieczne jest ręczne wyszukiwanie niedokończonych stron |
Integracje | Ponad 100 najlepszych integracji: Gliffy, Markdown, MacroSuite, Scaffolding, LaTeX Math, HTML dla Confluence itp. | Do 60 aplikacji. Najlepsze integracje to Figma, Slack i GitHub |
Umowa dotycząca poziomu usług (SLA) | Umowa SLA na 99,9% dostępności dla planów Premium i wyższych | Brak standardowej umowy SLA deklarowanej przez Notion. Indywidualna umowa dla dużych firm |
Zastosowania Confluence w praktyce
Tworzenie artykułów instruktażowych
Firmy z branży IT oraz producenci produktów konsumenckich wykorzystują Confluence do tworzenia artykułów instruktażowych. Strony zawierają szczegółowe wskazówki dotyczące korzystania z produktu lub oprogramowania. Często dodawane są osobne nagłówki dla instrukcji i powiązanych treści. Możliwy jest również import treści z programów takich jak Word czy Dokumenty.
Burza mózgów
Agencje kreatywne i zespoły biznesowe korzystają z Confluence do generowania pomysłów i weryfikowania ich w oparciu o współpracę. Integracja z Mural pozwala przenieść tablicę Mural bezpośrednio na stronę Confluence, zapewniając współpracownikom i programistom łatwy dostęp do początkowych założeń projektu.
Zarządzanie bazą wiedzy HR
Jeśli potrzebujesz przystępnego cenowo portalu do zarządzania zasobami ludzkimi, skorzystaj z darmowego szablonu Confluence. Stworzenie takiego portalu z różnymi widokami dla działu HR i pracowników może kosztować tysiące dolarów. Confluence oferuje to za darmo. Szablon zawiera obszerne pola treści zarządzania zasobami ludzkimi, takie jak urlopy, zdrowie i dobre samopoczucie, zasady polecania pracowników i program 401K.
Zastosowania Notion w praktyce
Spotkania
Wiele nowoczesnych firm wykorzystuje Notion do planowania, organizowania i podsumowywania spotkań. Na stronie spotkania możesz dodać przyciski umożliwiające szybki dostęp do informacji o organizatorach, uczestnikach, typie spotkania i wydarzeniach w kalendarzu.
Strony te zawierają również inne elementy, takie jak rozpoczęcie spotkania, synchronizację projektu, planowanie sprintu i spotkania standup. Wykorzystując widok tabeli podczas spotkania, można szybko przekonwertować notatki na dane podzielone na segmenty (np. dla burzy mózgów, spotkania standup lub szkolenia).
Dokumenty
Tworzenie strony z dokumentami to jeden z najbardziej efektywnych sposobów wykorzystania Notion. Firmy gromadzą wszystkie poufne i publiczne dokumenty w jednym miejscu. Możesz zacząć od szablonu dokumentacji Notion.
Szablon zawiera standardowe dokumenty, takie jak specyfikacja techniczna, dokument wymagań produktowych (PRD) i zapis burzy mózgów. Dokumenty można dodatkowo filtrować za pomocą tabeli według kategorii, aby ułatwić ich analizę.
Confluence vs. Notion: Werdykt
Jeśli szukasz automatyzacji, funkcji raportowania, analiz, intuicyjnej współpracy w czasie rzeczywistym i przystępnej ceny, Confluence będzie lepszym wyborem niż Notion.
Notion nie jest odpowiedni, gdy:
- Potrzebujesz zaawansowanej automatyzacji przepływu pracy.
- Twoja firma korzysta z różnych aplikacji Atlassian.
- Potrzebujesz nowoczesnej wiki, bazy wiedzy i zaawansowanych funkcji edycji dokumentów.
- Zależy Ci na rozbudowanej kontroli wersji.
- Potrzebujesz skomplikowanego dostępu opartego na rolach do jednej strony Confluence dla różnych użytkowników, np. klientów, dostawców i pracowników wewnętrznych.
- Wymagasz wbudowanych i zaawansowanych raportów oraz analiz.
Również pod względem ceny Confluence jest lepszą opcją. Jego bezpłatna subskrypcja jest odpowiednia dla małej firmy (do 10 pracowników) i obejmuje nieograniczoną liczbę stron, przestrzeni, integracji aplikacji i 2 GB przestrzeni na pliki. Darmowy plan Notion ma bardzo ograniczone funkcje i jest przeznaczony tylko dla osób prywatnych.
Aktualizacja subskrypcji Confluence do planu Premium kosztuje 110 USD miesięcznie dla 10 użytkowników. Natomiast plan Business Notion to wydatek 180 USD. Confluence Premium oferuje nieograniczoną przestrzeń dyskową, analitykę, uprawnienia użytkowników, listę dozwolonych adresów IP i wiele innych funkcji.
Następnie Confluence vs. Jira: Porównanie podobieństw i różnic.