Kierownicy projektów mają prostą misję: poprowadzić projekt i zespół do końca ze 100% skutecznością.
Muszą wywiązać się z tej odpowiedzialności, utrzymując każdą zaangażowaną osobę w pętli i komunikując cel projektu w formie opowieści. Oto szablon mapy drogowej projektu!
Mapa drogowa projektu pomaga kierownikowi projektu przedstawić interesariuszom widok projektu z lotu ptaka w łatwym do zrozumienia formacie. Ostatecznym celem jest zaangażowanie wszystkich interesariuszy bez żadnych wątpliwości związanych z kamieniami milowymi projektu, komponentami, budżetem i ostatecznym celem.
To po prostu opowiadanie historii, w którym upraszczasz materiały techniczne za pomocą przykładów z życia wziętych. Na końcu prezentacji powinno być jasno określone oczekiwania wśród interesariuszy, menedżerów lub członków zespołu wykonawczego.
Będąc kierownikiem projektu, masz wiele rzeczy do zmartwień, a mapa drogowa projektu nie powinna być kolejną. Dlatego różne agencje i profesjonaliści zajmujący się zarządzaniem projektami weterani polegają na gotowych do użycia szablonach map drogowych projektów. Kontynuuj czytanie, aby znaleźć dogłębną dyskusję na temat mapy drogowej projektu i niektórych profesjonalnych szablonów, których możesz użyć.
Spis treści:
Co to jest mapa drogowa w zarządzaniu projektami?
Mapa drogowa projektu to łatwy do zrozumienia, wysokopoziomowy i szczegółowy przegląd najważniejszych elementów każdego projektu. Jest to jawny i przyjazny dla publiczności zasób, który kierownicy projektów mogą udostępnić grupie publicznej lub zawodowej, aby szybko wyjaśnić następujące kwestie:
- Krótkie ujęcie celów projektu.
- Kluczowe rezultaty projektu.
- Zależności zadań projektu.
- Kluczowe kamienie milowe projektu.
- Ryzyka projektowe.
Użyj go, aby przekazać historię projektu przed i podczas jego rozpoczęcia. Pozwalają dzielić się planami na wysokim poziomie, ustalać odpowiednie oczekiwania i zaakcentować istotne elementy nadchodzących prac projektu.
Znaczenie tworzenia mapy drogowej projektu
Mapa drogowa projektu to łatwy sposób na wyrażenie celów lub zadań projektu. Czasami takie raporty można modyfikować, aby wyjaśnić status projektu i tempo postępu. Znajdź poniżej znaczenie posiadania mapy drogowej projektu dla dowolnego projektu:
#1. Zarządzanie oczekiwaniami interesariuszy
Szablon mapy drogowej projektu pomaga w ustaleniu właściwych oczekiwań wśród właścicieli projektów i interesariuszy. Gdy zwięźle zwizualizujesz koszty, zasoby i oś czasu, Twoi przełożeni będą mogli pomóc Ci w określeniu potrzeb związanych z projektem.
#2. Łatwe przekazywanie celów i planów
Mapy drogowe projektów są zwykle w formatach wizualnych z ogólnym przeglądem. Dlatego jest to ważny dokument umożliwiający szybkie przekazywanie istotnych informacji interesariuszom.
#3. Zachęcaj do podejmowania szybszych decyzji
Twoja mapa drogowa projektu jasno określa najważniejsze rezultaty i cele. Za każdym razem, gdy napotkasz konflikt priorytetów zadań podczas projektu, zapoznaj się z oryginalnym dokumentem planu działania, aby zrozumieć, które zadanie należy przyspieszyć.
#4. Twórz zaktualizowane migawki projektu
Głównym zadaniem mapy drogowej projektu jest tworzenie różnych zaktualizowanych wersji w miarę postępu projektu. Możesz użyć tych zaktualizowanych raportów, aby bez zastanowienia przedstawić stan projektu, który może zrozumieć każdy poziom publiczności.
#5. Komunikuj się z zespołami zewnętrznymi
Mapy drogowe projektów zwykle nie zawierają poufnych informacji o pracy. Dzięki temu możesz również komunikować dokument z zewnętrznymi stronami zaangażowanymi w projekt.
#6. Służy jako przypomnienie
Każdy projekt wiąże się z ryzykiem zejścia z toru podczas zwykłych czynności. Powinieneś jednak poinstruować swój zespół, aby odwoływał się do mapy drogowej projektu, aby przywrócić status na właściwą ścieżkę.
Zalety mapy drogowej projektu
Mapa drogowa projektu była przez długi czas niedoceniana lub niedoceniana, ale teraz kierownicy projektów podkreślają ten zasób. Jeśli włączysz mapę drogową projektu do planowania projektu, uzyskasz następujące przewagi nad konkurencją:
- Ustal odpowiedzialność za projekt
- Ustal priorytety i wyrównaj
- Koordynuj skutecznie
- Jasno wizualizuj role
- Wyjaśnij cele projektu
Składniki typowej mapy drogowej projektu
Twoja mapa drogowa projektu powinna zmieścić się na jednej stronie. Dlatego musisz mądrze wybrać komponenty do planu projektu. W szablonie planu działania projektu należy uwzględnić następujące elementy:
- Po pierwsze, dołącz przegląd harmonogramu projektu z nienegocjowalnymi terminami.
- Nie pomijaj kluczowych kamieni milowych, które Twój zespół zamierza osiągnąć.
- Mapa drogowa powinna również podkreślać podział budżetu i zasobów ludzkich w formie wizualnej.
- Wszelkie zależności zadań, których oczekujesz, również powinny być wyróżnione tutaj.
- Dokument mapy drogowej projektu powinien zawierać ważne kontakty, zwłaszcza dla zewnętrznych konsultantów i dostawców.
- Opisz w kilku zdaniach cele, cele i priorytety jako ogólny przegląd.
Poniżej znajdują się jedne z najlepszych darmowych szablonów map drogowych projektów, z których możesz skorzystać.
Smartsheet
Smartsheet jest znanym dostawcą oprogramowania jako usługi (SaaS) do zarządzania pracą i zdalnej współpracy przy projektach. Jedną z jej najnowszych ofert jest intuicyjna i edytowalna mapa drogowa projektu dla profesjonalnych kierowników projektów.
Możesz użyć dowolnego z szablonów w tej aplikacji internetowej i zachować go w całym projekcie w celu aktualizacji. Te formaty są łatwo dostępne, ponieważ Smartsheet umożliwia pobranie edytowanego szablonu w różnych formatach, takich jak Word, Excel, PowerPoint, Dokumenty, Arkusze i Prezentacje.
Niektóre z gotowych szablonów, które są aktualne dzisiaj, to:
- Przykład mapy drogowej projektu dla technologii informacyjnej (IT)
- Przykładowy dokument mapy drogowej wielu projektów
- Przykład 3-letniej mapy drogowej projektu
- Szablon mapy drogowej projektu Agile
Ponadto szablony są bezpłatne, ponieważ możesz wypróbować platformę jako wersję próbną i pobrać potrzebny dokument. Ponadto, jeśli uznasz platformę za wartościową dla swoich projektów, możesz również uzyskać pełną subskrypcję.
Oś czasu biura
Oś czasu biura to kolejne popularne miejsce na wysokiej jakości szablony planów rozwoju projektów, które można pobrać za darmo. Narzędzie pomaga w przekształcaniu złożonych danych dotyczących zarządzania projektami w przejrzyste mapy drogowe projektów w programie Microsoft PowerPoint.
Możesz z łatwością zaprezentować dokument mapy drogowej przed odbiorcami o dużej wartości z pełnym zaufaniem. Przemyślana wizualna struktura mapy drogowej projektu w tym narzędziu jest łatwa do zapamiętania.
Dostępne szablony dokumentów mapy drogowej obejmują:
- Przykład dokumentu mapy drogowej projektu
- Szablon mapy drogowej produktu
- Szablon mapy drogowej IT
- Szablon mapy drogowej strategii/biznesu
- Szablon mapy drogowej technologii
Obecnie Office Timeline nie umożliwia bezpośredniego pobierania szablonów planów działania projektów dla plików Google Workspace, takich jak Arkusze, Dokumenty i Prezentacje. Ale możesz łatwo otwierać szablony na platformie Google, ponieważ jest ona wysoce kompatybilna z plikami Microsoft Office.
Aha!
Aha! Szablony map drogowych produktów skracają czasochłonną personalizację szablonów. Korzystając z tych szablonów, możesz zacząć prezentować plany projektów, cele i przeglądy na wysokim poziomie w ciągu kilku minut. Obecnie istnieje 16 darmowych do pobrania dokumentów z planami projektu, które możesz dostosować do swojego projektu.
Nie wszystkie przykłady map drogowych projektów są takie same, dlatego należy z nich korzystać mądrze. Na przykład niektóre z nich nadają się do przedstawienia celów biznesowych projektu na wysokim poziomie. Z drugiej strony niektóre są bardziej odpowiednie dla wydań produktów, objaśnień funkcji projektu itp.
Aha umożliwia pobieranie plików planów działania w formatach Microsoft PowerPoint i Excel. Jeśli jednak potrzebujesz dedykowanego narzędzia do opracowywania i wizualizacji mapy drogowej projektu, możesz subskrybować narzędzie Aha.
Szablon.net
Szablon.net jest kolejnym zaufanym źródłem przykładowych dokumentów harmonogramu projektu. Możesz użyć jego bezpłatnych przykładów, aby stworzyć skuteczną strategiczną mapę drogową projektu dla swojej firmy. Zapewnia dostęp do różnych typów dokumentów planów działania, od kreatywnych projektów infografik po zwinne zarządzanie projektami.
Jednak ta strona może nie być dla Ciebie idealna, jeśli szukasz wysokiej jakości szablonów map drogowych za darmo. Obecnie portal internetowy oferuje tylko dwa podstawowe szablony map drogowych projektów.
Slite
Jeśli nie wiesz, od czego zacząć tworzenie profesjonalnej mapy drogowej projektu dla nadchodzącego projektu, możesz odwiedzić Slite i sprawdź darmowe szablony. Szablony wyglądają świetnie wizualnie i są łatwe do dostosowania. Co więcej, możesz użyć aplikacji internetowej Slite, aby edytować szablon online ze zdalnym współpracownikiem.
W przeciwieństwie do innych witryn z szablonami, nie pozwala po prostu pobrać formatu Word lub Docs do samodzielnej edycji. Zamiast tego otwiera darmowy szablon w edytorze aplikacji Slite, w którym można używać różnych komponentów do dostosowywania dokumentu mapy drogowej projektu.
Darmowy szablon na wyświetlaczu zawiera różne segmenty, takie jak nagłówek mapy drogowej, misja zespołu, tło projektu, kwartalna wizualizacja mapy drogowej za pomocą wykresu Gantta i przegląd mapy drogowej. Dlatego możesz łatwo spersonalizować te sekcje, ponieważ nie wymagają wyjaśnień.
Dodatkowo możesz również dołączyć pliki z Dysku Google, aby uzupełnić dokument mapy drogowej o dodatkowe pliki projektów z chmury. Po zakończeniu edycji możesz wydrukować dokument lub wyeksportować go jako plik PDF.
Ostatnie słowa
Przedstawiona mapa drogowa projektu powinna przedstawiać duży obraz projektu. Nie powinien to być po prostu szczegółowy podział zasobów, zadań lub kosztów projektu. Interesariusze mają do dyspozycji wykresy Gantta lub inne oprogramowanie do zarządzania projektami, aby zwizualizować te szczegóły.
Możesz użyć dowolnego z powyższych szablonów harmonogramu projektu, aby utworzyć profesjonalną mapę drogową, która stanie się uzupełnieniem oryginalnego planu projektu. Twoja mapa drogowa projektu będzie również prosta i zwięzła, gdy użyjesz szablonów zamiast tworzyć je od zera.
Możesz spojrzeć na te narzędzia, aby stworzyć piękne wykresy Gantta dla swoich projektów i wyprzedzić harmonogram.